UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
TRUNG TÂM PHỤC VỤ
HÀNH CHÍNH CÔNG
-------

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Bộ Ngoại giao;
- Cục KSTTHC - Văn phòng Chính phủ;
- Chủ tịch UBND Thành phố;
- Các PCT UBND Thành phố;
- VPUBTP: CVP, các PCVP, các phòng; NC, LS-LTĐN, QHQT, HCQT, TT TT, DL và CNS;
- TTPVHCC: Ban Giám đốc, Các phòng, đơn vị trực thuộc;
- Lưu: VT, TCT.

GIÁM ĐỐC




Cù Ngọc Trang

STT

Tên quy trình nội bộ, quy trình điện tử

Ký hiệu

Quy trình nội bộ, quy trình điện tử thuộc thẩm quyền giải quyết của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

1

Cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ

QTS-01

2

Cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ

QTS-02

STT

Tên hồ sơ

Bản sao/ bản chính

Số lượng

1

Công văn xin chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Bản chính

01

2

Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu

Bản chính

01

STT

Cách thức nộp, nhận kết quả

Địa chỉ cụ thể

1

Trực tiếp tại Trung tâm PVHCC Thành phố (hoặc Điểm Phục vụ hành chính công xã, phường)

Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố - Chi nhánh số 01 (Số 258 Võ Chí Công, phường Xuân La, thành phố Hà Nội)

2

Thông qua dịch vụ bưu chính công ích

3

Trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia

Thời gian giải quyết

Mức thu
(ĐVT: Việt Nam đồng)

Cung cấp dịch vụ công trực tuyến

Ngày làm việc

Giờ làm việc

Phí

Lệ phí

Toàn trình

22

176

0

0

STT

Tên biểu mẫu

Cơ sở pháp lý

1

Mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

Các biểu mẫu theo cơ chế một cửa quy định tại Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

2

Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

Các biểu mẫu theo cơ chế một cửa quy định tại Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

3

Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Các biểu mẫu theo cơ chế một cửa quy định tại Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

4

Mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

Các biểu mẫu theo cơ chế một cửa quy định tại Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

5

Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Các biểu mẫu theo cơ chế một cửa quy định tại Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

6

Mẫu sổ theo dõi hồ sơ

Các biểu mẫu theo cơ chế một cửa quy định tại Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

Tên bước

Đơn vị/người thực hiện

Nội dung công việc

Thời gian giải quyết tối đa
(ĐVT: ngày/ giờ làm việc)

Bước 1

Tiếp nhận hồ sơ, luân chuyển hồ sơ

Trung tâm Phục vụ Hành chính công Thành phố/ các Điểm Phục vụ Hành chính công xã, phường

Kiểm tra và xem xét tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định: thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ trong một lần.

- Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, đúng quy định thì tiếp nhận và chuyển đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy trình quy định.

0,5 ngày làm việc

(04 giờ)

Bước 2

Phân công thụ lý

Văn phòng UBND

Thành phố (Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại)

Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại tiếp nhận hồ sơ, xem xét và phân công cho Chuyên viên phòng thụ lý, giải quyết.

0,5 ngày làm việc

(04 giờ)

Bước 3

Thẩm định hồ sơ lần 1

Văn phòng UBND Thành phố (Chuyên viên Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại)

Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại (Bước 2) và thẩm định hồ sơ lần 1.

1. Trường hợp hồ sơ chưa đảm bảo và được yêu cầu bổ sung:

Dự thảo Công văn yêu cầu bổ sung.

Ngay khi Công văn phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản: Chuyên viên đính kèm Công văn yêu cầu bổ sung và chuyển hồ sơ tới Trung tâm Phục vụ hành chính công trên Hệ thống để tiếp nhận hồ sơ bổ sung và thực hiện lại các Bước 1; Bước 3.

(Sau khi tiếp nhận hồ sơ đã bổ sung, Chuyên viên xử lý các bước và thời gian như đối với hồ sơ mới. Nếu hồ sơ đảm bảo thì thực hiện xin ý kiến liên ngành, nếu hồ sơ không đảm bảo thì thực hiện như đối với hồ sơ bị từ chối tiếp nhận giải quyết).

