BỘ TƯ PHÁP TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1478/QĐ-TCTHADS	Hà Nội, ngày 27 tháng 12 năm 2019

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ VÀ XỬ LÝ VẬT CHỨNG, TÀI SẢN TẠM GIỮ TRONG THI HÀNH ÁN DÂN SỰ

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ

Căn cứ Luật Thi hành án dân sự số 26/2008/QH12 ngày 14/11/2008; Luật số 64/2014/QH13 ngày 25/11/2014 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thi hành án dân sự;

Căn cứ Nghị định số 62/2015/NĐ-CP ngày 18/7/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi hành án dân sự;

Căn cứ Quyết định số 61/2014/QĐ-TTg ngày 30/10/2014 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thi hành án dân sự trực thuộc Bộ Tư pháp;

Căn cứ Thông tư số 91/2010/TT-BTC ngày 17/6/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự;

Căn cứ Thông tư số 01/2016/TT-BTP ngày 01/02/2016 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số thủ tục về quản lý hành chính và biểu mẫu nghiệp vụ trong thi hành án dân sự;

Căn cứ Thông tư số 01/2017/TT-BTP ngày 23/01/2017 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý kho vật chứng, tài sản tạm giữ trong thi hành án dân sự;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ 2, Tổng cục Thi hành án dân sự,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này: Quy trình tiếp nhận, quản lý và xử lý vật chứng, tài sản tạm giữ trong thi hành án dân sự.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự; Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án dân sự huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ trưởng (để b/c); - Thứ trưởng Đặng Hoàng Oanh (để b/c); - Tổng cục trưởng (để b/c); - Các Phó Tổng cục trưởng (để biết); - Cổng TTĐT Tổng cục THADS (để đăng tải); - Lưu: VT, NV2.

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Trần Thị Phương Hoa

 

QUY TRÌNH

TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ VÀ XỬ LÝ VẬT CHỨNG, TÀI SẢN TẠM GIỮ TRONG THI HÀNH ÁN DÂN SỰ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1478/QĐ-TCTHADS ngày 27 tháng 12 năm 2019 của Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy trình này quy định trình tự, thủ tục và trách nhiệm của cá nhân, tổ chức trong việc tiếp nhận, quản lý, xử lý vật chứng, tài sản tạm giữ (sau đây gọi chung là vật chứng) trong hệ thống cơ quan thi hành án dân sự.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy trình này áp dụng đối với Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự, Chấp hành viên, Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy vật chứng, thành viên Hội đồng tiêu hủy vật chứng, Kế toán nghiệp vụ, Kế toán ngân sách, Thủ kho vật chứng, Bảo vệ kho vật chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan trong thi hành án dân sự.

Điều 3. Nguyên tắc tiếp nhận, quản lý và xử lý vật chứng

1. Đảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thời hạn theo quy định của Luật Thi hành án dân sự và các quy định pháp luật có liên quan.

2. Đảm bảo an ninh, an toàn và vệ sinh môi trường.

3. Không làm ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan thi hành án dân sự và các cá nhân, tổ chức có liên quan.

Điều 4. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự

1. Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự có trách nhiệm

a) Hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc và tổ chức thực hiện quy trình tiếp nhận, quản lý và xử lý vật chứng tại đơn vị;

b) Thành lập và chỉ đạo Hội đồng tiêu hủy vật chứng theo quy định;

c) Ký duyệt các chứng từ, tài liệu liên quan đến việc tiếp nhận, quản lý và xử lý vật chứng;

d) Chỉ đạo việc lập, quản lý, lưu trữ, khai thác hồ sơ, sổ sách liên quan đến việc tiếp nhận, quản lý và xử lý vật chứng;

đ) Ban hành và tổ chức thực hiện Nội quy kho vật chứng theo quy định;

e) Bố trí công chức, người lao động và điều kiện cơ sở vật chất cần thiết nhằm đảm bảo an ninh, an toàn và vệ sinh môi trường trong quá trình tiếp nhận, quản lý và xử lý vật chứng.

2. Trường hợp Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự ủy quyền cho Phó Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự thì người được ủy quyền thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 5. Trách nhiệm của Hội đồng tiêu hủy vật chứng

1. Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy vật chứng có trách nhiệm

a) Xây dựng kế hoạch, phương án tiêu hủy vật chứng đảm bảo an toàn, an ninh và vệ sinh môi trường khi cần thiết;

b) Tổ chức cuộc họp Hội đồng tiêu hủy vật chứng trong trường hợp vật chứng bị tiêu hủy có số lượng, khối lượng lớn hoặc vật chứng là các chất độc hại, nguy hiểm hoặc việc tiêu hủy cần phải sử dụng máy móc, thiết bị chuyên dùng và có sự tham gia của cơ quan chuyên môn;

c) Tiếp nhận, tổ chức tiêu hủy vật chứng đúng trình tự, thủ tục, thời hạn và phương án tiêu hủy đã được phê duyệt;

d) Lập và lưu trữ hồ sơ tiêu hủy vật chứng theo quy định.

2. Thành viên của Hội động tiêu hủy vật chứng có trách nhiệm

a) Giúp Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy vật chứng trong việc kiểm tra, đối chiếu, tiếp nhận vật chứng và thực hiện tiêu hủy vật chứng;

b) Thực hiện các nhiệm vụ do Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy vật chứng phân công.

Điều 6. Trách nhiệm của Chấp hành viên

1. Thực hiện thủ tục nhập kho vật chứng được thu giữ theo quy định tại điểm c, khoản 1, Điều 58 và khoản 1, Điều 115 Luật Thi hành án dân sự.

