QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA BỘ TÀI CHÍNH

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp;

Căn cứ Quyết định số 2074/QĐ-VPCP ngày 20 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về ban hành Quy chế mẫu tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, toàn thể cán bộ, công chức, viên chức Bộ Tài chính chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA BỘ TÀI CHÍNH
(Kèm theo Quyết định số 1313/QĐ-BTC ngày 28 tháng 05 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về công tác văn thư của Bộ Tài chính và được áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị thuộc Bộ Tài chính.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Công tác văn thư” bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị; quản lý và sử dụng con dấu;

2.“Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản của cơ quan, đơn vị;

3. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, đơn vị ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền;

4. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, đơn vị ban hành;

5. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;

6. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;

7. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;

8. “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một hoặc một số đặc điểm chung (như tên loại văn bản; cơ quan, đơn vị ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của một cơ quan, đơn vị hoặc của một cá nhân;

9. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định;

10. “Văn bản đi” là văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành, gửi cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, đơn vị hoặc gửi các cơ quan, đơn vị, cá nhân ngoài cơ quan, đơn vị;

11. “Văn bản đến” là văn bản, tài liệu, đơn thư… của các cá nhân, tổ chức gửi đến cơ quan, đơn vị, lãnh đạo và cán bộ;

12. “Văn bản khẩn” là văn bản có nội dung cần giải quyết nhanh được đóng dấu theo các mức độ: “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” và do đơn vị soạn thảo hoặc người có thẩm quyền ký văn bản quyết định.

13. "Văn bản mật" là văn bản có nội dung bí mật nhà nước được đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật hoặc Mật) theo quy định tại Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

I. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 3. Hình thức và thẩm quyền ban hành văn bản

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ bao gồm:

1. Văn bản quy phạm pháp luật:

Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: Thông tư, Thông tư liên tịch.

2. Văn bản hành chính:

Nghị quyết (cá biệt), quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, công văn, báo cáo, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy giới thiệu, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu trình, phiếu gửi, phiếu chuyển, giấy biên nhận hồ sơ, thư công.

Điều 4. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

a) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản:

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do Bộ và các đơn vị thuộc Bộ ban hành. Khi ban hành văn bản phải ghi tên loại, trừ công văn. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, đơn vị;

- Nơi nhận;

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật ( đối với những văn bản loại khẩn, mật );

b) Phông chữ sử dụng để soạn thảo các văn bản của Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ là phông chữ Times New Roman theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (bộ mã Unicode). Ký hiệu văn bản, tên viết tắt của các đơn vị trực thuộc Bộ, thể thức trình bày văn bản, thể thức bản sao văn bản, quy định về kiểu, cỡ chữ trong các văn bản được thực hiện thống nhất theo quy định cụ thể tại các Phụ lục I, II, III, IV, V; mẫu một số loại văn bản hành chính thông dụng được quy định tại Phụ lục VI; mẫu văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại Phụ lục VII kèm theo Quy chế này.

c) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, đơn vị, địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, số Fax, biểu tượng của cơ quan, đơn vị.

d) Đối với công điện, bản ghi nhớ, giấy mời, giấy biên nhận, thư công… không bắt buộc phải có đầy đủ các thành phần thể thức nêu tại điểm a khoản này và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, đơn vị, địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, biểu tượng của cơ quan, đơn vị.

2. Văn bản chuyên ngành: Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.

Điều 5. Soạn thảo văn bản

1. Việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Quy chế soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Tài chính.

2. Việc soạn thảo văn bản hành chính:

a) Đơn vị và cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: xác định thể thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận của văn bản, nhân bản, làm thủ tục để phát hành văn bản và lưu hồ sơ, thu thập xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản; trình duyệt bản thảo văn bản;

b) Thủ trưởng đơn vị và cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản (theo đúng các quy định tại Điều 5 của Quy chế này) trước Lãnh đạo Bộ và trước pháp luật.

Điều 6. Ký văn bản

1. Lãnh đạo Bộ và lãnh đạo các đơn vị thuộc Bộ duyệt ký văn bản theo quy định tại Quy chế làm việc của Bộ Tài chính. Số lượng bản chính cần ban hành do người ký văn bản quyết định. Ký văn bản không được dùng bút chì, mực đỏ, mực dễ phai màu. Đóng dấu dùng mực đỏ theo quy định của Nhà nước. Phải ghi rõ họ và tên, chức vụ người ký văn bản. Việc ghi học hàm, học vị trước họ và tên người ký chỉ sử dụng đối với văn bản thông thường mang tính chất giao dịch đối ngoại, không sử dụng đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước.

2. Văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký chính thức phải có chữ ký tắt của Thủ trưởng đơn vị trình. Chữ ký tắt tại điểm cuối nội dung văn bản, cỡ chữ ký tắt không lớn hơn độ rộng 1 dòng văn bản và không dài quá độ dài của 10 ký tự.

Đối với trường hợp ký thay (KT): Thực hiện theo quy định tại Khoản 6 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

Đối với trường hợp ký thừa lệnh (TL): Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng và đóng dấu Bộ đối với các văn bản trả lời, giải thích chính sách, chế độ có nội dung chưa phân cấp cho đơn vị, thuộc thẩm quyền xử lý của Bộ sau khi được Bộ duyệt và giao đơn vị xử lý và ký ban hành văn bản. Chuyên viên của đơn vị soạn thảo văn bản phải ký tắt.

Đối với trường hợp ký thừa uỷ quyền (TUQ): Thủ trưởng đơn vị ký thừa uỷ quyền Bộ trưởng và đóng dấu Bộ đối với các văn bản để giải quyết những vấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Tài chính được uỷ quyền. Nội dung uỷ quyền, việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định tại văn bản của Bộ. Chuyên viên của đơn vị soạn thảo văn bản phải ký tắt.

Đối với đơn vị có con dấu riêng: Thủ trưởng đơn vị ký và đóng dấu của đơn vị đối với các văn bản có nội dung về xử lý công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị đã được Bộ phân cấp bằng văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản do mình ký, ban hành. Văn bản trình Thủ trưởng đơn vị ký ban hành phải có chữ ký tắt của lãnh đạo bộ phận trình hoặc lãnh đạo bộ phận hành chính của đơn vị.

II. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 7. Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi và văn bản đến của Bộ (hoặc của các đơn vị thuộc Bộ) đều phải đăng ký tại Văn thư của Bộ (hoặc Văn thư của các đơn vị thuộc Bộ).

2. Văn bản đi, văn bản đến ngày nào phải được đăng ký phát hành hoặc chuyển giao trong ngày đó, chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo, trừ các văn bản khẩn.

3. Văn bản khẩn ngay khi đến phải vào sổ văn thư và chuyển trình Lãnh đạo Bộ xem và chỉ đạo, đồng thời sao chuyển cho đơn vị liên quan xử lý.

4. Văn bản không đóng dấu khẩn nhưng có tính chất quan trọng, cần xử lý gấp thì vào sổ văn thư và luân chuyển theo quy định, đồng thời sao chuyển ngay cho đơn vị có liên quan để xử lý.

5. Văn bản, tài liệu bí mật nhà nước phải được đăng ký quản lý riêng theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 8. Trình tự quản lý văn bản đến

1. Toàn bộ văn bản gửi đến Bộ hoặc các đơn vị thuộc Bộ bằng bất cứ hình thức nào (đường bưu điện, Fax, Telex, Email, do Lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên nhận) đều được tiếp nhận và làm thủ tục đăng ký văn bản đến tại Văn thư Bộ. Trong trường hợp gấp, các bản Fax, Telex hoặc Email được xử lý như văn bản đến để bảo đảm thời gian, nhưng sau đó phải có bản chính văn bản để bảo đảm tính pháp lý.

2. Văn thư Bộ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, số, ký hiệu của văn bản ghi trên bì với sổ giao nhận rồi mới ký nhận và bóc bì tất cả văn bản đến (trừ trường hợp văn bản mật thực hiện theo khoản 7 của Điều này); trường hợp các bì gửi đích danh tổ chức, cá nhân hoặc ghi rõ “chỉ người có tên trên bì thư mới được bóc”, “gửi tận tay người nhận” thì đăng ký theo dõi và chuyển đúng tên người nhận trên bì hoặc chuyển thư ký Lãnh đạo Bộ (đối với các bì gửi đích danh Lãnh đạo Bộ).

3. Văn bản đến sau khi hoàn tất thủ tục tiếp nhận và đăng ký phải được kịp thời trình người có thẩm quyền hoặc chuyển tới đơn vị có chức năng xử lý. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình, chuyển giao ngay sau khi nhận được.

