KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI NHÂN RỘNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC KẠN

Thực hiện nâng cấp và triển khai nhân rộng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc (sau đây gọi tắt là Phần mềm) thuộc dự án Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước hướng tới xây dựng Chính quyền điện tử tỉnh Bắc Kạn giai đoạn 2015-2020 và Kế hoạch số 57- KH/TU ngày 7/3/2017 của Tỉnh ủy Bắc Kạn về triển khai phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trên mạng thông tin diện rộng Tỉnh ủy và trên Internet, Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng Kế hoạch triển khai nhân rộng Phần mềm đến các cơ quan thuộc tỉnh, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích:

Nâng cấp và triển khai Phần mềm tại các cơ quan hành chính Nhà nước, các cơ quan khối Đảng và các cơ quan khối đoàn thể tỉnh Bắc Kạn từ cấp tỉnh đến cấp xã; thực hiện liên thông kết nối trao đổi văn bản giữa các đơn vị qua mạng trên phạm vi toàn tỉnh.

Triển khai các chức năng mới của Phần mềm (Theo dõi thực hiện nhiệm vụ; Quản lý tài liệu cuộc họp) tại Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan hành chính Nhà nước cấp sở, huyện nhằm quản lý và theo dõi tiến độ thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh giao.

Hoàn thành chỉ tiêu UBND tỉnh đã đề ra trong Kế hoạch hành động thực hiện Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử (phấn đấu đến 01/01/2018: đảm bảo trên 80% văn bản hành chính ở cấp tỉnh, 60% ở cấp huyện/thành phố được trao đổi dưới dạng điện tử).

2. Yêu cầu:

Hệ thống Phần mềm được nâng cấp, cài đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh, các đơn vị truy cập để khai thác, sử dụng qua mạng Internet. Kết nối liên thông hệ thống Phần mềm giữa Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng UBND tỉnh với các cơ quan khối Đảng, đoàn thể, chính quyền 3 cấp (tỉnh/huyện/xã).

Đảm bảo hoàn thành việc nâng cấp và triển khai, kết nối liên thông Phần mềm trên toàn tỉnh xong trước tháng 11/2017.

Sau khi Phần mềm được triển khai, yêu cầu các đơn vị khai thác, sử dụng đầy đủ các chức năng của Phần mềm, hình thành quy trình xử lý văn bản trên môi trường mạng trong nội bộ từng cơ quan và kết nối với các cơ quan cấp trên, đơn vị khác trên địa bàn tỉnh; thực hiện nghiêm túc quy định của UBND tỉnh về việc gửi, nhận văn bản điện tử trên hệ thống phần mềm.

II. NỘI DUNG KẾ HOẠCH VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN

1. Nâng cấp, cài đặt, cấu hình, hiệu chỉnh Phần mềm và chuyển đổi dữ liệu đầu kỳ tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh

- Nội dung công việc:

+ Nâng cấp, hiệu chỉnh Phần mềm;

+ Cập nhật Phần mềm cho các huyện, thành phố, sở, ban, ngành (41 đơn vị);

+ Cài đặt Phần mềm cho các cơ quan khối Đảng (các huyện ủy, thành ủy, Trường Chính trị tỉnh, Ban Bảo vệ chăm sóc sức khỏe cán bộ tỉnh và Báo Bắc Kạn);

+ Cài đặt Phần mềm cho 122 xã, phường, thị trấn thuộc tỉnh.

+ Chuyển đổi dữ liệu đầu kỳ tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh

- Thời gian thực hiện: Tháng 5/2017.

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm CNTT&TT tỉnh.

2. Đào tạo sử dụng Phần mềm tại các cơ quan khối Đảng:

- Phạm vi triển khai: Các huyện ủy, thành ủy; Báo Bắc Kạn; Ban Bảo vệ chăm sóc sức khỏe cán bộ tỉnh; Trường Chính trị tỉnh (11 đơn vị).

- Đối tượng đào tạo: Lãnh đạo, chuyên viên, văn thư.

