Nghị định 41-CP được ban hành năm 1995 bởi Chính phủ nhằm hướng dẫn chi tiết thi hành các quy định của Bộ luật Lao động về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong các doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức sử dụng lao động.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Nghị định quy định chi tiết về các đối tượng thuộc diện áp dụng và các trường hợp ngoại lệ không áp dụng các chế tài về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất:

• Đối tượng áp dụng: Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động trong các doanh nghiệp Nhà nước; doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác; đơn vị sự nghiệp hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế; các tổ chức kinh doanh, dịch vụ thuộc cơ quan hành chính, sự nghiệp, lực lượng vũ trang, đoàn thể được phép đăng ký kinh doanh; doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp trong khu chế xuất, khu công nghiệp; và các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoặc quốc tế đóng trên lãnh thổ Việt Nam có sử dụng lao động là công dân Việt Nam.
• Đối tượng không áp dụng: Công chức, viên chức làm việc trong các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà nước; người giữ các chức vụ được bầu, cử hoặc bổ nhiệm trong cơ quan Nhà nước; Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng và các thành viên Hội đồng Quản trị trong doanh nghiệp Nhà nước; thành viên các đoàn thể nhân dân, tổ chức chính trị, xã hội hoạt động theo quy chế riêng; xã viên hợp tác xã; sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ thuộc lực lượng quân đội nhân dân và công an nhân dân.

Nội dung kỷ luật lao động và xây dựng nội quy lao động

• Nội dung kỷ luật lao động: Bao gồm các quy định bắt buộc về việc chấp hành thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; chấp hành mệnh lệnh điều hành sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động; tuân thủ quy trình công nghệ, quy định về an toàn lao động, vệ sinh lao động; và bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, kinh doanh trong phạm vi trách nhiệm được giao.
• Nội dung chủ yếu của nội quy lao động: Người sử dụng lao động phải cụ thể hóa các nội dung về thời giờ làm việc và nghỉ ngơi (biểu thời gian, ca làm việc, nghỉ lễ, nghỉ phép, làm thêm giờ); trật tự trong doanh nghiệp (phạm vi đi lại, giao tiếp, giữ gìn trật tự chung); an toàn và vệ sinh lao động tại nơi làm việc; bảo vệ tài sản và bí mật công nghệ, kinh doanh; các hành vi vi phạm kỷ luật, hình thức xử lý kỷ luật và trách nhiệm vật chất tương ứng. Nội quy lao động phải được phổ biến đến từng người lao động và niêm yết công khai tại những nơi cần thiết trong đơn vị.
• Thủ tục đăng ký nội quy lao động: Nội quy lao động phải được đăng ký tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (đối với doanh nghiệp trong khu chế xuất, khu công nghiệp thì gửi qua Ban quản lý để đăng ký tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi Ban quản lý đặt trụ sở). Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải thông báo bằng văn bản về việc đăng ký; nếu phát hiện điều khoản trái pháp luật thì phải hướng dẫn đơn vị sửa đổi. Mọi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đều phải tiến hành đăng ký lại.

Các hình thức xử lý vi phạm và nguyên tắc kỷ luật lao động

• Các hình thức xử lý kỷ luật:
  • Khiển trách: Bằng miệng hoặc bằng văn bản, áp dụng đối với người lao động phạm lỗi lần đầu ở mức độ nhẹ.
  • Chuyển làm công việc khác: Chuyển sang công việc khác có mức lương thấp hơn trong thời hạn tối đa 6 tháng, áp dụng đối với người lao động đã bị khiển trách bằng văn bản mà tái phạm trong vòng 3 tháng hoặc có hành vi vi phạm nghiêm trọng đã được quy định trong nội quy.
  • Sa thải: Áp dụng nghiêm ngặt theo các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 85 của Bộ luật Lao động và phải được quy định cụ thể trong nội quy lao động của đơn vị.
• Nguyên tắc xử lý vi phạm kỷ luật: Mỗi hành vi vi phạm chỉ bị xử lý bằng một hình thức kỷ luật. Trường hợp người lao động có nhiều hành vi vi phạm đồng thời thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi nặng nhất. Không xử lý kỷ luật đối với người lao động vi phạm trong tình trạng mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, điều khiển hành vi. Nghiêm cấm mọi hành vi xâm phạm thân thể, nhân phẩm của người lao động; cấm dùng hình thức phạt tiền hoặc cúp lương thay cho xử lý kỷ luật; cấm xử lý kỷ luật vì lý do tham gia đình công.
• Thời hiệu xử lý kỷ luật: Thời hiệu tối đa để xử lý vi phạm kỷ luật lao động là 6 tháng, áp dụng cho các trường hợp vụ việc có tình tiết phức tạp cần thời gian điều tra, xác minh lỗi hoặc khi đương sự đang bị tạm giam.
• Khái niệm tái phạm: Là trường hợp người lao động chưa được xóa kỷ luật lao động nhưng lại tiếp tục phạm cùng một lỗi mà trước đó đã vi phạm.