2. Lập phiếu xác định tiền, giá trị hạch toán tài sản, tang vật; thực hiện các thủ tục xuất kho và xử lý vật chứng theo quy định của pháp luật.

3. Lập và quản lý hồ sơ liên quan đến việc xử lý vật chứng.

4. Phối hợp với Kế toán nghiệp vụ, Thủ kho, Bảo vệ kho vật chứng trong việc giao nhận, bảo quản, kiểm tra, kiểm kê, xử lý vật chứng.

Điều 7. Trách nhiệm của Kế toán nghiệp vụ thi hành án

1. Tiếp nhận và xử lý thông tin, số liệu về tình hình tiếp nhận, quản lý và xử lý vật chứng.

2. Lập chứng từ, sổ sách theo quy định của nghiệp vụ kế toán về quản lý, xử lý vật chứng.

3. Phối hợp với Thủ kho vật chứng đối chiếu, kiểm kê và báo cáo Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự về việc quản lý, xử lý vật chứng định kỳ theo quy định.

Điều 8. Trách nhiệm của Thủ kho vật chứng

1. Phối hợp với cơ quan tiến hành tố tụng, Chấp hành viên, Kế toán nghiệp vụ thực hiện các thủ tục nhập kho vật chứng theo quy định.

2. Phối hợp với Hội đồng tiêu hủy vật chứng, Chấp hành viên, Kế toán nghiệp vụ và cơ quan tiến hành tố tụng để thực hiện các thủ tục xuất kho vật chứng theo yêu cầu của người có thẩm quyền.

3. Thực hiện các biện pháp cần thiết để quản lý, bảo quản vật chứng theo quy định và phối hợp với Chấp hành viên, Kế toán nghiệp vụ, Bảo vệ kho vật chứng thực hiện việc kiểm kê vật chứng theo quy định.

4. Kịp thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự khi phát hiện vật chứng bị mất, hư hỏng, thiếu hụt, thay đổi hiện trạng niêm phong và thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

5. Đề nghị Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự sửa chữa, mở rộng, nâng cấp, trang bị các phương tiện cần thiết cho việc quản lý kho vật chứng.

Điều 9. Trách nhiệm của Bảo vệ kho vật chứng

1. Thực hiện việc bảo vệ kho vật chứng theo quy định; chịu trách nhiệm trước pháp luật và Thủ trưởng đơn vị về an ninh, an toàn đối với kho vật chứng.

2. Phối hợp với Thủ kho vật chứng trong việc báo cáo Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự về việc vật chứng bị mất, hư hỏng.

Chương II

TRÌNH TỰ, THỦ TỤC TIẾP NHẬN VẬT CHỨNG

Điều 10. Thủ tục tiếp nhận vật chứng do cơ quan tiến hành tố tụng chuyển giao

1. Bước 1. Đối chiếu số lượng vật chứng giữa quyết định chuyển giao vật chứng và vật chứng được chuyển giao thực tế

- Thủ kho, Kế toán nghiệp vụ thực hiện việc tiếp nhận quyết định chuyển giao vật chứng; kiểm tra, đối chiếu thông tin thể hiện trong quyết định chuyển giao vật chứng và các tài liệu kèm theo với số lượng, tình trạng vật chứng được chuyển giao thực tế. Trường hợp việc đối chiếu thống nhất thì tiến hành tiếp nhận;

- Trường hợp việc đối chiếu không có sự thống nhất thì từ chối tiếp nhận và yêu cầu bên giao thực hiện việc kiểm tra, kết luận bằng văn bản. Việc tiếp nhận chỉ được thực hiện sau khi cơ quan chuyển giao vật chứng có văn bản làm rõ về những thay đổi đó.

2. Bước 2. Xem xét tình trạng thực tế của vật chứng

2.1. Giao nhận vật chứng thông thường

Thủ kho, Kế toán nghiệp vụ thực hiện xem xét thực tế tình trạng vật chứng với các yêu cầu cụ thể như sau:

- Trường hợp vật chứng được bàn giao dưới hình thức gói niêm phong, cơ quan thi hành án dân sự chỉ nhận khi kèm theo văn bản giám định của cơ quan có thẩm quyền về số lượng, chủng loại, chất lượng của từng loại vật chứng theo quy định của pháp luật;

- Trường hợp vật chứng là các chất ma túy, cơ quan thi hành án dân sự chỉ nhận dưới hình thức gói niêm phong kèm theo kết luận giám định của cơ quan có thẩm quyền; trường hợp niêm phong bị rách hoặc có dấu hiệu khả nghi thì cơ quan thi hành án dân sự chỉ tiếp nhận khi cơ quan chuyển giao có văn bản làm rõ nguyên nhân của những thay đổi đó;

- Ngoài 02 trường hợp nêu trên, cơ quan thi hành án dân sự thực hiện kiểm tra, đối chiếu vật chứng được đề nghị tiếp nhận với quyết định chuyển giao vật chứng, biên bản thu giữ ban đầu và các tài liệu liên quan khác (nếu có). Nếu thống nhất thì tổ chức tiếp nhận theo quy định. Trường hợp không thống nhất thì cơ quan thi hành án dân sự đề nghị cơ quan chuyển giao vật chứng có văn bản làm rõ nguyên nhân trước khi tiếp nhận.

