QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ TÀI SẢN CỦA CỬA HÀNG QUỐC DOANH VÀ NHÂN VIÊN PHÁT HÀNH SÁCH HUYỆN

BỘ TRƯỞNG BỘ VĂN HOÁ

Căn cứ vào Nghị quyết của Hội đồng Chính phủ họp trung tuần tháng 9-1955 về việc đổi Bộ Tuyên truyền ra Bộ Văn hoá;
Căn cứ vào Quyết định số 130-TTg ngày 04-4-1957 của Thủ tướng Chính phủ về việc thi hành từng bước chế độ hạch toán kinh tế để tăng cường công tác quản lý kinh doanh của các xí nghiệp quốc doanh;
Theo đề nghị của ông Giám đốc Quốc doanh phát hành sách trung ương,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. – Nay ban hành bản quy định một số chế độ nguyên tắc về quản lý tài sản của cửa hàng quốc doanh và nhân viên phát hành sách huyện của ngành phát hành sách kèm theo quyết định này.

Điều 2. - Bản quy định này bắt đầu thi hành từ ngày ban hành và áp dụng cho tất cả các quốc doanh phát hành sách các khu, tỉnh và thành phố.

Điều 3. – Các ông Chánh văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch tài vụ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức, Giám đốc Quốc doanh phát hành sách trung ương và các ông Giám đốc, Trưởng ty Văn hoá, Chủ nhiệm Quốc doanh phát hành sách các khu, tỉnh, thành phố căn cứ vào quyết định này thi hành.

QUY ĐỊNH

MỘT SỐ CHẾ ĐỘ NGUYÊN TẮC VỀ QUẢN LÝ TÀI SẢN CỦA CỬA HÀNG QUỐC DOANH VÀ NHÂN VIÊN PHÁT HÀNH SÁCH HUYỆN CỦA NGÀNH PHÁT HÀNH SÁCH

I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU

- Quản lý tốt tài sản Nhà nước mỗi nhân viên bán sách tại các cửa hàng quốc doanh và nhân viên phát hành sách huyện cần phải hiểu biết và chấp hành đủ các chế độ nguyên tắc về quản lý tài sản của Nhà nước và của ngành dọc đã ban hành.

- Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ nguyên tắc để bảo đảm tài sản khỏi bị tổn thất, giúp cho người bán sách theo dõi tài sản được một cách thường xuyên, phát hiện được kịp thời những sai lệch, thiếu sót xảy ra, có tài liệu chứng minh khi cần thiết.

- Căn cứ vào các chế độ nguyên tắc quản lý tài sản của Nhà nước và của ngành phát hành sách đã ban hành, quy định cụ thể một số chế độ nguyên tắc quản lý tài sản của cửa hàng quốc doanh và các nhân viên phát hành sách huyện nhằm tăng cường hơn nữa chế độ trách nhiệm quản lý tài sản của các đơn vị phát hành sách.

II. NGUYÊN TẮC CHUNG

Điều 1. - Những cán bộ, nhân viên trong ngành phát hành sách được phân công trực tiếp làm nhiệm vụ phát hành sách ở các khu vực (dưới huyện) hoặc bán sách tại các cửa hàng, hoặc làm công tác có liên quan đến các điều quy định dưới đây, đối với cửa hàng và nhân viên phát hành huyện, đều phải chấp hành đầy đủ các điều ghi trong bản quy định này.

Điều 2. – Nhân viên phát hành huyện, nhân viên cửa hàng phải bảo đảm quản lý tốt tài sản do mình phụ trách, bao gồm sách, văn hoá phẩm, tiền chưa nộp, sách tạm giao chưa thanh toán, các dụng cụ, đồ đạc dùng cho việc bán sách, v.v…

Không làm hư hỏng mất mát, không sử dụng các tài sản đó vào việc riêng và phải thường xuyên bảo đảm tài sản khớp với sổ sách chứng từ.

III. CHẾ ĐỘ NGUYÊN TẮC CỤ THỂ

Điều 3. – Giao nhận sách.

Bao gồm sách nhận và trả lại Quốc doanh phát hành sách tỉnh, sách giao và nhận trả lại của các lực lượng phát hành (không kể phần bán lẻ ở cửa hàng, hoặc bán lưu động).

