QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRỰC TUYẾN TỈNH LÂM ĐỒNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Cơ yếu số ngày 26 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Luật An ninh mạng ngày 12 tháng 6 năm 2018;

Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15 tháng 11 năm 2018;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT ngày 13 tháng 10 năm 2021 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Quy trình tạm thời tổ chức, vận hành hệ thống Hội nghị truyền hình kết nối từ Chính phủ đến cấp xã;

Căn cứ Thông tư số 12/2022/TT-BTTTT ngày 12 tháng 8 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Quyết định 08/2023/QĐ-TTg ngày 05 tháng 4 năm 2023 của Thủ tướng Chính phủ về Mạng truyền số liệu chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước.

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 24/TTr-STTTT ngày 30 tháng 5 năm 2023.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống hội nghị trực tuyến tỉnh Lâm Đồng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 976/QĐ-UBND ngày 02 tháng 6 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống hội nghị trực tuyến tỉnh Lâm Đồng.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRỰC TUYẾN TỈNH LÂM ĐỒNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1095/QĐ-UBND ngày 05 tháng 6 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống hội nghị trực tuyến tỉnh Lâm Đồng (sau đây gọi tắt là Hệ thống).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị và cá nhân trực tiếp quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống và các cơ quan, đơn vị có liên quan trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị).

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Họp trực tuyến: Là hình thức thiết lập phiên họp có sử dụng hệ thống thiết bị, công nghệ để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp tại các địa điểm khác nhau (các điểm cầu) thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng của tỉnh, mạng nội bộ tại các cơ quan, đơn vị hoặc mạng internet để những người ở vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó họ có thể nghe, nói, nhìn thấy nhau như đang ở chung một phòng họp.

2. Hệ thống hội nghị trực tuyến tỉnh Lâm Đồng: Là hệ thống thông tin phục vụ họp trực tuyến cho cơ quan, đơn vị, sử dụng hệ thống trung tâm điều khiển họp trực tuyến của tỉnh kết nối các điểm cầu qua mạng truyền số liệu chuyên dùng của tỉnh, mạng Internet. Hệ thống được triển khai tập trung đến 03 cấp chính quyền trong tỉnh, gồm các thành phần điểm cầu:

a) Cấp tỉnh: Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh Lâm Đồng, Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh và các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh; các cơ quan Đảng; các sở, ban, ngành và đơn vị trực thuộc tỉnh; các cơ quan, đơn vị có liên quan tham gia họp trực tuyến trong tỉnh Lâm Đồng (khi đủ điều kiện trở thành điểm cầu thuộc Hệ thống theo quy định);

b) Cấp huyện và đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành: Các điểm cầu tại Huyện ủy, Thành ủy, Ủy ban Nhân dân các huyện, thành phố; các điểm cầu tại đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành (khi đủ điều kiện trở thành điểm cầu thuộc Hệ thống trực tuyến tỉnh Lâm Đồng theo quy định);

c) Cấp xã: Các điểm cầu tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

3. Hệ thống trung tâm điều khiển họp trực tuyến hay Hệ thống điều khiển kết nối đa điểm (MCU-Multipoint Control Unit): Là hệ thống kỹ thuật, công nghệ được sử dụng để thiết lập các phiên họp trực tuyến và kết nối hình ảnh, âm thanh tương tác giữa các điểm cầu. Do Sở Thông tin và Truyền thông quản lý, vận hành tập trung và đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu và Chuyển đổi số tỉnh Lâm Đồng.

4. Thiết bị đầu cuối: Là thiết bị đầu cuối chuyên dụng (VCS-Video Conferencing System) hoặc thiết bị cá nhân (máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng, ...) và các thiết bị ngoại vi phục vụ họp trực tuyến.

5. Điểm cầu: Là địa điểm đặt thiết bị đầu cuối để tổ chức họp trực tuyến của cơ quan, đơn vị.