2.2. Giao nhận vật chứng đặc thù hoặc không thể vận chuyển, di chuyển về kho vật chứng

Đối với các vật chứng đặc thù thì ngoài các bước như khoản 1 Điều này việc tiếp nhận cần lưu ý:

- Trường hợp vật chứng là: Tiền, giấy tờ có giá, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, đồ cổ; vũ khí quân dụng, vũ khí có tính năng tác dụng tương tự như vũ khí quân dụng, chất nổ, chất cháy, chất độc, chất phóng xạ, động vật, thực vật và các vật chứng khác liên quan đến lĩnh vực y tế (sau đây gọi chung là vật chứng đặc thù) thì cơ quan thi hành án dân sự tổ chức tiếp nhận đồng thời làm thủ tục bàn giao cho các cơ quan chức năng bảo quản theo quy định;

- Trường hợp vật chứng không thể vận chuyển, di chuyển về kho vật chứng thì Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự tổ chức tiếp nhận, đồng thời chỉ đạo làm thủ tục giao bảo quản, lưu giữ cho cá nhân, tổ chức có điều kiện thực hiện bảo quản lưu giữ vật chứng đó.

3. Bước 3. Lập biên bản tiếp nhận vật chứng

- Trường hợp vật chứng đảm bảo yêu cầu theo quy định tại bước 2 Điều này thì Thủ kho vật chứng lập biên bản giao nhận vật chứng trình Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xem xét, quyết định;

- Trường hợp vật chứng được tiếp nhận Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự, Kế toán nghiệp vụ, Thủ kho vật chứng và người đại diện của cơ quan tố tụng ký biên bản giao nhận vật chứng.

4. Bước 4. Lưu trữ chứng từ, tài liệu

Bộ chứng từ, tài liệu lưu trữ gồm: Biên bản thu giữ ban đầu của cơ quan giao vật chứng, quyết định chuyển giao vật chứng và biên bản giao nhận vật chứng. Riêng đối với vật chứng giao nhận dưới hình thức gói niêm phong lưu trữ thêm kết luận giám định của cơ quan có thẩm quyền.

- Thủ kho vật chứng lưu 01 bộ;

- Kế toán nghiệp vụ giữ 02 bộ, 01 bộ lưu tại bộ phận kế toán, 01 bộ khi có quyết định thi hành án thì chuyển cho Chấp hành viên.

Điều 11. Thủ tục tiếp nhận vật chứng do Chấp hành viên chuyển giao

1. Các bước tiếp nhận vật chứng

Thủ kho và Kế toán nghiệp vụ thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu vật chứng cần tiếp nhận do Chấp hành viên giao tương tự như bước 1, 2, 3 tại Điều 10 của quy trình này.

2. Lưu trữ chứng từ, tài liệu

Bộ chứng từ tài liệu lưu trữ gồm: Biên bản giao nhận vật chứng và những tài liệu liên quan khác nếu có.

- Chấp hành viên lưu 01 bộ. Trường hợp vật chứng thuộc nhiều bản án hoặc phải ra nhiều quyết định thi hành án thì Chấp hành viên sao lưu biên bản giao nhận vật chứng vào các hồ sơ thi hành án liên quan đến vật chứng;

- Kế toán nghiệp vụ, Thủ kho lưu 01 bộ.

Chương III

THỦ TỤC BẢO QUẢN VẬT CHỨNG

Điều 12. Thủ tục nhập kho đối với các vật chứng do cơ quan có thẩm quyền tố tụng chuyển giao

1. Thời điểm nhập kho vật chứng

Ngay sau khi tiếp nhận vật chứng, Thủ kho có trách nhiệm tiến hành thủ tục nhập kho vật chứng đối với các vật chứng.

2. Các bước nhập kho vật chứng

2.1. Bước 1. Lập chứng từ, tài liệu

- Thủ kho vật chứng lập giấy đề nghị nhập kho, lệnh nhập kho; Kế toán nghiệp vụ lập phiếu nhập kho; lập phiếu xác định tiền, giá trị hạch toán tài sản, tang vật;

- Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự ký duyệt giấy đề nghị nhập kho, lệnh nhập kho, phiếu nhập kho; phiếu xác định tiền, giá trị hạch toán tài sản, tang vật.

2.2. Bước 2. Tổ chức thực hiện

Thủ kho phối hợp với Chấp hành viên và Kế toán nghiệp vụ thực hiện thủ tục nhập kho vật chứng theo quy định.

3. Bước 3. Lưu trữ chứng từ, tài liệu

Bộ chứng từ, tài liệu lưu trữ gồm: Giấy đề nghị nhập kho, lệnh nhập kho, phiếu nhập kho; phiếu xác định tiền, giá trị hạch toán tài sản, tang vật.

- Kế toán nghiệp vụ lưu 02 bộ; 01 bộ lưu ở bộ phận kế toán, 01 bộ chuyển cho Chấp hành viên đưa vào hồ sơ thi hành án và tổ chức thi hành khi có quyết định thi hành án;

- Thủ kho lưu 01 bộ.

Điều 13. Nhập kho đối với vật chứng do Chấp hành viên tạm giữ, kê biên để thi hành án

1. Thời điểm nhập kho vật chứng

Ngay sau thời điểm cưỡng chế, vận chuyển tài sản về kho vật chứng, Chấp hành viên có trách nhiệm tiến hành thủ tục nhập kho vật chứng.

2. Các bước nhập kho vật chứng

2.1. Bước 1. Lập các chứng từ, tài liệu

- Chấp hành viên lập giấy đề nghị nhập kho, lệnh nhập kho; phiếu xác định tiền, giá trị hoạch toán tài sản; Kế toán nghiệp vụ lập phiếu nhập;

- Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xem xét, ký duyệt giấy đề nghị nhập kho, lệnh nhập kho; phiếu xác định tiền, giá trị hạch toán tài sản; phiếu nhập kho.

