KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2018

Thực hiện Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; các Nghị định của Chính phủ, Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, UBND thành phố Hà Nội ban hành Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố, tiếp tục đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, khoa học và đúng quy định của pháp luật;

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử Thành phố;

- Đưa việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ làm tiêu chí để đánh giá, phân loại các cơ quan, tổ chức và cán bộ, công chức, viên chức hàng năm.

2. Yêu cầu

- Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp; các tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp; các tổ chức xã hội nghề nghiệp; các cơ quan, tổ chức của Trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh, cấp huyện; các Doanh nghiệp nhà nước thuộc Thành phố; Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) căn cứ Kế hoạch của Thành phố và tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ;

- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tập trung vào việc lập hồ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử Thành phố.

II. NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Chỉ thị số 04/CT-UBND ngày 21/01/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội; Quyết định số 7051/QĐ-UBND ngày 22/12/2016 của UBND thành phố Hà Nội phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ thành phố Hà Nội đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể công chức, viên chức và nhân dân trên địa bàn Thành phố dưới nhiều hình thức: trên phương tiện thông tin đại chúng; trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức; thông qua tập huấn, hội nghị sơ kết, tổng kết, cuộc họp giao ban.

b) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ tham mưu trình UBND Thành phố Hà Nội ban hành:

+ Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ;

+ Quyết định về cơ chế, chính sách sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm;

+ Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn Thành phố.

- Sở Nội vụ ban hành:

+ Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018;

+ Các văn bản hướng dẫn và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội.

- Các cơ quan, tổ chức:

+ Xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2018; Kế hoạch kiểm tra các đơn vị trực thuộc; Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ;

+ Thực hiện rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định, quy chế, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền. Tập trung xây dựng các văn bản: Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

c) Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

* Sở Nội vụ

- Xây dựng kế hoạch, chương trình tập huấn, mở lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các đối tượng:

+ Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức;

+ Các đơn vị, cá nhân hành nghề dịch vụ lưu trữ trên địa bàn Thành phố.

- Tổ chức Đoàn nghiên cứu, học tập, trao đổi kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại một số tỉnh, thành trong nước.

* Các cơ quan, tổ chức:

- Xây dựng kế hoạch, mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý; gửi kế hoạch, nội dung tập huấn về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để theo dõi, hướng dẫn trước khi tổ chức tập huấn;

- Rà soát và cử công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu công việc.

d) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

* Sở Nội vụ:

- Xây dựng Kế hoạch và thực hiện thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 theo kế hoạch và đột xuất;

- Kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý hồ sơ, tài liệu đối với các cơ quan, tổ chức thực hiện chia tách, sáp nhập, giải thể (nếu có);

- Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội.

* Các cơ quan, tổ chức:

- Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tập trung thanh tra, kiểm tra các nội dung sau:

+ Thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

+ Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan (theo Danh mục hồ sơ); quản lý và sử dụng con dấu;

+ Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (kho tàng, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ); tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ;

+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

- Xây dựng kế hoạch tự kiểm tra gửi về Sở Nội vụ để tổng hợp và phối hợp thực hiện, cụ thể như sau:

+ Đối với các các sở, ban, ngành có cơ cấu tổ chức phòng, ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch kiểm tra và tiến hành kiểm tra trực tiếp trên 50% đơn vị trực thuộc;

+ Đối với UBND các quận, huyện, thị xã: xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban, đơn vị trực thuộc và UBND cấp xã.

2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tập trung thực hiện các nghiệp vụ sau:

a) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư

- Soạn thảo và ban hành văn bản;

- Quản lý văn bản đến và quản lý văn bản đi;

- Lập Danh mục hồ sơ; lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

- Quản lý và sử dụng con dấu.

b) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu:

+ Đẩy mạnh công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật;

+ Thu thập, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu đối với các cơ quan, tổ chức khi chia tách, sáp nhập cơ quan tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước;

+ Xây dựng Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng;

+ Bố trí phòng, kho lưu trữ: yêu cầu 100% các cơ quan, tổ chức bố trí phòng, kho và trang thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu; phấn đấu xây dựng, cải tạo phòng, kho lưu trữ đạt chuẩn theo quy định của pháp luật;

+ Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử lựa chọn tài liệu, lập kế hoạch nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

- Thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ: đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, số hóa tài liệu. Triển khai thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định.

