QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN, DỮ LIỆU VỀ HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH LIÊN QUAN ĐẾN BẤT ĐỘNG SẢN ĐÃ ĐƯỢC CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 29 tháng 11 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Căn cứ Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng và cung cấp thông tin, dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Tư pháp phối hợp với thủ trưởng các sở, ngành tỉnh tổ chức triển khai thực hiện Quyết định này.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, thủ trưởng các Sở, ngành tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng và tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN, DỮ LIỆU VỀ HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH LIÊN QUAN ĐẾN BẤT ĐỘNG SẢN ĐÃ ĐƯỢC CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 11/2014/QĐ-UBND ngày 26 tháng 4 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý, khai thác, sử dụng và cung cấp thông tin, dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng (viết tắt là các dữ liệu công chứng) tại các Phòng Công chứng, Văn phòng công chứng (viết tắt là các tổ chức hành nghề công chứng) trên địa bàn tỉnh Tiền Giang, trên phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ công chứng (viết tắt là phần mềm công chứng) bao gồm:

a) Quản lý các thiết bị tin học và hệ thống mạng máy tính;

b) Quản lý việc vận hành, khai thác, sử dụng và cung cấp thông tin, dữ liệu công chứng;

c) Cung cấp và cập nhật thông tin, dữ liệu công chứng lên hệ thống phần mềm công chứng;

d) Các công tác khác có liên quan đến việc sử dụng phần mềm công chứng.

2. Quy chế này được áp dụng đối với Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan trong việc quản lý, khai thác, sử dụng và cung cấp thông tin, dữ liệu công chứng trên phần mềm công chứng.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống phần mềm công chứng là toàn bộ các trang thiết bị máy tính, hệ thống mạng máy tính, các phần mềm máy tính và cơ sở dữ liệu, quy trình khai thác và sử dụng mạng máy tính được trang bị tại Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.

2. Thông tin, dữ liệu công chứng trên phần mềm công chứng là thông tin, dữ liệu về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng và được rút trích, truyền đưa, xử lý và trao đổi thông qua mạng máy tính.

3. Vận hành hệ thống phần mềm công chứng là việc công chức, viên chức, nhân viên các tổ chức hành nghề công chứng, đơn vị quản lý sử dụng, khai thác hệ thống phần mềm công chứng.

4. Phần mềm công chứng là phần mềm có chức năng cập nhật, cung cấp, chia sẻ thông tin, dữ liệu về các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng, được rút trích và hỗ trợ cung cấp thông tin khác liên quan đến các bất động sản trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.

5. Rút trích là việc đưa lên phần mềm công chứng các thông tin chính của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng gồm: tài sản, các bên tham gia vào hợp đồng giao dịch (mua bán, tặng cho, thế chấp, cho thuê, thừa kế, di chúc, ủy quyền...).

Điều 3. Xây dựng hệ thống thông tin, dữ liệu công chứng

Các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm xây dựng hệ thống thông tin, dữ liệu công chứng:

1. Xây dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin về các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng; kết nối, liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng; kịp thời chia sẻ thông tin về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng;

2. Xây dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin khác (văn bản thông báo, quyết định kê biên, ngăn chặn, phong tỏa tài sản…) liên quan đến các bất động sản trên địa bàn tỉnh Tiền Giang nhằm hỗ trợ nghiệp vụ cho công chứng viên và tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng.

Chương II

QUẢN LÝ VẬN HÀNH VÀ KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG

Điều 4. Nguyên tắc quản lý, vận hành

1. Việc quản lý, vận hành, cung cấp, truyền đưa, sử dụng thông tin, dữ liệu công chứng phải tuân thủ các quy định của pháp luật về công nghệ thông tin, pháp luật về công chứng, bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Khuyến khích việc sử dụng thông tin, dữ liệu công chứng để nâng cao năng suất lao động; hỗ trợ cải cách hành chính, thông tin cập nhật nhanh chóng, chính xác.

2. Tạo điều kiện thuận lợi cho các công chức, viên chức thuộc Sở Tư pháp, các công chứng viên, nhân viên thuộc các tổ chức hành nghề công chứng tham gia cung cấp và sử dụng thông tin, dữ liệu công chứng; ngăn chặn những hành vi lợi dụng việc sử dụng, khai thác phần mềm công chứng vi phạm các quy định của pháp luật, vi phạm đạo đức xã hội.