2.2. Bước 2. Tổ chức thực hiện

Thủ kho phối hợp với Chấp hành viên, Kế toán nghiệp vụ làm thủ tục nhập kho vật chứng theo quy định.

2.3. Bước 3. Lưu trữ chứng từ, tài liệu

Bộ chứng từ, tài liệu lưu trữ gồm: Giấy đề nghị nhập kho, lệnh nhập kho; phiếu xác định tiền, giá trị hạch toán tài sản vật chứng, phiếu nhập kho.

- Chấp hành viên, Kế toán nghiệp vụ lưu 01 bộ;

- Thủ kho lưu 01 bộ gồm: Giấy đề nghị nhập kho, lệnh nhập kho, phiếu nhập kho.

Điều 14. Bảo quản vật chứng

1. Bước 1. Xác định vị trí và phương án bảo quản vật chứng

Thủ kho vật chứng tổ chức sắp xếp vật chứng vào kho vật chứng đảm bảo gọn gàng, ngăn nắp, dễ tìm, dễ thấy, dễ trích xuất; có sự phân biệt không gian giữa vật chứng đã có hay chưa bản án, quyết định của Tòa án hoặc tài sản do Chấp hành viên tạm giữ, kê biên để thi hành án.

2. Bước 2. Thực hiện bảo quản vật chứng

- Thủ kho tiến hành dán nhãn, lập thẻ kho và vào sổ theo dõi vật chứng, tài sản bị kê biên, tạm giữ theo quy định tại Thông tư số 01/2016/TT-BTP ngày 01/02/2016 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số thủ tục về quản lý hành chính và biểu mẫu nghiệp vụ trong thi hành án dân sự đối với từng vật chứng vừa được nhập kho;

- Kế toán nghiệp vụ vào sổ theo dõi tài sản, tang vật theo quy định tại Thông tư số 91/2010/TT-BTC ngày 17/6/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự.

Điều 15. Kiểm tra, kiểm kê vật chứng

1. Chế độ kiểm tra, kiểm kê vật chứng

Việc kiểm tra, kiểm kê vật chứng được thực hiện định kỳ hoặc đột xuất theo quy định hoặc theo yêu cầu, kế hoạch của đơn vị.

2. Tổ chức thực hiện kiểm tra, kiểm kê vật chứng

Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự chỉ đạo việc kiểm tra, kiểm kê vật chứng theo quy định; phê duyệt kết quả kiểm tra, kiểm kê; đảm bảo các điều kiện bảo vệ an toàn, an ninh, vệ sinh kho vật chứng.

2.1. Bước 1. Thực hiện kiểm tra, kiểm kê vật chứng

- Thủ trưởng yêu cầu Thủ kho, Kế toán nghiệp vụ, Chấp hành viên cung cấp tài liệu, chứng từ, sổ sách liên quan đến vật chứng;

- Thủ kho, Kế toán nghiệp vụ thực hiện đồng thời việc mở, đóng kho vật chứng để kiểm tra;

- Thủ kho, Kế toán nghiệp vụ, Chấp hành viên kiểm tra, đối chiếu số lượng, tình trạng trong kho với tài liệu, chứng từ và sổ sách quản lý vật chứng;

- Lập biên bản kiểm tra, kiểm kê;

- Báo cáo kết quả kiểm tra, kiểm kê;

- Xử lý hành vi xâm phạm, phá hủy niêm phong, sử dụng trái phép, chuyển nhượng, thêm bớt, đánh tráo, cất giấu, hủy hoại và các hành vi khác làm hư hỏng hoặc thay đổi hiện trạng vật chứng, tài sản tạm giữ (nếu có).

2.2. Bước 2. Lưu trữ chứng từ, tài liệu

Bộ chứng từ tài liệu lưu trữ gồm: Biên bản kiểm kê vật chứng; báo cáo kết quả kiểm tra, kiểm kê và xử lý.

Kế toán nghiệp vụ lưu 01 bộ, Thủ kho lưu 01 bộ.

Điều 16. Bảo quản vật chứng đặc thù hoặc vật chứng không thể vận chuyển, di dời về kho vật chứng

1. Bước 1. Xác định phương án bảo quản

- Thủ kho hoặc Chấp hành viên căn cứ vào tính chất của từng vật chứng, tài sản đề xuất phương án bảo quản cụ thể;

- Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xem xét và ký duyệt.

2. Bước 2. Tổ chức thực hiện

2.1. Đối với vật chứng, tài sản đặc thù

- Thủ kho hoặc Chấp hành viên chuẩn bị tài liệu, chứng từ đề nghị các cơ quan chức năng tiếp nhận bảo quản trình Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xem xét, quyết định;

- Thủ kho hoặc Chấp hành viên thực hiện giao vật chứng, tài sản theo quy định và phương án đã được phê duyệt;

- Lập biên bản giao nhận vật chứng, tài sản với cơ quan chức năng.

2.2. Đối với vật chứng, tài sản không thể vận chuyển, di dời về bảo quản tại kho vật chứng

- Thủ kho hoặc Chấp hành viên chuẩn bị tài liệu, chứng từ cần thiết để thuê cá nhân, tổ chức có điều kiện bảo quản vật chứng;

- Thủ kho hoặc Chấp hành viên thực hiện giao vật chứng, tài sản theo quy định và phương án đã được phê duyệt;

- Lập biên bản giao nhận vật chứng với cá nhân, tổ chức được thuê bảo quản.