Khi giao nhận phải đảm bảo những nguyên tắc dưới đây:

a) Khi giao sách:

- Sách, văn hoá phẩm khi xuất bản phải kèm theo hoá đơn. Trong hoá đơn phải ghi đầy đủ tên sách, số lượng, giá đơn vị và thành tiền.

- Hoá đơn phải có ký nhận của hai bên, ghi rõ ngày giao nhận và tên người giao nhận.

- Trường hợp người mua hàng trực tiếp nhận hàng thì hoá đơn chỉ làm hai bản: một bản lưu trữ và một bản giao cho người mua.

- Trường hợp hàng gửi đi do yêu cầu của người mua thì hoá đơn sẽ làm thành ba bản: một bản lưu trữ và hai bản kèm theo hàng.

b) Khi nhận sách:

- Khi nhận sách phải kiểm kê và đối chiếu với hoá đơn về số lượng, giá đơn vị và thành tiền cho phù hợp với thực tế.

- Khi kiểm kê xong phải ký nhận và ghi là đã nhận đủ vào hai bản hoá đơn, một bản lưu trữ, một bản giao cho đơn vị gửi bán làm chứng từ thanh toán.

- Trường hợp sách gửi đến không có người áp tải kèm theo khi kiểm kê, nếu giữa hoá đơn và thực tế không phù hợp nhau hoặc hàng hoá bị rách nát, hư hỏng, thì phải lập biên bản gửi ngay cho đơn vị bán. Nội dung biên bản gồm: số sách thiếu hụt, rách nát theo hoá đơn số mấy, ngày mấy, số lượng và thành tiền thiếu hụt, lý do và người chứng nhận. Người chứng nhận phải là đồng chí Chủ nhiệm hoặc người được uỷ nhiệm.

c) Sách, văn hoá phẩm trả lại:

Thủ tục giao nhận hàng cũng như trên nhưng cần phải chú ý mấy điểm:

- Những sách trả lại nếu là sách đã hạ giá thì nhất thiết phải sửa lại giá cả ngay từng cuốn để tránh nhầm lẫn xảy ra.

- Phải đảm bảo phẩm chất không hoen ố, rách nát.

- Tuyệt đối không được nhận tạm hoặc xuất tạm trong bất cứ một trường hợp nào.

Điều 4. – Bán hàng.

- Nguyên tắc là không bán chịu (không kể phần tạm giao cho lực lượng phát hành). Trường hợp các hợp tác xã nông nghiệp có ký hợp đồng mua sách đến mùa thanh toán thì phải có quốc doanh phát hành sách tỉnh đồng ý mới được thi hành.

- Mỗi lần bán cho hợp tác xã theo hợp đồng phải ghi rõ bán cho hợp tác xã nào, sách gì, bao nhiêu bản, thành tiền, thời gian thanh toán và có ký nhận của hai bên làm chứng từ theo dõi. Những trường hợp bán chịu vô nguyên tắc thì người bán hàng chịu hoàn toàn trách nhiệm.

- Bán đến đâu phải ghi sổ sách đến đấy. Nội dung ghi bao gồm số lượng và thành tiền. Các cửa hàng huyện cần ghi cả tên sách trong một số cuốn điển hình (do quốc doanh phát hành sách tỉnh quy định). Cuối ngày cộng lại và phân tích vào sổ bán hàng kiêm thống kê.

- Trong lúc bán hàng không được nhờ một người khác bán hộ. Trường hợp những ngày lễ nếu cần thiết phải tăng thêm người thì người được bổ sung không được thu tiền, mà phải do người phụ trách việc bán hàng trực tiếp thu tiền.

- Tiền bán hàng được phải để riêng ở hòm tiền, không lẫn lộn với tiền tư. Số tiền bán được phải đúng thực tế với sổ sách đã bán và không được mượn để tiêu hoặc cho vay.

- Những cửa hàng cộng đồng trách nhiệm cần bố trí việc ghi chép riêng và hòm tiền riêng cho từng người. Cuối mỗi ngày tổng hợp chung và đối chiếu chung.

Điều 5. – Thanh toán và nộp tiền.

a) Đối với cửa hàng (huyện, thị trấn, thị xã):

- Hàng ngày người phụ trách cửa hàng huyện, thị trấn phải mang số tiền bán được nộp tại quỹ hoặc Chi điếm Ngân hàng gần nhất (theo quy định của quốc doanh hoặc hiệu sách).