6. Điểm cầu chủ trì: Là điểm cầu do cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức phiên họp trực tuyến bố trí, thực hiện điều khiển phiên họp trực tuyến với sự tham gia các điểm cầu thành phần trên Hệ thống.

7. Điểm cầu thành phần: Là điểm cầu do cơ quan, đơn vị được mời tham dự họp bố trí, có quyền tương tác tham gia và dưới sự điều hành của điểm cầu chủ trì trên Hệ thống.

8. Cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống: Là Sở Thông tin và Truyền thông và doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận hành chịu trách nhiệm quản lý, vận hành và hỗ trợ kỹ thuật tổ chức các phiên họp trực tuyến theo nhu cầu đăng ký khai thác, sử dụng của các cơ quan, đơn vị.

9. Đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống: Là Sở Thông tin và Truyền thông và doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm kỹ thuật quản trị, vận hành và hỗ trợ khai thác, sử dụng Hệ thống.

10. Cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU: Là công chức, viên chức, người lao động làm công tác kỹ thuật thuộc Sở Thông tin và Truyền thông và nhân sự của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận hành được giao quản trị, điều khiển và hỗ trợ phiên họp trực tuyến.

11. Cán bộ quản lý, vận hành điểm cầu: Là công chức, viên chức, người lao động của các cơ quan, đơn vị hoặc nhân sự của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận hành được phân công quản lý, vận hành thiết bị đầu cuối và điều khiển phiên họp trực tuyến cho điểm cầu chủ trì.

12. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp tại các điểm cầu được bố trí tại trụ sở các cơ quan, đơn vị và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ phiên họp trực tuyến.

Điều 4. Mục đích

1. Hệ thống sử dụng để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành từ Chính phủ đến cấp xã trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.

2. Hình thức họp trực tuyến áp dụng theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước và loại hình họp khác đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, đơn vị.

Điều 5. Nguyên tắc thực hiện

1. Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý Hệ thống theo mô hình tập trung.

2. Các phiên họp trực tuyến có nội dung bí mật nhà nước cần đảm bảo phương án bảo vệ phương tiện, thiết bị, đường truyền sử dụng tại hội nghị, hội thảo, cuộc họp quy định tại Điều 17 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và Điều 6 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Khai thác, sử dụng Hệ thống đúng mục đích, quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị thông qua hình thức trực tuyến; bảo vệ bí mật nhà nước và an toàn, an ninh thông tin theo quy định của pháp luật.

4. Tư liệu, tài liệu điện tử phiên họp trực tuyến do cơ quan, đơn vị là điểm cầu chính lưu trữ và được thống nhất đưa vào quản lý, cung cấp cho các cơ quan, đơn vị khác khai thác khi có nhu cầu.

5. Kết nối các hệ thống họp truyền hình của Quốc hội, Chính phủ, Tỉnh ủy, các doanh nghiệp viễn thông để tổ chức cuộc họp trực tuyến từ Quốc hội, Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương đến cấp xã trực thuộc tỉnh Lâm Đồng.

6. Phân quyền điều khiển các phiên họp trực tuyến trên Hệ thống đến các điểm cầu cấp tỉnh, cấp huyện.

7. Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản công được đầu tư, trang bị phục vụ tổ chức họp trực tuyến bảo đúng theo quy định của pháp luật.

8. Sở Thông tin và Truyền thông quản lý, vận hành và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng Hệ thống.

Chương II

YÊU CẦU CHI TIẾT VIỆC SỬ DỤNG HỆ THỐNG, THIẾT BỊ ĐẦU CUỐI PHỤC VỤ HỌP TRỰC TUYẾN

Điều 6. Điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật phòng họp trực tuyến

Các phòng họp trực tuyến cần bảo đảm yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật sau:

1. Bố trí các thiết bị đầu cuối đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành và hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.

