QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ VIỆC TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT CÔNG TÁC LÃNH SỰ (TRÍCH)

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này:

1. Quy định về việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan khác được Ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là cơ quan đại diện).

2. Biểu mẫu sổ, giấy tờ sau:

• Mẫu số 01/NG-LS "Sổ đăng ký công dân";

• Mẫu số 02/NG-LS "Phiếu đăng ký công dân";

• Mẫu số 03/NG-LS "Sổ cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ";

• Mẫu số 04/NG-LS "Sổ cấp hộ chiếu phổ thông cho công dân Việt Nam ở nước ngoài"

• Mẫu số 05/NG-LS "Sổ gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu cho công dân Việt Nam ở nước ngoài" (dùng chung cho cả 3 loại hộ chiếu);

• Mẫu số 06/NG-LS "Sổ cấp, gia hạn Giấy thông hành";

• Mẫu số 07/NG-LS "Sổ cấp thị thực cho người nước ngoài và người Việt Nam mang hộ chiếu nước ngoài";

• Mẫu số 08/NG-LS " Sổ sửa đổi, bổ sung thị thực cho người nước ngoài và người Việt Nam mang hộ chiếu nước ngoài";

• Mẫu số 09/NG-LS "Sổ theo dõi nhập quốc tịch Việt Nam và trở lại quốc tịch Việt Nam";

• Mẫu số 10/NG-LS "Sổ theo dõi mất quốc tịch Việt Nam";

• Mẫu số 11/NG-LS "Sổ theo dõi Ủy thác tư pháp";

• Mẫu số 12/NG-LS "Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự";

• Mẫu số 13/NG-LS "Biên bản hỦy ấn phẩm trắng lãnh sự";

• Mẫu số 14/NG-LS "Giấy phép nhập cảnh thi hài, di hài";

• Mẫu số 15/NG-LS "Sổ cấp phép nhập cảnh thi hài, di hài";

• Mẫu số 16/NG-LS "Báo cáo về việc quản lý và sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 30 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định 297/QĐ-NG ngày 26/9/1996 của Bộ Ngoại giao ban hành một số quy định về trình tự và thủ tục giải quyết công tác lãnh sự.

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT CÔNG TÁC LÃNH SỰ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 05/ 2002/QĐ-BNG ngày 30 /7/ 2002 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao)

I. VIỆC KÝ CÁC GIẤY TỜ VỀ LÃNH SỰ:

1. Việc ký và Ủy quyền ký các giấy tờ ở trong nước

1.1. Cục trưởng Cục Lãnh sự và Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh có quyền ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; ký cấp, sửa đổi, bổ sung thị thực cho người nước ngoài thuộc diện được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao, lãnh sự; ký công văn và điện thông báo hoặc hướng dẫn công tác lãnh sự cho cơ quan đại diện; ký hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự và các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật.

1.2. Cục trưởng Cục Lãnh sự có thể Ủy quyền cho Trưởng phòng, Phó trưởng phòng các Phòng chức năng thuộc Cục ký các giấy tờ nêu tại mục 1.1, trừ việc ký cấp, gia hạn sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, các công văn, điện cho người đứng đầu cơ quan đại diện.

Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh có thể Ủy quyền cho Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Lãnh sự thuộc Sở ký các giấy tờ nêu tại mục 1.1, trừ việc ký cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao.

2. Việc ký và Ủy quyền ký các giấy tờ, tài liệu tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

2.1. Người đứng đầu cơ quan đại diện có quyền ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung các loại hộ chiếu, giấy thông hành; ký cấp, sửa đổi, bổ sung các loại thị thực; ký công chứng, hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu; ký giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch và các công văn, giấy tờ khác liên quan đến công tác lãnh sự theo quy định của pháp luật.

2.2. Người đứng đầu cơ quan đại diện có thể Ủy quyền cho viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự ký các giấy tờ nêu tại mục 2.1, trừ việc ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao. ở những cơ quan đại diện có phòng lãnh sự, người đứng đầu cơ quan đại diện có thể Ủy quyền cho Trưởng phòng lãnh sự ký các giấy tờ nêu tại mục 2.1.

