KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 71/QĐ-TTG NGÀY 10/02/2023 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ PHÊ DUYỆT CÁC NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUỐC GIA, GIAI ĐOẠN II TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH

Thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, giai đoạn II. Công văn số 446/VTLTNN-QLI ngày 11/5/2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Kế hoạch thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ. Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ với những nội dung sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Lập bản sao bảo hiểm bảo quản dự phòng đối với tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu lưu trữ quốc gia có giá trị cao bị hư hỏng nặng trên các vật mang tin bằng công nghệ tiên tiến, hiện đại.

- Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

- Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu về lịch sử phát triển của mỗi địa phương, của tỉnh làm cơ sở tích hợp với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Nhà nước phục vụ nhiệm vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước.

- Bảo đảm sự toàn vẹn, ổn định, lâu dài; khai thác thuận lợi tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp xảy ra rủi ro, thảm họa bị mất bản gốc, bản chính.

2. Yêu cầu

- Lựa chọn tài liệu số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm phải tuân theo các tiêu chí văn bản hướng dẫn; các nội dung đề ra phải bảo đảm tính khả thi, có trọng tâm, trọng điểm; bám sát nhiệm vụ của Kế hoạch.

- Xác định cụ thể nội dung công việc, chất lượng, thời gian thực hiện và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (sau đây gọi là: các cơ quan, tổ chức) trong việc triển khai Kế hoạch; đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả; tận dụng tối đa cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị hiện có.

II. NỘI DUNG VÀ THỜI GIAN THỰC HIỆN

1. Thống kê, lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm

a) Tiêu chí xác định tài liệu cần số hóa:

- Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh;

- Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thuộc các giai đoạn lịch sử trước năm 1975;

- Tài liệu phản ánh thân thế, sự nghiệp, đóng góp của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu hoạt động trên địa bàn thành phố qua các thời kỳ lịch sử;

- Tài liệu lưu trữ trên vật mang tin: lá, gỗ, vải, da, giấy dó... hoặc có ngôn ngữ thể hiện, hình thức trình bày, kỹ thuật chế tác độc đáo (hình vẽ, hoa văn, ký hiệu, chữ viết, hình ảnh, âm thanh...)

- Tài liệu lưu trữ có giá trị cao bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng: tài liệu bị mủn, giòn, rách, ố, mờ chữ... nhưng vẫn còn có khả năng đọc được hoặc tương đối đầy đủ thông tin.

b) Phương pháp lựa chọn tài liệu đưa ra số hóa: Lựa chọn cả hồ sơ, không lựa chọn văn bản, tài liệu đơn lẻ; thống kê danh mục hồ sơ theo từng nhóm/khối tài liệu thuộc phông/công trình/sưu tập lưu trữ.

c) Đơn vị chủ trì: Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố.

d) Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ.

đ) Thời gian thực hiện: Từ năm 2023 đến năm 2026.

2. Số hóa tài liệu lưu trữ để phục vụ lập bản sao bảo hiểm

a) Nội dung, yêu cầu thực hiện

- Tài liệu đã thực hiện số hóa: Yêu cầu lựa chọn tài liệu theo danh mục hồ sơ của từng nhóm/khối tài liệu thuộc phông/công trình/sưu tập lưu trữ để phục vụ lập bản sao bảo hiểm, tránh sự trùng lặp trong quá trình thực hiện.

- Tài liệu đã thực hiện chỉnh lý (nhưng chưa thực hiện số hóa) yêu cầu lựa chọn hồ sơ đưa ra số hóa phải đảm bảo theo các tiêu chí của Kế hoạch này.

- Tài liệu lưu trữ đưa ra số hóa theo danh mục tài liệu đã được lựa chọn, phê duyệt theo các tiêu chí và phương pháp tại mục 1, phần II, trước khi số hóa phải được chỉnh lý hoàn chỉnh.

b) Đơn vị chủ trì: Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố.

c) Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông.

d) Thời gian thực hiện: Từ năm 2026 đến năm 2033.