2. Sử dụng đường truyền mạng số liệu chuyên dùng tỉnh Lâm Đồng phục vụ họp trực tuyến theo quy định.

3. Vị trí lắp đặt màn hình, máy chiếu, hệ thống âm thanh phù hợp, bảo đảm chất lượng theo yêu cầu của Bộ Thông tin và Truyền thông.

4. Tuân thủ quy định về công tác phòng, chống cháy, nổ theo quy định.

5. Đảm bảo nguồn điện áp ổn định tại phòng họp trực tuyến và có nguồn điện dự phòng.

6. Không thay đổi, cài đặt lại các thông số liên quan đến thiết bị đầu cuối khi chưa có sự đồng ý của cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống.

7. Quản lý chặt chẽ thiết bị kết nối giữ bí mật mật khẩu truy cập mạng được cấp phát để điều khiển phiên họp trực tuyến trên Hệ thống theo phân quyền khai thác, sử dụng.

8. Khi sử dụng các thiết bị đầu cuối là máy tính, máy tính bảng và các thiết bị thông minh khác tham gia họp trực tuyến, các cơ quan, đơn vị cần tuân thủ các điều kiện được cấp quyền truy cập hệ thống để đảm bảo an ninh, an toàn thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định pháp luật.

Điều 7. Yêu cầu bố trí số lượng điểm cầu

Căn cứ nhu cầu sử dụng thực tế, các cơ quan, đơn vị bố trí số lượng điểm cầu truy cập Hệ thống và chủ động đầu tư đảm bảo điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật phòng họp trực tuyến quy định tại Khoản 1, 2, 3, 4 Điều 6 Quy chế này, cụ thể như sau:

1. Đối với cấp tỉnh: Số lượng 01 điểm cầu, riêng Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh không giới hạn số lượng điểm cầu.

2. Đối với cấp huyện, thành phố: Số lượng không quá 02 điểm cầu.

3. Đối với cấp xã: Số lượng 01 điểm cầu.

Trong trường hợp cần thiết tăng số lượng điểm cầu cấp xã theo nhu cầu sử dụng thực tế, Ủy ban nhân dân cấp huyện lập kế hoạch và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, chấp thuận và chịu trách nhiệm đầu tư tài sản thiết bị đầu cuối truyền hình đảm bảo đúng mục đích, tiết kiệm, tránh lãng phí và hiệu quả trong quản lý, sử dụng tài sản công theo quy định pháp luật.

Điều 8. Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin

1. Hệ thống đáp ứng yêu cầu bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo quy định tại Thông tư số 12/2022/TT-BTTTT ngày 12 tháng 8 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông và tiêu chuẩn TCVN 11930:2017.

2. Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm bảo đảm chất lượng và an ninh, an toàn thông tin đối với hệ thống điều khiển MCU và thiết bị đầu cuối; bảo đảm chất lượng và an ninh, an toàn thông tin đối với mạng số liệu chuyên dùng của tỉnh theo quy định pháp luật.

3. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm:

a) Nghiêm túc tuân thủ các quy định về an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình tham gia khai thác, sử dụng hạ tầng dùng chung của tỉnh theo quy định; quản lý, sử dụng thiết bị truyền hình đầu cuối theo hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông;

b) Tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp trực tuyến và điều hành từ điểm cầu chủ trì; bảo mật thông tin và không phổ biến nội dung họp ra bên ngoài;

c) Phối hợp Công an tỉnh kiểm tra, rà soát an toàn, an ninh thông tin các thiết bị đầu cuối được đầu tư mới trước khi đưa vào khai thác, sử dụng theo quy định.

