KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2024

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011 và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Nhằm triển khai hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương, Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương ban hành Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 với những nội dung như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Tổ chức triển khai các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ và quy định của pháp luật có liên quan, góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, chuyển đổi số của tỉnh trong giai đoạn hiện nay. Tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; nâng cao vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu trong quản lý, chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức xã hội, doanh nghiệp nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý theo đúng quy định của pháp luật và phù hợp với tình hình thực tiễn; tập trung chỉ đạo có hiệu quả việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, đặc biệt là hồ sơ lưu trữ điện tử.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ

Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, các đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức xã hội, doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động. Trong đó, tập trung tuyên truyền về các nội dung của Luật Lưu trữ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử như: Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử...

2. Xây dựng, ban hành và sửa đổi, bổ sung các văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

a) Các cơ quan, tổ chức rà soát xây dựng, ban hành, sửa đổi, bổ sung các văn bản quy định quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế.

b) 100% các cơ quan, tổ chức ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ và Danh mục hồ sơ cơ quan.

c) Sở Nội vụ tiếp tục phối hợp với các cơ quan, tổ chức tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định tại Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu và các văn bản quy định thời hạn bảo quản chuyên ngành.

3. Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

a) Các cơ quan, tổ chức tuyển dụng, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn nghiệp vụ, trình độ đào tạo theo vị trí việc làm.

b) Tổ chức tập huấn và cử công chức, viên chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng.

4. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ:

- Thanh tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

- Kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ; kiểm tra nghiệp vụ, kết quả chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

- Kiểm tra công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khi thực hiện chia tách, sáp nhập, nâng cấp đơn vị hành chính.

b) Các Sở, ban, ngành kiểm tra đơn vị trực thuộc phạm vi quản lý; Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo Phòng Nội vụ tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng ban chuyên môn cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã.

5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức

a) Nghiêm túc triển khai thực hiện quản lý tài liệu điện tử, chữ ký số và ứng dụng phần mềm quản lý văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, đảm bảo thống nhất, liên thông văn bản, dữ liệu điện tử từ cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã. Hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản điều hành theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

b) 100% công chức, viên chức, người lao động trong quá trình xử lý công việc phải thực hiện lập hồ sơ trên phần mềm quản lý văn bản và thực hiện nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

c) Tiếp tục triển khai thực hiện Kế hoạch số 1514/KH-UBND ngày 14/4/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” trên địa bàn tỉnh Bình Dương.

6. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của tỉnh

- Các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch và thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, bao gồm hồ sơ tài liệu giấy và điện tử.

- Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh xây dựng kế hoạch và thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

- Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ phê duyệt mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.

b) Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Các cơ quan, tổ chức thực hiện chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ, đồng thời xác định thành phần hồ sơ, tài liệu để bảo quản và nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.

- Tiếp tục thực hiện việc phân loại, chỉnh lý, xác định lại giá trị tài liệu tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

c) Công tác bảo vệ, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ

- Thực hiện tốt công tác bảo vệ, bảo quản, khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Tiếp tục thực hiện Dự án “Cải tạo tầng P1 và hệ thống chữa cháy tại Tòa nhà Trung tâm hành chính tỉnh - Giai đoạn 2”, xây dựng kho lưu trữ, bố trí trang thiết bị bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho các sở, ban, ngành có trụ sở làm việc tại Tòa nhà Trung tâm Hành chính tỉnh.

- Các cơ quan, tổ chức thường xuyên kiểm tra kho lưu trữ bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tránh tình trạng mối mọt, mưa bão, cháy nổ làm hư hại tài liệu lưu trữ.

- Lưu trữ lịch sử tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ: cấp bản sao, chứng thực lưu trữ theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân; tiếp tục trao trả hồ sơ cho cán bộ đi B.

7. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

Kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ được bố trí theo quy định của Luật Lưu trữ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các cơ quan, tổ chức căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế để xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 đảm bảo hiệu quả, gửi kế hoạch về Sở Nội vụ trước ngày 31/3/2024; tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định và đột xuất theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan tổ chức triển khai Kế hoạch này; theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc tổ chức thực hiện; định kỳ tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện về Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) và Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan khẩn trương nâng cấp và hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản đảm bảo việc tạo lập cơ sở dữ liệu, quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định.

4. Sở Tài chính bố trí kinh phí cho các cơ quan, tổ chức đảm bảo thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức xã hội, doanh nghiệp nhà nước và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố tổ chức triển khai thực hiện tốt Kế hoạch này. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ để được hướng dẫn thực hiện hoặc tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, chỉ đạo./.