- Căn cứ Nghị định số 59/CP ngày 03-10-1996 của Chính phủ ban hành "Quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với doanh nghiệp Nhà nước";
- Căn cứ Nghị định số 27/1999/NĐ-CP ngày 20-4-1999 của Chính phủ "Sửa đổi, bổ sung quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với doanh nghiệp Nhà nước ban hành kèm theo Nghị định 59/CP ngày 03-10-1996 của Chính phủ";

- Căn cứ Thông tư số 189/1998/TT-BTC ngày 30-12-1998 của Bộ Tài chính ban hành "Hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với các tổ chức tín dụng cổ phần";

- Căn cứ Quyết định số 48/1999/QĐ-NHNN5 ngày 08 tháng 02 năm 1999 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành "Quy định về việc phân loại tài sản "Có", trích lập và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro trong hoạt động Ngân hàng của Tổ chức tín dụng";

Để việc hạch toán về trích lập và sử dụng các khoản dự phòng tại Tổ chức tín dụng được thống nhất, Ngân hàng Nhà nước hướng dẫn thực hiện như sau:

I- Trích lập và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro trong họat động Ngân hàng của tổ chức tín dụng : Dự phòng rủi ro là khoản dự phòng được hạch toán vào chi phí hoạt động thông qua việc trích lập dự phòng cho phần giá trị tài sản "Có" có khả năng không thể thu hồi được. Việc trích lập và sử dụng thực hiện theo Quyết định số 48/1999/QĐ-NHNN5 ngày 08 tháng 02 năm 1999 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành "Quy định về việc phân loại tài sản "Có", trích lập và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro trong hoạt động Ngân hàng của Tổ chức tín dụng" và cụ thể như sau:

1- Căn cứ phân loại Tài sản "Có" và tỷ lệ trích lập dự phòng:

Việc phân loại tài sản "Có" trong hoạt động Ngân hàng và tỷ lệ trích lập dự phòng được áp dụng đúng như quy định tại Điều 5, Điều 6 Quy định ban hành kèm theo Quyết định 48/1999/QĐ-NHNN5. Cụ thể:

a/ Trong hoạt động tín dụng

- Đối với tài sản "Có" thuộc nhóm 1, bao gồm:

+ Những khoản cho vay chưa đến hạn trả nợ (kể cả kỳ hạn nợ gia hạn).

+ Những khoản tiền chiết khấu, tái chiết khấu thương phiếu và giấy tờ có giá ngắn hạn khác chưa đến hạn thanh toán.

+ Những khoản cho thuê tài chính chưa đến hạn trả tiền thuê.

thì tỷ lệ trích lập dự phòng là 0%

- Đối với tài sản "Có" thuộc nhóm 2, bao gồm:

+ Những khoản cho vay có bảo đảm quá hạn trả nợ dưới 180 ngày; những khoản cho vay không có bảo đảm quá hạn trả nợ dưới 90 ngày.

+ Những khoản tiền chiết khấu, tái chiết khấu thương phiếu và giấy tờ có giá ngắn hạn khác đã quá hạn thanh toán trong thời gian dưới 30 ngày.

+ Số tiền trả thay cho người được bảo lãnh nhưng chưa thu hồi được trong thời gian dưới 30 ngày.

+ Những khoản cho thuê tài chính mà bên thuê không trả được tiền thuê trong thời gian dưới 180 ngày.

thì tỷ lệ trích lập dự phòng là 20%

- Đối với tài sản "Có" thuộc nhóm 3, bao gồm:

+ Những khoản cho vay có bảo đảm quá hạn trả nợ từ 180 ngày đến dưới 360 ngày; những khoản cho vay không có bảo đảm quá hạn trả nợ từ 90 ngày đến dưới 180 ngày.

+ Những khoản tiền chiết khấu, tái chiết khấu thương phiếu và giấy tờ có giá ngắn hạn khác đã quá hạn thanh toán từ 30 ngày đến dưới 90 ngày.

+ Số tiền trả thay cho người được bảo lãnh nhưng chưa thu hồi được trong thời gian từ 30 ngày đến dưới 90 ngày.

+ Những khoản cho thuê tài chính mà bên thuê không trả được tiền thuê từ 180 ngày đến dưới 360 ngày.

thì tỷ lệ trích lập dự phòng là 50%

- Đối với tài sản "Có" thuộc nhóm 4, bao gồm:

+ Những khoản cho vay có bảo đảm quá hạn trả nợ từ 360 ngày trở lên; những khoản cho vay không có bảo đảm quá hạn trả nợ từ 180 ngày trở lên.

