KẾ HOẠCH

TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG CHO HỘI CHỢ DU LỊCH QUỐC TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH NĂM 2016 (ITE - HCMC 2016)

Căn cứ Kế hoạch số 1163/KH-BVHTTDL ngày 05 tháng 04 năm 2016 của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch về việc tổ chức Hội chợ Du lịch Quốc tế tại Thành phố Hồ Chí Minh năm 2016 (ITE - HCMC 2016), Sở Du lịch xây dựng Kế hoạch truyền thông, quảng bá cho sự kiện với nội dung cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH - YÊU CẦU

1. Mục đích:

- Khẳng định vị trí Hội chợ ITE - HCMC là hội chợ du lịch quốc tế hàng đầu tại Việt Nam và trong khu vực tiêu vùng sông Mê Kông.

- Thông qua các phương tiện truyền thông để giới thiệu Hội chợ Du lịch Quốc tế Thành phố Hồ Chí Minh năm 2016 (ITE - HCMC 2016) đến du khách trong nước và quốc tế nhằm tăng cường quảng bá hình ảnh điểm đến du lịch Việt Nam nói chung và Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng đến các thị trường quốc tế trọng điểm và tiềm năng.

- Thông tin, giới thiệu về các sản phẩm, dịch vụ du lịch hấp dẫn của các quốc gia, đơn vị, doanh nghiệp tham gia Hội chợ ITE - HCMC 2016 đến với công chúng và tạo cơ hội cho các doanh nghiệp, đơn vị lữ hành, khách sạn, khu nghỉ dưỡng...quảng bá thông tin về dịch vụ, sản phẩm du lịch, tìm kiếm đối tác, ký kết hợp đồng kinh doanh.

2. Yêu cầu:

- Công tác tuyên truyền, quảng bá được thực hiện trước, trong và sau sự kiện thông qua hệ thống cơ quan thông tấn báo đài, phương tiện truyền thông đại chúng trong và ngoài nước.

- Nội dung thông tin quảng bá phải kịp thời, thiết thực, chính xác và hiệu quả; gắn kết chặt chẽ với các hoạt động trong khuôn khổ Hội chợ Du lịch Quốc tế Thành phố Hồ Chí Minh; tạo hiệu ứng lan tỏa, sâu rộng trong nước cũng như các thị trường nước ngoài trọng điểm.

- Công tác truyền thông, quảng bá góp phần quan trọng vào việc hoàn thành các mục tiêu tổ chức Hội chợ, cụ thể: tổ chức 270 gian hàng với sự tham gia của hơn 60% người bán nước ngoài, thu hút 250 người mua quốc tế có chất lượng, 30 báo chí quốc tế uy tín và 400 người bán (trong và ngoài nước), thu hút trên 30.000 lượt khách tham quan.

II. NỘI DUNG KẾ HOẠCH

1. Đối tượng truyền thông:

- Các cơ quan xúc tiến du lịch, các doanh nghiệp lữ hành, khách sạn, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ du lịch trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và các địa phương trên cả nước.

- Các cơ quan xúc tiến du lịch, các doanh nghiệp lữ hành, khách sạn, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ du lịch của các nước.

- Các văn phòng đại diện các hãng hàng không trong và ngoài nước.

- Người tiêu dùng du lịch trong và ngoài nước.

2. Nội dung truyền thông:

- Mục tiêu, lịch sử của Hội chợ ITE - HCMC qua 11 lần tổ chức.

- Nội dung hoạt động của Hội chợ ITE - HCMC 2016.

- Kết quả, hiệu quả của Hội chợ ITE - HCMC 2016.

3. Phương pháp thực hiện:

3.1. Truyền thông trước sự kiện

a. Nội dung truyền thông trọng tâm:

- Lịch sử các lần tổ chức Hội chợ ITE - HCMC

- Ý nghĩa, mục tiêu của Hội chợ ITE HCMC.

