KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2019 TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH DƯƠNG

Thực hiện Công văn số 297/BNV-VTLTNN ngày 18 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2019; Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 trên địa bàn tỉnh, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

2. Tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, trách nhiệm của công chức, viên chức trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

3. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định, nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý thông qua các phương tiện báo, đài; trang thông tin điện tử của cơ quan; tổ chức hội nghị phổ biến, triển khai; sao gửi văn bản, lồng ghép thông qua các cuộc họp, giao ban định kỳ; triển khai tại buổi sinh hoạt “Ngày pháp luật” định kỳ của cơ quan..., trọng tâm là các văn bản:

- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

- Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

- Chỉ thị số 21/CT-UBND ngày 19 tháng 10 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương.

2. Xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, văn bản chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên, các cơ quan, tổ chức tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức, cụ thể như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (theo Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ); Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2019;

- Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Bảng thời hạn bảo quản của ngành, Sở Nội vụ phối hợp với với các cơ quan, tổ chức tiếp tục tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

a) Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy, nhân sự theo hướng tinh gọn, bố trí biên chế văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ.

b) Sở Nội vụ tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức cấp huyện, cấp xã theo Quyết định số 3671/QĐ-UBND ngày 25 tháng 12 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Bình Dương năm 2019.

c) Các cơ quan, tổ chức cử công chức, viên chức tham dự đầy đủ các lớp tập huấn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ. Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc thẩm quyền.

d) Thực hiện tốt chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho công chức, viên chức lưu trữ theo quy định hiện hành.

4. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

a) Các sở, ban, ngành xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc. Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã. Việc kiểm tra tập trung vào các nội dung:

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; công tác lập hồ sơ công việc của công chức, viên chức theo Danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu;

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, kiểm tra chất lượng hồ sơ, tài liệu sau khi được chỉnh lý; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (kho lưu trữ, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ); tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; thực hiện báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

b) Sở Nội vụ tổ chức thanh tra, kiểm tra, thực hiện cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ và quản lý, giám sát chất lượng hoạt động dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định pháp luật về lưu trữ.

5. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với quản lý tài liệu điện tử và ứng dụng phần mềm quản lý văn bản.

b) Triển khai thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh nhằm bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh.

6. Báo cáo tổng kết 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng báo cáo tổng kết 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

7. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của tỉnh

- Tiếp tục xây dựng kế hoạch thu tài liệu và hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng thành phần hồ sơ, tài liệu của mỗi cơ quan, tổ chức theo các Quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành;

- Phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện việc công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh với các hình thức viết bài trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông xã hội.

b) Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Các cơ quan, tổ chức tiếp tục chỉnh lý tài liệu tồn đọng và xác định đúng danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định;

- Tiếp tục thực hiện việc phân loại, chỉnh lý, xác định lại thời hạn bảo quản tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

c) Công tác bảo vệ, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ

- Bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị, phòng cháy chữa cháy và phòng chống mối, côn trùng, ẩm mốc để bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ: Cấp bản sao, chứng thực lưu trữ theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Tiếp tục trao trả hồ sơ cho cán bộ đi B;

- Thực hiện các thủ tục hành chính tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

8. Xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử của tỉnh, Lưu trữ cơ quan

Sở Nội vụ phối hợp với Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư và các cơ quan, tổ chức có liên quan triển khai công tác đầu tư xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử của tỉnh; Kho lưu trữ các sở, ban, ngành tại tầng P1 của Trung tâm hành chính tỉnh.

9. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức lập dự toán kinh phí cho công tác văn thư, hoạt động lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo phân cấp ngân sách hiện hành. Tập trung đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu tồn đọng và cải tạo, nâng cấp, mở rộng kho lưu trữ đảm bảo đủ diện tích và điều kiện để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, các tổ chức, doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố căn cứ kế hoạch này và tình hình thực tế để xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ. Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 30 tháng 11 năm 2019.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm triển khai, theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao. Tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch về Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Sở Tài chính bố trí kinh phí cho các cơ quan, tổ chức đảm bảo thực hiện tốt công tác văn thư, hoạt động lưu trữ.

Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố nghiêm túc triển khai thực hiện Kế hoạch này. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh, khó khăn, vướng mắc, kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ để được hướng dẫn cụ thể hoặc tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, giải quyết./.