+ Những khoản tiền chiết khấu, tái chiết khấu thương phiếu và giấy tờ có giá ngắn hạn khác đã quá hạn thanh toán từ 90 ngày trở lên.

+ Số tiền trả thay cho người được bảo lãnh nhưng chưa thu hồi được từ 90 ngày trở lên.

+ Những khoản cho thuê tài chính mà bên thuê không trả được tiền thuê từ 360 ngày trở lên.

thì tỷ lệ trích lập dự phòng là 100%

b/ Trong hoạt động dịch vụ thanh toán đối với khách hàng: Các đối tượng phải trích dự phòng theo tỷ lệ trích lập là 0,1% trên tổng số giá trị cần phải trích dự phòng, gồm các loại dịch vụ:

+ Các khoản séc Ngân hàng ký bảo chi nhưng không trích tài khoản tiền gửi của khách hàng để lưu ký vào tài khoản tiền gửi bảo đảm khả năng thanh toán tại Tổ chức tín dụng (theo số tiền trên tờ séc).

+ Các thẻ tín dụng (thẻ ghi Nợ) mà không lưu ký tiền vào tổ chức tín dụng để đảm bảo khả năng thanh toán (theo hạn mức của thẻ).

+ Các cam kết bảo lãnh thanh toán (thể hiện trên các tài khoản 9212, 9215, 9216,...).

+ Các khoản thanh toán hộ khách hàng, tổ chức tín dụng khác, nhưng chưa thu hồi được (như thanh toán séc lữ hành cho nước ngoài,...).

c/ Đối với lãi dự thu:

Khi Tổ chức tín dụng hạch toán thu lãi theo phương pháp dự thu và chế độ tài chính có quy định cuối năm không phải tính toán điều chỉnh cũng như quy định phải lập dự phòng đối với các khoản lãi dự thu thì những khoản lãi dự thu đã hạch toán vào thu nhập mà phát hiện có chứng cứ không có khả năng thu được cũng phải được xem xét và trích lập dự phòng (tỷ lệ dự phòng cơ chế tài chính). Trong trường hợp này, khi tính toán, trích lập dự phòng phải trên cơ sở sở các chứng từ đã hạch toán vào dự thu trước đây, nay số lãi đó không có khả năng thu hồi.

2- Thủ tục các nghiệp vụ kế toán liên quan:

a. Thủ tục kế toán khi trích lập dự phòng:

- Trong thời hạn quy định phải trích lập dự phòng, Tổ chức tín dụng thực hiện phân loại Tài sản "Có", căn cứ tổng tài sản "Có" và các đối tượng phải trích lập dự phòng và tỷ lệ quy định tại Quyết định 48/1999/QĐ-NHNN5 để trích và lập đầy đủ thủ tục chứng từ kế toán.

- Chứng từ kế toán phải bao gồm các bảng tính toán tài sản "Có" theo từng nhóm, tỷ lệ trích của từng nhóm, số tiền trích dự phòng của mỗi nhóm, trên đó phải có đầy đủ chữ ký của những người liên quan.

- Và hạch toán:

Nợ TK 8722 - Chi dự phòng nợ phải thu khó đòi

Có các TK - Dự phòng phải thu khó đòi

b- Thủ tục kế toán khi sử dụng dự phòng:

- Trước khi sử dụng dự phòng để xử lý các rủi ro trong hoạt động Ngân hàng, các Tổ chức tín dụng phải tìm mọi biện pháp để thu hồi, kể cả quy trách nhiệm cho các cá nhân, viên chức, nhận viên tổ chức tín dụng có liên quan trong trường hợp do chủ quan gây nên.

- Việc sử dụng dự phòng rủi ro phải theo đúng các quy định tại điều 10, điều 11 và điều 12, Quyết định 48/1999/QĐ-NHNN5. Căn cứ vào nguồn dự phòng hiện có và quyết định xử lý rủi ro của Hội đồng xử lý rủi ro, kế toán Tổ chức tín dụng tiến hành lập chứng từ kế toán để hạch toán như sau:

Nợ các TK - Dự phòng phải thu khó đòi

Có TK Thích hợp (Cho vay, trả thay khách hàng ...)

