KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2023

Thực hiện các quy định quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; căn cứ tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Quảng Nam, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và triển khai các hoạt động về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử; tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử, góp phần phục vụ tốt việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, đơn vị, địa phương đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính, chuyển đổi số và phát triển Chính quyền điện tử, Chính quyền số.

- Đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đi vào nề nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc.

2. Yêu cầu

Các cơ quan, đơn vị, địa phương căn cứ vào nội dung Kế hoạch này và tình hình thực tế tại đơn vị mình để xây dựng Kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện đúng quy định; đồng thời, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc nghiêm túc thực hiện các nội dung của Kế hoạch đề ra.

II. NỘI DUNG

1. Một số nhiệm vụ trọng tâm

a) Khẩn trương nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống Quản lý văn bản điều hành tỉnh Quảng Nam (Q.Office); Hệ thống lưu trữ điện tử dùng chung của tỉnh; hoàn thành việc hợp nhất Cổng dịch vụ công của tỉnh với Hệ thống thông tin một cửa tỉnh thành Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh; thiết lập, nâng cấp, hoàn thiện kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trong Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh.

b) Tổ chức thực hiện tốt công tác lưu trữ tài liệu điện tử tại cơ quan, đơn vị, địa phương bảo đảm nội dung và tiến độ theo quy định tại Quyết định số 458/QĐ- TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”; Kế hoạch số 1813/KH- UBND ngày 02/4/2021 của UBND tỉnh thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.

c) Xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 2389/QĐ-UBND ngày 14/9/2022 của UBND tỉnh về phê duyệt Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của đất nước và của tỉnh Quảng Nam”.

d) Tiếp tục tổ chức thực hiện tốt các Đề án của UBND tỉnh về: thu thập hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2019 - 2024; chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Nam, giai đoạn 2021 - 2026; số hoá tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2019 - 2024.

2. Nhiệm vụ thường xuyên

a) Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: các văn bản hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ đến các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý bằng nhiều hình thức như: qua các phương tiện thông tin báo, đài; Cổng thông tin điện tử tỉnh, trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức; hội nghị tập huấn, triển khai sơ kết, tổng kết… Triển khai thực hiện Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ về quy định thời hạn bảo quản tài liệu.

- Xây dựng, ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ tham mưu trình cấp có thẩm quyền xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới hoặc ban hành các văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.

Các cơ quan, đơn vị, địa phương trên cơ sở các văn bản quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo của Trung ương, của tỉnh tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ, gồm: (1) Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023; (2) Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2023; (3) Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu (thực hiện theo quy định tại Thông tư số 02/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ); (4) Kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ; (5) Văn bản chỉ đạo việc thu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

Bố trí công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử; bảo đảm công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.

Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức, trong đó tập trung vào các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; quản lý văn bản mật; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật; số hóa tài liệu lưu trữ; triển khai thực hiện các nhiệm vụ về lưu trữ điện tử; bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ.

Thực hiện đầy đủ chế độ chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

- Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ thực hiện kiểm tra thường xuyên và đột xuất (nếu có) các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn. Kiểm tra, đôn đốc việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ về chỉnh lý, số hoá theo các Đề án và Kế hoạch của Ủy ban nhân dân tỉnh.

Các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ động xây dựng Kế hoạch thực hiện kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.

- Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

b) Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ: sử dụng Hệ thống Q.Office để thực hiện quản lý văn bản đi-đến, lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng; thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan.

- Tiếp tục triển khai thực hiện Kế hoạch số 8079/KH-UBND ngày 12/11/2021 và Kế hoạch số 1813/KH-UBND ngày 02/4/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh; xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.

c) Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan: Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm:

Hướng dẫn công chức, viên chức thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc và thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để đề nghị thẩm định, giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Tổ chức việc chỉnh lý, số hoá tài liệu lưu trữ; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

- Quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2023 theo lộ trình thực hiện của Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2019 - 2024.

Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử theo các nội dung quy định tại mục 3 phần II Kế hoạch số 1813/KH-UBND ngày 02/4/2021.

Tăng cường bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử; tổ chức phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ như: trưng bày triển lãm, cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.

d) Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương bố trí kinh phí cho công tác văn thư theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; kinh phí cho hoạt động lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ, đặc biệt là kinh phí đầu tư thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử và kinh phí số hoá kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực theo các quy định hiện hành.

- Thủ trưởng các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh bố trí kinh phí đối ứng thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng theo Đề án của Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố cân đối ngân sách của địa phương bố trí kinh phí cho các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc thực hiện các nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ theo quy định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương

Căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương để chỉ đạo ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 và tổ chức thực hiện theo quy định; gửi Kế hoạch về Sở Nội vụ trước ngày 15/02/2023.

2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan khẩn trương nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống Q.Office đáp ứng các yêu cầu về quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan. Hoàn thành trong quý II/2023.

b) Hoàn thiện Hệ thống lưu trữ điện tử dùng chung của tỉnh và Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh. Hoàn thành trong quý I/2023.

3. Giao Sở Tài chính: Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí cho các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh để thực hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ và kinh phí thực hiện các Đề án, Kế hoạch văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng theo quy định hiện hành.

4. Giao Sở Nội vụ

a) Chủ trì, phối hợp các cơ quan liên quan tham mưu, triển khai xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

b) Tham mưu triển khai thực hiện chương trình về công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của đất nước và của tỉnh Quảng Nam.

c) Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức thực hiện Kế hoạch này; định kỳ tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện về Ủy ban nhân dân tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo quy định.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023; Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện./.