Điều 9. Điều kiện, tiêu chuẩn điểm cầu thành phần Hệ thống

1. Trường hợp cơ quan, đơn vị đã tham gia là thành phần của Hệ thống đề nghị tăng số lượng điểm cầu của cơ quan, đơn vị mình cần đáp ứng yêu cầu sau:

a) Đáp ứng điều kiện tiêu chuẩn quy định tại Khoản 1, 2, 3, 4, 5 Điều 6 Quy chế này;

b) Số lượng điểm cầu không vượt quá quy định tại Điều 7 Quy chế này;

c) Được cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống đánh giá đáp ứng các điều kiện tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối hệ thống họp trực tuyến để trở thành điểm cầu thành phần theo quy định.

2. Trường hợp cơ quan, đơn vị chưa tham gia là thành phần của Hệ thống cần đáp ứng yêu cầu sau:

a) Đáp ứng điều kiện tiêu chuẩn quy định tại Khoản 1, 2, 3, 4, 5 Điều 6 Quy chế này;

b) Số lượng điểm cầu không vượt quá quy định tại Điều 7 Quy chế này;

c) Được cấp có thẩm quyền xem xét, chấp thuận tham gia kết nối mạng truyền số liệu chuyên dùng tỉnh Lâm Đồng để khai thác, sử dụng dịch vụ họp trực tuyến;

d) Được cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống đánh giá các điều kiện tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối hệ thống họp trực tuyến để trở thành điểm cầu thành phần theo quy định.

Điều 10. Điều kiện phân quyền điều khiển Hệ thống

1. Đối tượng được cấp quyền điều khiển Hệ thống là các điểm cầu cấp tỉnh, cấp huyện.

2. Điều kiện tiêu chuẩn và yêu cầu trang thiết bị thực hiện quyền điều khiển Hệ thống: Đáp ứng điều kiện tiêu chuẩn quy định tại Khoản 1, 2, 3, 4, 5 Điều 6 Quy chế này.

Chương III

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP TRỰC TUYẾN

Điều 11. Đăng ký sử dụng Hệ thống

1. Các cuộc họp trực tuyến của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì:

Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thông báo thời gian, địa điểm, thành phần điểm cầu để đơn vị vận hành kỹ thuật chuẩn bị các điều kiện phục vụ.

2. Các cuộc họp trực tuyến do cơ quan, đơn vị chủ trì: Thực hiện đăng ký họp với đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống để sắp xếp, bố trí phiên họp trực tuyến và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật họp trực tuyến.

3. Trường hợp các cuộc họp đột xuất, khẩn cấp (như phòng chống thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, ...) áp dụng họp trực tuyến: Điểm cầu chủ trì đăng ký họp với đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống để kịp thời sắp xếp, bố trí ưu tiên phiên họp trực tuyến và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật họp trực tuyến.

4. Kinh phí các cuộc họp thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.

5. Đối với tổ chức các cuộc họp có nội dung bảo vệ bí mật nhà nước, các cơ quan, đơn vị cần thực hiện đúng theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Quy chế này.

Điều 12. Chuẩn bị tổ chức phiên họp trực tuyến

1. Căn cứ vào nội dung, quy mô, thành phần tham dự, điều kiện phương tiện kỹ thuật, công nghệ, điểm cầu chủ trì cuộc họp quyết định hình thức tổ chức phiên họp trực tuyến bảo đảm hiệu quả, thuận lợi, tiết kiệm theo quy định.

2. Đăng ký lịch tổ chức họp trực tuyến:

a) Điểm cầu chủ trì cuộc họp đăng ký lịch họp trực tuyến gửi qua hộp thư điện tử kythuat@lamdong.gov.vn bằng hộp thư công vụ đã cấp của cơ quan, đơn vị cho đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống chậm nhất trước 24 giờ đối với cuộc họp thông thường và chậm nhất trước 06 giờ đối với cuộc họp đột xuất, khẩn cấp với các nội dung thông tin sau:

- Tên cơ quan chủ trì họp;

- Danh sách điểm cầu thành phần;

- Thời gian đăng ký họp;

- Nội dung họp;

- Thông tin đầu mối liên hệ (họ và tên, số điện thoại);

- Hỗ trợ kỹ thuật khác (nếu có).

b) Đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống thực hiện:

- Tiếp nhận và phản hồi kết quả đăng ký lịch họp trực tuyến qua hộp thư điện tử công vụ trong vòng 02 giờ kể từ khi tiếp nhận đăng ký lịch họp trực tuyến.