4. Việc trình, chuyển giao văn bản phải đảm bảo nhanh chóng, đúng đối tượng, chính xác và giữ gìn bí mật nội dung.

5. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Phòng Tổng hợp - Thư ký thuộc Văn phòng Bộ nhập nội dung chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ vào cơ sở dữ liệu văn bản và chuyển lại Văn thư Bộ để gửi theo địa chỉ đã được Lãnh đạo Bộ có ý kiến. Các văn bản gấp cần phải được chuyển ngay đến người có thẩm quyền xử lý để bảo đảm đúng thời hạn ghi trong văn bản.

6. Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo, người bóc bì phải giữ lại bì và đính kèm đơn, thư trình người có thẩm quyền giải quyết. Thanh tra Bộ, các đơn vị thuộc Bộ tổ chức theo dõi, cập nhật và quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo được giao xử lý hoặc trực tiếp tiếp nhận để xử lý theo thẩm quyền.

7. Đối với bì văn bản mật, lãnh đạo Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ bóc (trừ bì văn bản Mật có dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì”) và trực tiếp đăng ký vào sổ văn bản mật. Sau khi vào sổ, văn bản mật phải được chuyển người có thẩm quyền giải quyết. Việc quản lý văn bản mật thực hiện theo quy định của Pháp luật và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính.

8. Trường hợp văn bản gấp có hẹn giờ đến, gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính thì bộ phận thường trực Phòng Bảo vệ, Vụ Kế hoạch-Tài chính ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay Lãnh đạo Văn phòng Bộ đối với các bì thư gửi Lãnh đạo Bộ của các Bộ, cơ quan Trung ương, Tỉnh uỷ, Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh; báo cáo lãnh đạo Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ đối với các bì thư khác để có ý kiến xử lý. Các văn bản khác gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, nhân viên thường trực Phòng Bảo vệ thuộc Vụ Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm tiếp nhận và bảo quản để bàn giao cho Phòng Hành chính-Văn phòng Bộ vào đầu giờ làm việc của ngày làm việc hôm sau.

9. Quy trình xử lý văn bản (hoặc giải quyết công việc được Lãnh đạo Bộ giao) của các đơn vị thuộc Bộ thực hiện theo đúng trình tự và thời gian quy định tại Quy chế làm việc của Bộ Tài chính.

10. Sao văn bản có ba hình thức: Sao y bản chính, trích sao và sao lục (trừ văn bản có cấp độ mật A, B, C thực hiện theo quy định riêng của Nhà nước). Lãnh đạo Bộ quyết định sao các văn bản của Đảng, Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các văn bản của các cơ quan cao hơn cấp Bộ; Lãnh đạo Văn phòng quyết định sao các văn bản của các Bộ, cơ quan Trung ương và văn bản của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Trưởng phòng Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ quyết định sao các văn bản còn lại. Thể thức bản sao văn bản được quy định tại Phụ lục IV kèm theo quy chế này.

11. Những văn bản có ý kiến ghi bên lề hoặc trong phiếu trình chỉ sử dụng trong cơ quan, không sao chép, chuyển phát ra ngoài cơ quan Bộ. Trường hợp những ý kiến ghi bên lề này cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác hay phát biểu chính thức với cơ quan, cá nhân ngoài cơ quan Bộ phải được thể chế bằng văn bản hành chính theo quyết định của người ghi ý kiến.

Điều 9. Hồ sơ, quy trình giải quyết công việc

1. Hồ sơ trình giải quyết công việc:

Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản lập Hồ sơ trình giải quyết công việc trình Lãnh đạo Bộ gồm các văn bản, tài liệu sau:

a) Tờ trình và Phiếu trình giải quyết công việc do chuyên viên soạn thảo và có ý kiến của lãnh đạo đơn vị (Phụ lục số VI và số VIII).

b) Văn bản đến có dấu đăng ký công văn đến của Bộ hoặc các đơn vị thuộc Bộ kèm theo các tài liệu khác có liên quan đến vấn đề trình và được sắp xếp theo trình tự dẫn giải nội dung trình (tất cả văn bản, tài liệu phải được kê tóm lược tại mục “các văn bản kèm theo” của Phiếu trình giải quyết công việc).

c) Ý kiến của các cơ quan, tổ chức trong và ngoài cơ quan Bộ.

d) Bản thảo văn bản có ký tắt của lãnh đạo đơn vị.