Điều 5. Quản lý phần mềm công chứng

1. Phần mềm công chứng vận hành dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Sở Tư pháp.

2. Giám đốc Sở Tư pháp chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng quản lý, duy trì hoạt động thường xuyên hệ thống máy chủ của tổ chức có cài đặt phần mềm công chứng; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về những vấn đề liên quan đến phần mềm công chứng và việc nâng cấp, phát triển phần mềm công chứng.

3. Mọi hoạt động của phần mềm công chứng phải tuân thủ các quy định của Nhà nước về quản lý thông tin trên mạng máy tính, các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Điều 6. Kinh phí hoạt động của phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ công chứng

1. Kinh phí hoạt động của phần mềm công chứng (chi phí xây dựng, nâng cấp, thay thế phần mềm; bảo trì, sửa chữa máy chủ, các thiết bị mạng của Sở Tư pháp và các khoản chi khác liên quan đến vận hành, quản lý phần mềm nghiệp vụ công chứng…) được bảo đảm từ nguồn Ngân sách Nhà nước.

2. Sở Tư pháp có trách nhiệm hàng năm lập dự toán kinh phí phục vụ hoạt động của phần mềm công chứng và thực hiện quyết toán kinh phí theo quy định pháp luật.

Chương III

CUNG CẤP VÀ CẬP NHẬT THÔNG TIN, DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG

Điều 7. Nội dung thông tin, dữ liệu công chứng được cập nhật

1. Thông tin, dữ liệu về hợp đồng, giao dịch trên phần mềm công chứng gồm các nội dung sau:

a) Thông tin chung về nhân thân đương sự (họ tên; ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân, địa chỉ…);

b) Thông tin về tài sản (địa chỉ, diện tích; số giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng …).

c) Các thông tin khác có liên quan đến việc tham gia hợp đồng, giao dịch của đương sự, tài sản;

2. Các thông tin về tình trạng bị ngăn chặn, kê biên, phong tỏa tài sản, giao dịch… của các chủ thể theo các văn bản, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Điều 8. Những việc cá nhân, tổ chức hành nghề công chứng không được làm khi tham gia quản lý, vận hành phần mềm công chứng

1. Lợi dụng cung cấp, khai thác thông tin, để:

a) Vi phạm các quy định của pháp luật, vi phạm đạo đức xã hội;

b) Tiết lộ bí mật nhà nước và những bí mật khác đã được pháp luật quy định;

c) Đưa các thông tin xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín của tổ chức; danh dự, nhân phẩm của công dân;

d) Lợi dụng phần mềm công chứng để cung cấp, truyền đi hoặc đặt đường liên kết trực tiếp đến những thông tin vi phạm các quy định pháp luật hiện hành;

2. Lợi dụng phần mềm công chứng để quảng cáo, tuyên truyền, mua bán hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục cấm theo quy định của pháp luật;

3. Gây rối, phá hoại hệ thống thiết bị và cản trở trái pháp luật việc quản lý, cung cấp, sử dụng mạng máy tính;

4. Đánh cắp và sử dụng trái phép mật khẩu, khóa mật mã và thông tin riêng của các tổ chức, cá nhân;

5. Tạo và cài đặt các chương trình virus máy tính, phần mềm gây hại;

6. Sử dụng những thông tin, hình ảnh của cá nhân trái với các quy định của pháp luật;

7. Cung cấp thông tin vi phạm các quy định về sở hữu trí tuệ, về giao dịch thương mại điện tử và các quy định khác của pháp luật có liên quan;

8. Rút trích hợp đồng, giao dịch chưa được công chứng; không rút trích hợp đồng, giao dịch đã được công chứng lên phần mềm công chứng theo quy định của Quy chế này;

9. Truy nhập trái phép vào phần mềm công chứng, khai thác và sử dụng các thông tin trên phần mềm công chứng trái với Quy chế này và quy định pháp luật.

Điều 9. Hình thức cung cấp và cập nhật thông tin, dữ liệu công chứng

1. Sở Tư pháp cấp quyền (tên đăng nhập và tài khoản) cho từng tổ chức hành nghề công chứng để sử dụng phần mềm công chứng.

