Nghị định 62/CP được Chính phủ ban hành năm 1993 quy định chi tiết về việc quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan nhà nước, đơn vị kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang và một số chức danh tại Việt Nam. Văn bản này xác lập các nguyên tắc thống nhất nhằm bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và công dân.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Nghị định áp dụng đối với tất cả các cơ quan, tổ chức, đơn vị vũ trang, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội và các chức danh được phép sử dụng con dấu trong phạm vi cả nước, bao gồm cả các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài và các tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.

Các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu có hình Quốc huy

Theo quy định, các cơ quan và chức danh có thẩm quyền cao nhất trong bộ máy nhà nước được phép sử dụng con dấu có hình Quốc huy bao gồm:

• Chủ tịch nước và Văn phòng Chủ tịch nước.
• Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội và Văn phòng Quốc hội.
• Tòa án nhân dân các cấp, các tòa án khác và cơ quan thi hành án các cấp.
• Viện kiểm sát nhân dân các cấp.
• Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước thuộc Chính phủ.
• Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp.
• Đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
• Phòng công chứng Nhà nước các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
• Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện bên cạnh các tổ chức quốc tế liên Chính phủ và các phòng lãnh sự thuộc Đại sứ quán của Việt Nam ở nước ngoài.
• Các cơ quan thường xuyên làm công tác đối ngoại thuộc Bộ Ngoại giao và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
• Các trường hợp đặc biệt khác do Thủ tướng Chính phủ quyết định.

Các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu không có hình Quốc huy

Nhóm đối tượng được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy bao gồm:

• Các cơ quan, tổ chức trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan khác thuộc Chính phủ.
• Các ủy ban chuyên môn của Ủy ban nhân dân từ cấp huyện trở lên được tổ chức thành đơn vị công tác riêng, có quyền nhân danh mình để quản lý, chỉ đạo và giao dịch.
• Các tổ chức sự nghiệp công lập.
• Các tổ chức quần chúng, tổ chức phi chính phủ được thành lập và hoạt động hợp pháp.
• Các tổ chức kinh tế bao gồm: doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp đoàn thể, doanh nghiệp tư nhân, các tổ chức liên doanh (kể cả liên doanh với nước ngoài) và các tổ chức kinh tế tập thể.
• Các đơn vị công tác trực thuộc các cơ quan có con dấu (như đồn, trạm công an, thuế vụ, hải quan...) khi thực hiện nhiệm vụ được nhân danh mình để giao dịch, chứng nhận, lập biên bản hoặc thu tiền.
• Các cơ quan, tổ chức muốn sử dụng con dấu có biểu tượng riêng hoặc chữ nước ngoài phải được Bộ Nội vụ cho phép.

Thẩm quyền quy định mẫu, cấp phép và quản lý con dấu

• Bộ Nội vụ: Có trách nhiệm quy định cụ thể về kích thước, hình thể, nội dung và tổ chức khắc các loại con dấu sau khi thống nhất ý kiến với Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ. Bộ Nội vụ cũng phối hợp với Bộ Ngoại giao để quy định mẫu và quản lý con dấu dùng trong công tác đối ngoại.
• Cơ quan Công an từ cấp tỉnh trở lên: Thực hiện cấp giấy phép khắc dấu và đăng ký lưu chiểu mẫu con dấu trước khi đưa vào sử dụng.
• Đối với tổ chức nước ngoài: Các cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam phải thông báo mẫu dấu cho Bộ Ngoại giao Việt Nam. Các tổ chức nước ngoài khác muốn khắc hoặc mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng phải được Bộ Nội vụ cấp phép.
• Đối với tổ chức chính trị - xã hội: Các tổ chức thuộc Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tự quy định hình thể, kích thước, nội dung con dấu sau khi thỏa thuận với Ban Tổ chức - cán bộ Chính phủ và Bộ Nội vụ.
• Đối với lực lượng vũ trang: Bộ Quốc phòng và Bộ Nội vụ quy định riêng mẫu con dấu và phương thức quản lý đối với các đơn vị Quân đội nhân dân và Công an nhân dân.

Trách nhiệm quản lý và nguyên tắc sử dụng con dấu

Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm cao nhất trong việc quản lý và sử dụng con dấu theo các nguyên tắc nghiêm ngặt:

• Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được sử dụng duy nhất một con dấu cùng loại giống nhau.
• Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
• Nghiêm cấm tuyệt đối hành vi đóng dấu khống chỉ (đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc văn bản chưa có nội dung, chữ ký) và không được tự ý mang con dấu theo người ra khỏi cơ quan khi chưa được phép.
• Con dấu phải được bàn giao cho người có trình độ chuyên môn về văn thư bảo quản, giữ gìn. Người giữ con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự an toàn và tính chính xác khi đóng dấu.

Thu hồi, hủy con dấu và xử lý vi phạm

• Thu hồi con dấu: Khi có quyết định sáp nhập, chia tách hoặc giải thể cơ quan, tổ chức, cơ quan chủ quan có thẩm quyền ra quyết định thu hồi con dấu và bàn giao lại cho cơ quan Công an đã cấp phép để tiến hành hủy. Thời hạn giao lại con dấu tối đa là 15 ngày kể từ ngày ký quyết định giải thể, sáp nhập, chia tách.
• Xử lý vi phạm: Nghiêm cấm mọi hành vi làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả hoặc sử dụng con dấu trái với các quy định của pháp luật. Người vi phạm sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định pháp luật hiện hành.

Hiệu lực thi hành

Nghị định 62/CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Văn bản này thay thế cho các văn bản pháp lý trước đây bao gồm: Nghị định số 56/CP ngày 17 tháng 3 năm 1966, Quyết định số 90/HĐBT ngày 1 tháng 9 năm 1976 và Quyết định số 90/HĐBT ngày 19 tháng 7 năm 1989. Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Bộ trưởng - Trưởng Ban Tổ chức - cán bộ Chính phủ chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện nghị định này.