KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2020

Căn cứ Công văn số 6532/BNV-VTLTNN ngày 26 tháng 12 năm 2019 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020, Ủy ban nhân dân Tỉnh xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

- Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

- Đảm bảo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định; góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Công tác tuyên truyền

Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: Các văn bản hướng dẫn của ngành, địa phương về công tác văn thư, lưu trữ đến các cơ quan, đơn vị, địa phương, cán bộ, công chức, viên chức thông qua các phương tiện thông tin báo, đài, cổng thông tin điện tử tỉnh, trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị, địa phương, hội nghị tập huấn, triển khai sơ kết, tổng kết.

2. Công tác xây dựng, ban hành văn bản quản lý

Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.

3. Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh viên chức theo đúng quy định của pháp luật.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức, trong đó tập trung vào các nội dung lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu.

- Thực hiện các chế độ phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

4. Hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ

a) Hoạt động văn thư

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến; sử dụng thư điện tử phục vụ công việc; triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử công vụ phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả; các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan được thực hiện trên môi trường mạng, sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin.

- Nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư năm 2020: Đảm bảo tất cả công chức, viên chức thực hiện đầy đủ việc xử lý văn bản trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; tổ chức lập hồ sơ công việc theo quy định.

b) Hoạt động lưu trữ

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện chọn lựa tài liệu, lập kế hoạch giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Bố trí phòng, kho lưu trữ: Yêu cầu 100% cơ quan, đơn vị, địa phương bố trí phòng, kho và trang thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu.

- Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ: đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, số hóa tài liệu; triển khai thực hiện việc quản lý tài liệu điện tử theo quy định.

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương tiếp tục tập trung đẩy mạnh xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống theo tinh thần Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

5. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

- Tiếp tục triển khai, thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với quản lý tài liệu điện tử.

- Sở Nội vụ phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc hướng dẫn nghiệp vụ quản lý văn bản trên phần mềm và tài liệu điện tử.

6. Công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương. Trong đó tập trung thanh tra, kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ; công tác xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

7. Công tác đánh giá

Tổ chức đánh giá chặt chẽ các nội dung văn thư, lưu trữ trong tiêu chí đánh giá chỉ số cải cách hành chính.

8. Cấp chứng chỉ hành nghề và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ

Tiếp tục thực hiện thủ tục hành chính cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho các cá nhân đủ điều kiện và báo cáo thông tin đầy đủ về trên theo quy định.

9. Kinh phí thực hiện

Các cơ quan, đơn vị, địa phương bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ năm 2011, chú trọng đầu tư kinh phí cho việc xây mới, cải tạo, nâng cấp, mở rộng kho lưu trữ đảm bảo đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định; và chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống.

III. NHIỆM VỤ CỤ THỂ

Các địa phương, cơ quan, đơn vị thực hiện theo Phụ lục kèm theo Kế hoạch.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương

- Triển khai thực hiện Kế hoạch, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng Kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020.

- Bố trí kinh phí cho việc xây mới, cải tạo, nâng cấp kho; mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu; chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm 2015 trở về trước theo Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ.

- Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch đề ra và thống kê công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, đảm bảo chất lượng và đúng thời gian.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp với Sở Nội vụ triển khai, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với quản lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, quản lý, bảo quản tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, đơn vị, địa phương; ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, đặc biệt công tác lập hồ sơ trên môi trường mạng và số hóa tài liệu lưu trữ.

3. Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương lập dự toán kinh phí hằng năm cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ. Trong đó ưu tiên kinh phí thực hiện xây kho lưu trữ và xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống.

4. Sở Nội vụ

- Đề xuất khen thưởng các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

- Kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện các nội dung theo Kế hoạch.

- Tổng hợp, báo cáo kết quả công tác văn thư, lưu trữ về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh vướng mắc, khó khăn các địa phương, cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân Tỉnh xem xét, giải quyết./.

PHỤ LỤC

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2020
(Kèm theo Kế hoạch số 29/KH-UBND ngày 05 tháng 02 năm 2020 của UBND Tỉnh)