KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2017

Thực hiện Công văn số 1313/VTLTNN-NVĐP ngày 01 tháng 12 năm 2016 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 như sau:

A. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU

I. Cơ quan, tổ chức tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ; rà soát các văn bản đã ban hành để điều chỉnh hoặc thay thế văn bản mới phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

II. Nâng cao hoạt động quản lý nhà nước, phát huy hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời, thống nhất trong chỉ đạo và thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017.

III. Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, địa phương đi vào nề nếp, khoa học, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính nhà nước và thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc; chỉnh lý tài liệu để giải quyết tình trạng hồ sơ, tài liệu tồn đọng, tích đống, nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử thành phố.

IV. Thường xuyên đẩy mạnh các hoạt động về lưu trữ, nhằm tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

B. NỘI DUNG

I. NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ:

- Sở Nội vụ tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành và văn bản pháp luật mới được ban hành về công tác văn thư, lưu trữ trên trang thông tin điện tử và các phương tiện thông tin đại chúng để kịp thời hướng dẫn các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ;

- Sở, ban ngành thành phố, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được giao, tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ, các văn bản hướng dẫn về văn thư, lưu trữ của cơ quan cấp trên, đặc biệt là Luật Lưu trữ; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan để đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong khi thi hành nhiệm vụ có trách nhiệm lập hồ sơ, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ tài liệu đến hạn nộp vào kho lưu trữ cơ quan theo đúng quy định, tuyệt đối không để phát sinh tài liệu tồn đọng.

b) Xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ:

- Sở Nội vụ tiếp tục ban hành các văn bản hướng dẫn các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ, cụ thể: Hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ và Danh mục thành phần các văn bản, tài liệu quy định đính kèm trong hồ sơ chuyên môn của chuyên viên trong quá trình lập hồ sơ công việc và Hướng dẫn thực hiện Bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đồng thời, tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo phù hợp quy định pháp luật hiện hành và tình hình thực tế tại địa phương;

- Đối với các cơ quan, tổ chức cấp thành phố, cấp huyện cần tập trung thực hiện xây dựng:

+ Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu;

+ Danh mục hồ sơ, tài liệu hàng năm của cơ quan, địa phương;

+ Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố.

- Trong năm 2017, tất cả các sở, ban, ngành và các phòng ban quận, huyện đều ban hành Danh mục hồ sơ và Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ:

- Chi cục Văn thư - Lưu trữ tiếp tục kiện toàn tổ chức, nhân sự để bảo đảm thực hiện tốt chức năng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố;

- Trong chỉ tiêu biên chế được giao hàng năm, các cơ quan, đơn vị, địa phương kiện toàn, sắp xếp, bố trí công chức, viên chức có trình độ chuyên môn phù hợp để làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đủ về số lượng và đáp ứng tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức theo đúng quy định;

- Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, phối hợp với cơ sở đào tạo tổ chức tập huấn, bồi dưỡng chuyên sâu về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng từ cấp thành phố, cấp huyện đến cấp xã; kết hợp tập huấn công tác Bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ cho người làm công tác văn thư, lưu trữ và cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn thành phố. Nội dung tập huấn tập trung vào các vấn đề: Công tác bảo vệ bí mật Nhà nước; Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, số hóa tài liệu lưu trữ;

- Các cơ quan, tổ chức, địa phương thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

d) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ:

- Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch và thực hiện thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 đối với một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử trên địa bàn thành phố (chú trọng đối với những đơn vị còn diễn ra tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống, cụ thể: các đơn vị trực thuộc cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố có chức năng quản lý nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố và các Doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố quyết định thành lập) nhằm kịp thời phát hiện những tồn tại, hạn chế và có giải pháp phù hợp để chấn chỉnh, nêu cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức đi vào nề nếp. Nội dung kiểm tra tập trung vào các vấn đề sau:

+ Tình hình thực hiện các quy định pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

+ Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư: Thể thức soạn thảo và ban hành văn bản; thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến theo Công văn số 1968/SNV- CCVTLT ngày 17 tháng 11 năm 2016 của Sở Nội vụ; công tác quản lý và sử dụng con dấu. Trọng tâm cần tập trung vào việc nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo Chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 05 tháng 4 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố;

+ Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Công tác tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng; công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (việc bố trí phòng, kho lưu trữ theo quy định; trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản tài liệu lưu trữ); tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; xây dựng các công cụ tra cứu (Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu lưu trữ,..); thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, các đơn vị không có tên trong kế hoạch kiểm tra thường xuyên, tự tổ chức kiểm tra tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc (nếu có) để kịp thời chấn chỉnh những tồn tại, hạn chế;

- Ủy ban nhân dân cấp huyện xây dựng kế hoạch kiểm tra các phòng, ban, đơn vị trực thuộc và Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc triển khai, thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động cơ quan, đơn vị, quan tâm việc bố trí phòng, kho lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định.

