QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH KẾ HOẠCH XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI GIAI ĐOẠN 2021 - 2025

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NGÃI

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;

Căn cứ Kế hoạch số 154/KH-UBND ngày 24 tháng 12 năm 2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi về thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 157/TTr-SNV ngày 21/10/2021.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Kế hoạch xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi giai đoạn 2021 - 2025.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở: Nội vụ, Thông tin và Truyền thông, Tài chính; Thủ trưởng các sở, ban ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KẾ HOẠCH

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI GIAI ĐOẠN 2021 - 2025
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1077/QĐ-UBND ngày 10/11/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi)

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC, ĐỐI TƯỢNG

1. Mục đích

a) Tổ chức thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”; Kế hoạch số 154/KH-UBND ngày 24 tháng 12 năm 2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi về thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”.

b) Xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý thống nhất, khoa học, lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử.

c) Trang bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật, giải pháp công nghệ, quy trình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính quyền điện tử hướng tới Chính quyền số nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, tổ chức, doanh nghiệp trong tiếp cận và sử dụng tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước.

2. Yêu cầu

a) Xác định vai trò, nhiệm vụ của từng cơ quan liên quan trong việc triển khai thực hiện Kế hoạch xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi.

b) Việc xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi phải đạt chất lượng, hiệu quả; việc triển khai thực hiện phải đảm bảo đúng quy định của các bộ, ngành trung ương; đảm bảo tính khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế của tỉnh; đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị và nhu cầu xã hội để tạo đồng thuận trong quá trình triển khai thực hiện.

3. Nguyên tắc

a) Thống nhất dùng chung Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; quy trình thực hiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước của tỉnh Quảng Ngãi.

b) Quản lý tập trung, thống nhất, an toàn và bảo mật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh Quảng Ngãi tại Trung tâm Dữ liệu tỉnh Quảng Ngãi trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông (sau đây gọi tắt là Trung tâm Dữ liệu tỉnh); và tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi trực thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ (sau đây viết tắt là Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh).

4. Đối tượng

a) Các sở, ban ngành, đơn vị sự nghiệp, ban quản lý dự án trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh và các đơn vị trực thuộc các sở;

b) Các hội có tính chất đặc thù cấp tỉnh;

c) Các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp, ban quản lý dự án trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố;

d) Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn.

II. NỘI DUNG TRIỂN KHAI

1. Xây dựng phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh

a) Mô hình tổng thể phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh gồm 02 thành phần:

* Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ cơ quan:

- Hệ thống cho phép kết nối với Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh; tích hợp công cụ số hóa tài liệu của cơ quan và được sử dụng thống nhất trong toàn tỉnh; chuyển tài liệu lưu trữ điện tử từ Lưu trữ cơ quan sang Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Hệ thống đảm bảo các yêu cầu, chức năng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, Mục 3.4 Phần 3 Đề án được phê duyệt tại Quyết định số 458/QĐ-TTg, các quy định của pháp luật có liên quan; và đảm bảo giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Hệ thống hỗ trợ số hóa tài liệu lưu trữ và số hóa thủ tục hành chính đảm bảo các yêu cầu, quy định tại Điều 13 Luật Lưu trữ, Điều 5 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; tại khoản 4 Điều 4, Điều 5, Điều 6, Điều 25 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; và các quy định của pháp luật có liên quan.

* Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh:

- Hệ thống đảm bảo các yêu cầu, chức năng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV, Mục 3.5 Phần 3 Đề án được phê duyệt tại Quyết định số 458/QĐ-TTg, các quy định của pháp luật có liên quan; lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử.

- Hệ thống hỗ trợ số hóa tài liệu lưu trữ đảm bảo các yêu cầu, quy định về lưu trữ tài liệu điện tử và các quy định của pháp luật có liên quan.

- Hệ thống đảm bảo thống nhất với tiêu chuẩn thông tin đầu vào của Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh và đảm bảo việc trao đổi dữ liệu với Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ cơ quan; đồng thời phải có giải pháp đảm bảo giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu.

b) Giải pháp hạ tầng kỹ thuật và giải pháp công nghệ:

Xây dựng đồng bộ hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, giải pháp công nghệ cho Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh, Trung tâm Dữ liệu tỉnh, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn (bao gồm cả phương án lưu trữ dự phòng) và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử

a) Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan:

Từng cơ quan lập kế hoạch và triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử đảm bảo mục tiêu sau:

- Đảm bảo tài liệu lưu trữ hình thành trong cơ quan (kể từ khi được cài đặt, hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ cơ quan) được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc do chưa có trang thiết bị phù hợp để số hóa đối với tài liệu giấy khổ lớn, chất liệu đặc thù).

- Đối với tài liệu lưu trữ hình thành trước khi vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ cơ quan, thì cơ quan phải xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử (bao gồm số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực) theo quy định.