2.3. Người được Ủy quyền phải đáp ứng các tiêu chuẩn nêu tại khoản 2,3 và 4 Điều 2 Nghị định số 189/HĐBT ngày 04/6/1992 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh lãnh sự. Căn cứ tình hình thực tế và yêu cầu của công tác lãnh sự tại địa bàn, người đứng đầu cơ quan đại diện quyết định số lượng (từ 01 đến 03) người được Ủy quyền ký các giấy tờ về lãnh sự.

2.4. Thủ tục Ủy quyền và chấm dứt Ủy quyền:

2.4.1. Việc Ủy quyền và chấm dứt Ủy quyền ký các giấy tờ lãnh sự phải được lập thành văn bản lưu tại cơ quan đại diện và thông báo cho Cục Lãnh sự. Văn bản thông báo Ủy quyền phải do người đứng đầu cơ quan đại diện (hoặc cấp phó) ký và phải nêu rõ họ tên, chức vụ của người được Ủy quyền, sự cần thiết của việc Ủy quyền, phạm vi Ủy quyền, kèm theo chín (09) mẫu chữ ký của người được Ủy quyền.

2.4.2. Căn cứ vào điểm 2.3, Cục Lãnh sự xem xét trả lời cơ quan đại diện trong vòng 5 ngày làm việc về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký Ủy quyền; nếu từ chối cần nêu rõ lý do.

2.4.3. Những người được Ủy quyền chỉ được ký các giấy tờ lãnh sự sau khi Cục Lãnh sự thông báo chấp nhận đăng ký Ủy quyền.

2.4.4. Trường hợp không đồng ý đăng ký Ủy quyền hoặc người được Ủy quyền có sai phạm nghiêm trọng, Cục trưởng Cục Lãnh sự yêu cầu người đứng đầu cơ quan đại diện rút lại hoặc chấm dứt việc Ủy quyền. Trường hợp không đạt được sự thống nhất trong vấn đề này, Cục Lãnh sự báo cáo Lãnh đạo Bộ quyết định.

2.4.5. Cục Lãnh sự có trách nhiệm thông báo mẫu chữ ký của người được Ủy quyền, phạm vi Ủy quyền cũng như việc chấm dứt Ủy quyền cho Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an), Bộ Tư lệnh bộ đội biên phòng (Bộ Quốc phòng) và các cơ quan liên quan khác.

Cơ quan đại diện có trách nhiệm giới thiệu mẫu chữ ký, phạm vi Ủy quyền của người được Ủy quyền ký các giấy tờ lãnh sự cho các cơ quan liên quan của nước ngoài sau khi Cục Lãnh sự thông báo chấp nhận đăng ký Ủy quyền.

2.4.6. Cục Lãnh sự, các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm quản lý và lưu giữ văn bản thông báo Ủy quyền và chấm dứt Ủy quyền nói trên.

II. QUY TRÌNH CẤP PHÁT CÁC GIẤY TỜ VỀ LÃNH SỰ:

1. Quy trình cấp phát các giấy tờ lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và cơ quan đại diện được thực hiện như sau:

a) Nhận hồ sơ:

- Kiểm tra hồ sơ, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì viết giấy biên nhận, hẹn ngày trả kết quả;

- Viết biên nhận dự thu hoặc hóa đơn thu lệ phí;

- Chuyển hồ sơ cho bộ phận xử lý.

b) Thu lệ phí;

c) Xử lý hồ sơ:

- Đề xuất hướng giải quyết;

- Duyệt ý kiến đề xuất; những trường hợp giải quyết ngoại lệ, người duyệt cần ký và ghi rõ lý do vào hồ sơ.

- Điện báo cho các cơ quan liên quan (nếu cần); tiếp nhận và lưu theo hệ thống các điện trả lời của trong nước (đối với các cơ quan đại diện);

-Viết hoặc nhập dữ liệu và in ấn; dán màng mỏng (đối với hộ chiếu);

- Đóng dấu nghiệp vụ;

- Ký cấp;

- Đóng dấu quốc huy,

- Vào sổ lưu và chuyển cho bộ phận trả kết quả.

d) Trả kết quả:

- Kiểm tra lần cuối hồ sơ đã xử lý;

- Trả giấy tờ, có ký nhận;

- Chuyển toàn bộ hồ sơ vào lưu theo hệ thống.