- Nội dung hoạt động của Hội chợ ITE - HCMC 2016.

- Các đơn vị tham gia Hội chợ ITE - HCMC 2016 và các nhà tài trợ.

- Nội dung của ngày công chúng (ngày 10/9/2016).

- Nội dung từ các buổi họp báo.

b. Cách thức thực hiện:

- Truyền thông qua Đài truyền hình: dự thảo công văn, thỏa thuận hợp tác với các kênh truyền hình VTV, HTV, FBNC, VITV, SCTV12 để ghi hình, phát sóng, phỏng vấn Ban Tổ chức...

- Truyền thông qua Đài phát thanh: dự thảo thỏa thuận hợp tác với các đài phát thanh VOV và VOH (kênh FM99.9Mhz và VOH giao thông) để phát thanh nội dung sự kiện với tần suất ưu tiên.

- Truyền thông qua Kênh Báo - Tạp chí - Website:

+ Thiết kế mẫu banner quảng bá Hội chợ ITE - HCMC 2016 và dự thảo công văn đề nghị Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Cục công tác phía Nam, các doanh nghiệp du lịch hỗ trợ quảng bá sự kiện trên website (theo mẫu đã thiết kế).

+ Thực hiện viết bài PR, treo banner thông tin về Hội chợ ITE - HCMC 2016 đăng trên website Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, website Cục công tác phía Nam, website Sở Du lịch, website Trung tâm Xúc tiến Du lịch, website Tạp chí Du lịch, website ITE HCMC và website các doanh nghiệp du lịch.

+ Phỏng vấn Ban tổ chức, viết bài, đưa tin về ý nghĩa, mục tiêu, tầm vóc, qui mô và sự tác động của sự kiện đến ngành du lịch thành phố.

+ Thu thập các đường link đăng tải về Hội chợ ITE - HCMC 2016 trước thời gian diễn ra sự kiện.

+ Tập trung quảng cáo thuần và có bài PR trên các báo và tạp chí sau:

- Truyền thông trực quan:

* Treo băng-rôn và pano trước và trong thời điểm diễn ra sự kiện trên các tuyến đường trung tâm thành phố và khu vực triển lãm SECC nhằm quảng bá hình ảnh, giới thiệu những nội dung đặc sắc, các thông tin liên hệ, thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện Hội chợ ITE - HCMC 2016.

+ Thời gian: Từ ngày 28/8/2016 đến hết ngày 10/9/2016.

+ Số lượng: 1.500 banner (kích thước: 0.8m x 2.4m), 04 pano (kích thước: 2m x 3m), 50 poster khổ A3 và 80 poster khổ A4.

* Treo băng-rôn và đặt standee: phối hợp với Sở Công thương vận động các Trung tâm thương mại, siêu thị trên địa bàn thành phố hỗ trợ treo băng-rôn, đặt standee giới thiệu sự kiện và phát voucher mời khách hàng đến Hội chợ ITE - HCMC nhận quà lưu niệm và rút thăm trúng thưởng trong ngày công chứng.

+ Thời gian: Từ ngày 01/9/2016 đến hết ngày 10/9/2016.

+ Số lượng: khoảng 100 băng-rôn và standee.

- Truyền thông qua các doanh nghiệp truyền thông:

* Chicilon Media: trao đổi và dự thảo thỏa thuận hợp tác với Chicilon Media để bảo trợ thông tin về Hội chợ ITE - HCMC 2016 đến công chứng.

+ Thời gian: từ đầu tháng 8/2016 đến giữa tháng 9/2016.

+ Nội dung: Trình chiếu các video clip, hình ảnh quảng cáo liên quan đến sự kiện Hội chợ ITE - HCMC 2016 trên hệ thống các màn hình LCD, frame network tại các tòa nhà văn phòng trong cả nước và khu vực tòa nhà triển lãm tại SECC.