- Thông báo và phối hợp điểm cầu chủ trì, các điểm thành phần và đơn vị quản lý, vận hành mạng chuyên dùng của tỉnh để tổ chức kiểm tra điều kiện kỹ thuật họp trực tuyến chậm nhất 02 giờ trước khi diễn ra phiên họp trực tuyến chính thức.

c) Điểm cầu chính và điểm cầu thành phần thực hiện:

Tổ chức kiểm tra thiết bị đầu cuối, kết nối với Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến, đảm bảo nguồn điện và điện dự phòng, hệ thống trang âm, ánh sáng, hình ảnh tại phòng tổ chức phiên họp trực tuyến; kịp thời phản ánh sự cố kỹ thuật phiên họp trực tuyến về đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống và sự cố đường truyền mạng số liệu chuyên dùng về cơ quan quản lý, vận hành hạ tầng mạng số liệu chuyên dùng để có giải pháp khắc phục (nếu có).

Điều 13. Tổ chức phiên họp trực tuyến

1. Đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống: Phân công cán bộ kỹ thuật điều khiển hệ thống MCU trực vận hành, giám sát, kịp thời phối hợp cán bộ kỹ thuật cơ quan quản lý, vận hành mạng số liệu chuyên dùng của tỉnh và cán bộ quản lý, vận hành điểm cầu chính, điểm cầu thành phần khắc phục sự cố (nếu có) trong quá trình tổ chức phiên họp trực tuyến.

2. Cơ quan quản lý, vận hành mạng số liệu chuyên dùng của tỉnh: Phân công cán bộ kỹ thuật trực vận hành, giám sát, kịp thời phối hợp với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ mạng số liệu chuyên dùng khắc phục sự cố hạ tầng đường truyền, đảm bảo hoạt động thông suốt và ổn định trong quá trình tổ chức phiên họp trực tuyến.

3. Cơ quan, đơn vị là điểm cầu chính:

a) Phân công cán bộ quản lý, vận hành điểm cầu chính trực tiếp điều khiển kỹ thuật xuyên suốt phiên họp trực tuyến theo kịch bản phiên họp;

b) Tiếp nhận phản ánh, thông tin từ các điểm cầu thành phần để kịp thời điều khiển, điều chỉnh khung hình hiển thị, âm thanh diễn ra trong phiên họp và thông tin đăng ký phát biểu các điểm cầu thành phần;

c) Kịp thời phản ánh về cán bộ kỹ thuật điều khiển hệ thống MCU để được hỗ trợ, xử lý sự cố kỹ thuật trong trường hợp cần can thiệp vượt quyền điều khiển, vận hành kỹ thuật đã được phân cấp;

d) Kịp thời phản ánh về cán bộ kỹ thuật trực vận hành mạng số liệu chuyên dùng của tỉnh để được hỗ trợ, xử lý sự cố kỹ thuật trong trường hợp chất lượng dịch vụ đường truyền suy giảm, gián đoạn tại các điểm cầu tham dự phiên họp.

4. Cơ quan, đơn vị là điểm cầu thành phần

a) Phân công cán bộ quản lý, vận hành điểm cầu thành phần điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng tại điểm cầu trong quá trình phiên họp trực tuyến diễn ra;

b) Cung cấp thông tin thành phần tham dự cho điểm cầu chủ trì phiên họp trực tuyến theo yêu cầu (nếu có);

c) Phối hợp cán bộ quản lý, vận hành điểm cầu chủ trì khi phát sinh lỗi kết nối đường truyền để được hỗ trợ; kịp thời báo cáo sự cố gián đoạn việc tham dự phiên họp của điểm cầu trong trường hợp không kịp khắc phục vụ sự cố kỹ thuật.