đ) Lưu hồ sơ theo công việc, thứ tự thời gian giải quyết.

2. Nguyên tắc giải quyết:

a) Mỗi cán bộ xử lý và chịu trách nhiệm một hoặc một số công việc của quy trình nêu trên. ở những nơi công việc lãnh sự không nhiều hoặc không đủ cán bộ để phụ trách từng công việc thì một người có thể thực hiện nhiều công việc của quy trình này nhưng phải đảm bảo: một người không giải quyết toàn bộ công việc như một quy trình khép kín; người viết hóa đơn không đồng thời là người thu tiền; người ký không đồng thời là người giữ và đóng dấu quốc huy; người ký và giữ dấu không đồng thời là người quản lý ấn phẩm trắng (hộ chiếu, thị thực, các giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch.v.v.).

b) Công đoạn xử lý hồ sơ (điểm II.1.c) phải do cán bộ ngoại giao hoặc cán bộ lãnh sự thực hiện, trừ việc viết, nhập dữ liệu, in ấn, dán màng mỏng, đóng dấu và vào sổ lưu có thể do cán bộ khác thực hiện.

3. Hồ sơ, giấy tờ về lãnh sự phải do đương sự trực tiếp nộp và cán bộ lãnh sự tiếp nhận tại trụ sở cơ quan. Nghiêm cấm việc nhận hồ sơ, giấy tờ lãnh sự ngoài trụ sở. Trong những trường hợp đặc biệt, nếu có lý do chính đáng đương sự không thể đến trụ sở cơ quan nộp trực tiếp được thì có thể giải quyết thông qua Ủy quyền. ở nước ngoài, người đứng đầu cơ quan đại diện căn cứ vào tình hình cụ thể ở địa bàn mình quy định bằng văn bản việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ lãnh sự thông qua Ủy quyền.

4. Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm thông báo công khai các quy định hiện hành về thủ tục cấp phát các giấy tờ, lệ phí lãnh sự và lịch tiếp khách.

III. QUẢN LÝ ẤN PHẨM TRẮNG LÃNH SỰ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ CÔNG TÁC LÃNH SỰ

1. Quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự:

a) ấn phẩm trắng lãnh sự bao gồm: các loại hộ chiếu, thị thực (dán, rời), giấy thông hành, màng bảo vệ, giấy tờ về hộ tịch.

b) Hằng năm, Cơ quan đại diện căn cứ vào nhu cầu thực tế, số lượng đã sử dụng của các năm trước, dự trù với Cục Lãnh sự số lượng các loại ấn phẩm trắng lãnh sự sử dụng cho năm sau. Cục Lãnh sự lên kế hoạch in và mua ấn phẩm trắng lãnh sự, bảo đảm cung cấp kịp thời cho cơ quan đại diện.

c) Người đứng đầu Cơ quan đại diện có văn bản gửi Cục Lãnh sự, trong đó ghi rõ số lượng ấn phẩm trắng lãnh sự xin cấp và về việc Ủy quyền cho cán bộ của cơ quan hoặc người cơ quan khác có hộ chiếu ngoại giao làm thủ tục nhận ấn phẩm trắng lãnh sự tại Cục Lãnh sự và việc vận chuyển đến Cơ quan đại diện. Người đứng đầu Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm về sự Ủy quyền này.

d) ấn phẩm trắng lãnh sự phải được quản lý như tài liệu mật và bảo quản trong kho của Cơ quan đại diện. Người đứng đầu Cơ quan đại diện cử cán bộ quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự; Cơ quan đại diện phải tuyệt đối tuân thủ các quy định về nhập xuất kho, an toàn về chống mất cắp, cháy, ẩm...

e) Định kỳ hàng quí và cuối năm, Cơ quan đại diện báo cáo việc quản lý và sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự (theo mẫu số 16/NG-LS), tính đến hết ngày 25 tháng cuối cùng của mỗi quí. Báo cáo chuyển về Cục Lãnh sự chậm nhất là ngày 10 tháng đầu của quý tiếp theo bằng công điện. Những cơ quan đại diện không gửi báo cáo có thể bị tạm thời ngừng cung cấp ấn phẩm trắng lãnh sự.

