KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2016

Thực hiện Công văn số 1302/VTLTNN-NVĐP ngày 18 tháng 12 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Ủy ban nhân dân Tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2016, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của công chức, viên chức về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, hoạt động bảo đảm đúng quy định góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Các cơ quan, đơn vị và địa phương thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ và tổ chức thực hiện đúng theo quy định; tổ chức quản lý, khai thác và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật và ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và địa phương triển khai kịp thời và thực hiện các quy định pháp luật, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan chuyên môn về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi quản lý của cơ quan và địa phương.

- Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân Tỉnh ban hành Quyết định thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh theo hướng dẫn tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ và một số văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình thực tế.

- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và địa phương trong Tỉnh tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan.

2. Công tác tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ

a) Kiện toàn tổ chức bộ máy, nhân sự theo các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.

b) Tuyển dụng, bố trí, sắp xếp người làm công tác văn thư, lưu trữ theo vị trí việc làm, đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức theo đúng quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu trữ; Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành Văn thư.

c) Sở Nội vụ tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm về chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị và địa phương (chú trọng các quy định, hướng dẫn mới về công tác văn thư, lưu trữ; công tác lập hồ sơ công việc; nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu).

d) Thực hiện tốt chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng hiện vật, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

3. Công tác kiểm tra, hướng dẫn các hoạt động văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị và địa phương; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo Phòng Nội vụ tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các Phòng, ban chuyên môn huyện và UBND cấp xã.

4. Công tác đánh giá, phân loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện việc đánh giá, phân loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị và địa phương trong Tỉnh theo Quyết định số 1279/QĐ-UBND-HC ngày 16 tháng 12 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh về ban hành Quy định tiêu chí đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị và địa phương trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.

b) Các cơ quan, đơn vị và địa phương triển khai và tổ chức thực hiện tự đánh giá kết quả thực hiện của cơ quan, đơn vị, địa phương mình và đánh giá các đơn vị trực thuộc (nếu có) đảm bảo thực chất và đúng thời gian quy định.

5. Hiện đại hóa và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan và tài liệu lưu trữ lịch sử, từng bước thực hiện công tác văn thư, lưu trữ bằng các trang thiết bị công nghệ hiện đại trên cơ sở các dữ liệu điện tử, số hóa tài liệu lưu trữ, cụ thể:

a) Quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng theo Hướng dẫn liên ngành số 01/HDLN-STT&TT-SNV ngày 26 tháng 3 năm 2015 của Sở Thông tin và Truyền thông và Sở Nội vụ; Hướng dẫn số 822/HD- VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 và xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ theo Hướng dẫn số 169/HD-CVTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

b) Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ.

6. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện tốt chế độ thông tin, báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ. Trong đó có báo cáo kết quả hoạt động văn thư, lưu trữ và báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm. Chấn chỉnh, phê bình các cơ quan, đơn vị và địa phương chưa thực hiện tốt.

7. Quản lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử

a) Tổ chức thu thập tài liệu lưu trữ đến hạn và quá hạn nộp lưu của các cơ quan, đơn vị và địa phương thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh ban hành kèm theo Quyết định số 426/QĐ-UBND-HC ngày 14 tháng 5 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Tỉnh.

b) Thực hiện tốt công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. c) Tổ chức khai thác sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.

8. Kinh phí thực hiện hoạt động văn thư, lưu trữ

a) Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chủ động bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ năm 2011. Trong đó, cần tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ; chỉnh lý tài liệu tồn đọng; ứng dụng công nghiệp thông tin; bảo quản, giới thiệu và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu phục vụ cho hoạt động thực tiễn và công tác nghiên cứu.

b) Sở Tài chính bố trí kinh phí để thực hiện hoạt động văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị và địa phương theo quy định của pháp luật; kinh phí thực hiện các đề án, dự án về văn thư, lưu trữ khi được Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh phê duyệt.

9. Những nhiệm vụ trọng tâm

Trong năm 2016, ngoài những nhiệm vụ thường xuyên về công tác văn thư, lưu trữ, các cơ quan, đơn vị và địa phương cần tập trung chỉ đạo và tổ chức thực hiện những nhiệm vụ trọng tâm sau đây:

a) Tổ chức lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị và địa phương tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ công việc.

- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và địa phương chỉ đạo công chức, viên chức lập hồ sơ công việc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình và hoàn chỉnh hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định, tránh tình trạng tài liệu tồn đọng hàng năm.

b) Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh: Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng và thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ lịch sử (tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn) đến hạn và quá hạn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011.

c) Kho bảo quản tài liệu lưu trữ:

- Sở Nội vụ chịu trách nhiệm duy tu, sửa chữa Kho bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh (nếu cần thiết);

- Các cơ quan, đơn vị và địa phương chủ động bố trí hoặc cải tạo, sửa chữa kho lưu trữ tài liệu hiện hành của đơn vị đảm bảo đủ diện tích và các trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Đặc biệt lưu ý, khi xây dựng mới trụ sở làm việc phải có hạng mục Kho lưu trữ tài liệu, nhất là đối với trụ sở Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn.

d) Thực hiện quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ:

Sở Nội vụ triển khai thực hiện quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.

đ) Phân công nhiệm vụ cụ thể: (kèm phụ lục).

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giao Sở Nội vụ chủ trì theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước kết quả thực hiện Kế hoạch này trước ngày 20 tháng 12 năm 2016.

2. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành Tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ xây dựng Kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 của cơ quan, đơn vị và địa phương. Báo cáo kết quả thực hiện về Ủy ban nhân dân Tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 10 tháng 12 năm 2016.

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh, báo cáo về Ủy ban nhân dân Tỉnh (qua Sở Nội vụ) để hướng dẫn thực hiện./.

PHỤ LỤC

BẢNG PHÂN CÔNG THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG NĂM 2016
(Kèm theo Kế hoạch số 20/KH-UBND ngày 28/01/2016 của UBND Tỉnh)