KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021

Thực hiện Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18 tháng 12 năm 2020 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; Công văn số 275/UBND-VX ngày 26 tháng 01 năm 2021 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; Kế hoạch số 66/KH-SNV ngày 07 tháng 01 năm 2021 của Sở Nội vụ về công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ năm 2021;

Sở Y tế xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 với nội dung như sau:

I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU

1. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của lãnh đạo, công chức các phòng chức năng, đơn vị trực thuộc về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.

2. Triển khai thực hiện có hiệu quả các nội dung của Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và báo cáo kịp thời, đầy đủ theo quy định.

II. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG

1. Quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Phổ biến kịp thời các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đến công chức, viên chức ngành Y tế bằng các hình thức lồng ghép trong các cuộc họp, văn bản triển khai giới thiệu, đăng các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ trên cổng thông tin điện tử Sở Y tế.

Thời gian thực hiện: Năm 2021.

b) Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ

- Công văn hướng dẫn xây dựng phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 đối với các đơn vị trực thuộc. Thời gian thực hiện: Tháng 02/2021.

- Quyết định về việc ban hành Danh mục hồ sơ của Sở Y tế năm 2021. Thời gian thực hiện: Tháng 02/2021.

- Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Thời gian thực hiện: Quý II/2021.

- Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi. Thời gian thực hiện: Quý II/2021.

- Sửa đổi Quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Thời gian thực hiện: Quý II/2021.

c) Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Triển khai, hướng dẫn, tổng hợp báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Sở Y tế và các đơn vị trực thuộc năm 2021 theo quy định.

Thời gian thực hiện: Tháng 12/2021.

d) Tổ chức thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị của các đơn vị

Phối hợp với các phòng chức năng liên quan tổ chức thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị theo yêu cầu của các đơn vị trực thuộc.

Thời gian thực hiện: Năm 2021.

đ) Tiếp Đoàn kiểm tra và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Y tế và các đơn vị trực thuộc

- Tiếp Đoàn kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tại Sở Y tế theo Kế hoạch số 33/KH-CCVTLT ngày 02 tháng 02 năm 2021.

Thời gian thực hiện: Quý II/2021.

- Phối hợp với các bộ phận của Văn phòng Sở kiểm tra công tác cải cách hành chính, pháp chế, văn thư lưu trữ năm 2021 đối với các đơn vị trực thuộc.

Thời gian thực hiện: Tháng 4/2021.

2. Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Chi tiết theo Phụ lục đính kèm.

3. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử

- 100% văn bản, tài liệu giải quyết công việc trao đổi giữa các cơ quan hành chính được thực hiện dưới dạng điện tử (trừ những văn bản mật).

- 100% cán bộ, công chức cơ quan Sở Y tế sử dụng thường xuyên hệ thống thư điện tử công vụ trong công việc.

- Nghiên cứu việc sử dụng chữ ký số, chứng thực điện tử trong hoạt động nội bộ cơ quan Sở Y tế.

- Nâng cấp phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để đảm bảo thực hiện nhanh chóng các thao tác gửi, nhận, đăng ký, tra tìm văn bản.

- Xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: tạo lập các file Excel hồ sơ gốc dịch vụ hành chính công, hồ sơ gốc văn bản đi (quyết định, công văn,...).

Thời gian thực hiện: Năm 2021.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Văn phòng Sở có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện các nội dung của kế hoạch; hướng dẫn, kiểm tra, báo cáo định kỳ theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ thuộc Sở Y tế.

2. Các phòng chức năng có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Sở (Bộ phận lưu trữ) thực hiện các nội dung của kế hoạch.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 của Sở Y tế./.

PHỤ LỤC

HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021
(Kèm theo Kế hoạch số 801/KH-SYT ngày 05 tháng 02 năm 2021 của Sở Y tế)