Điều 14. Kết thúc phiên họp trực tuyến

1. Cán bộ kỹ thuật điều khiển hệ thống MCU và các điểm cầu tham dự phiên họp trực tuyến kiểm tra toàn bộ hệ thống, tắt thiết bị đầu cuối và sau đó ngắt nguồn điện cung cấp theo đúng quy trình.

2. Cán bộ kỹ thuật điều khiển hệ thống MCU hoàn chỉnh kỹ thuật, tổ chức lưu trữ tư liệu ghi hình phiên họp trực tuyến (nếu có yêu cầu).

3. Cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống thực hiện bàn giao tư liệu ghi hình phiên họp trực tuyến cho cơ quan là điểm cầu chính trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi cuộc họp kết thúc (nếu có yêu cầu).

4. Các cơ quan, đơn vị khi có nhu cầu khai thác, sử dụng tư liệu, tài liệu điện tử liên quan phiên họp trực tuyến (không bao gồm các phiên họp có nội dung bí mật nhà nước) liên hệ với cơ quan là điểm cầu chính để được cung cấp theo quy định.

Chương IV

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRỰC TUYẾN TỈNH LÂM ĐỒNG

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Chủ trì, chịu trách nhiệm quản lý, vận hành Hệ thống theo Quy chế này.

2. Chỉ đạo đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống (Trung tâm Tích hợp dữ liệu và Chuyển đổi số tỉnh) đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ:

a) Chịu trách nhiệm và phối hợp với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thực hiện việc quản trị, vận hành kỹ thuật Hệ thống trung tâm điều khiển họp trực tuyến (MCU) đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu và Chuyển đổi số tỉnh; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật các cơ quan, đơn vị trong quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống;

b) Tiếp nhận đăng ký, sắp xếp, thông báo công khai lịch các phiên họp trực tuyến đến các cơ quan, đơn vị; tổ chức lưu trữ, bàn giao tư liệu ghi hình phiên họp trực tuyến theo yêu cầu và đảm bảo đúng quy định;

c) Tổng hợp, rà soát, cập nhật danh sách đầu mối cán bộ được phân công quản lý, vận hành điểm cầu của các cơ quan, đơn vị; tổ chức đào tạo, tập huấn kỹ năng vận hành, điều khiển phiên họp trực tuyến cho cán bộ kỹ thuật các điểm cầu;

d) Phối hợp các đơn vị kỹ thuật, đơn vị vận hành, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ có liên quan để tổ chức các phiên họp trực tuyến đảm bảo đáp ứng yêu cầu và an toàn, an ninh thông tin của Hệ thống theo quy định pháp luật;

đ) Quản lý, thống kê tình hình ứng dụng họp trực tuyến của các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng trên Hệ thống để báo cáo định kỳ 06 tháng, hàng năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu;

e) Hàng năm xây dựng kế hoạch, dự toán đầu tư, nâng cấp, mở rộng hệ thống, quản lý, bảo trì, bảo dưỡng Hệ thống, trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt.

3. Chủ trì, phối hợp Công an tỉnh tổ chức kiểm tra, giám sát các điều kiện, tiêu chuẩn đảm bảo an ninh, an toàn thông tin và bảo vệ bí mật nhà nước (nếu có) trong quản lý, vận hành Hệ thống tại các cơ quan, đơn vị.

Điều 16. Trách nhiệm của Công an tỉnh

1. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, đơn vị có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai phương án kỹ thuật đảm bảo tổ chức họp trực tuyến có nội dung bảo vệ bí mật nhà nước tại các cơ quan, đơn vị; hướng dẫn các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bảo vệ bí mật nhà nước bằng hình thức trực tuyến.

