KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2019

Thực hiện văn bản số 297/BNV-VTLTNN ngày 18/01/2019 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2019;

Ủy ban nhân dân tỉnh Hòa Bình xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 trên địa bàn tỉnh, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Nhằm thống nhất chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, chủ động triển khai nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ trên cơ sở hướng dẫn của Trung ương, vận dụng phù hợp với điều kiện tình hình thực tế của tỉnh, tạo điều kiện để các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh tổ chức thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 theo quy định;

- Nâng cao vai trò trách nhiệm của người đứng đầu trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị; thường xuyên, kịp thời nắm tình hình quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ tại các cơ quan tổ chức trên địa bàn tỉnh; không ngừng nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý nhà nước và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của tỉnh theo các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.

2. Yêu cầu

Các cơ quan, đơn vị bám sát vào kế hoạch và tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị để xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 của cơ quan đơn vị mình, đồng thời tổ chức triển khai thực hiện; gắn trách nhiệm của người đứng đầu và công chức, viên chức trong việc thi hành nhiệm vụ văn thư, lưu trữ tại cơ quan đơn vị, đảm bảo kế hoạch khả thi đạt chất lượng và hiệu quả.

II. NỘI DUNG

1. Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật hiện hành của nhà nước, của tỉnh về văn thư, lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử của tỉnh, của ngành và cơ quan tổ chức;

- Tiếp tục phổ biến quán triệt Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tới đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý.

b) Xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ rà soát các văn bản hướng dẫn đã ban hành về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, tham mưu chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản mới cho phù hợp với các quy định của nhà nước và tình hình thực tiễn của tỉnh; tham mưu trình chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Chỉ thị tăng cường công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng, bó gói và thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

- Các cơ quan, tổ chức căn cứ các quy định mới của nhà nước, của Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ và tình hình thực tiễn của cơ quan tổ chức, tiến hành rà soát ban hành mới, sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế kịp thời, như:

+ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2019;

+ Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, bó gói từ 2015 trở về trước;

+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ;

+ Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức;

+ Xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức để chỉ đạo việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Hoàn thành trong quý I/2019.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Công tác tổ chức cán bộ:

+ Sở Nội vụ tham mưu bố trí đủ biên chế công chức, đảm bảo chuyên môn nghiệp vụ để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp tỉnh (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) cấp huyện (Phòng Nội vụ các huyện, thành phố) theo quy định;

+ Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh bố trí đủ biên chế đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ, về mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và chuyên ngành văn thư, theo vị trí việc làm đã được phê duyệt;

+ Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

- Công tác tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ:

+ Tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã. Chương trình bồi dưỡng tập trung vào các nội dung: Quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, chế độ bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

+ Sở Nội vụ cử báo cáo viên giúp các Sở, ban, ngành của tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện thành phố triển khai các nội dung bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các hội nghị do các cơ quan, đơn vị tổ chức.

d) Công tác thanh tra, kiểm tra về văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch và tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các Sở, ban, ngành của tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố xây dựng Kế hoạch và tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi mình quản lý.

Công tác thanh tra, kiểm tra tập trung vào các nội dung:

- Công tác quản lý, chỉ đạo hướng dẫn về văn thư, lưu trữ:

+ Công tác phổ biến, triển khai pháp luật về văn thư lưu trữ, tập huấn bồi dưỡng, bố trí công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ;

+ Xây dựng và ban hành các văn bản về văn thư, lưu trữ;

+ Tổ chức và thực hiện chế độ kiểm tra về văn thư, lưu trữ;

+ Đầu tư kinh phí cho công tác lưu trữ như: Chỉnh lý tài liệu, diện tích kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản giá, hộp, bìa...;

+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ và đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định.

- Tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:

+ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản (thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản);

+ Quản lý văn bản đi, văn bản đến;

+ Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan;

+ Quản lý và sử dụng con dấu;

+ Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu, đến hạn giao nộp vào lưu trữ lịch sử; thu tài liệu điện tử;

+ Bảo mật, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (phòng chống ẩm mốc, côn trùng, cháy, nổ...);

+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, cấp bản sao chứng thực tài liệu lưu trữ của cơ quan tổ chức.

2. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

- Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ;

- Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

- Sở Nội vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông tích cực phối hợp, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong quản lý tài liệu điện tử, triển khai các phần mềm quản lý văn bản và lập hồ sơ trên môi trường mạng cho các Sở, ban, ngành, các huyện, thành phố trong tỉnh. Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh trong năm 2019.

3. Quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh

- Xây dựng Kế hoạch thu tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quyết định số 487/QĐ-UBND ngày 08/4/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh; rà soát, chỉnh lý, xác định lại giá trị tài liệu trong kho, áp dụng các biện pháp khoa học tổ chức bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử của tỉnh;

- Lập kế hoạch, đề án nâng cấp phông lưu trữ, tu bổ, phục chế đối với các tài liệu lưu trữ có nguy cơ bị hư hỏng, triển khai công tác số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ; tích cực công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử bằng nhiều hình thức, như: Trưng bày, triển lãm, viết bài, xuất bản sách giới thiệu tài liệu lưu trữ... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông xã hội trên địa bàn tỉnh.

4. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

- Các cơ quan, tổ chức chủ động bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ, theo quy định tại Điều 39, Luật Lưu trữ và hướng dẫn của Sở Tài chính về lập dự toán kinh phí cho hoạt động lưu trữ;

- Tập trung vào việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, bó gói, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ đảm bảo đủ diện tích lưu trữ tài liệu, trang bị bìa hồ sơ, giá, hộp bảo quản tài liệu đúng tiêu chuẩn ngành Lưu trữ, theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ.

5. Thống kê báo cáo về văn thư lưu trữ

- Các cơ quan tổ chức trên địa bàn tỉnh thực hiện nghiêm chế độ báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ hàng năm;

- Thực hiện báo cáo kết quả 02 năm thực hiện kế hoạch số 155/KH-UBND ngày 28/11/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh về thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, trước ngày 30/11/2019.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các Ban, ngành của tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm triển khai tổ chức thực hiện Kế hoạch này; xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 của cơ quan, tổ chức, địa phương và Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng bó gói của cơ quan, tổ chức từ năm 2015 về trước, hoàn thành vào tháng 12/2019. Các Kế hoạch gửi về Sở Nội vụ trước ngày 28/02/2019, để tổng hợp.

2. Sở Tài chính có trách nhiệm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, đơn vị lập và sử dụng kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

3. Sở Nội vụ có trách nhiệm:

- Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ nêu tại Kế hoạch này; hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện kế hoạch; tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định;

- Tăng cường công tác kiểm tra định kỳ và đột xuất đối với các cơ quan, tổ chức về thực hiện các nội dung của kế hoạch này và Kế hoạch số 155/KH-UBND ngày 28/11/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh về thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định;

- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai thực hiện Đề án số hóa hồ sơ tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh trong năm 2019;

- Tiếp tục phối hợp với các ngành, các cấp trong việc bố trí kinh phí triển khai thi công xây dựng công trình Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh, giai đoạn 2, theo quy định.

Quá trình thực hiện Kế hoạch, nếu phát sinh khó khăn vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để tổng hợp, báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, giải quyết./.