* Công ty TNHH Sóng Việt: phối hợp với Công ty Sóng Việt trình chiếu các video clip, hình ảnh quảng cáo sự kiện Hội chợ ITE - HCMC 2016 trên hệ thống các màn hình, bảng quảng cáo tại Ga quốc tế và Ga quốc nội Cảng Hàng không Sân bay Tân Sơn Nhất (từ đầu tháng 8/2016 đến giữa tháng 9/2016).

- Truyền thông qua họp báo: tổ chức 04 buổi họp báo:

+ Tổ chức Họp báo lần 1 vào ngày 15/4/2016 trong khuôn khổ Hội chợ Du lịch Quốc tế Việt Nam VITM 2016 ở Hà Nội;

+ Tổ chức họp báo lần 2 tại Đà Nẵng vào ngày 24/6/2016 trong khuôn khổ Hội chợ Du lịch Quốc tế BMTM tại Đà Nẵng;

+ Tổ chức họp báo lần 3 tại Hà Nội vào ngày 28/7/2016.

+ Tổ chức họp báo lần 4 vào ngày 30/8/2016: thông tin chi tiết đến công chúng về các hoạt động chính diễn ra tại sự kiện ITE - HCMC 2016 (thông tin về đêm khai mạc, các buổi hội thảo, các hoạt động bên lễ sự kiện, các thông tin về gói khuyến mãi sản phẩm du lịch của các doanh nghiệp và đơn vị lữ hành...)

- Truyền thông qua mạng xã hội (trang Facebook “Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh - Travel to HCMC”): Đăng tải, cung cấp thông tin, hình ảnh, thời gian, địa điểm diễn ra các hoạt động trong khuôn khổ Hội chợ ITE - HCMC 2016 trên trang fanpage chính thức “Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh - Travel to HCMC”.

- Truyền thông qua tin nhắn marketing: Ban Tổ chức sự kiện ITE - HCMC 2016 sẽ gửi 20.000 tin nhắn đến tất cả khách hàng trong dữ liệu để thông báo các đơn vị người mua, người bán về thời gian diễn ra sự kiện.

- Truyền thông, hỗ trợ công tác vận động gian hàng: phối hợp với Công ty tổ chức Vinexad (informa) trong công tác truyền thông, hỗ trợ việc vận động gian hàng.

+ Thời gian: từ tháng 10/2015 - 9/2016.

+ Gửi các thư mời của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, Tổng cục Du lịch đến 62 tỉnh thành, 900 doanh nghiệp lữ hành, khách sạn, resort, các hãng hàng không trong và ngoài nước.

+ Tham dự giới thiệu sự kiện ITE - HCMC 2016 tại các hội chợ chuyên ngành như: ITB Asia Singapore (tháng 10/2015), ATT Philippines (tháng 1/2016), VITM Hà Nội (thang 4/2016), BITM Đà Nẵng (tháng 6/2016), ITE Hồng Kông (tháng 6/2016), Tổ chức Xúc tiến Du lịch các thành phố Châu Á - Thái Bình Dương - TPO (tháng 6/2016), Hội thảo Xúc tiến Du lịch Việt Nam - Liên Bang Nga tại Saint Petersburg (tháng 7/2016)...

3.2. Truyền thông trong thời gian diễn ra sự kiện:

a. Nội dung truyền thông:

- Các hoạt động của Lãnh đạo Thành phố Hồ Chí Minh và khách mời VIP.

- Các hoạt động chính của Hội chợ như Lễ khai mạc, Lễ trao Giải thưởng MTAA, Diễn đàn Du lịch có trách nhiệm ACMECS, ngày công chúng...

- Các nội dung đặc sắc tại các gian hàng.

b. Cách thức thực hiện:

- Truyền thông qua Đài truyền hình:

+ Đưa tin, phát sóng Diễn đàn Du lịch có trách nhiệm ACMECS, Lễ khai mạc, Lễ trao Giải thưởng MTAA và những nội dung quan trọng khác.

