KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2018

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Công văn số 73/BNV-VTLTNN ngày 08/01/2018 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2018;

Căn cứ Quyết định số 2244/QĐ-UBND ngày 18/8/2014 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc phê duyệt Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2018, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Kế hoạch này là cơ sở để các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành, thị, các cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu, các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là các cơ quan, tổ chức) xây dựng kế hoạch và thực hiện tốt các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ.

- Nhằm nâng cao nhận thức trách nhiệm của các cấp, các ngành, người đứng đầu các cơ quan, tổ chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ;

- Tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước và hoạt động văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

2. Yêu cầu

- Việc ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ là yêu cầu bắt buộc đối với mỗi cơ quan, tổ chức, là tiêu chí để đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc thực thi công vụ.

- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức tăng cường chỉ đạo, điều hành để triển khai thực hiện tốt các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo đúng kế hoạch của UBND tỉnh.

II. NỘI DUNG NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

1.1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; các Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ của UBND tỉnh, thông qua các hình thức tuyên truyền đa dạng trên phương tiện thông tin đại chúng (Cổng thông tin giao tiếp điện tử tỉnh, trang website của các cơ quan, tổ chức) đồng thời giới thiệu về tài liệu lưu trữ bằng các bài viết đưa tin trên tạp chí ấn phẩm của từng ngành, địa phương về hoạt động lưu trữ nhằm tuyên truyền sâu rộng ý thức, trách nhiệm đến từng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động và các tầng lớp nhân dân đối với công tác văn thư, lưu trữ.

1.2. Xây dựng ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

a) Tiếp tục hoàn thiện xây dựng, ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo chỉ đạo của Bộ Nội vụ và lộ trình xây dựng, thực hiện Đề án, Dự án trong Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

b) Các cơ quan, tổ chức phải xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan và triển khai thực hiện việc lập hồ sơ công việc, phấn đấu 100% các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đều ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan.

1.3. Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

a) Các cơ quan, tổ chức cần rà soát và bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đủ, đúng theo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ.

b) Các cơ quan, tổ chức chủ động xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng.

Nội dung tập huấn, bồi dưỡng tập trung vào những chuyên đề cụ thể như: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ trong môi trường mạng; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản tài liệu; số hóa tài liệu lưu trữ.

c) Quan tâm và thực hiện đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại , bảo hộ lao động và các chế độ khác cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

1.4. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

a) Kiểm tra việc thực hiện Thông tư số 13/2013/TT-BNV và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

b) Kiểm tra về hoạt động nghiệp vụ văn thư:

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.

- Quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến.

- Nội dung xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ

- Kiểm tra việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Lưu trữ lịch sử theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 30/2017/QĐ-UBND ngày 11/9/2017 của UBND tỉnh Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.

- Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu.

c) Kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:

- Kế hoạch thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ

- Công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (tình hình kho tàng, trang thiết bị và cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu lưu trữ như: Hộp, giá, bìa hồ sơ, máy hút ẩm, điều hòa, bình chữa cháy…)

- Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

d) Kiểm tra việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ: Thời gian nộp báo cáo, chất lượng báo cáo.

1.5. Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ đối với các tổ chức, cá nhân tổ chức dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh và quản lý việc cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.

2. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

2.1. Thực hiện kết hợp giữa quản lý tài liệu điện tử với ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành nhằm thúc đẩy sự phát triển của công nghệ thông tin đối với tài liệu lưu trữ.

2.2. Sở Nội vụ xây dựng và triển khai Dự án số hóa tài liệu và cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo lộ trình phê duyệt Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

2.3. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ, Văn phòng UBND tỉnh nghiên cứu, đề xuất với UBND tỉnh nâng cấp phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến dùng chung cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh và hướng dẫn về nghiệp vụ trong quản lý tài liệu điện tử và ứng dụng các phần mền trong quản lý văn bản.

3. Quản lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

3.1. Xây dựng, thực hiện các nhiệm vụ về quản lý, bảo quản tài liệu Lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ; thống kê, kiểm tra tài liệu xuống cấp có biện pháp bảo quản nâng cao tuổi thọ tài liệu, nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3.2. Số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đối với từng phông lưu trữ hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh (thực hiện theo lộ trình Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ của tỉnh).

3.3. Thực hiện đa dạng các hoạt động thực tiễn tại Lưu trữ lịch sử tỉnh như: Giới thiệu tài liệu lưu trữ, viết bài, xuất bản sách, giới thiệu tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh trên báo, tạp chí, trên Cổng thông tin giao tiếp điện tử tỉnh, trang website của Sở Nội vụ. Tổ chức sưu tầm và lựa chọn các tài liệu có giá trị thu thập và bổ sung vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM 2018

IV. KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Để thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ theo Kế hoạch các cơ quan, tổ chức chủ động bố trí nguồn kinh phí trong dự toán ngân sách được giao hàng năm và huy động các nguồn thu hợp pháp khác tập trung chủ yếu vào các nhiệm vụ: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định; chỉnh lý xác định giá trị tài liệu lưu trữ; xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ đủ diện tích theo quy định (khoản 3, mục III của Thông tư số 09/2007/TT- BNV ngày 26/11 /2007 của Bộ Nội vụ); mua sắm trang thiết bị bảo quản.

2. Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính chủ động bố trí nguồn vốn thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo đề xuất của cơ quan chuyên môn sau khi có ý kiến của UBND tỉnh.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị; thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ căn cứ Kế hoạch này, xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc, các xã, phường, thị trấn và gửi về Sở Nội vụ trước ngày 15/02/2018 để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước kết quả việc thực hiện Kế hoạch trước ngày 15/12/2018.

Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh kịp thời về Sở Nội vụ để báo cáo UBND tỉnh cho ý kiến chỉ đạo, giải quyết./.