2. Phối hợp, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị kiểm tra an ninh, an toàn thông tin các thiết bị đầu cuối được đầu tư mới hoặc thay thế, sửa chữa trước khi đưa vào khai thác, sử dụng (nếu cần thiết).

Điều 17. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Trên cơ sở đề xuất của các cơ quan, đơn vị và khả năng cân đối ngân sách, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí chi thường xuyên từ ngân sách cấp tỉnh và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị sử dụng nguồn vốn huy động khác theo quy định của pháp luật (nếu có) để thực hiện các nhiệm vụ quy định tại Quy chế này.

Điều 18. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị tham gia sử dụng Hệ thống

1. Thực hiện đúng trách nhiệm, yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật và đảm bảo an toàn thông tin trong khai thác, sử dụng Hệ thống quy định tại Quy chế này.

2. Tăng cường, đẩy mạnh khai thác, sử dụng hình thức họp trực tuyến đối với các loại hình họp quy định tại Khoản 2 Điều 4 Quy chế này.

3. Phân công cán bộ tham gia quản lý, vận hành tại điểm cầu gồm: 01 lãnh đạo Văn phòng (hoặc tương đương), 01 cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu để phối hợp trong vận hành, khai thác và sử dụng Hệ thống. Khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác cần kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo về Sở Thông tin và Truyền thông để có kế hoạch đào tạo, vận hành và sử dụng hệ thống.

4. Hàng năm lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng và mua sắm/thuê thiết bị đầu cuối (nếu có) để đáp ứng yêu cầu họp trực tuyến tại điểm cầu và trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí thực hiện theo phân cấp quản lý ngân sách hiện hành; tổ chức quản lý, sử dụng tài sản công được đầu tư, trang bị phục vụ tổ chức họp trực tuyến đúng theo quy định pháp luật.

5. Phối hợp Công an tỉnh kiểm tra, rà soát an ninh, bảo mật thông tin các thiết bị đầu cuối đầu tư mới hoặc sửa chữa, nâng cấp trước khi đi đưa vào khai thác, sử dụng tại điểm cầu.

6. Cung cấp số liệu báo cáo về tình hình tổ chức các cuộc họp theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 01/2020/TT-VPCP ngày 21/10/2020 của Văn phòng Chính phủ về quy định chế độ báo cáo định kỳ và quản lý, sử dụng, khai thác hệ thống thông tin báo cáo của Văn phòng Chính phủ.

7. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm cân đối, đảm bảo kinh phí chi trong dự toán chi ngân sách cấp huyện để đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ của địa phương quy định tại Quy chế này.

Điều 19. Trách nhiệm phối hợp của các cơ quan, đơn vị liên quan

1. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận hành và dịch vụ đường truyền số liệu chuyên dùng có trách nhiệm rà soát, bảo dưỡng hệ thống đường truyền; bố trí đủ nhân lực, đủ kênh, đủ luồng đảm bảo cho mạng số liệu chuyên dùng hoạt động ổn định; xây dựng các phương án tối ưu dự phòng phân tải, ứng cứu tình huống, sự cố bất thường; chủ động bố trí đủ nhân sự, phương tiện vật tư, thiết bị đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt, không bị gián đoạn mất kết nối nhằm phục vụ Hệ thống vận hành, khai thác an toàn, hiệu quả.

2. Công ty Điện lực Lâm Đồng có phương án chi tiết, tổ chức thực hiện đảm bảo cung cấp điện an toàn, ổn định, tin cậy và liên tục; phân công trực liên tục để sẵn sàng xử lý các tình huống sự cố hệ thống điện, khôi phục cung cấp điện, đặc biệt là các địa điểm tổ chức họp tập trung, họp trực tuyến, các địa điểm diễn ra các sự kiện liên quan phục vụ các cuộc họp.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 20. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế này, định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện.

3. Trong quá trình thực hiện nếu gặp khó khăn, vướng mắc phát sinh các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.