- Đối với hồ sơ bị từ chối tiếp nhận giải quyết: Chuyên viên đính kèm Công văn từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ và chuyển hồ sơ bị từ chối tới Lãnh đạo Phòng trên Hệ thống (Bước 4)

2. Trường hợp hồ sơ đầy đủ đầu mục và nội dung đảm bảo theo quy định:

Dự thảo Công văn xin ý kiến Công an thành phố và các cơ quan, địa phương liên quan.

Ngay khi Công văn xin ý kiến liên ngành phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản, chuyên viên đính kèm Công văn và chuyển hồ sơ đang xin ý kiến liên ngành tới Lãnh đạo Phòng trên Hệ thống (Bước 4)

02 ngày làm việc

(16 giờ)

Bước 4

Lãnh đạo phòng xem xét phê duyệt

Văn phòng UBND Thành phố (Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại)

Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại tiếp nhận hồ sơ từ Chuyên viên (Bước 3) và chuyển hồ sơ tới Lãnh đạo Văn phòng trên Hệ thống.

0,5 ngày làm việc

(04 giờ)

Bước 5

Lãnh đạo cơ quan xem xét phê duyệt

Văn phòng UBND Thành phố (Lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố)

Lãnh đạo Văn phòng tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại (Bước 4) và chuyển Chuyên viên

0,5 ngày làm việc

(04 giờ)

Bước 6

Thẩm định hồ sơ lần 2

Văn phòng UBND Thành phố (Chuyên viên Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại)

Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Văn phòng (Bước 5)

Đối với hồ sơ bị từ chối tiếp nhận giải quyết:

Chuyên viên chuyển hồ sơ bị từ chối tiếp nhận đến Trung tâm Phục vụ hành chính công để trả kết quả. (Tổng thời gian từ lúc hồ sơ được chuyển đến Văn phòng UBND Thành phố đến lúc hồ sơ được chuyển về Trung tâm PVHCC là 10 ngày làm việc).

Đối với hồ sơ đang xin ý kiến liên ngành:

Chuyên viên thụ lý lần 02 tổng hợp ý kiến trả lời của các cơ quan, đơn vị liên quan, dự thảo văn bản Trả kết quả hồ sơ.

Ngay khi Công văn trả kết quả phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản, chuyên viên đính kèm Công văn và chuyển hồ sơ tới Lãnh đạo Phòng.

15 ngày làm việc

(120 giờ)

Bước 7

Lãnh đạo phòng xem xét phê duyệt

Văn phòng UBND

Thành phố (Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại)

Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại tiếp nhận hồ sơ từ Chuyên viên (Bước 6) và chuyển đến Lãnh đạo Văn phòng.

0,5 ngày làm việc

(04 giờ)

Bước 8

Lãnh đạo cơ quan xem xét phê duyệt

Văn phòng UBND

Thành phố (Lãnh Văn phòng UBND Thành phố)

Lãnh đạo Văn phòng tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Phòng Lãnh sự

- Lễ tân đối ngoại (Bước 7) và chuyển về Chuyên viên để hoàn thiện hồ sơ

0,5 ngày làm việc

(04 giờ)

Bước 9

Hoàn thiện hồ sơ, phát hành văn bản

Văn phòng UBND Thành phố (Chuyên viên Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại)

Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Văn phòng (Bước 8) và chuyển để Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

0,5 ngày làm việc

(04 giờ)

Bước 10

Trả kết quả, lưu trữ hồ sơ kết quả giải quyết

Trung tâm Phục vụ Hành chính công Thành phố/ các Điểm Phục vụ Hành chính công xã, phường

Tiếp nhận hồ sơ từ Văn phòng UBND Thành phố tại Bước 3 hoặc Bước 9

Trả kết quả thủ tục hành chính:

- Trực tiếp tại nơi tiếp nhận ban đầu;

- Trực tuyến trên Cổng dịch vụ công;

- Qua đơn vị cung ứng bưu chính.

0,5 ngày làm việc

(04 giờ)

Tổng thời gian:

22 ngày làm việc

(176 giờ)

Trách nhiệm

Trung tâm PVHCC

Cơ quan giải quyết hồ sơ

Trả hồ sơ, kết quả, tiếp nhận bổ sung

- Trả hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC bản điện tử.

- Tiếp nhận hồ sơ bổ sung.

- Chuyển hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC bản giấy về Trung tâm PVHCC/ Điểm phục vụ hành chính công đảm bảo thời hạn trả kết quả.