3. Cấp chứng chỉ hành nghề và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ

- Sở Nội vụ

+ Thực hiện việc cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho các cá nhân đủ điều kiện theo quy định;

+ Phối hợp với các cơ quan, tổ chức thẩm định chất lượng hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý khi có văn bản đề nghị của các cơ quan, tổ chức.

- Các tổ chức, cá nhân đang hoạt động dịch vụ lưu trữ thực hiện việc đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ và báo cáo bằng văn bản việc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) trước ngày 15/12/2018;

- Các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ gửi báo cáo bằng văn bản về tình hình sử dụng dịch vụ lưu trữ về Sở Nội vụ (qua Chi cục văn thư - Lưu trữ) trước ngày 15/12/2018.

4. Công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tổng hợp, thống kê và đăng ký tài liệu lưu trữ quý, hiếm;

- Tổ chức sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm đối với tài liệu địa bạ tiêu biểu của Hà Nội.

5. Công tác tổ chức cán bộ

- Tiếp tục kiện toàn đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; tuyển dụng, bố trí công chức viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo vị trí việc làm, đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ. Đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đạt chuẩn (chưa có chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ) yêu cầu các cơ quan, tổ chức cử đi đào tạo, bồi dưỡng theo quy định;

- Thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành.

6. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

- Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với quản lý tài liệu điện tử, ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp theo Kế hoạch của UBND Thành phố, Hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông;

- Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử Thành phố;

- Tiếp tục thực hiện lập hồ sơ qua môi trường mạng theo hướng dẫn tại Văn bản số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; Văn bản số 169/HD-CVTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về xây dựng cơ sở dữ liệu.

7. Quản lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố. Năm 2018 thực hiện thu 06 Phông tài liệu của các cơ quan: Sở Văn hóa và Thể thao; Sở Nội vụ; Cục Hải quan Hà Nội; Ban Thi đua - Khen thưởng; Ban quản lý các Dự án đầu tư xây dựng công trình văn hóa, xã hội (tài liệu Ban quản lý các dự án trọng điểm phát triển đô thị Hà Nội cũ) và Sở Ngoại vụ;

- Thực hiện bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu tại Lưu trữ lịch sử; phục vụ nhu cầu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định;

- Tổ chức trưng bày tài liệu lưu trữ lịch sử tại Lưu trữ lịch sử Thành phố phục vụ công chứng.

8. Kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và hoạt động lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức chủ động xây dựng dự toán kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ.

III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

1. Tuyên truyền, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Công văn số 5709/BNV-VTLTNN ngày 30/10/2017 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg; Kế hoạch của UBND Thành phố về thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ.

2. Tích cực đẩy mạnh các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Tập trung công tác lập Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; bố trí phòng kho lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu và thuận tiện khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, tăng cường công tác phòng chống cháy nổ.

3. Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ.

4. Các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố thực hiện rà soát, thống kê, xây dựng kế hoạch giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định.

5. Tăng cường kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

6. Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

IV. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức.

2. Nâng cao trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

3. Thường xuyên hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức.

4. Tăng cường thanh tra, kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ.

5. Chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, tập trung vào các nội dung: lập Danh mục hồ sơ; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; gắn việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là một trong các tiêu chí bình xét thi đua, bình xét cuối năm; đồng thời xử lý nghiêm các trường hợp không lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định.

6. Chủ động bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức:

- Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện có hiệu quả; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, gửi Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2018, Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) trước ngày 15/02/2018;

- Thực hiện chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn, gửi Báo cáo kết quả thực hiện hoạt động công tác văn thư, lưu trữ năm 2018, phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2019 trước ngày 25/11/2018; báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 trước ngày 20/01/2019 về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ).

2. Sở Nội vụ

- Kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Kế hoạch này;

- Đề xuất khen thưởng các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ;

- Tổng hợp, báo cáo UBND Thành phố, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về tình hình, kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 của các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

- Phối hợp với Sở Nội vụ tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật, về công tác văn thư, lưu trữ;

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ: xây dựng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức.

4. Sở Tài chính

- Phối hợp với Sở Nội vụ trình UBND Thành phố cấp kinh phí hàng năm thực hiện công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm;

- Thẩm định dự toán kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và trình UBND Thành phố phê duyệt.

Yêu cầu các cơ quan, tổ chức nghiêm túc thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh, vướng mắc phản ánh về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để tổng hợp, báo cáo UBND Thành phố xem xét, giải quyết./.