+ Thực hiện phóng sự về Hội chợ ITE - HCMC 2016 với nội dung: Số lượng các đơn vị tham gia gian hàng, số lượng “người mua, người bán”, giới thiệu các hội thảo khai thác các thị trường nhằm khẳng định quy mô, tầm vóc của sự kiện.

+ Phỏng vấn Lãnh đạo Thành phố và Khách VIPs các nước về Hội chợ ITE-HCMC 2016.

- Truyền thông qua Đài phát thanh:

+ Thực hiện bài phỏng vấn Ban tổ chức ITE - HCMC 2016 về quy mô, ý nghĩa và mục tiêu của sự kiện.

+ Đưa tin mỗi ngày về các nội dung đặc sắc, hấp dẫn trong thời gian diễn ra sự kiện.

- Truyền thông qua Kênh Báo - Tạp chí - Website.

+ Thực hiện các bài ghi chép các hình ảnh hoạt động nổi bật của sự kiện, quảng bá hình ảnh gian hàng, thông tin du lịch, các hội thảo và các hoạt động khuyến mãi kích cầu trong Ngày công chúng.

+ Phỏng vấn Người mua, khách tham quan tại Hội chợ ITE-HCMC 2016.

- Truyền thông qua mạng xã hội (trang Facebook “Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh - Travel to HCMC”)

+ Tổng hợp thông tin, hình ảnh về các hoạt động hàng ngày trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.

+ Đăng tải các thông tin, các chương trình khuyến mãi hấp dẫn diễn ra tại Hội chợ.

- Truyền thông trực quan:

* Treo băng-rôn và pano trước và trong thời điểm diễn ra sự kiện trên các tuyến đường trung tâm thành phố và khu vực triển lãm SECC nhằm quảng bá hình ảnh, giới thiệu những nội dung đặc sắc, các thông tin liên hệ, thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện Hội chợ ITE - HCMC 2016.

+ Thời gian: Từ ngày 28/8/2016 đến hết ngày 10/9/2016.

+ Số lượng: 1.500 banner (kích thước: 0.8m x 2.4m), 04 pano (kích thước: 2m x 3m), 50 poster khổ A3 và 80 poster khổ A4.

* Treo băng-rôn và đột standee: phối hợp với Sở Công thương vận động các Trung tâm thương mại, siêu thị trên địa bàn thành phố hỗ trợ treo băng-rôn, đặt standee giới thiệu sự kiện và phát voucher mời khách hàng đến Hội chợ ITE - HCMC nhận quà lưu niệm và rút thăm trúng thưởng trong ngày công chúng.

+ Thời gian: Từ ngày 01/9/2016 đến hết ngày 10/9/2016.

+ Số lượng: khoảng 100 băng-rôn và standee.

3.3. Truyền thông sau thời gian diễn ra sự kiện:

a. Nội dung truyền thông:

- Các số liệu tổng kết của Hội chợ ITE-HCMC 2016.

- Kết quả, hiệu quả của Hội chợ ITE-HCMC 2016.

b. Cách thức thực hiện:

- Truyền thông qua Đài truyền hình, Đài phát thanh, Báo - Tạp chí - Website: thực hiện bài tổng kết và phỏng vấn Ban Tổ chức về kết quả, hiệu quả của Hội chợ ITE-HCMC 2016 và phương hướng sắp tới cho Hội chợ ITE- HCMC 2017.

- Truyền thông qua mạng xã hội: Tổng hợp thông tin, hình ảnh về các hoạt động trong đã diễn ra tại sự kiện trên trang Facebook “Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh - Travel to HCMC”.

III. PHỐI HỢP THỰC HIỆN

1. Sở Du lịch

a. Trung tâm Xúc tiến Du lịch:

- Xây dựng kế hoạch và là đầu mối phối hợp các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện các công tác truyền thông theo kế hoạch đã đề ra.

