KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2020

Thực hiện Công văn số 6532/BNV-VTLTNN ngày 26/12/2019 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020; UBND tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 trên địa bàn tỉnh với các nội dung cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện công tác văn thư, lưu _trữ.

2. Đưa kết quả việc thực hiện về công tác văn thư, lưu trữ làm tiêu chí để đánh giá, phân loại các cơ quan, tổ chức và cán bộ, công chức, viên chức hàng năm.

3. Thực hiện tốt phương hướng, nhiệm vụ trong công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 theo chỉ đạo chung của Bộ Nội vụ.

II. NHIỆM VỤ

A. NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành trong công tác văn thư lưu trữ, cụ thể: Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử và các văn bản hướng dẫn liên quan khác trong công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trên toàn tỉnh.

b) Căn cứ hướng dẫn của Bộ, ngành Trung ương để nghiên cứu, tham mưu xây dựng trình cấp thẩm quyền ban hành các văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện thống nhất tại các cơ quan, đơn vị, địa phương, trong đó tập trung vào các nội dung:

- Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ.

- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.

- Thực hiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ.

- Quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử.

c) Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

Tiếp tục mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị, địa phương và cho công chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các xã, phường, thị trấn trong tỉnh.

d) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

- Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ trong đó tập trung thanh tra, kiểm tra các nội dung sau:

+ Thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

+ Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư: soạn thảo và ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử đi, văn bản điện tử đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan (theo Danh mục hồ sơ); quản lý và sử dụng con dấu.

+ Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (kho tàng, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ); tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ.

+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

- Xây dựng kế hoạch tự kiểm tra gửi về Sở Nội vụ để tổng hợp và phối hợp thực hiện, cụ thể như sau:

+ Đối với các sở, ban, ngành có cơ cấu tổ chức phòng, ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch kiểm tra và tiến hành kiểm tra trực tiếp trên 50% đơn vị trực thuộc.

+ Đối với UBND cấp huyện xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban, đơn vị trực thuộc và UBND cấp xã.

2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị, địa phương tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tập trung thực hiện các nghiệp vụ sau:

a) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư

- Soạn thảo và ban hành văn bản điện tử.

- Quản lý văn bản điện tử đến và quản lý văn bản điện tử đi.

- Lập Danh mục hồ sơ; lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

- Quản lý và sử dụng con dấu.

b) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu:

+ Đẩy mạnh công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật.

+ Thu thập, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu đối với các cơ quan, tổ chức khi chia tách, sáp nhập cơ quan tổ chức, đơn vị hành chính.

+ Xây dựng Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng.

+ Bố trí phòng, kho lưu trữ; phấn đấu xây dựng, cải tạo phòng, kho lưu trữ đạt theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ: đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, số hóa tài liệu. Triển khai thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định.

- Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

3. Cấp chứng chỉ hành nghề và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ

- Thực hiện việc cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho các cá nhân đủ điều kiện theo quy định của Bộ Nội vụ.

- Phối hợp với các cơ quan, tổ chức thẩm định chất lượng hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý khi có văn bản đề nghị của các cơ quan, tổ chức.

4. Công tác tổ chức cán bộ

- Tiếp tục kiện toàn đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; tuyển dụng, bố trí công chức viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo vị trí việc làm, đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ. Đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đạt chuẩn (chưa được đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ), các cơ quan, đơn vị, địa phương phải sớm có kế hoạch cử đi đào tạo, bồi dưỡng theo quy định.

- Thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành.

5. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với quản lý tài liệu điện tử, ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tài liệu điện tử theo Kế hoạch của UBND tỉnh và hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.

6. Quản lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Thực hiện bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu tại Lưu trữ lịch sử; phục vụ nhu cầu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.

- Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan để thực hiện việc trưng bày các tài liệu lưu trữ lịch sử phục vụ công chúng nhân các ngày lễ, ngày kỷ niệm lớn.

7. Kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và hoạt động lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức chủ động xây dựng dự toán kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ.

B. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

1. Tiếp tục triển khai thực hiện tốt Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;  Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

2. Tiếp tục triển khai việc thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

3. Tăng cường thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, trong đó chú ý tập trung vào công tác lập Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; bố trí phòng kho lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu và thuận tiện khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, tăng cường công tác phòng chống cháy nổ.

4. Triển khai thực hiện Nghị định thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP khi Chính phủ ban hành và các văn bản hướng dẫn của Trung ương.

5. Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn chức danh chuyên môn, nghiệp vụ.

6. Tổng kết việc thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011 theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

7. Tăng cường kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, hoạt động dịch vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

8. Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương

- Căn cứ Kế hoạch này xây dựng kế hoạch của cơ quan, đơn vị, địa phương mình và triển khai thực hiện có hiệu quả; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, gửi Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 và Kế hoạch triển khai thực hiện Thông tư số 01/2019/TT-BNV, Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) trong tháng 3/2020 để theo dõi, tổng hợp.

- Cử cán bộ, công chức, viên chức tham dự các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.

- Rà soát và có kế hoạch cử công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo theo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức đi đào tạo, bồi dưỡng nhằm đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc.

- Thực hiện rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định, quy chế, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền trong đó tập trung vào các nội dung: Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; số hóa tài liệu lưu trữ.

2. Sở Nội vụ

- Kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện các nhiệm vụ của Kế hoạch này.

- Tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về tình hình, kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 trên địa bàn _tỉnh.

- Tiếp tục giúp UBND tỉnh theo dõi việc thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc tỉnh Bình Thuận hình thành từ 2015 trở về trước ban hành kèm theo Quyết định số 763/QĐ-UBND ngày 20/3/2018 của UBND tỉnh Bình Thuận.

- Chủ động tổ chức thực hiện các nhiệm vụ:

+ Xây dựng và triển khai thực hiện Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2020.

+ Ban hành các văn bản hướng dẫn về thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo hướng dẫn của Bộ, ngành Trung ương.

+ Kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý hồ sơ, tài liệu đối với các cơ quan, tổ chức thực hiện chia tách, sáp nhập, giải thể theo Đề án đã được Trung ương phê duyệt.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

- Phối hợp với Sở Nội vụ tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn thực hiện các quy định mới của Bộ, ngành Trung ương trong công tác văn thư, lưu trữ có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Sở Thông tin và Truyền thông nhất là trong công tác trao đổi, lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử.

- Tham mưu, giúp UBND tỉnh đẩy mạnh việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ nhằm triển khai thực hiện đồng bộ nội dung Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;  Thông tư số 02/2019/TT- BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn toàn tỉnh.

4. Văn phòng UBND tỉnh

Hoàn thiện các chức năng của phần mềm quản lý văn bản và điều hành cho phù hợp với Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;  Thông tư số 02/2019/TT- BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử để thực hiện thống nhất trên địa bàn toàn tỉnh.

5. Sở Tài chính

Cấp phát đầy đủ và kịp thời kinh phí năm 2020 trong dự toán chi hoạt động thường xuyên đã được UBND tỉnh giao dự toán cho các cơ quan, đơn vị, địa phương để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 theo đúng quy định của Luật Ngân sách nhà nước.

Quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh về Sở Nội vụ để xem xét, hướng dẫn kịp thời./.