- Đối với tài liệu lưu trữ điện tử hình thành tại cơ quan có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, thì cơ quan phải trích xuất chuyển giao vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

- Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

b) Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh:

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trình cấp có thẩm quyền phê duyệt việc triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử thuộc thẩm quyền quản lý đảm bảo mục tiêu sau:

- Đảm bảo số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ đọc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4.

- Đảm bảo tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng.

- Đảm bảo có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

c) Giải pháp quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử:

- Toàn bộ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ các cơ quan được quản lý tập trung tại Trung tâm Dữ liệu tỉnh và có phương án dự phòng phù hợp.

- Đối với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh được quản lý tập trung song song ở hai điểm là tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và Trung tâm dữ liệu tỉnh. Đảm bảo Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh sẽ thực hiện tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

- Việc phân cấp, phân quyền quản lý, kết nối, chia sẻ, bảo quản, bảo mật, sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh thực hiện đúng quy định của cơ quan có thẩm quyền.

III. NHIỆM VỤ, THỜI GIAN VÀ KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Nhiệm vụ và thời gian thực hiện

a) Từ tháng 12/2021 đến năm 2022:

- Xây dựng và vận hành thử nghiệm phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh.

- Xây dựng và ban hành quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh (phải tính phương án kế thừa nguồn cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử trước đây).

- Tập huấn các quy định mới về văn thư, lưu trữ điện tử; hướng dẫn sử dụng phần mềm Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành dùng chung (phiên bản nâng cấp), phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh cho cán bộ, công chức, viên chức phụ trách công tác hành chính văn phòng; văn thư, lưu trữ; tin học của các cơ quan trên địa bàn tỉnh.

- Đưa phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh vào vận hành.

- Xây dựng và tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế quản lý, chia sẻ, sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh.

- Các cơ quan và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh lập kế hoạch xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử thuộc thẩm quyền quản lý.

- Thử nghiệm phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh tại: Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông, Chi cục Văn thư Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông.

b) Từ năm 2023 đến năm 2025:

- Thường xuyên điều chỉnh, bổ sung hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh nếu có phát sinh hoặc thay đổi trong quá trình vận hành.

- Các cơ quan và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử thuộc thẩm quyền quản lý.

2. Về kinh phí

a) Tổng kinh phí dự kiến:

Tổng kinh phí dự kiến thực hiện: 11.400.000.000 đồng (Bằng chữ: Mười một tỷ, bốn trăm triệu đồng), trong đó:

- Kinh phí xây dựng phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh: 7.300.000.000 đồng (Bằng chữ: Bảy tỷ, ba trăm triệu đồng).

- Kinh phí đầu tư trang thiết bị tại Trung tâm Dữ liệu tỉnh và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh: 3.700.000.000 đồng (Bằng chữ: Ba tỷ, bảy trăm triệu đồng).

- Kinh phí tập huấn sử dụng phần mềm: 400.000.000 đồng (Bằng chữ: Bốn trăm triệu đồng).

b) Dự kiến phân khai kinh phí trong giai đoạn 2022 - 2023:

- Năm 2022: 6.500.000.000 đồng (Bằng chữ: Sáu tỷ, năm trăm triệu đồng)

- Năm 2023: 4.900.000.000 đồng (Bằng chữ: Bốn tỷ, chín trăm triệu đồng).

c) Nguồn kinh phí: Ngân sách tỉnh.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

- Chủ trì theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá kết quả tổ chức thực hiện các nhiệm vụ tại Kế hoạch này, định kỳ hàng năm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh.

- Tập huấn, hướng dẫn sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh đúng quy định, quy trình về văn thư, lưu trữ điện tử.

- Hướng dẫn các cơ quan thực hiện đúng quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử (bao gồm số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính).

- Chủ trì xây dựng và tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế quản lý, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

- Phối hợp với Sở Tài chính và các cơ quan, đơn vị liên quan xây dựng dự toán tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh cân đối, bố trí ngân sách địa phương để thực hiện.

2. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

- Chủ trì xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh và phối hợp Sở Nội vụ đào tạo chuyển giao.

- Đầu tư trang bị thiết bị đảm bảo an toàn cho lưu trữ tài liệu điện tử và vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh.

- Phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng và tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế quản lý, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

3. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Trên cơ sở dự toán do các cơ quan, đơn vị (cấp tỉnh) lập, tổng hợp, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh xem xét, quyết định bố trí kinh phí thực hiện theo khả năng cân đối ngân sách.

4. Trách nhiệm các sở, ban ngành và Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã

- Trang bị các thiết bị cần thiết và sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh đúng quy định, hướng dẫn.

- Sau khi Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh được đưa vào vận hành, hàng năm cơ quan lập kế hoạch xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử (bao gồm số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính) của cơ quan, tổng hợp trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện đúng quy định.

Trong quá trình triển khai thực hiện Kế hoạch, nếu có vướng mắc phát sinh, các sở, ban ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, cơ quan liên quan kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Nội vụ) để xem xét, giải quyết hoặc điều chỉnh bổ sung cho phù hợp./.