3. Bước 3. Lưu trữ chứng từ, tài liệu

Bộ chứng từ, tài liệu gồm: Giấy đề nghị các cơ quan chức năng hoặc cá nhân, tổ chức tiếp nhận vật chứng, tài sản; biên bản giao nhận vật chứng, tài sản.

Thủ kho, Chấp hành viên, Kế toán nghiệp vụ và cá nhân, tổ chức được cơ quan thi hành án dân sự thuê bảo quản mỗi bên giữ 01 bộ.

Chương IV

TRÌNH TỰ, THỦ TỤC XUẤT VẬT CHỨNG

Điều 17. Thủ tục xuất kho đối với vật chứng theo đề nghị của cơ quan tiến hành tố tụng

1. Xuất kho đối với vật chứng thông thường

1.1. Bước 1. Kiểm tra đối chiếu yêu cầu xuất kho

Thủ kho vật chứng tiếp nhận đề nghị xuất kho của cơ quan tiến hành tố tụng; kiểm tra, đối chiếu với vật chứng đang được bảo quản tại kho để xác định vật chứng đó hiện đang bảo quản tại kho thi hành án.

1.2. Bước 2. Lập chứng từ, tài liệu

- Căn cứ vào văn bản đề nghị xuất kho vật chứng của cơ quan tiến hành tố tụng, Thủ kho lập giấy đề nghị xuất kho, lệnh xuất kho; Kế toán nghiệp vụ lập phiếu xuất kho;

- Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xem xét, ký duyệt giấy đề nghị xuất kho, lệnh xuất kho, phiếu xuất kho.

1.3. Bước 3. Xuất kho

Thủ kho, Kế toán nghiệp vụ thực hiện thủ tục xuất kho theo quy định.

1.4. Bước 4. Lưu trữ chứng từ tài liệu

Bộ chứng từ, tài liệu lưu trữ gồm: Giấy đề nghị xuất kho của cơ quan tố tụng, giấy đề nghị xuất kho, lệnh xuất kho và phiếu xuất kho.

Kế toán nghiệp vụ lưu 01 bộ, Thủ kho lưu 01 bộ.

2. Xuất kho đối với vật chứng đặc thù hoặc vật chứng không thể vận chuyển, di dời về kho vật chứng

Ngoài các bước xuất kho như vật chứng thông thường, Thủ kho phải thực hiện một số thủ tục sau:

2.1. Bước 1. Lập chứng từ, tài liệu xuất kho

- Thủ kho làm giấy đề nghị cá nhân, tổ chức đang bảo quản vật chứng, tài sản chuyển giao lại cho cơ quan thi hành án dân sự;

- Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xem xét và ký duyệt giấy đề nghị.

2.2. Bước 2. Tổ chức giao nhận

- Thủ kho và Kế toán nghiệp vụ phối hợp với cá nhân, tổ chức đang lưu giữ, bảo quản vật chứng thực hiện thủ tục nhận lại vật chứng đó;

- Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự tổ chức tiếp nhận đồng thời thực hiện giao vật chứng đó cho cơ quan tiến hành tiến hành tố tụng (giao nhận tay 3);

- Thủ kho lập biên bản giao nhận tay 3 giữa cá nhân, tổ chức được giao lưu giữ, bảo quản vật chứng với cơ quan thi hành án dân sự và cơ quan tố tụng.

2.3. Bước 3. Lưu trữ chứng từ, tài liệu

Chứng từ, tài liệu lưu trữ gồm: Giấy đề nghị cá nhân, tổ chức đang bảo quản vật chứng, tài sản và biên bản giao nhận tay 3.

Thủ kho lưu 01 bộ, Kế toán nghiệp vụ lưu 01 bộ.

Điều 18. Thủ tục xuất kho đối với vật chứng để sung công hoặc trả cho đương sự

1. Thủ tục xuất kho đối với vật chứng thông thường

1.1. Bước 1. Lập chứng từ, tài liệu

- Chấp hành viên làm thủ tục đề nghị cơ quan tài chính tiếp nhận tài sản sung công hoặc thông báo cho đương sự đến nhận tài sản;

- Chấp hành viên lập giấy đề nghị xuất kho, lệnh xuất kho; Kế toán nghiệp vụ lập phiếu xuất kho;

- Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xem xét, ký duyệt giấy đề nghị xuất kho, lệnh xuất kho, phiếu xuất kho.

1.2. Bước 2. Tổ chức thực hiện

- Chấp hành viên phối hợp với Kế toán nghiệp vụ và Thủ kho thực hiện việc giao, nhận vật chứng sung công hoặc trả lại cho đương sự theo quy định;

- Chấp hành viên lập biên bản giao nhận với đại diện cơ quan tài chính hoặc đương sự theo quy định.

1.3. Bước 3. Lưu trữ chứng từ, tài liệu

Bộ chứng từ, tài liệu lưu trữ gồm: Văn bản đề nghị cơ quan tài chính tiếp nhận tài sản sung công hoặc thông báo cho đương sự nhận lại tài sản; giấy đề nghị xuất kho, lệnh xuất kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận.

- Chấp hành viên lưu 01 bộ gồm;

- Kế toán nghiệp vụ và Thủ kho lưu 01 bộ gồm: Giấy đề nghị xuất kho, lệnh xuất kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận.