- Trường hợp nếu trong ngày số tiền bán không quá 10đ thì được để sang ngày sau, nhưng phải chịu trách nhiệm nếu để xảy ra mất mát.

- Tiền nộp phải phù hợp với sổ sách (kể cả số tiền lẻ) bán được trong ngày. Nếu sai lệch phải ghi cụ thể vào sổ bán hàng số tiền sai lệch đó và lý do sai lệch.

- Nộp tiền phải lấy biên lai. Nội dung biên lai phải ghi rõ tên người nộp, số tiền nộp, ngày nộp và tên người nhận. Nếu là nộp tại Ngân hàng thì sau khi nộp phải báo cho hiệu sách hoặc Quốc doanh phát hành sách tỉnh biết để ghi sổ sách theo dõi, còn biên lai nộp tiền do người nộp lưu trữ để tiện cho việc tra cứu sau này.

b) Đối với nhân viên phát hành huyện:

- Cứ sau một lần đi xuống xã thì khi về phải mang nộp số tiền bán được trong những ngày đó tại hiệu sách hoặc Chi điếm Ngân hàng huyện (do hiệu sách quy định). Trường hợp chưa đến kỳ hạn về những số tiền thu được đã quá 50đ thì phải chuyển ngay về hiệu sách huyện.

- Số tiền nộp phải đúng với sổ sách bán được, nếu sai lệch phải ghi lý do cụ thể và báo cho đồng chí phụ trách hiệu sách nhân dân huyện biết. Tuyệt đối không để luân chuyển số tiền của đợt này qua đợt khác.

- Nộp tiền phải lấy biên lai, nếu nộp tại Ngân hàng thì phải báo cho hiệu sách biết để ghi sổ sách.

c) Đối với các lực lượng phát hành khác:

- Về các lực lượng phát hành chuyên nghiệp và bán chuyên nghiệp thì tuỳ theo hoàn cảnh từng nơi bố trí để quốc doanh hoặc hiệu sách trực tiếp phụ trách, hoặc do nhân viên phát hành hay cửa hàng phụ trách. Phương thức thanh toán đối với loại này là tạo mọi điều kiện để thanh toán dễ dàng, nhưng tối đa mỗi kỳ thanh toán không quá 15 ngày.

- Khi nộp tiền sẽ trừ phần trăm theo chế độ hoa hồng đã quy định cho các lực lượng phát hành.

- Về lực lượng phát hành sử dụng đột xuất thì phải thanh toán tiền ngay sau mỗi đợt vận động. Trong trường hợp thiếu phải giải quyết dứt khoát bằng cách trừ vào tiền thù lao của lực lượng được hưởng. Nếu số thiếu quá mức tiền thù lao thì phải có biên bản cụ thể để xét việc bồi thường.

Điều 6. - Kiểm kê và bảo quản tài sản.

a) Về kiểm kê:

- Đối với các cửa hàng và nhân viên phát hành huyện hàng tháng phải kiểm kê tồn kho bằng tiền.

- Hàng quý phải kiểm kê số lượng và thành tiền.

- Sáu tháng và một năm phải kiểm kê chi tiết từng tên cuốn sách và có phân loại gửi về hiệu sách hoặc quốc doanh tỉnh.

- Khi kiểm kê xong bất kỳ ở đơn vị nào đều phải đối chiếu sổ sách ngay, có kết luận thừa thiếu và có biện pháp giải quyết.

- Trường hợp có đợt hạ giá thì nguyên tắc là phải kiểm kê thực tế, có đại diện cơ quan hữu quan chứng kiến (bao gồm cả phần lực lượng). Số sách hạ giá phải được sửa giá ngay trên từng cuốn sách.

- Đối với những tài khoản vãng lai giao dịch như: công nợ với quốc doanh tỉnh, tạm giao các lực lượng phát hành…, hàng tháng phải đối chiếu kịp thời, phát hiện sai lầm, mỗi lần đối chiếu xong phải có chứng nhận vào sổ sách để làm cơ sở theo dõi.

b) Về bảo quản tài sản:

Nhiệm vụ chung là phải bảo quản tốt các tài sản, không để xảy ra hư hỏng, mất mát. Cụ thể là:

- Đối với cửa hàng, các cửa ra vào phải có khoá, hết giờ phải xem xét và khoá cẩn thận, không dùng cửa hàng làm lối qua lại.