đ) Sở Nội vụ theo dõi, thực hiện cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

2. Quản lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố

a) Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố) xây dựng quy chế bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu của lưu trữ lịch sử thành phố; xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu đến hạn nộp lưu tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố;

b) Thường xuyên nâng cấp phông, tu bổ, phục chế tài liệu nhằm đảm bảo tốt công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

c) Hoàn chỉnh công tác tối ưu hóa tài liệu phông tỉnh Cần Thơ từ tháng 4 năm 1992 đến năm 2003;

d) Tiến hành thực hiện dự án “Số hóa tài liệu phông Ủy ban nhân dân tỉnh Cần Thơ từ năm 1992 - 2003” theo Quyết định số 3069/QĐ-UBND ngày 20 tháng 10 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

a) Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; Sở Nội vụ tăng cường phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tiếp tục đẩy mạnh triển khai, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành” đến cấp huyện, cấp xã và thực hiện liên thông giữa các cơ quan, tổ chức; từng bước triển khai đề án số hóa tài liệu và áp dụng chữ ký số, lưu trữ tài liệu điện tử trên môi trường mạng;

b) Các cơ quan, tổ chức và địa phương tiếp tục tăng cường việc sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động cơ quan theo Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 08 tháng 07 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ về việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính và văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Cần Thơ; Quyết định số 608/QĐ-UBND ngày 14 tháng 02 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế quản lý khai thác và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố; Công văn số 716/UBND-VX ngày 20 tháng 02 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố về việc triển khai thực hiện chữ ký số trên địa bàn thành phố.

4. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

a) Sở Nội vụ phối hợp với Sở Tài chính tiếp tục theo dõi bố trí kinh phí dự án số hóa tài liệu theo tiến độ được phê duyệt; tăng cường bố trí kinh phí tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ngắn hạn cho công chức, viên chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời, bố trí kinh phí phù hợp để đảm bảo các hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ;

b) Các cơ quan, tổ chức cấp thành phố tùy theo điều kiện của từng cơ quan, tổ chức lập dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong kinh phí phân bổ hàng năm theo quy định tại Luật Lưu trữ, phải sắp xếp bố trí phòng, kho bảo quản, trang bị giá, kệ để bảo quản tốt khối tài liệu hiện hành của cơ quan, chấm dứt tình trạng tài liệu để tồn đọng, bó gói trong các bao. Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo Chỉ thị số 05/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ, chú trọng công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống ẩm ướt và nấm mốc, côn trùng tại kho lưu trữ;

c) Đẩy mạnh thực hiện Công văn số 6577/UBND-NCPC ngày 18 tháng 12 năm 2014 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ về việc xây dựng Đề án “Chỉnh lý tài liệu cấp quận, huyện” và bố trí Kho lưu trữ tài liệu xã, phường, thị trấn. Ủy ban nhân dân cấp huyện tăng cường bố trí kinh phí thực hiện Đề án “Chỉnh lý tài liệu cấp quận, huyện”, kinh phí đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho lưu trữ hiện hành và các trang thiết bị để đảm bảo an toàn khối tài liệu lưu trữ hình thành tại địa phương theo quy định tại khoản 3 Mục III Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng (đáp ứng về diện tích, môi trường trong kho, đảm bảo hệ thống điện, hệ thống báo cháy tự động);

d) Ủy ban nhân dân cấp xã tăng cường việc cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ đảm bảo diện tích tối thiểu theo quy định.

II. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM 2017

1. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, tổ chức từng đợt kiểm tra đối với cơ quan, đơn vị về việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Tiếp tục thực hiện Chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 05 tháng 4 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trên địa bàn thành phố. Khắc phục tình trạng không lập hồ sơ, hạn chế tình trạng tài liệu bó gói. Cơ quan, đơn vị, địa phương đưa công tác lập hồ sơ công việc vào một trong những tiêu chí đánh giá, xét thi đua hằng năm đối với công chức, viên chức.

3. Sở Nội vụ phối hợp với các ngành tham mưu trình Ủy ban nhân dân thành phố xúc tiến việc xác định vị trí, quy mô, diện tích khu đất và các thủ tục đầu tư xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng thành phố, nguồn vốn bố trí xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng bổ sung vào kế hoạch đầu tư công giai đoạn 2016 - 2020. Các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn thành phố bố trí phòng, kho lưu trữ đủ diện tích và các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu theo quy định tại khoản 3 Mục III Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ. Chấm dứt tình trạng các sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã không có kho bảo quản tài liệu lưu trữ.

4. Tiếp tục tổ chức thực hiện Kế hoạch số 30/KH-UBND ngày 04 tháng 3 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố về sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam trên địa bàn thành phố Cần Thơ.

C. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. Trên cơ sở Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 của Ủy ban nhân dân thành phố, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình thực tế tại cơ quan, đơn vị, địa phương để thực hiện, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện theo kế hoạch.

II. Giao Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn nghiệp vụ và đôn đốc, kiểm tra Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương việc tổ chức thực hiện Kế hoạch này.

Trong quá trình thực hiện, trường hợp khó khăn, vướng mắc cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét và chỉ đạo giải quyết cụ thể./.