2. Thủ tục xuất kho đối với vật chứng đặc thù hoặc không thể di dời về kho vật chứng

Ngoài các bước thực hiện như vật chứng thông thường cần thực hiện thêm một số thủ tục sau:

2.1. Bước 1. Lập chứng từ, tài liệu

- Sau khi thông báo cho cơ quan tài chính hoặc đương sự, Chấp hành viên dự thảo văn bản đề nghị cá nhân, tổ chức đang lưu giữ, bảo quản vật chứng đó làm thủ tục xuất kho và chuyển giao lại vật chứng cho cơ quan thi hành án dân sự theo đề nghị;

- Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xem xét, ký duyệt văn bản đề nghị.

2.2. Bước 2. Tổ chức thực hiện

- Chấp hành viên phối hợp với cá nhân, tổ chức đang lưu giữ, bảo quản vật chứng và cơ quan tài chính địa phương hoặc đương sự làm thủ tục giao nhận tay 3 đối với vật chứng;

- Chấp hành viên lập biên bản giao nhận tay 3 giữa cá nhân, tổ chức được giao lưu giữ, bảo quản vật chứng, cơ quan thi hành án dân sự và cơ quan tố tụng.

2.3. Bước 3. Lưu trữ chứng từ, tài liệu

Bộ chứng từ, tài liệu lưu trữ gồm: Văn bản đề nghị cơ quan tài chính hoặc thông báo cho đương sự nhận tài sản, biên bản giao nhận vật chứng và những tài liệu khác nếu có.

- Chấp hành viên lưu 01 bộ;

- Kế toán nghiệp vụ và Thủ kho lưu 01 gồm: Biên bản giao nhận vật chứng và những tài liệu khác nếu có.

Điều 19. Thủ tục xuất kho đối với tài sản tạm giữ, kê biên để thi hành án

1. Thủ tục xuất kho đối với vật chứng, tài sản thông thường

1.1. Bước 1. Lập chứng từ, tài liệu

- Chấp hành viên lập giấy đề nghị xuất kho, lệnh xuất kho; Kế toán nghiệp vụ lập phiếu xuất kho;

- Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xem xét và ký duyệt giấy đề nghị xuất kho, lệnh xuất kho và phiếu xuất kho.

1.2. Bước 2. Tổ chức thực hiện

- Thủ kho và Chấp hành viên thực hiện giao nhận vật chứng;

- Thủ kho phối hợp với Chấp hành viên lập biên bản giao nhận vật chứng.

1.3. Bước 3. Lưu trữ chứng từ, tài liệu

Bộ chứng từ, tài liệu lưu trữ gồm: Giấy đề nghị xuất kho, lệnh xuất kho, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận vật chứng.

Chấp hành viên lưu 01 bộ, Kế toán nghiệp vụ lưu 01 bộ, Thủ kho lưu 01 bộ.

2. Thủ tục xuất kho đối với vật chứng đặc thù hoặc vật chứng không thể vận chuyển, di dời về kho vật chứng

Ngoài các bước thực hiện như đối với vật chứng thông thường thì cần thực hiện thêm một số thủ tục sau:

2.1. Bước 1. Lập chứng từ, tài liệu

- Chấp hành viên dự thảo văn bản đề nghị cá nhân, tổ chức đang lưu giữ, bảo quản vật chứng đó làm thủ tục xuất kho và chuyển giao lại vật chứng cho cơ quan thi hành án dân sự theo đề nghị;

- Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xem xét, ký duyệt văn bản đề nghị.

2.2. Bước 2. Tổ chức thực hiện

- Chấp hành viên phối hợp với cá nhân, tổ chức đang lưu giữ, bảo quản vật chứng đó thực hiện tiếp nhận vật theo đề nghị;

- Chấp hành viên lập biên bản giao giữa cá nhân, tổ chức được giao lưu giữ, bảo quản vật chứng với cơ quan thi hành án dân sự.

2.3. Bước 3. Lưu trữ chứng từ, tài liệu

Chứng từ, tài liệu lưu trữ gồm: Văn bản đề nghị, biên bản giao nhận vật chứng và những tài liệu khác nếu có.

Chấp hành viên lưu 01 bộ, Kế toán nghiệp vụ lưu 01 bộ và Thủ kho lưu 01 bộ.

Điều 20. Xuất kho đối với vật chứng để tiêu hủy

1. Thủ tục xuất kho đối với vật chứng thông thường

1.1. Bước 1. Lập chứng từ, tài liệu

- Chấp hành viên lập giấy đề nghị xuất kho kèm theo danh sách vật chứng tiêu hủy, lệnh xuất kho, quyết định tiêu hủy vật chứng, quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy vật chứng; Kế toán nghiệp vụ lập phiếu xuất kho;

- Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xem xét và ký duyệt giấy đề nghị xuất kho kèm theo danh sách vật chứng tiêu hủy, lệnh xuất kho, quyết định tiêu hủy vật chứng và quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy vật chứng, phiếu xuất kho.

1.2. Bước 2. Tổ chức thực hiện

- Chấp hành viên, Kế toán nghiệp vụ chuyển chứng từ, tài liệu cho các cá nhân tổ chức có liên quan để tổ chức thực hiện;

- Thủ kho phối hợp với Chấp hành viên và Kế toán nghiệp vụ chuẩn bị vật chứng cần tiêu hủy để giao cho Hội đồng tiêu hủy vật chứng trước thời điểm tổ chức tiêu hủy;

- Thủ kho phối hợp với Hội đồng tiêu hủy vật chứng lập biên bản giao nhận vật chứng.