- Các quầy tủ, giá bày sách, đựng sách trong cửa hàng phải được thường xuyên kiểm tra đề phòng mối xông, ẩm ướt, bụi bặm, v.v… Đối với cửa hàng làm bằng tre nứa lá phải đặc biệt chú ý đề phòng hoả hoạn.

- Cửa hàng nhất thiết phải có các dụng cụ phòng hoả tối thiệu để sử dụng khi cần thiết; mặt khác không để các đồ vật dễ cháy như củi, dầu, vỏ bào, v.v… xung quanh cửa hàng. Trường hợp các cửa hàng dùng điện thì trước khi khoá cửa hàng phải kiểm tra kỹ.

- Đối với nhân viên phát hành huyện, nếu tài sản còn phải để nhờ nhà nhân dân, phải có hòm đựng sách và khoá khi đi công tác, khi về phải chú ý xem xét cẩn thận, nếu mất mát phải lập biên bản, có người làm chứng rồi báo cáo ngay để kịp thời tra cứu.

Điều 7. – Bàn giao.

a) Bàn giao vì thay đổi công tác:

- Phải bàn giao tài sản cố định và vật rẻ tiền mau hỏng như nhà cửa, quầy tủ, đồ đạc…

- Bàn giao về tài sản lưu động: kho hàng, quỹ, công nợ.

- Bàn giao sổ sách, chứng từ gồm sổ sách bán hàng, hoá đơn, biên lai và các chứng từ giao dịch khác.

- Tài sản bàn giao phải kiểm kê thực tế và phải đối chiếu sổ sách, có kết toán công nhận và người chứng kiến.

- Biên bản bàn giao phải lập thành ba bản: một bản người nhận giữ, một bản người giao giữ và một bản gửi hiệu sách hoặc quốc doanh tỉnh. Trong biên bản phải ghi rõ những trường hợp phải giải quyết thừa thiếu tài sản, công nợ, thiếu chứng từ, v.v… Mỗi lần bàn giao đều phải có đồng chí Chủ nhiệm hoặc các cán bộ được uỷ quyền chứng kiến.

b) Bàn giao vì ốm đau, đi phép hay công tác ngắn hạn (không quá 20 ngày).

- Khi bàn giao chỉ giao một số sách để mặt hàng để bán, không bàn giao số sách dự trữ khác. Trường hợp không có tủ khoá chứa sách dự trữ thì có thể bó lại, niêm phong và giao bó. Nếu thiếu sách bán sẽ lấy ở kho, không lấy ở sách dự trữ, kể cả các bó đã niêm phong.

- Về sổ sách thì chỉ cần bàn giao quyển bán hàng nhưng phải có sự xác nhận giữa hai bên để phân rõ được trách nhiệm sau này.

- Bàn giao phải làm thành ba bản: một người giao giữ, một người nhận giữ và một gửi hiệu sách huyện hoặc quốc doanh tỉnh.

- Trường hợp cửa hàng bán cộng đồng trách nhiệm, nếu đi trên một tháng phải kiểm kê bàn giao thực tế cho người ở lại nhận.

- Khi người giao trở lại công tác thì phải bàn giao lại số tài sản trên cơ sở hiện có và tình hình bán được trong các ngày đó.

c) Bàn giao về trường hợp đột xuất.

Nếu có trường hợp ốm đau, đi công tác đặc biệt, v.v… không đủ thời gian ở lại bàn giao thì hiệu sách nhân dân hoặc quốc doanh phải thành lập một Hội đồng bàn giao. Kết quả bàn giao sẽ gửi cho người phụ trách một bản để tiện việc tra cứu sau này.

Điều 8. – Chi tiêu.

- Nguyên tắc là các cửa hàng và nhân viên phát hành huyện không được xuất quỹ để chi tiêu, bất kỳ một trường hợp nào (trừ các cửa hàng đã hạch toán kế toán).

- Mỗi khi cần thiết chi tiêu phải có dự trù, và chỉ được chi khi quốc doanh hoặc hiệu sạch đã xét duyệt.