- Dự thảo các công văn, thỏa thuận hợp tác với các cơ quan thông tấn báo chí, đài truyền hình, đài phát thanh, các doanh nghiệp...để hỗ trợ công tác truyền thông.

- Thực hiện thủ tục xin giấy phép và tổ chức các buổi họp báo.

- Thiết kế và xin giấy phép treo băng-rôn cổ động đường phố.

- Đăng tải thông tin về các sự kiện, các hoạt động diễn ra tại Hội chợ trên trang website “visithcmc.vn” và trang facebook “Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh - Travel to HCMC”.

- Là đầu mối liên hệ và cung cấp thông tin về Hội chợ đến các cơ quan báo chí, đài truyền hình.

- Theo dõi, giám sát các thông tin báo đài được đăng tải trên các phương tiện truyền thông.

- Theo dõi, đôn đốc và báo cáo về tiến độ thực hiện Kế hoạch của các đơn vị có liên quan.

b. Phòng Thông tin du lịch:

- Phối hợp với Trung tâm Xúc tiến đưa tin bài và hình ảnh trên trang thông tin điện tử của Sở Du lịch.

- Theo dõi, giám sát các thông tin báo đài được đăng tải trên các phương tiện truyền thông trước, trong và sau khi diễn ra sự kiện.

- Thực hiện Bảng hộp đèn về ITE HCMC 2016 trước cổng Sở Du lịch.

c. Tạp chí Du lịch:

- Thực hiện tin bài về Hội chợ ITE -HCMC 2016 trước, trong và sau thời gian diễn ra sự kiện tại các ấn phẩm định kỳ.

- Thực hiện bản tin nhanh hằng ngày trong thời gian diễn ra Hội chợ ITE- EICMC 2016.

- Ghi nhận, lưu trữ các hình ảnh về các hoạt động diễn ra tại Hội chợ ITE- HCMC 2016 để làm tư liệu cho Sở Du lịch.

d. Phòng Lữ hành và Phòng Khách sạn:

Vận động các doanh nghiệp lữ hành và khách Scan trên địa bàn Thành phố tham gia quảng bá Hội chợ ITE-HCMC 2016 thông qua việc tài trợ băng-rôn cổ động đường phố.

2. Sở Thông tin Truyền thông:

- Hỗ trợ cấp giấy phép Tổ chức Họp báo trước khi sự kiện diễn ra.

- Chỉ đạo các cơ quan báo, đài tăng cường thực hiện các phóng sự, tin, bài...tuyên truyền trước, trong và sau khi diễn ra sự kiện.

3. Sở Văn hóa - Thể thao:

Cấp giấy phép treo băng-rôn cổ động tại các tuyến đường trên địa bàn thành phố trước và trong thời gian diễn ra sự kiện (dự kiến treo từ ngày 28/8 đến ngày 10/9/2016).

4. Informa:

- Quảng bá Hội chợ ITE-HCMC 2016 trên các Báo - Tạp chí và các trang thông tin nước ngoài.

- Gửi tin nhắn marketing đến tất cả các khách hàng đã tham gia Hội chợ trước đây và khách hàng tiềm năng.

- Thực hiện quảng bá sự kiện qua các pano quảng bá trong và ngoài khuôn viên triển lãm Slice, Quận 7.

- Thiết kế Thư mời, Thẻ đeo, Túi ấn phẩm có quảng bá về Hội chợ đảm bảo thẩm mỹ, đúng tiến độ.

IV. TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN

V. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Được thực hiện từ nguồn kinh phí vận động xã hội hóa (đính kèm dự trù kinh phí).

Trên đây là Kế hoạch truyền thông Hội chợ Du lịch Quốc tế Thành phố Hồ Chí Minh lần thứ 12 năm 2016 (ITE - HCMC 2016) của Sở Du lịch./.