1.3. Bước 3. Lưu trữ chứng từ, tài liệu

Bộ chứng từ tài liệu lưu trữ gồm: Giấy đề nghị xuất kho kèm theo danh sách vật chứng tiêu hủy, lệnh xuất kho, quyết định tiêu hủy vật chứng, quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy vật chứng, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận vật chứng.

- Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy vật chứng 01 bộ, Chấp hành viên lưu 01 bộ, Kế toán nghiệp vụ 01 bộ, Thủ kho vật chứng lưu 01 bộ.

2. Thủ tục xuất kho đối với vật chứng, tài sản đặc thù hoặc vật chứng không thể vận chuyển, di dời về kho vật chứng

Ngoài các bước được thực hiện như quy định tại khoản 1 Điều này, cần thực hiện thêm một số thủ tục sau:

2.1. Bước 1. Lập chứng từ, tài liệu

- Chấp hành viên dự thảo đề nghị cá nhân, tổ chức hiện đang được giao bảo quản, lưu giữ vật chứng làm thủ tục giao lại vật chứng cho cơ quan thi hành án dân sự;

- Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xem xét, ký duyệt văn bản đề nghị của Chấp hành viên.

2.2. Tổ chức thực hiện

- Hội đồng tiêu hủy vật chứng, Chấp hành viên thực hiện việc tiếp nhận vật chứng do cá nhân, tổ chức hiện đang được thuê bảo quản lưu giữ chuyển giao;

- Chấp hành viên cùng Hội đồng tiêu hủy vật chứng lập biên bản giao nhận vật chứng.

2.3. Bước 3. Lưu trữ chứng từ, tài liệu

Chứng từ, tài liệu lưu trữ gồm: Giấy đề nghị và biên bản giao nhận vật chứng.

Hội đồng tiêu hủy vật chứng lưu 01 bộ, Chấp hành viên lưu 01 bộ, Kế toán nghiệp vụ 01 bộ, Thủ kho lưu 01 bộ và cá nhân, tổ chức đang được giao bảo quản, lưu giữ 01 bộ.

Chương V

TRÌNH TỰ, THỦ TỤC TIÊU HỦY VẬT CHỨNG

Điều 21. Xây dựng kế hoạch, phương án và dự trù kinh phí tiêu hủy vật chứng

1. Bước 1. Lập chứng từ, tài liệu

- Hội đồng tiêu hủy vật chứng lập kế hoạch, phương án, kinh phí tiêu hủy vật chứng (nếu cần thiết);

- Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xem xét, ký duyệt kế hoạch, phương án, kinh phí tiêu hủy vật chứng.

2. Bước 2. Tổ chức thực hiện

- Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy vật chứng tổ chức họp Hội đồng tiêu hủy vật chứng để phân công nhiệm vụ cho các thành viên;

- Cơ quan thi hành án dân sự chuẩn bị, con người, kinh phí, máy móc, phương tiện và phương án bảo vệ việc tiêu hủy vật chứng;

- Đối với các vật chứng đặc thù, Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy vật chứng làm văn bản đề xuất Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự ký hợp đồng tiêu hủy với chuyên gia, cơ quan được thuê tiêu hủy (nếu cần thiết).

3. Bước 3. Lưu trữ chứng từ, tài liệu

Chứng từ, tài liệu lưu trữ gồm: Kế hoạch, phương án, giấy đề nghị cấp kinh phí tiêu hủy, hợp đồng tiêu hủy, biên bản họp triển khai nhiệm vụ giữa Hội đồng với các thành viên hoặc với Hội đồng với chuyên gia hay cơ quan được thuê tiêu hủy và hợp đồng thuê máy móc, phương tiện, địa điểm tiêu hủy (nếu có).

- Hội đồng tiêu hủy vật chứng lưu 01 bộ;

- Kế toán ngân sách lưu 01 bộ chứng từ, tài liệu lưu trữ gồm: Giấy đề nghị cấp kinh phí, hợp đồng thuê tiêu hủy; hợp đồng thuê máy móc, phương tiện, địa điểm tiêu hủy.

Điều 22. Thủ tục tiếp nhận vật chứng để tiêu hủy

1. Thủ tục tiếp nhận đối với vật chứng thông thường

1.1 Bước 1. Đối chiếu số lượng vật chứng giữa quyết định và vật chứng được chuyển giao thực tế

- Hội đồng tiêu hủy vật chứng kiểm tra, đối chiếu thông tin thể hiện trong quyết định chuyển giao vật chứng và các tài liệu kèm theo với số lượng vật chứng được chuyển giao thực tế. Trường hợp việc đối chiếu thống nhất thì tiếp tục tiến hành tiếp nhận để tiêu hủy;

- Trường hợp việc đối chiếu không có sự thống nhất thì từ chối tiếp nhận và yêu cầu bên giao thực hiện việc kiểm tra, kết luận bằng văn bản. Việc tiếp nhận chỉ được thực hiện sau khi có văn bản làm rõ về những thay đổi đó.