- Số tiền chi tiêu phải thanh toán ngay với quốc doanh kèm theo chứng từ, không lấy vào tiền bán hàng.

- Riêng về phần trừ hoa hồng cho các lực lượng phát hành thì được tính trước vào số tiền bán hàng theo các chứng từ bán sách nhưng phải báo cáo với quốc doanh và thanh toán ngay để đỡ phức tạp sổ sách.

Điều 9. - Chứng từ sổ sách.

a) Sổ sách:

- Sổ sách của cửa hàng và nhân viên phát hành huyện bao gồm:

+ Sổ theo dõi tài khoản với hiệu sách hoặc quốc doanh;

+ Sổ công nợ và tạm giao;

+ Sổ bán hàng kiêm thống kê;

Đối với cửa hàng thêm một sổ kê các tài sản cố định và vật rẻ tiền mau hỏng.

- Các sổ sách này phải thống nhất biểu mẫu do quốc doanh tỉnh quy định và phải ghi chép đúng các mục đã hướng dẫn không được tuỳ tiện thay đổi.

- Nếu đơn vị cửa hàng đã hạch toán kế toán thì áp dụng theo chế độ “quản lý kinh doanh” do Bộ Văn hoá đã ban hành.

b) Chứng từ.

Chứng từ bao gồm:

- Hoá đơn nhận sách của hiệu sách hoặc quốc doanh;

- Hoá đơn trả lại sách;

- Các biên lai, phiếu thu tiền;

- Các bản kê hạ giá và kiểm kê tài sản, v.v…

Các chứng từ, sổ sách phải vào hàng ngày, cấm tẩy xoá, xé bỏ, trừ trường hợp ghi sai, phải dùng mực đỏ để chữa lại, có ghi tên và chữ ký của người chữa chịu trách nhiệm.

Sổ sách phải phù hợp với thực tế, những hành vi cố ý làm sai sổ sách coi như phạm pháp.

Chứng từ phải sắp xếp thứ tự theo thời gian và lưu trữ đầy đủ nếu chưa có lệnh (bằng giấy) của quốc doanh tỉnh thì không được tự ý huỷ bỏ.

Điều 10. – Báo cáo.

Hàng năm, quý, tháng phải đảm bảo đúng kỷ luật báo cáo về các mặt thời gian, nôih dung, báo biểu.

Báo cáo phải ghi rõ ngày gửi đi, người làm báo cáo và phải lưu trữ một bản để làm căn cứ sau này.

Trường hợp sai lệch phát hiện ra, phải kịp thời báo cáo bổ sung để điều chỉnh.

Nội dung báo cáo quy định:

Hàng tháng:

Một bản báo cáo tài vụ kèm theo các chi tiết:

- Tiền bán chịu trong tháng và nợ cũ còn lại;

- Tiền hoa hồng trừ cho các lực lượng phát hành;

- Tạm giao sách cho các lực lượng phát hành chưa thanh toán.

Hàng quý và năm:

Cũng như trên và thêm một bản chi tiết về tồn kho.

Thời gian báo cáo thống nhất vào ngày 25 hàng tháng và gửi hiệu sách hoặc quốc doanh chậm nhất là ngày 30 tháng đó.

IV. THI HÀNH

Điều 11. - Những quy định trên là các nguyên tắc cơ bản trong việc quản lý, các nhân viên phát hành huyện và cửa hàng phải chấp hành đầy đủ. Đơn vị, cá nhân nào có thành tích trong việc chấp hành sẽ được đề nghị khen thưởng.

Những đơn vị, cá nhân nào không chấp hành đúng sẽ tuỳ theo lỗi nặng nhẹ để thi hành kỷ luật thích đáng.

Điều 12. – Các ông Giám đốc, Trưởng phòng Kế hoạch tài vụ Quốc doanh phát hành sách trung ương, Giám đốc, Trưởng ty Văn hoá, Chủ nhiệm, kế toán trưởng các quốc doanh phát hành sách các khu, tỉnh, thành có nhiệm vụ hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra chấp hành đầy đủ các quy định trên.

Điều 13. - Bản quy định này bắt đầu thi hành kể từ ngày ban hành; trong khi thi hành thấy có điều nào chưa thích hợp thì các Quốc doanh phát hành sách báo cáo để Bộ bổ sung cho đầy đủ.