KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN ĐỀ ÁN LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG TRỊ GIAI ĐOẠN 2020-2025

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”; Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Trị ban hành Kế hoạch thực hiện Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Quảng Trị giai đoạn 2020-2025 (sau đây gọi tắt là Đề án) với những nội dung như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ và giải pháp đề ra tại Quyết định 458/QĐ-UBND của Thủ tướng Chính phủ theo đúng tiến độ nhằm từng bước đạt được các mục tiêu cụ thể và chỉ tiêu của Đề án.

b) Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

c) Vận hành, khai thác triệt để thế mạnh của công nghệ thông tin; chuyển đổi dần việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thác sử dụng dưới dạng file điện tử; tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước, tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh kịp thời, đầy đủ, chính xác và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.

d) Kế thừa thành quả đạt được, khắc phục hạn chế, tồn tại của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ hiện nay; bảo đảm thống nhất, đồng bộ, tiết kiệm, hiệu quả và phát huy mọi nguồn lực của xã hội.

2. Yêu cầu

a) Xác định vai trò, trách nhiệm của các cá nhân; các cơ quan, tổ chức, đơn vị trong việc chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn và thực hiện Đề án trên địa bàn tỉnh.

b) Tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị có liên quan trong quá trình triển khai Đề án; chuẩn bị cơ sở vật chất (nhân lực, nguồn lực) để đáp ứng việc xây dựng, triển khai Đề án trên địa bàn tỉnh.

c) Bảo đảm tính khả thi, có trọng tâm, trọng diêm, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị và nhu cầu xã hội để tạo đồng thuận trong thực hiện.

d) Bảo đảm thiết lập hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý nhà nước của hệ thống bộ máy nhà nước từ cấp tỉnh đến cơ sở, phù hợp với những tính năng lưu trữ của Trục liên thông Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong hệ thống các cơ quan, hành chính nhà nước.

II. MỤC TIÊU KẾ HOẠCH

1. Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Quảng Trị. Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp Nhà nước, tài liệu tại lưu trữ lịch sử của tỉnh.

2. Phấn đấu đến năm 2025 đạt được các chỉ tiêu sau:

a) Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

b) Bảo đảm tối đa 100% cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan hành chính nhà nước lập được hồ sơ tài liệu điện tử trên môi trường mạng và giao nộp về Kho lưu trữ tài liệu điện tử hiện hành của cơ quan theo quy định.

c) Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

d) Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ nhũng trường hợp pháp luật có quy định khác).

đ) Bảo đảm 80% tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và tối thiểu 30% tài liệu vĩnh viễn tại các Lưu trữ chuyên ngành không ở định dạng điện tử có tần suất sử dụng cao được số hóa, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4.

e) Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng.

g) Bảo đảm 50% Lưu trữ lịch sử tỉnh và tối thiểu 30% Lưu trữ chuyên ngành có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

III. NHIỆM VỤ CỤ THỂ (Tại phụ lục kèm theo Kế hoạch này)

IV. GIẢI PHÁP VÀ ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN

1. Giải pháp thực hiện

a) Tổ chức triển khai, tuyên truyền và hướng dẫn thực hiện về quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử.

- Tham mưu trình UBND tỉnh phê duyệt, ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử; quy trình, thủ tục quản lý văn bản điện tử; tài liệu lưu trữ điện tử; thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

- Kiểm tra giám sát tiến độ và tổng hợp việc thực hiện Đề án quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong phạm vi toàn tỉnh.

b) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

- Các cơ quan, đơn vị phối hợp với các cơ quan liên quan trong việc xây dựng và triển khai Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan, đồng thời tổ chức khai thác, ứng dụng thường xuyên theo quy chế vận hành hệ thống, quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử và các quy định của pháp luật hiện hành.

- Các cơ quan, đơn vị trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, xây dựng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đáp ứng các yêu cầu của pháp luật, bảo đảm xác thực, an toàn, bảo mật thông tin, tổ chức sử dụng hiệu quả và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông đề trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu).

c) Các cơ quan, đơn vị phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để được hỗ trợ hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử của các cơ quan hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đó trên nền tảng Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc dùng chung của tỉnh.

- Thực hiện đầy đủ các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan.

d) Thực hiện đầy đủ các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan.

đ) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ chuyên ngành.

- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đáp ứng các yêu cầu của pháp luật, bảo đảm xác thực, an toàn, bảo mật thông tin, tổ chức sử dụng hiệu quả và có khả năng tích hợp với Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Phông lưu trữ Nhà nước, bảo đảm quản lý tập trung, thống nhất.

- Bảo đảm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ chuyên ngành đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử.

- Triển khai các giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu.

e) Phối hợp tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử

- Thực hiện tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ chuyên ngành vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước theo lộ trình phù hợp.

- Bảo đảm công bố dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng trên môi trường mạng và số hóa 100% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

g) Thực hiện các giải pháp về tổ chức bộ máy, công nghệ và đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước

- Kiện toàn tổ chức bộ máy và nâng cao năng lực của các cơ quan quản lý Nhà nước, đơn vị sự nghiệp ngành lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan Nhà nước được thực hiện sau khi có hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

- Xây dựng mô hình kiến trúc tổng thể, kiến trúc nghiệp vụ, kiến trúc dữ liệu của hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, Lưu trữ chuyên ngành, và Lưu trữ cơ quan dựa vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, khả năng kết nối cao, đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế, hiện đại, phù hợp với mô hình Chính phủ điện tử cấp tỉnh.

