QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ VIỆC TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT HỒ SƠ, THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI UBND CÁC XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Quyết định số 1010/QĐ-UBND ngày 29/3/2012 của UBND tỉnh ban hành Kế hoạch cải cách hành chính năm 2012;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 289/TTr-SNV ngày 26/4/2012,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT HỒ SƠ, THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI UBND CÁC XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1481/QĐ-UBND ngày 09/5/2012 của UBND tỉnh Quảng Nam)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về quy trình tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ; mối quan hệ và trách nhiệm của cán bộ, công chức có liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ, thủ tục hành chính tại UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.

Điều 2. Đối tượng điều chỉnh và lĩnh vực áp dụng cơ chế một cửa

1. Đối tượng điều chỉnh

a) UBND các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là UBND cấp xã) thuộc tỉnh Quảng Nam.

b) Các tổ chức, công dân có nhu cầu giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã.

2. Lĩnh vực áp dụng

Cơ chế một cửa được áp dụng trong quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính trên tất cả các lĩnh vực, công việc liên quan trực tiếp tới tổ chức, công dân do Chủ tịch UBND tỉnh ban hành tại quyết định công bố bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã và quyết định ban hành Danh mục và thời gian giải quyết thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa tại UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Cơ chế một cửa tại UBND cấp xã là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của UBND cấp xã, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND cấp xã.

Điều 4. Quy định về thành phần hồ sơ; thời hạn giải quyết; mẫu đơn, tờ khai; phí, lệ phí của các thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa: áp dụng theo Bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã do Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Nam công bố.

Điều 5. Các nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa tại UBND cấp xã

1. Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật.

2. Công khai các thủ tục hành chính, giấy tờ, hồ sơ, thẩm quyền giải quyết, mức thu phí, lệ phí và thời gian giải quyết công việc của tổ chức, công dân.

3. Nhận yêu cầu và trả kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND cấp xã.

4. Bảo đảm sự phối hợp giải quyết công việc giữa các bộ phận, các cơ quan hành chính nhà nước để giải quyết công việc của tổ chức, công dân được nhanh chóng, thuận tiện; việc luân chuyển giấy tờ, hồ sơ để giải quyết công việc là trách nhiệm của cán bộ, công chức thuộc UBND cấp xã và các cơ quan liên quan.

5. Thời hạn giải quyết không vượt quá thời hạn tối đa theo quy định của nhà nước đối với từng loại thủ tục hành chính.

6. Phong cách giao tiếp, tinh thần phục vụ và chất lượng giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính là yêu cầu cao nhất đối với cán bộ, công chức.

Điều 6. Quy định chung về việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa tại UBND cấp xã

1. Tổ chức, công dân có yêu cầu giải quyết công việc liên hệ, nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND cấp xã.

Công chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm giải thích, hướng dẫn để tổ chức, công dân thực hiện theo đúng các quy định về thành phần hồ sơ; thời hạn giải quyết; mức thu phí, lệ phí; quy trình tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ; mối quan hệ và trách nhiệm của các cơ quan hành chính nhà nước có liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ.

Đến thời gian hẹn trả kết quả, người nộp hồ sơ nhận kết quả giải quyết hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

2. Những hồ sơ không thuộc các lĩnh vực quy định tại khoản 2 Điều 2 Quy định này mà thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã thì Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, công dân liên hệ các công chức hoặc bộ phận chuyên môn có liên quan thuộc UBND cấp xã giải quyết theo quy định hiện hành.

3. UBND cấp xã không tiếp nhận, giải quyết các hồ sơ, thủ tục hành chính không thuộc thẩm quyền giải quyết nhưng phải có trách nhiệm hướng dẫn để tổ chức, công dân đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

4. Trong quá trình thực hiện, nếu có văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành thay đổi hoặc điều chỉnh các quy phạm có liên quan đến Quy định này thì UBND cấp xã và các cơ quan liên quan có trách nhiệm áp dụng văn bản mới ban hành; niêm yết công khai các quy định mới tại nơi tiếp nhận hồ sơ.

5. Thời gian giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính được quy định trong bản Quy định này là thời gian làm việc (không kể ngày nghỉ hằng tuần, lễ, tết), được tính kể từ ngày bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Khuyến khích cán bộ, công chức cải tiến lề lối làm việc để rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ nhanh hơn so với mức thời hạn giải quyết đã được quy định.

6. Cán bộ, công chức thuộc UBND cấp xã không được tự đặt thêm thủ tục hành chính ngoài Quy định này; không được sử dụng thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính làm điều kiện để vận động thu ngân sách ngoài quy định hoặc thực hiện các giao dịch khác.

7. UBND cấp xã có trách nhiệm niêm yết, cung cấp và hướng dẫn người nộp hồ sơ kê khai đầy đủ các loại mẫu đơn, tờ khai theo quy định.

Chương II

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ MỐI QUAN HỆ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA

Điều 7. Quy trình giải quyết hồ sơ

1. Tổ chức, công dân có yêu cầu giải quyết công việc liên hệ, nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND cấp xã.

2. Khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm xem xét yêu cầu, hồ sơ của người nộp hồ sơ, kiểm tra thành phần hồ sơ theo quy định.

a) Trường hợp hồ sơ của tổ chức, công dân không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã thì hướng dẫn để tổ chức, công dân đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

b) Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn bằng phiếu hướng dẫn để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, cụ thể, đầy đủ, theo đúng quy định đã được niêm yết công khai;

c) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì viết giấy biên nhận hồ sơ, ghi rõ ngày nhận, thời gian giải quyết và ngày hẹn trả kết quả đối với loại hồ sơ có hẹn thời gian, cập nhật thông tin hồ sơ vào Sổ theo dõi hồ sơ (theo mẫu).

- Đối với các loại công việc theo quy định giải quyết trong ngày làm việc thì không được ghi giấy hẹn mà phải tiếp nhận và giải quyết ngay, sau đó trình lãnh đạo có thẩm quyền ký, trả kết quả cho tổ chức, công dân; thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.

3. Luân chuyển hồ sơ

Sau khi tiếp nhận, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm chuyển ngay hồ sơ đến công chức chuyên môn có liên quan để giải quyết. Trường hợp tiếp nhận sau 16 giờ thì chuyển hồ sơ cho công chức chuyên môn vào đầu giờ làm việc của buổi sáng ngày kế tiếp. Thời gian công chức chuyên môn tiếp nhận và trả kết quả giải quyết hồ sơ với bộ phận tiếp nhận phải được thể hiện trong Sổ theo dõi giải quyết hồ sơ của công chức chuyên môn (theo mẫu).

4. Xử lý, giải quyết hồ sơ

Công chức chuyên môn thẩm định, xử lý hồ sơ, trình lãnh đạo UBND cấp xã ký và chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ về bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đúng thời gian quy định. Đối với hồ sơ cần xác minh, kiểm tra thực tế trước khi xử lý thì công chức chuyên môn báo cáo lãnh đạo UBND cấp xã đề nghị tiến hành xác minh, kiểm tra. Quá trình xác minh, kiểm tra phải được lập biên bản, ghi rõ thành phần tham gia, thời gian, nội dung và kết quả xác minh, kiểm tra. Biên bản được lưu trữ theo quy định.

Thẩm quyền ký giải quyết hồ sơ: thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo Quy chế làm việc của UBND cấp xã hoặc theo sự phân công của Chủ tịch UBND cấp xã.

5. Trả kết quả giải quyết hồ sơ

Sau khi nhận kết quả giải quyết hồ sơ từ công chức chuyên môn chuyển đến, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trả hồ sơ cho tổ chức, công dân theo đúng thời gian đã hẹn; thu phí, lệ phí (nếu có) và cập nhật vào Sổ theo dõi hồ sơ. Khi trả kết quả giải quyết hồ sơ, hướng dẫn tổ chức, công dân ghi ngày nhận kết quả và ký nhận vào Sổ theo dõi hồ sơ.

6. Trường hợp đến ngày hẹn trả kết quả nhưng hồ sơ vẫn chưa xử lý xong, công chức chuyên môn phải có văn bản (hoặc trực tiếp) giải thích nguyên nhân và xin lỗi tổ chức, công dân. Nếu công chức giải quyết hồ sơ của tổ chức, công dân chậm hơn thời gian quy định mà không có lý do chính đáng từ hai lần trở lên thì Chủ tịch UBND cấp xã xem xét xử lý kỷ luật tuỳ theo mức độ vi phạm, cần thiết thì thay đổi vị trí công tác.

Trường hợp chậm trễ thời gian do nguyên nhân từ lãnh đạo thì lãnh đạo UBND cấp xã trực tiếp xin lỗi và giải thích với tổ chức, công dân.

7. Những hồ sơ, thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã và đã được tiếp nhận nhưng không thể giải quyết do hồ sơ không hợp pháp, hợp lệ thì trả lại cho người nộp hồ sơ trong thời gian không quá 02 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ; đồng thời kèm văn bản do lãnh đạo UBND cấp xã ký, trong đó có thông báo rõ lý do vì sao hồ sơ liên quan không thể giải quyết. Nghiêm cấm việc trả lại hồ sơ mà không nêu rõ lý do bằng văn bản.

Điều 8. Mối quan hệ phối hợp

1. Đối với các hồ sơ phức tạp về thủ tục hoặc có vướng mắc, cán bộ, công chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trao đổi ngay với công chức chuyên môn để thống nhất trước khi nhận hồ sơ.

2. Khi bàn giao hồ sơ, nếu công chức chuyên môn kiểm tra phát hiện hồ sơ không đúng thủ tục theo quy định thì công chức chuyên môn trả hồ sơ lại cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để bổ sung hồ sơ. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm trực tiếp xin lỗi và đề nghị tổ chức, công dân bổ sung hồ sơ.

3. Trong quá trình giải quyết hồ sơ, trường hợp hồ sơ có liên quan đến trách nhiệm, thẩm quyền của công chức chuyên môn khác thì công chức trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với công chức có liên quan cùng xử lý hồ sơ. Công chức chuyên môn có liên quan có trách nhiệm phối hợp xử lý hồ sơ khi có yêu cầu phối hợp.