Đồng thời hạch toán Nhập khoản nợ đã xử lý (xoá) vào tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán để theo dõi trong thời hạn nhất định nhằm mục đích tìm mọi biện pháp để có thể thu hồi lại:

Nhập TK - Nợ khó đòi đã xử lý (Mở tài khoản phân tích theo từng khách hàng nợ đã được xử lý)

c- Thủ tục kế toán hoàn nhập lại số dự phòng chưa sử dụng:

Đến cuối ngày 31/12 hàng năm, Tổ chức tín dụng phải kiểm tra lại số trích dự phòng trong năm, số đã sử dụng, số còn lại chưa sử dụng, nếu còn dư thì phải làm thủ tục hoàn nhập lại và hạch toán như sau:

Nợ các TK - Dự phòng phải thu khó đòi

Có TK - Các khoản thu nhập bất thường

d- Trường hợp sau khi đã xoá nợ từ dự phòng rủi ro, Tổ chức tín dụng lại thu hồi được toàn bộ hoặc một phần số nợ đã xoá, sau khi trừ các chi phí liên quan và thuế (nếu có), số còn lại, kế toán hạch toán:

Nợ TK Tiền mặt hay TK thích hợp

Có TK - Các khoản thu nhập bất thường

Đồng thời ghi:

Xuất TK Nợ khó đòi đã xử lý (Tài khoản phân tích nợ khó đòi đã xử lý trước đây).

e- Đối với khoản dự phòng rủi ro mà các Ngân hàng thương mại quốc doanh đã được Ngân hàng Nhà nước và Bộ Tài chính cho trích từ năm 1998 trở về trước chưa sử dụng hết, các Ngân hàng đươc giữ lại và xử lý theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

II- Trích lập và sử dụng Quỹ dự phòng tài chính: Quỹ dự phòng tài chính được hình thành từ kết quả hoạt động kinh doanh (phần lợi nhuận còn lại của Ngân hàng, tổ chức tín dụng) dùng để bù đắp những tổn thất, thiệt hại về tài sản mà Ngân hàng, tổ chức tín dụng phải chịu trong hoạt động kinh doanh, sử dụng để đảm bảo tính an toàn, sẵn sàng xử lý các trường hợp bất khả kháng. Việc trích lập và sử dụng Quỹ dự phòng tài chính thực hiện theo các quy định hiện hành, cụ thể:

1- Tại các doanh nghiệp Nhà nước thực hiện theo Nghị định số 59/CP ngày 03-10-1996 của Chính phủ ban hành "Quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với doanh nghiệp Nhà nước" và Nghị định số 27/1999/NĐ-CP ngày 20-4-1999 của Chính phủ "Sửa đổi, bổ sung quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với doanh nghiệp Nhà nước ban hành kèm theo Nghị định 59/CP ngày 03-10-1996 của Chính phủ" đã quy định:

- Mức trích: 10% số lợi nhuận còn lại (sau khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp).

- Số dư của quỹ: tối đa bằng 25% vốn điều lệ.

- Sử dụng quỹ: theo quy định tại Điều 33 của Quy chế.

Các Ngân hàng hạch toán Quỹ này vào tài khoản 613 "Quỹ dự phòng tài chính" trong Hệ thống tài khoản kế toán các tổ chức tín dụng ban hành theo Quyết định số 435/1998/QĐ-NHNN2 ngày 25-12-1998 của Thống đốc NHNN.

2- Tại các tổ chức tín dụng cổ phần thực hiện theo Thông tư số 189/1998/TT-BTC ngày 30-12-1998 của Bộ Tài chính "Hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với các tổ chức tín dụng cổ phần" đã quy định:

- Mức trích: 5% số lợi nhuận còn lại (sau khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp).

- Số dư của quỹ: tối đa bằng 10% vốn điều lệ .

- Sử dụng quỹ: theo quy định tại điểm 2, Mục VI của Thông tư .

Trong Thông tư của Bộ Tài chính thì Quỹ dự phòng tài chính có tên là Quỹ dự trữ bắt buộc, vì mục đích và nguồn trích lập quỹ này giống như Quỹ dự phòng tài chính (theo Nghị định của Chính phủ và Hệ thống tài khoản kế toán các TCTD) nên các tổ chức tín dụng cổ phần sẽ trích lập và sử dụng theo quy định của Thông tư 189 nêu trên và hạch toán Quỹ này vào tài khoản 613 "Quỹ dự phòng tài chính" trong Hệ thống tài khoản kế toán các tổ chức tín dụng ban hành theo Quyết định số 435/1998/QĐ-NHNN2 ngày 25-12-1998 của Thống đốc NHNN.

3- Tại các tổ chức tín dụng khác thực hiện theo Chế độ tài chính do Bộ Tài chính sắp ban hành và theo các quy định khác có liên quan .

Nhận được công văn này, các tổ chức tín dụng cần rà soát lại và thực hiện việc trích và sử dụng các dự phòng theo đúng các quy định hiện hành và hạch toán theo hướng dẫn tại công văn này.