- Xây dựng chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan Nhà nước.

2. Đối tượng thực hiện

- Các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND tỉnh, các đơn vị sự nghiệp, các Doanh nghiệp nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh;

- Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, các đơn vị sự nghiệp tương đương cấp phòng thuộc UBND cấp huyện.

- Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh.

- Các cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đóng trên địa bàn tỉnh căn cứ vào mục tiêu, nội dung của Đề án, quy định của cơ quan chủ quản và các văn bản pháp luật có liên quan tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan, đơn vị mình có hiệu quả; đảm bảo việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng thời gian quy định.

V. KINH PHÍ

1. Nguồn kinh phí thực hiện các nhiệm vụ của Đề án trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm được cấp có thẩm quyền giao và các nguồn kinh phí hợp pháp khác.

2. Khuyến khích việc huy động kinh phí ngoài ngân sách theo quy định của pháp luật.

VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Là cơ quan thường trực tổ chức chỉ đạo, đôn đốc, giám sát quá trình thực hiện Kế hoạch triển khai Đề án trong phạm vi toàn tỉnh; hàng năm tổng hợp báo cáo UBND tỉnh về tiến độ và kết quả thực hiện.

b) Triển khai công tác tuyên truyền về quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử.

c) Tham mưu UBND tỉnh kiện toàn tổ chức bộ máy nhà nước, phê duyệt vị trí việc làm đơn vị sự nghiệp lưu trữ, bộ phận văn thư, lưu trữ tại các cơ quan đáp ứng yêu cầu thực hiện nghiệp vụ lưu trữ điện tử đúng quy định.

d) Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ và công chức, viên chức nghiệp vụ lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn vị trí việc làm hàng năm và giai đoạn 2021-2025. Tổng hợp kinh phí thực hiện kế hoạch gửi Sở Tài chính trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

đ) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Công an tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Tài chính trong việc xây dựng, thẩm định và thực hiện các giải pháp bảo đảm xác thực, an toàn, an ninh, bảo mật thông tin tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước.

e) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Triển khai thực hiện Đề án lưu trữ tài liệu điện tử tại Trung tâm.

- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, hoàn thành năm 2022.

- Xây dựng Kế hoạch số hóa tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (thu thập từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu toàn tỉnh) đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt trong năm 2020.

- Hướng dẫn, phối hợp các đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa tài liệu lưu trữ có thời hạn (đang bảo quản tại các cơ quan, tổ chức) có tần suất sử dụng cao phục vụ độc giả sử dụng tài liệu trực tuyến hoàn thành năm 2023 và các Lưu trữ chuyên ngành hoàn thành năm 2025.

- Thực hiện lộ trình tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử tỉnh hoàn thành năm 2025.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng các giải pháp an ninh, bảo mật và bảo đảm an toàn thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan nhà nước và hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

b) Phối hợp với Sở Nội vụ triển khai công tác tuyên truyền về quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử.

c) Phối hợp với Sở Nội vụ, Văn phòng UBND tỉnh rà soát, đánh giá việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến chữ ký số và việc sử dụng chữ ký số đối với tài liệu lưu trữ điện tử.

d) Phối hợp với các đơn vị có liên quan nghiên cứu, đề xuất xây dựng, trang bị hạ tầng kỹ thuật, hoàn thiện hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo đúng quy định của nhà nước trên địa bàn tỉnh.

3. Công an tỉnh

a) Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng các giải pháp an ninh và bảo mật hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan nhà nước và Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

b) Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông nghiên cứu đề xuất phương án duy trì và bảo đảm giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ điện tử được xác định có giá trị vĩnh viễn.

4. Sở Tài chính

Căn cứ khả năng cân đối ngân sách địa phương hàng năm, tham mưu trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ theo kế hoạch.

5. Sở Kế hoạch và Đầu tư

a) Thẩm định trình UBND tỉnh phân bổ nguồn vốn từ ngân sách để thực hiện kế hoạch quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

b) Rà soát các dự án đầu tư về công nghệ, cơ sở hạ tầng của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh trong quá trình triển khai thực hiện Đề án, bảo đảm không bị chồng chéo nhiệm vụ lưu trữ tài liệu điện tử giữa các dự án được phê duyệt hàng năm.

6. Các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, thị xã, Cơ quan Trung ương theo ngành dọc đóng trên địa bàn, các doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh

a) Xây dựng kế hoạch lưu trữ điện tử phù hợp với mô hình, cơ cấu tổ chức, bộ máy và đặc thù chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan, đơn vị, đáp ứng thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ điện tử theo lộ trình của Kế hoạch này, hoàn thành năm 2022.

b) Tổ chức rà soát, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, đơn vị bảo đảm đáp ứng các yêu cầu của pháp luật, hoàn thành năm 2022.

c) Xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức bảo đảm đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử, hoàn thành chương trình, kế hoạch hàng năm, triển khai thực hiện năm 2021-2025.

d) Hàng năm báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, đơn vị theo quy định.

Trên đây là Kế hoạch thực hiện Đề án Lưu trữ tải liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Quảng Trị giai đoạn 2020-2025, yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã triển khai thực hiện./.

PHỤ LỤC

NHIỆM VỤ CỤ THỂ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG TRỊ, GIAI ĐOẠN 2020-2025
(Kèm theo Kế hoạch số 3535/KH-UBND ngày 04/8/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Trị)