Thẩm quyền và quy trình xử lý kỷ luật lao động

• Thẩm quyền xử lý: Người sử dụng lao động có thẩm quyền quyết định xử lý kỷ luật lao động và tạm đình chỉ công việc của người lao động. Người được ủy quyền chỉ có thẩm quyền xử lý kỷ luật theo hình thức khiển trách.
• Quy trình xem xét, xử lý kỷ luật:
  • Người sử dụng lao động có nghĩa vụ chứng minh lỗi của người lao động bằng chứng cứ hoặc người làm chứng.
  • Phải có sự tham gia của đại diện Ban chấp hành Công đoàn cơ sở (trừ hình thức khiển trách bằng miệng).
  • Đương sự phải có mặt và có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, người khác bào chữa. Nếu đương sự dưới 15 tuổi phải có sự tham gia của cha, mẹ hoặc người đỡ đầu hợp pháp. Trường hợp người sử dụng lao động đã thông báo bằng văn bản 3 lần mà đương sự vẫn vắng mặt thì có quyền tự ra quyết định xử lý kỷ luật và thông báo cho đương sự.
• Biên bản và quyết định kỷ luật: Cuộc họp xử lý kỷ luật phải được lập biên bản đầy đủ nội dung, có chữ ký của các bên tham gia (đương sự và Công đoàn có quyền ghi ý kiến bảo lưu). Quyết định kỷ luật bằng văn bản phải ghi rõ thời hạn kỷ luật, mức bồi thường (nếu có). Đối với hình thức sa thải, người sử dụng lao động phải nhất trí với Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở; nếu không nhất trí thì phải báo cáo Công đoàn cấp trên và Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, sau 30 ngày kể từ ngày báo cáo mới được ra quyết định và phải gửi quyết định kèm biên bản cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội trong vòng 10 ngày.
• Giảm và xóa kỷ luật: Khi hết thời hạn kỷ luật, quyết định kỷ luật đương nhiên hết hiệu lực. Đối với người bị chuyển công việc khác có mức lương thấp hơn, khi được giảm hoặc xóa kỷ luật, người sử dụng lao động phải ra quyết định bằng văn bản và bố trí người lao động trở lại công việc cũ theo hợp đồng lao động đã giao kết.

Chế độ trách nhiệm vật chất

• Nguyên tắc bồi thường thiệt hại: Việc xem xét bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng hoặc làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản của đơn vị phải căn cứ vào lỗi và mức độ thiệt hại thực tế. Người lao động không phải bồi thường nếu thiệt hại xảy ra do nguyên nhân bất khả kháng.
• Mức thiệt hại không nghiêm trọng: Được xác định là mức thiệt hại gây ra dưới 5 triệu đồng.
• Bồi thường theo thời giá thị trường: Phải được quy định rõ ràng trong nội quy lao động. Khi quyết định mức bồi thường cụ thể, người sử dụng lao động phải xem xét đến thực trạng hoàn cảnh gia đình, nhân thân và tài sản của đương sự để có mức giảm nhẹ phù hợp.
• Thủ tục xử lý bồi thường: Áp dụng tương tự như thủ tục xử lý kỷ luật lao động về mặt lập biên bản, thẩm quyền quyết định và sự tham gia của đại diện Công đoàn cơ sở cũng như đương sự.

Giải quyết khiếu nại và điều khoản thi hành

• Thẩm quyền giải quyết khiếu nại: Ủy ban nhân dân các cấp có thẩm quyền giải quyết khiếu nại của người bị xử lý kỷ luật lao động, bị tạm đình chỉ công việc hoặc phải bồi thường thiệt hại vật chất. Cơ quan lao động địa phương có trách nhiệm tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân giải quyết. Trong thời gian chờ giải quyết khiếu nại, người lao động vẫn phải chấp hành quyết định của người sử dụng lao động.
• Thời hạn hoàn thiện nội quy lao động: Chậm nhất sau 3 tháng kể từ ngày Nghị định có hiệu lực, các đơn vị đang hoạt động chưa có hoặc cần sửa đổi nội quy phải hoàn thành việc xây dựng, sửa đổi và đăng ký tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Đối với các đơn vị mới thành lập, thời hạn đăng ký nội quy lao động là trong vòng 6 tháng kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
• Hiệu lực thi hành: Nghị định 41-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với Nghị định này đều bị bãi bỏ. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.