2. Quy trình trình hồ sơ giải quyết công việc:

a) Văn thư của đơn vị nhận Hồ sơ trình, vào sổ theo dõi và gửi Văn phòng Bộ qua thư ký Lãnh đạo Bộ tại Phòng Tổng hợp-Thư ký.

b) Thư ký Lãnh đạo Bộ khi nhận được hồ sơ trình có trách nhiệm: kiểm tra thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung văn bản, nếu phát hiện sai sót phải kịp thời trao đổi với Thủ trưởng đơn vị và chuyên viên trực tiếp theo dõi để kịp thời chỉnh sửa, bổ sung, sau đó vào sổ theo dõi và trình Lãnh đạo Bộ. Sau khi Lãnh đạo Bộ cho ý kiến xử lý, Thư ký Lãnh đạo Bộ nhận lại hồ sơ, chuyển trả đơn vị trình qua văn thư của đơn vị. Thư ký Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm thực hiện đúng nhiệm vụ, quyền hạn được Chánh Văn phòng Bộ quy định.

3. Trách nhiệm của Văn phòng Bộ trong việc trình Lãnh đạo Bộ và xử lý hồ sơ giải quyết quyết công việc thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ Tài chính.

Điều 10. Trình tự quản lý văn bản đi

1. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành: Trưởng phòng Hành chính (hoặc người được Trưởng phòng phân công) có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng Bộ kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản trước Lãnh đạo Bộ và trước pháp luật; khi phát hiện văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành hoặc nội dung phải trả lại đơn vị soạn thảo ngay để bổ sung hoàn thiện hoặc có văn bản đính chính nếu văn bản đã được phát hành.

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

Văn thư Bộ chỉ cấp số văn bản và vào sổ đăng ký số, đóng dấu vào văn bản có chữ ký trực tiếp của cấp có thẩm quyền. Việc quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

2. Phát hành văn bản: Tất cả văn bản đi của cơ quan Bộ đều tập trung vào một đầu mối là văn thư cơ quan Bộ để làm thủ tục phát hành. Văn bản đi phải chuyển ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc hôm sau; những văn bản gấp phải chuyển ngay sau khi đóng dấu và bảo đảm thời hạn đến người nhận, nơi nhận theo yêu cầu. Sau khi phát hành văn bản đi, Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ có trách nhiệm nhập các thông tin cần thiết và quét văn bản lưu để tạo lập cơ sở dữ liệu.

3. Đối với văn bản trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ khi đóng dấu và lưu hành văn bản, các đơn vị đồng thời gửi file điện tử văn bản về Phòng Hành chính - Văn phòng Bộ để gửi Văn phòng Chính phủ theo yêu cầu của Văn phòng Chính phủ và hướng dẫn tại văn bản số 17058/BTC-VP ngày 14/12/2011 của Bộ Tài chính.

4. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản cần được thông báo rộng rãi đến các tổ chức, cá nhân có liên quan; ngay sau khi văn bản được phát hành, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm gửi phần mềm văn bản đến Phòng Hành chính để gửi Cục Tin học và Thống kê tài chính đăng tải trên Trang thông tin điện tử của Bộ và Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính, gửi đăng Công báo (Trừ văn bản có độ mật thì thực hiện theo quy định của Pháp luật và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính).

5. Nghiêm cấm việc lưu hành văn bản đi đã có chữ ký và số văn bản nhưng chưa đóng dấu.

6. Số văn bản đi được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho văn bản đầu tiên của ngày làm việc đầu tiên của năm và kết thúc bằng số của văn bản cuối cùng của ngày làm việc cuối cùng của năm đó. Tuỳ theo số lượng văn bản đi hàng năm của cơ quan Bộ và của từng đơn vị để lập các loại sổ đăng ký văn bản đi khác nhau như: sổ đăng ký công văn, sổ đăng ký quyết định cá biệt, sổ đăng ký thông tư... để việc quản lý văn bản đi của cơ quan Bộ và của từng đơn vị được thuận tiện và hiệu quả.

7. Đối với văn bản gửi đi các nước, các tổ chức quốc tế hoặc tổ chức, cá nhân người nước ngoài tại Việt Nam, kể cả tài liệu FAX, Telex, Email, phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo các đơn vị thuộc Bộ. Đơn vị soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức của văn bản. Tất cả các bản FAX phải lưu tại nơi quản lý máy FAX. Trường hợp gửi Telex, Email thì in ra để Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ hoặc Lãnh đạo đơn vị duyệt trước khi gửi.