- Hình thức, địa điểm:

+ Đào tạo tập trung tại từng đơn vị: 01 lớp/1 đơn vị; thời lượng 01 ngày/1 lớp.

+ Đào tạo hướng dẫn sử dụng tại nơi làm việc: 05 ngày/1 đơn vị.

- Thời gian thực hiện: Từ 22/5/2017 đến trước ngày 15/10/2017.

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm CNTT&TT.

- Đơn vị phối hợp: Các đơn vị thuộc phạm vi triển khai.

3. Đào tạo sử dụng Phần mềm tại các đơn vị cấp xã:

- Phạm vi triển khai: 122 xã, phương, thị trấn thuộc tỉnh.

- Đối tượng đào tạo: Cán bộ, công chức, người lao động thuộc Đảng ủy, HĐND, UBND các xã, phường, thị trấn.

- Hình thức, địa điểm:

+ Tổ chức đào tạo tập trung cho lãnh đạo các xã, phường, thị trấn tại trung tâm các huyện/thành phố.

Số lượng: 01 lớp/1 đơn vị cấp huyện; thời lượng: 01 ngày/1 lớp.

+ Đào tạo hướng dẫn sử dụng tại nơi làm việc cho cán bộ xã, phường, thị trấn: 05 ngày/1 đơn vị cấp xã.

- Thời gian thực hiện: Từ tháng 5 đến trước ngày 15/10/2017.

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm CNTT&TT.

- Đơn vị phối hợp: Các đơn vị thuộc phạm vi triển khai.

4. Đào tạo sử dụng chức năng Theo dõi thực hiện nhiệm vụ và Quản lý tài liệu cuộc họp:

- Phạm vi triển khai: Văn phòng UBND tỉnh; các sở, ban, ngành trực thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thành phố.

- Đối tượng đào tạo:

+ Văn phòng UBND tỉnh: Lãnh đạo Văn phòng; chuyên viên; quản trị hệ thống.

+ Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố: 03 người/1 đơn vị (01 lãnh đạo văn phòng, 01 chuyên viên tổng hợp, 01 cán bộ quản trị hệ thống).

- Hình thức triển khai:

+ Văn phòng UBND tỉnh: tổ chức 1 lớp đào tạo tập trung (2 ngày/lớp)

+ Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố: Tổ chức 04 lớp đào tạo tập trung (01 ngày/1 lớp).

- Địa điểm: Thành phố Bắc Kạn.

- Thời gian thực hiện: Tháng 7/2017.

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm CNTT&TT

- Đơn vị phối hợp: Các đơn vị thuộc phạm vi triển khai.

5. Cài đặt, đào tạo sử dụng Phần mềm tại các cơ quan theo danh sách bổ sung tại Văn bản số 1607/UBND-KGVX ngày 17/4/2017 của UBND tỉnh:

- Phạm vi triển khai: 17 đơn vị theo danh sách bổ sung tại Văn bản số 1607/UBND-KGVX ngày 17/4/2017 của UBND tỉnh (chi tiết tại Phụ lục 1 kèm theo).

- Đối tượng đào tạo: Lãnh đạo, chuyên viên, văn thư, quản trị hệ thống.

- Hình thức, địa điểm, thời lượng đào tạo: Trung tâm CNTT&TT (Chủ đầu tư dự án) có trách nhiệm thông báo tới từng đơn vị sau khi hoàn thiện các thủ tục điều chỉnh, bổ sung theo quy định.

- Thời gian thực hiện: Hoàn thành trước tháng 11/2017.

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm CNTT&TT

- Đơn vị phối hợp: Các đơn vị thuộc phạm vi triển khai.

(Dự kiến thời gian triển khai tại từng đơn vị như Phụ lục 2 kèm theo).

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Thông tin và Truyền thông

- Chủ trì giúp thường trực UBND tỉnh chỉ đạo các đơn vị trên địa bàn tỉnh tổ chức triển khai Kế hoạch.

- Hàng năm tổng hợp báo cáo UBND tỉnh kết quả sử dụng phần mềm và tình hình phát triển, ứng dụng CNTT tại các đơn vị địa phương trên địa bàn tỉnh.

2. Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông tỉnh (Chủ đầu tư dự án)

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc phạm vi triển khai của dự án thống nhất lịch triển khai chi tiết tại từng đơn vị trên cơ sở dự kiến thời gian triển khai ban hành kèm theo Kế hoạch này; tổ chức đào tạo, hướng dẫn các đơn vị sử dụng phần mềm theo kế hoạch.

- Chịu trách nhiệm quản lý và vận hành hệ thống phần mềm hoạt động ổn định, liên tục, đảm bảo kết nối liên thông giữa các đơn vị trên địa bàn toàn tỉnh; kịp thời xử lý các lỗi phần mềm (nếu có).

3. Các Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, UBND cấp xã:

- Phối hợp chặt chẽ với Trung tâm CNTT&TT tỉnh tổ chức triển khai Kế hoạch tại đơn vị mình; chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc tiếp nhận và triển khai phần mềm (máy tính cá nhân, đường truyền kết nối Internet,...).

- UBND cấp huyện chuẩn bị điều kiện cần thiết để tổ chức triển khai lớp đào tạo tập trung dành cho lãnh đạo các đơn vị cấp xã trực thuộc; cử cán bộ phối hợp với Trung tâm CNTT&TT tỉnh trong quá trình triển khai tại các đơn vị cấp xã thuộc địa bàn và chỉ đạo các xã, phường, thị trấn trực thuộc tổ chức tiếp nhận đào tạo chuyển giao phần mềm đúng, đủ thành phần, đảm bảo tiến độ.

- Khai thác triệt để các chức năng của phần mềm, thực hiện việc trao đổi văn bản qua hệ thống phần mềm theo quy định của UBND tỉnh; trong quá trình sử dụng đóng góp ý kiến việc vận hành và sử dụng phần mềm về Trung tâm CNTT&TT tỉnh để tổng hợp, yêu cầu đơn vị cung cấp phần mềm hiệu chỉnh, bổ sung; định kỳ hàng năm báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Thông tin và Truyền thông) kết quả sử dụng phần mềm tại đơn vị mình.

4. Văn phòng Tỉnh ủy:

Văn phòng Tỉnh ủy phối hợp tổ chức triển khai các nội dung có liên quan đến các đơn vị trong phạm vi triển khai thuộc khối Đảng, Đoàn thể, cụ thể:

- Thông báo các nội dung có liên quan của Kế hoạch đến các đơn vị trong phạm vi triển khai thuộc khối Đảng, Đoàn thể.

- Đề nghị các huyện ủy, thành ủy, Báo Bắc Kạn, Trường Chính trị tỉnh và Ban Bảo vệ chăm sóc sức khỏe cán bộ tỉnh cử cán bộ phối hợp với Trung tâm CNTT&TT tỉnh để cung cấp thông tin và thống nhất kế hoạch triển khai chi tiết tại từng đơn vị; chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc triển khai các lớp đào tạo tập trung (nguồn điện, đường truyền kết nối Internet,...).

- Đề nghị các huyện ủy, thành ủy phối hợp với UBND cấp huyện chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc triển khai lớp đào tạo tập trung dành cho lãnh đạo các đơn vị cấp xã thuộc địa bàn; chỉ đạo các Đảng ủy cấp xã trực thuộc tổ chức tiếp nhận đào tạo chuyển giao phần mềm và đưa phần mềm vào sử dụng sau khi triển khai.

Trên đây là Kế hoạch triển khai nhân rộng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại các cơ quan trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn. Yêu cầu các đơn vị nghiêm túc triển khai thực hiện./.

PHỤ LỤC 1.

DANH SÁCH CÁC ĐƠN VỊ TRIỂN KHAI DỰ ÁN
(Kèm theo Kế hoạch số 157/KH-UBND ngày 16/5/2017 của UBND tỉnh)

PHỤ LỤC 2.

DỰ KIẾN THỜI GIAN TRIỂN KHAI ĐÀO TẠO HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QLVB&HSCV (Kèm theo Kế hoạch số: 157/KH-UBND ngày 16/5/2017 của UBND tỉnh)