4. Đối với hồ sơ theo quy định phải lấy ý kiến của các phòng chuyên môn thuộc UBND cấp huyện hoặc của các cơ quan có liên quan trước khi giải quyết thì UBND cấp xã gửi văn bản lấy ý kiến. Nếu quá thời gian đề nghị trong văn bản mà các cơ quan đó không có ý kiến thì UBND cấp xã được quyền giải quyết theo thẩm quyền; các cơ quan được lấy ý kiến nhưng không trả lời chịu trách nhiệm về nội dung đã được đề nghị tham gia ý kiến.

Thời gian đề nghị các cơ quan tham gia ý kiến phải hợp lý, tùy thuộc vào nội dung lấy ý kiến nhưng không được ít hơn 05 ngày làm việc, kể từ ngày phát hành văn bản đến ngày quy định trả lời; ngoại trừ trường hợp nội dung công việc đã được cấp có thẩm quyền quy định cụ thể. Thời gian lấy ý kiến không tính vào thời gian giải quyết hồ sơ.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND cấp xã

1. Tổ chức việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa theo đúng Quy định này.

2. Củng cố, sắp xếp lại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:

a) Thành lập, củng cố và ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tiếp nhận, xử lý hồ sơ theo cơ chế một cửa do Chủ tịch UBND cấp xã trực tiếp chỉ đạo.

b) Bố trí phòng làm việc, trang thiết bị, phương tiện làm việc cần thiết để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả giải quyết các thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

3. Ban hành Quy chế Quy định quy trình tiếp nhận, xử lý và trả kết quả hồ sơ hành chính theo cơ chế một cửa tại địa phương.

4. Phổ biến Quy định này đến cán bộ, công chức tại địa phương; chỉ đạo, điều hành và tổ chức thực hiện Quy định này đạt hiệu quả, chất lượng.

5. Thực hiện niêm yết công khai các quy định về quy trình, thành phần hồ sơ, các loại biểu mẫu, thời hạn giải quyết, phí, lệ phí đối với từng hồ sơ hành chính theo quy định tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; mở sổ góp ý, hòm thư góp ý; niêm yết sơ đồ phòng làm việc của cơ quan. Công chức làm việc phải đeo thẻ và có bảng chức danh tại bàn làm việc.

6. Tổ chức các hình thức thông báo, tuyên truyền rộng rãi các quy định về thủ tục hành chính tại UBND cấp xã thông qua hệ thống Đài truyền thanh, tờ rơi, áp phích, các cuộc họp tổ dân phố, thôn, chi bộ, mặt trận và các đoàn thể … để nhân dân biết, thực hiện và giám sát việc thực hiện.

7. Thường xuyên kiểm tra tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và công chức chuyên môn; định kỳ 06 tháng có rà soát, đánh giá tình hình công việc, sơ kết, tổng kết rút kinh nghiệm; đề xuất, kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền các vướng mắc, khó khăn phát sinh trong quá trình thực hiện.

8. Có hình thức khen thưởng đối với công chức hoặc bộ phận thực hiện tốt nhiệm vụ và xử lý kỷ luật đối với công chức hoặc bộ phận có vi phạm các quy định hoặc thực hiện không tốt nhiệm vụ theo bản Quy định này.

Điều 10. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND cấp huyện

1. Chỉ đạo, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Quy định này tại địa phương; thường xuyên kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện ở các xã, phường, thị trấn trực thuộc; kịp thời phản ảnh những khó khăn, vướng mắc về UBND tỉnh, Sở Nội vụ.

2. Chỉ đạo các phòng chuyên môn trực thuộc hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức cấp xã trong quá trình thực hiện.

3. Thường xuyên theo dõi, chỉ đạo kiểm tra và hỗ trợ, tạo điều kiện để UBND các xã, phường, thị trấn thực hiện tốt nhiệm vụ.

Điều 11. Trách nhiệm của các Sở, ngành liên quan

1. Sở Nội vụ

Chủ trì, phối hợp với UBND các huyện, thành phố và các đơn vị liên quan chỉ đạo triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện Quy định này tại UBND cấp xã. Phối hợp với các đơn vị có liên quan kịp thời xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện, báo cáo kết quả thực hiện với UBND tỉnh.

2. Các cơ quan chuyên môn có liên quan thuộc UBND tỉnh:

a) Theo chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước chuyên ngành, có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi và kiểm tra việc thi hành các quy định pháp luật đối với các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền quản lý của ngành tại UBND cấp xã.

b) Trình UBND tỉnh công bố kịp thời thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã khi có văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương và của tỉnh có quy định việc ban hành, sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ, hủy bỏ thủ tục hành chính.

3. Báo Quảng Nam, Đài Phát thanh - Truyền hình Quảng Nam và các cơ quan thông tin đại chúng trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, tuyên truyền việc tổ chức thực hiện Quy định này.

Điều 12. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy định, nếu có vướng mắc, phát sinh, các địa phương, đơn vị kịp thời phản ánh để Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.