8. Thủ tục gửi văn bản bằng máy FAX tại phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ được quy định như sau:

a) Văn bản do Lãnh đạo Bộ yêu cầu fax, phải có ý kiến của Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ; văn bản do thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ yêu cầu fax phải có chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị và ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng.

b) Việc quản lý các đơn vị có máy FAX riêng được thực hiện tại Quyết định số 2494/QĐ-BTC ngày 20 tháng 7 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Điều 11. Quản lý và lưu văn bản

1. Tất cả cán bộ, công chức viên chức Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm quản lý, giữ gìn văn bản, tài liệu và lập hồ sơ các công việc được giao, những đợt nghỉ dài ngày phải niêm phong tủ đựng tài liệu và phòng làm việc.

2. Không cung cấp cho cơ quan, cá nhân không có trách nhiệm những thông tin, tài liệu, hồ sơ công việc đã và đang xử lý và các văn bản của Lãnh đạo Bộ, lãnh đạo các đơn vị. Hồ sơ giao chuyên viên quản lý có trách nhiệm bảo quản và được quyền khai thác phục vụ công tác theo quy định.

3. Tất cả các văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân gửi trực tiếp Lãnh đạo Bộ và có ý kiến của Lãnh đạo Bộ đều phải được chuyển ngay cho văn thư Bộ để làm thủ tục đăng ký, vào sổ; tuyệt đối không được chuyển lại nơi gửi hoặc để thất lạc.

4. Cán bộ, công chức, viên chức không được tự ý mang tài liệu ra khỏi trụ sở cơ quan; không được tuỳ tiện chuyển cho tổ chức, cá nhân khác khi chuyển công tác hoặc nghỉ chế độ, mà phải làm thủ tục bàn giao trả đơn vị hoặc giao nộp vào Lưu trữ Bộ theo quy định tại Quy chế về công tác lưu trữ của Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-BTC ngày 10 tháng 01 năm 2005 của Bộ Tài chính.

5. Mỗi văn bản đi phải lưu 03 bản: Tất cả các văn bản do cơ quan Bộ ban hành phải lưu bản gốc tại văn thư Bộ, đơn vị soạn thảo văn bản lưu 02 bản gồm: 01 bản lưu tại Văn thư đơn vị dùng làm tài liệu tham khảo chung cho đơn vị, 01 bản đính kèm hồ sơ công việc để nộp lưu trữ theo quy định. Văn bản ban hành phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

III. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ

Điều 12. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lập hồ sơ, quyết định các biện pháp triển khai việc thực hiện, kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật về công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ thuộc phạm vi quản lý theo quy định.

2. Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm tại các đơn vị thuộc Bộ, có nhiệm vụ:

a) Tham mưu giúp Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị thuộc Bộ, trong phạm vi quản lý của đơn vị;

b) Tổ chức triển khai công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Bộ, đơn vị;

c) Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về công tác lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan Bộ, của đơn vị theo quy định.

3. Trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ và cán bộ quản lý chuyên môn của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ:

a) Trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ

- Cán bộ văn thư, lưu trữ thuộc các đơn vị có trách nhiệm:

+ Tham mưu giúp Thủ trưởng đơn vị các vấn đề trong công tác lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ.

+ Phối hợp với cán bộ chuyên môn trong đơn vị thực hiện việc lập hồ sơ, danh mục hồ sơ, quản lý hồ sơ và lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

- Cán bộ văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ có trách nhiệm:

+ Hướng dẫn cán bộ công chức các đơn vị thuộc Bộ về phương pháp lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

+ Thực hiện việc kiểm tra và tham mưu giúp Chánh Văn phòng Bộ trong việc đánh giá công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của cán bộ, công chức trong cơ quan Bộ.

+ Tổ chức thu thập hồ sơ đến hạn giao nộp của các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiện hành theo quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính. Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu cần kiểm tra, đối chiếu danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp để bổ sung những hồ sơ thiếu, ghi chuyển sang danh mục hồ sơ dự kiến của năm sau những hồ sơ công việc chưa giải quyết xong và lập biên bản giao nhận tài liệu giữa các bên.

b) Trách nhiệm của cán bộ quản lý chuyên môn

- Trực tiếp lập hồ sơ về các công việc được giao phụ trách hoặc theo dõi giải quyết theo đúng quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính;

- Trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về việc khai thác các thông tin trong hồ sơ khi chưa giao nộp vào lưu trữ;

- Định kỳ giao nộp các hồ sơ công việc đã giải quyết xong vào lưu trữ theo quy định tại Quy chế về công tác lưu trữ của Bộ. Trước khi giao nộp phải hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp.