3. Bàn giao cơ sở dữ liệu định dạng số cho Bộ Nội vụ

a) Nội dung, yêu cầu thực hiện: Thống nhất với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bàn giao cơ sở dữ liệu tài liệu theo phông/công trình/sưu tầm lưu trữ kèm theo danh mục thống kê tên phông/công trình/sưu tập lưu trữ và số lượng tài liệu đã số hóa.

b) Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ.

c) Đơn vị phối hợp: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; Sở Thông tin và Truyền thông; Các cơ quan, đơn vị liên quan.

d) Thời gian thực hiện: Từ năm 2028 đến năm 2034.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Từ nguồn ngân sách nhà nước được bố trí trong dự toán hàng năm của cơ quan, địa phương theo phân cấp ngân sách hiện hành; lồng ghép từ nguồn kinh phí thực hiện một số chương trình, đề án khác có liên quan (nếu có) theo quy định của pháp luật.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

a) Căn cứ nội dung của Kế hoạch này quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ của cơ quan; bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

b) Tổ chức thực hiện rà soát, thống kê tài liệu theo các tiêu chí của Kế hoạch này; ưu tiên những tài liệu quý hiếm, có giá trị cao bị hư hỏng nặng; tài liệu trên vật mang tin: lá, gỗ, vải, da, giấy dó...

c) Đề xuất bố trí kinh phí thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ lập bản sao bảo hiểm đang bảo quản tại cơ quan. Thực hiện giao nộp cơ sở dữ liệu định dạng số theo quy định.

d) Bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật, không để xảy ra tình trạng mất mát, thất lạc, mối mọt tài liệu ảnh hưởng đến việc sưu tầm, lựa chọn tài liệu.

e) Đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh không có tài liệu đáp ứng tiêu chí nêu tại mục 1, phần II Kế hoạch này đề nghị gửi văn bản về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

f) Định kỳ trước ngày 05/12 hàng năm, báo cáo gửi về Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo Bộ Nội vụ và UBND tỉnh theo quy định.

2. Sở Nội vụ

a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, giai đoạn II nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lập bản sao bảo hiểm.

b) Phối hợp với các cơ quan, tổ chức lựa chọn, thống kê tài liệu lưu trữ theo tiêu chí và phương pháp để số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm.

c) Đề xuất bố trí kinh phí thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ đảm bảo cho việc triển khai thực hiện lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo các nhiệm vụ được phê duyệt.

d) Tăng cường phối hợp, trao đổi, học tập kinh nghiệm với các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm lưu trữ các tỉnh, thành phố trong lĩnh vực số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

e) Phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - Bộ Nội vụ cử công chức, viên chức tham gia tập huấn số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm tài liệu; quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa.

f) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông bàn giao cơ sở dữ liệu định dạng số cho Bộ Nội vụ.

g) Đối với tài liệu Lưu trữ lịch sử, Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm rà soát, thống kê tài liệu có giá trị theo các tiêu chí của Kế hoạch này; ưu tiên những tài liệu quý hiếm, có giá trị cao bị hư hỏng nặng; tài liệu trên vật mang tin: lá, gỗ, vải, da, giấy dó; lập dự toán kinh phí trình cấp có thẩm quyền phê duyệt thực hiện số hóa lập bản sao bảo hiểm.

h) Định kỳ trước ngày 15/12 hàng năm, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Nội vụ về kết quả triển khai thực hiện Kế hoạch này.

3. Sở Thông tin và Truyền thông: Phối hợp với Sở Nội vụ bàn giao cơ sở dữ liệu định dạng số với Bộ Nội vụ theo quy định và nội dung của Kế hoạch này.

4. Sở Tài chính: Trên cơ sở đề xuất của Sở Nội vụ và các cơ quan, tổ chức về kinh phí thực hiện số hóa tài liệu phục vụ lập bản sao bảo hiểm; tổng hợp, đề xuất với Ủy ban nhân dân tỉnh cân đối, bố trí ngân sách theo phân cấp hiện hành đảm bảo cho việc triển khai thực hiện lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ hàng năm theo các nhiệm vụ, giải pháp đã được phê duyệt.

Trong quá trình tổ thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu kịp thời phản ánh về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để được hướng dẫn hoặc báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, chỉ đạo giải quyết./.