- Trả kết quả giải quyết TTHC bản điện tử trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Lưu trữ

Lưu trữ điện tử

Lưu trữ điện tử

TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: …….
V/v xin chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Địa điểm, ngày …. tháng …. năm ….

Nơi nhận:
- Như trên;
- ………… ;
- Lưu: ……

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ CHỨC
(Chữ ký, đóng dấu)




Họ và tên

STT

Tên hồ sơ

Bản sao/ bản chính

Số lượng

1

Công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Bản chính

01

2

Đề án tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo Mẫu 01 Quyết định số 06/2020/QĐ- TTg ngày 21/2/2020 (Mục đích, nội dung, chương trình, tham luận, danh sách đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài, lý lịch, hộ chiếu, địa điểm, nguồn kinh phí và khái toán kinh phí. Tài liệu tiếng nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và đóng dấu xác nhận của đơn vị dịch thuật công chứng)

Bản chính

01

3

Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu

Bản chính

01

4

Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Bản chính

01

STT

Cách thức nộp, nhận kết quả

Địa chỉ cụ thể

1

Trực tiếp tại Trung tâm PVHCC Thành phố (hoặc Điểm Phục vụ hành chính công xã, phường)

Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố - Chi nhánh số 01

2

Thông qua dịch vụ bưu chính công ích

3

Trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia

Thời gian giải quyết

Mức thu

(ĐVT: Việt Nam đồng)

Cung cấp dịch vụ công trực tuyến

Ngày làm việc

Giờ làm việc

Phí

Lệ phí

Toàn trình

22

176

0

0

STT

Tên biểu mẫu

Cơ sở pháp lý

1

Mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

Các biểu mẫu theo cơ chế một cửa quy định tại Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

2

Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

Các biểu mẫu theo cơ chế một cửa quy định tại Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

3

Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Các biểu mẫu theo cơ chế một cửa quy định tại Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

4

Mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

Các biểu mẫu theo cơ chế một cửa quy định tại Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

5

Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Các biểu mẫu theo cơ chế một cửa quy định tại Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

6

Mẫu sổ theo dõi hồ sơ

Các biểu mẫu theo cơ chế một cửa quy định tại Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

Tên bước

Đơn vị/người thực hiện

Nội dung công việc

Thời gian giải quyết tối đa (ĐVT: ngày / giờ làm việc)

Bước 1

Tiếp nhận hồ sơ, luân chuyển hồ sơ

Trung tâm Phục vụ Hành chính công Thành phố/ các Điểm Phục vụ Hành chính công xã, phường

Kiểm tra và xem xét tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định: thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ trong một lần.

- Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, đúng quy định thì tiếp nhận và chuyển đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy trình quy định.

0,5 ngày làm việc

(04 giờ)

Bước 2

Phân công thụ lý

Văn phòng UBND Thành phố (Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại)

Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại tiếp nhận hồ sơ, xem xét và phân công cho Chuyên viên phòng thụ lý, giải quyết.

0,5 ngày làm việc

(04 giờ)

Bước 3

Thẩm định hồ sơ lần 1

Văn phòng UBND Thành phố (Chuyên viên Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại)

Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại (Bước 2) và thẩm định hồ sơ lần 1.

1. Trường hợp hồ sơ chưa đảm bảo và được yêu cầu bổ sung:

Dự thảo Công văn yêu cầu bổ sung. Ngay khi Công văn phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản:

Chuyên viên đính kèm Công văn yêu cầu bổ sung và chuyển hồ sơ tới Trung tâm Phục vụ hành chính công trên Hệ thống để tiếp nhận hồ sơ bổ sung và thực hiện lại các Bước 1; Bước 3.

(Sau khi tiếp nhận hồ sơ đã bổ sung, Chuyên viên xử lý các bước và thời gian như đối với hồ sơ mới. Nếu hồ sơ đảm bảo thì thực hiện xin ý kiến liên ngành, nếu hồ sơ không đảm bảo thì thực hiện như đối với hồ sơ bị từ chối tiếp nhận giải quyết).

- Đối với hồ sơ bị từ chối tiếp nhận giải quyết: Chuyên viên đính kèm Công văn từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ và chuyển hồ sơ bị từ chối tới Lãnh đạo Phòng trên Hệ thống (Bước 4)

2. Trường hợp hồ sơ đầy đủ đầu mục và nội dung đảm bảo theo quy định:

Dự thảo Công văn xin ý kiến Công an thành phố và các cơ quan, địa phương liên quan.