1.2. Bước 2. Xem xét tình trạng thực tế của vật chứng

Hội đồng tiêu hủy vật chứng thực hiện xem xét thực tế tình trạng vật chứng với các yêu cầu cụ thể như sau:

- Trường hợp vật chứng được bàn giao dưới hình thức gói niêm phong, Hội đồng tiêu hủy vật chứng chỉ nhận khi có kết quả giám định rõ số lượng, chủng loại, chất lượng của từng loại vật chứng trong gói niêm phong đó của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật;

- Trường hợp vật chứng là các chất ma túy, Hội đồng tiêu hủy vật chứng chỉ nhận dưới hình thức gói niêm phong kèm theo kết luận giám định của cơ quan có thẩm quyền; trường hợp niêm phong bị rách hoặc có dấu hiệu khả nghi thì Hội đồng tiêu hủy vật chứng báo cáo Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự và chỉ nhận khi có kết luận giám định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Thủ tục tiếp nhận đối với vật chứng đặc thù

Ngoài các bước thực hiện như khoản 1 Điều này cần thực hiện thêm một số thủ tục sau:

- Hội đồng tiêu hủy vật chứng phối hợp với các cá nhân, tổ chức hiện đang được giao lưu giữ, bảo quản làm thủ tục giao nhận vật chứng theo quy định;

- Thủ kho vật chứng, Hội đồng tiêu hủy vật chứng phối hợp với cá nhân, tổ chức được giao bảo quản lập biên bản giao nhận vật chứng.

3. Bước 3. Lưu trữ chứng từ, tài liệu

Chứng từ, tài liệu lưu trữ gồm: Biên bản giao nhận vật chứng

- Hội đồng tiêu hủy vật chứng lưu 01 bộ, Thủ kho vật chứng lưu 01 bộ;

- Kế toán nghiệp vụ giữ 02 bộ, 01 bộ lưu tại bộ phận kế toán, 01 bộ khi có quyết định thi hành án thì chuyển cho Chấp hành viên nếu vật chứng, tài sản chưa có bản án, quyết định của cơ quan tố tụng.

Điều 23. Thủ tục tiêu hủy vật chứng

1. Thủ tục tiêu hủy đối với vật chứng thông thường

1.1. Bước 1. Các bước chuẩn bị

Hội đồng tiêu hủy vật chứng vận chuyển vật chứng cần tiêu hủy đến địa điểm tiêu hủy.

1.2. Bước 2. Tổ chức thực hiện

- Hội đồng tiêu hủy vật chứng tổ chức tiêu hủy vật chứng theo kế hoạch và hình thức đã được phê duyệt;

- Lập biên bản tiêu hủy vật chứng;

- Thanh toán chế độ cho các thành viên tham gia tiêu hủy vật chứng; thanh lý hợp đồng thuê chuyên gia, tổ chức tiêu hủy hoặc hợp đồng thuê máy móc, phương tiện và bảo vệ (nếu có).

1.3. Bước 3. Lưu trữ chứng từ, tài liệu

Chứng từ, tài liệu lưu trữ gồm: biên bản tiêu hủy, thanh lý hợp đồng, bảng kê chi tiền, các chứng từ liên quan đến chi phí tiêu hủy.

- Hội đồng tiêu hủy vật chứng lưu 01 bộ, gồm: Biên bản tiêu hủy, thanh lý hợp đồng, bảng kê chi tiền;

- Kế toán ngân sách lưu 01 bộ gồm các chứng từ liên quan đến chi phí tiêu hủy vật chứng;

- Kế toán nghiệp vụ, Thủ kho lưu biên bản tiêu hủy vật chứng.

2. Thủ tục tiêu hủy đối với vật chứng đặc thù

Ngoài các bước thực hiện như vật chứng thông thường, quá trình tiêu hủy vật chứng đặc thù Hội đồng tiêu hủy vật chứng cần căn cứ vào từng loại vật chứng cụ thể để phối hợp với các cơ quan chuyên môn thực hiện tiêu hủy theo quy định chuyên ngành của cơ quan đó. Cụ thể:

- Đối với vật chứng tiêu hủy là: Vũ khí, công cụ hỗ trợ, chất nổ, chất cháy, Hội đồng tiêu hủy vật chứng phối hợp với cơ quan quân sự cấp tỉnh tiến hành tiêu hủy theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

- Đối với vật chứng tiêu hủy là: Chất độc, chất ma túy, chất gây nghiện, chất hướng thần thì tùy từng loại cụ thể, Hội đồng tiêu hủy vật chứng phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc ngành y tế, quốc phòng, công an, công thương, nông nghiệp và phát triển nông thôn trên địa bàn tiến hành tiêu hủy theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

- Đối với vật chứng tiêu hủy là: Chất phóng xạ, Hội đồng tiêu hủy vật chứng phối hợp Viện Năng lượng nguyên tử Việt Nam thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ tiến hành tiêu hủy theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

- Đối với vật chứng tiêu hủy là: Động vật, thực vật, Hội đồng tiêu hủy vật chứng phối hợp các cơ quan chuyên môn thuộc ngành nông nghiệp và phát triển nông thôn trên địa bàn tiêu hủy theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

- Đối với vật chứng tiêu hủy là: Vi khuẩn, siêu vi khuẩn, ký sinh trùng độc hại, mẫu máu, mô, bộ phận cơ thể người, vắc xin và các vật chứng khác liên quan đến lĩnh vực y tế, Hội đồng tiêu hủy vật chứng phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc ngành Y tế tiêu hủy theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Chương VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 24. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự các cấp

Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự các cấp có trách nhiệm triển khai, quán triệt và tổ chức thực hiện Quy trình này.

Điều 25. Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan thi hành án dân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Trong quá trình thực hiện định kỳ hàng quý, Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm rà soát, tổng hợp tình hình thực hiện quy trình này; nếu có khó khăn, vướng mắc thì kịp thời phản ánh về Tổng cục Thi hành án dân sự (thông qua Vụ Nghiệp vụ 2) để được hướng dẫn, giải quyết./.