2. Các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Cung cấp, cập nhật thông tin, dữ liệu công chứng giữa máy tính của đơn vị và máy chủ lưu trữ phần mềm công chứng;

b) Bảo đảm bí mật của tài khoản và mật khẩu được cung cấp trên phần mềm công chứng; báo ngay cho đơn vị quản lý phần mềm công chứng (Sở Tư pháp) khi lộ, lọt thông tin tài khoản ra bên ngoài;

c) Chịu trách nhiệm về sự thống nhất, chính xác giữa thông tin, dữ liệu công chứng thực tế tại đơn vị và nội dung chuyển lên phần mềm công chứng.

3. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm công chứng có trách nhiệm bảo đảm an toàn tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị.

Điều 10. Trách nhiệm phối hợp tổ chức, cung cấp và cập nhật thông tin, dữ liệu công chứng của tổ chức hành nghề công chứng, đơn vị quản lý chung về phần mềm công chứng

1. Các tổ chức hành nghề công chứng và các đơn vị liên quan có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi thông tin, dữ liệu thuộc lĩnh vực do tổ chức, đơn vị mình quản lý lên phần mềm công chứng.

Người đứng đầu các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bố trí viên chức, nhân viên tiếp nhận các ý kiến góp ý, phản ánh, đồng thời tổng hợp và báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp kịp thời.

2. Các tổ chức hành nghề công chứng chỉ được phép khai thác phần dữ liệu trên phần mềm công chứng theo sự phân quyền của Sở Tư pháp.

Điều 11. Thời hạn cung cấp và cập nhật thông tin, dữ liệu

1. Chậm nhất 24 giờ kể từ khi hợp đồng, giao dịch được công chứng xong, các thông tin, dữ liệu được quy định tại khoản 1, Điều 7 của Quy chế này phải được rút trích đầy đủ, chính xác, thống nhất và đưa lên phần mềm công chứng.

2. Chậm nhất 24 giờ, sau khi tiếp nhận văn bản thông tin về tình trạng nhân thân, tài sản quy định tại khoản 2, Điều 7 của Quy chế này, tổ chức hành nghề công chứng hoặc Sở Tư pháp có trách nhiệm cập nhật thông tin trên lên phần mềm công chứng. Trong trường hợp các tổ chức hành nghề công chứng cập nhật thì phải sao gửi văn bản trên cho Sở Tư pháp để tổng hợp, xem xét, theo dõi.

Điều 12. Tiếp nhận và cung cấp thông tin khi có yêu cầu của các tổ chức hành nghề công chứng ngoài tỉnh

1. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm tiếp nhận và cung cấp thông tin liên quan đến bất động sản trên địa bàn tỉnh cho các tổ chức hành nghề công chứng ở ngoài tỉnh khi có yêu cầu bằng văn bản của các tổ chức này.

2. Thời hạn cung cấp thông tin là 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu.

Chương IV

KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 13. Khen thưởng

Tổ chức, cá nhân thực hiện tốt Quy chế này, có nhiều đóng góp cho hoạt động duy trì và phát triển phần mềm công chứng thì được khen thưởng theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 14. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân chậm trễ, không cung cấp, cập nhật thông tin của đơn vị, tổ chức mình; cung cấp sai, cung cấp không chính xác lên phần mềm công chứng; không thực hiện, thực hiện không đầy đủ các quy định của Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

Sở Tư pháp có trách nhiệm tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh:

1. Hướng dẫn, triển khai, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này tại các tổ chức hành nghề công chứng, tiếp nhận và xử lý các vướng mắc phát sinh; báo cáo định kỳ 6 tháng, năm cho Bộ Tư pháp và Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Nghiên cứu, đề xuất bảo trì, nâng cấp, phát triển phần mềm công chứng.

Điều 16. Trách nhiệm của người đứng đầu các tổ chức hành nghề công chứng

1. Căn cứ vào Quy chế này, phân công nhiệm vụ cụ thể cho các cá nhân của tổ chức thực hiện, đảm bảo cho hoạt động của phần mềm công chứng được thông suốt, liên tục và theo đúng quy định.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh mới hoặc khó khăn, vướng mắc kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.