Ngay khi Công văn xin ý kiến liên ngành phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản, chuyên viên đính kèm Công văn và chuyển hồ sơ đang xin ý kiến liên ngành tới Lãnh đạo Phòng trên Hệ thống (Bước 4)

02 ngày làm việc

(16 giờ)

Bước 4

Lãnh đạo phòng xem xét phê duyệt

Văn phòng UBND

Thành phố (Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại)

Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại tiếp nhận hồ sơ từ Chuyên viên (Bước 3) và chuyển hồ sơ tới Lãnh đạo Văn phòng trên Hệ thống.

0,5 ngày làm việc

(04 giờ)

Bước 5

Lãnh đạo cơ quan xem xét phê duyệt

Văn phòng UBND Thành phố (Lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố)

Lãnh đạo Văn phòng tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại (Bước 4) và chuyển Chuyên viên

0,5 ngày làm việc

(04 giờ)

Bước 6

Thẩm định hồ sơ lần 2

Văn phòng UBND Thành phố (Chuyên viên Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại)

Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Văn phòng (Bước 5)

Đối với hồ sơ bị từ chối tiếp nhận giải quyết:

Chuyên viên chuyển hồ sơ bị từ chối tiếp nhận đến Trung tâm Phục vụ hành chính công để trả kết quả. (Tổng thời gian từ lúc hồ sơ được chuyển đến Văn phòng UBND Thành phố đến lúc hồ sơ được chuyển về Trung tâm PVHCC là 10 ngày làm việc).

Đối với hồ sơ đang xin ý kiến liên ngành:

Chuyên viên thụ lý lần 02 tổng hợp ý kiến trả lời của các cơ quan, đơn vị liên quan, dự thảo văn bản Trả kết quả hồ sơ.

Ngay khi Công văn trả kết quả phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản, chuyên viên đính kèm Công văn và chuyển hồ sơ tới Lãnh đạo Phòng.

15 ngày làm việc

(120 giờ)

Bước 7

Lãnh đạo phòng xem xét phê duyệt

Văn phòng UBND Thành phố (Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại)

Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại tiếp nhận hồ sơ từ Chuyên viên (Bước 6) và chuyển đến Lãnh đạo Văn phòng.

0,5 ngày làm việc

(04 giờ)

Bước 8

Lãnh đạo cơ quan xem xét phê duyệt

Văn phòng UBND Thành phố (Lãnh Văn phòng UBND Thành phố)

Lãnh đạo Văn phòng tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại (Bước 7) và chuyển về Chuyên viên để hoàn thiện hồ sơ

0,5 ngày làm việc

(04 giờ)

Bước 9

Hoàn thiện hồ sơ, phát hành văn bản

Văn phòng UBND Thành phố (Chuyên viên Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại)

Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Văn phòng (Bước 8) và chuyển để Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

0,5 ngày làm việc

(04 giờ)

Bước 10

Trả kết quả, lưu trữ hồ sơ kết quả giải quyết

Trung tâm Phục vụ Hành chính công Thành phố/ các Điểm Phục vụ Hành chính công xã, phường

Tiếp nhận hồ sơ từ Văn phòng UBND Thành phố tại Bước 3 hoặc Bước 9

Trả kết quả thủ tục hành chính:

- Trực tiếp tại nơi tiếp nhận ban đầu;

 - Trực tuyến trên Cổng dịch vụ công;

- Qua đơn vị cung ứng bưu chính.

0,5 ngày làm việc

(04 giờ)

Tổng thời gian:

22 ngày làm việc

(176 giờ)

Trách nhiệm

Trung tâm PVHCC

Cơ quan giải quyết hồ sơ

Trả hồ sơ, kết quả, tiếp nhận bổ sung

- Trả hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC bản điện tử.

- Tiếp nhận hồ sơ bổ sung.

- Chuyển hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC bản giấy về Trung tâm PVHCC/Điểm phục vụ hành chính công đảm bảo thời hạn trả kết quả.

- Trả kết quả giải quyết TTHC bản điện tử trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Lưu trữ

Lưu trữ điện tử

Lưu trữ điện tử

TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: …….
V/v xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Địa điểm, ngày …. tháng …. năm ….

Nơi nhận:
- Như trên;
- ………… ;
- Lưu: ……

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ CHỨC
(Chữ ký, đóng dấu)




Họ và tên