f) Đối với ấn phẩm trắng lãnh sự không đủ tiêu chuẩn để cấp phát, hỏng do lỗi kỹ thuật khi cấp phát, sử dụng, hàng năm Người đứng đầu Cơ quan đại diện lập Ban kiểm kê, có biên bản (mẫu số 13/NG-LS) và tiến hành hỦy và thông báo cho Cục Lãnh sự.

2. Quản lý và lưu trữ hồ sơ công tác lãnh sự:

Mỗi cơ quan cần lập và lưu trữ hai loại hồ sơ sau:

a. Hồ sơ nguyên tắc: bao gồm các văn bản pháp quy, các điều ước quốc tế liên quan, hồ sơ và các văn bản liên quan đến việc thành lập các cơ quan lãnh sự của Việt Nam và nước ngoài, các công văn, điện, tài liệu hướng dẫn công tác lãnh sự của Bộ và của Cục Lãnh sự.

Công tác lãnh sự được tiếp cận nghiên cứu và vận dụng quy định tại các tài liệu này vào công tác lãnh sự.

b. Hồ sơ cấp phát giấy tờ: được lưu giữ theo từng loại công việc và thứ tự thời gian giải quyết:

- Đối với các trường hợp cấp đổi hộ chiếu thì hồ sơ phải ghi rõ số hộ chiếu, họ tên người ký và ngày cấp hộ chiếu cũ.

- Hồ sơ cấp hộ chiếu được lưu trữ trong thời hạn 8 năm; Hồ sơ gia hạn hộ chiếu được lưu trữ trong thời hạn 3 năm.

- Hồ sơ cấp giấy thông hành được lưu trữ trong thời hạn 03 năm.

- Hồ sơ cấp thị thực cho người nước ngoài (kể cả người Việt Nam mang hộ chiếu nước ngoài) được lưu trữ trong thời hạn 1 năm, điện báo cấp thị thực được lưu trữ riêng trong thời hạn 3 năm.

- Hồ sơ hợp pháp hóa, chứng nhận giấy tờ, tài liệu được lưu trữ trong thời hạn 5 năm.

- Hồ sơ công chứng và cấp phát các giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch được lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Các sổ lưu về từng loại công việc lãnh sự được lập theo mẫu thống nhất và được lưu trữ không hạn định.

3. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, người đứng đầu cơ quan đại diện cử cán bộ lưu trữ và bảo quản hồ sơ.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các cơ quan đại diện có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh Quy định này. Hàng năm các cơ quan đại diện và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh tiến hành tổng kết việc thực hiện Quy định này và gửi cho Cục Lãnh sự báo cáo về công tác lãnh sự và các kiến nghị (nếu có) trong quá trình thực hiện Quy định này.

2. Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và các cơ quan đại diện phải thực hiện nghiêm chỉnh việc gửi báo cáo lãnh sự định kỳ về Bộ (Cục Lãnh sự) để Cục Lãnh sự giúp Bộ tổng hợp tình hình công tác lãnh sự ngoài nước, thống kê số lượng hộ chiếu, thị thực, các giấy tờ về hộ tịch và việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa, công chứng. Hàng quý, sáu tháng đầu năm và hàng năm, Sở và các cơ quan đại diện gửi Cục Lãnh sự báo cáo lãnh sự tính đến hết ngày 25 tháng cuối cùng của mỗi quí, của sáu tháng đầu năm và của mỗi năm (theo mẫu số 12/NG-LS). Báo cáo này được gửi chậm nhất là ngày 10 của tháng đầu quí (Báo cáo quý), của tháng 7 (Báo cáo sáu tháng đầu năm) và của tháng 1 năm sau (Báo cáo năm).

3. Cơ quan, cá nhân vi phạm Quy định này tuỳ từng mức độ khác nhau sẽ bị xử lý theo quy định.

4. Cục Lãnh sự có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện Quy định này.