Điều 13. Lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Công tác lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ thực hiện theo quy định tại Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12 tháng 8 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

IV. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 14. Quản lý con dấu

1. Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) có trách nhiệm quản lý con dấu của cơ quan Bộ và con dấu của Văn phòng Bộ. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm quản lý con dấu của đơn vị (nếu có).

2. Khi đơn vị có quyết định sáp nhập, hoặc chia tách thành các đơn vị mới, hoặc giải thể thì đơn vị cũ phải nộp con dấu của đơn vị cho Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) từ ngày quyết định có hiệu lực thi hành. Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) có trách nhiệm thu hồi con dấu cũ và phối hợp với đơn vị mới làm thủ tục xin khắc con dấu mới cho đơn vị.

3. Khi nét dấu bị mòn hoặc bị biến dạng, người quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị để làm thủ tục đổi dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Thủ trưởng đơn vị phải báo cơ quan công an địa phương, lập biên bản và báo cáo Lãnh đạo Bộ, đồng thời phối hợp xử lý theo quy định của pháp luật.

4. Thủ trưởng đơn vị và cán bộ văn thư được giao quản lý, sử dụng con dấu chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị và trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu.

Điều 15. Sử dụng con dấu

1. Đóng dấu:

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo, dấu đóng vào góc trên bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 đường kính con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.

d) Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không có bản lưu văn thư (hợp đồng, biên bản nghiệm thu và giấy chứng nhận…), cán bộ văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.

đ) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.

2. Người được giao sử dụng con dấu được từ chối đóng dấu khi văn bản không đúng thể thức và không có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản. Không giao con dấu cho người khác khi chưa có quyết định của người có thẩm quyền.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16. Trách nhiệm thực hiện

1. Quy chế này được phổ biến đến tất cả các đơn vị và từng cán bộ công chức thuộc Bộ Tài chính để thực hiện.

2. Cán bộ, công chức thuộc Bộ Tài chính trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng các quy định tại Quy chế này.

3. Các nội dung khác ngoài Quy chế này thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư.

Điều 17. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức thuộc đơn vị mình thực hiện nghiêm Quy chế này.

2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm tham mưu giúp Bộ trưởng tổ chức và chỉ đạo quản lý công tác văn thư của Bộ Tài chính theo các quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính.

3. Chánh Văn phòng Bộ phối hợp với Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành kiểm tra định kỳ, đột xuất công tác công tác văn thư của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ. Định kỳ hàng năm Chánh Văn phòng Bộ báo cáo Lãnh đạo Bộ về tình hình công tác văn thư tại Bộ Tài chính và các đơn vị, đồng gửi Vụ Thi đua - khen thưởng để theo dõi, xét thi đua - khen thưởng.

4. Chánh Văn phòng Bộ và Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư; tổ chức khai thác triệt để, có hiệu quả cơ sở dữ liệu văn bản hiện tại và đầu tư nâng cấp, ứng dụng phần mềm phù hợp để sử dụng thống nhất trong các đơn vị thuộc Bộ.

Điều 18. Kinh phí và biên chế cho công tác văn thư

1. Hàng năm, trên cơ sở đề xuất của các đơn vị, Vụ Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm trình Lãnh đạo Bộ bố trí kinh phí từ ngân sách nhà nước cho công tác văn thư, bao gồm: kinh phí mua sắm các trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác văn thư; kinh phí tổ chức đào tạo, tập huấn về công tác văn thư; kinh phí triển khai ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư. Việc sử dụng, quản lý kinh phí thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

2. Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ, trình Lãnh đạo Bộ quyết định biên chế văn thư hàng năm để bảo đảm thực hiện công tác văn thư của Bộ và các đơn vị.

Điều 19. Khen thưởng và kỷ luật

Đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư được tổng hợp chung vào thành tích hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn để biểu dương, khen thưởng. Trường hợp vi phạm, tuỳ theo mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật hiện hành./.