HƯỚNG DẪN

VỀ VIỆC LẬP TRÍCH LỤC BẢN ĐỒ ĐỊA CHÍNH VÀ TRÍCH ĐO ĐỊA CHÍNH KHU ĐẤT; CHỈNH LÝ BIẾN ĐỘNG TRÊN BẢN ĐỒ ĐỂ THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VỀ ĐẤT ĐAI TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KIÊN GIANG

Căn cứ Nghị định 12/2002/NĐ-CP ngày 22 tháng 01 năm 2002 của Chính phủ về hoạt động đo đạc và bản đồ.
Căn cứ Nghị định 181/2004/NĐ-CP ngày 29/10/2004 của Chính phủ về thi hành Luật đất đai.
Căn cứ Nghị định số 84/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 của Chính phủ Quy định bổ sung về việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thu hồi đất, thực hiện quyền sử dụng đất, trình tự, thủ tục bồi thường, hỗ trợ, tái định cư khi Nhà nước thu hồi đất và giải quyết khiếu nại về đất đai.
Căn cứ Thông tư 09/2007/TT-BTNMT , ngày 02/8/2007 của Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính.

Để từng bước đưa công tác quản lý nhà nước về đất đai đi vào nề nếp theo hướng giảm bớt phiền hà cho tổ chức, hộ gia đình, cá nhân trong thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai. Sở Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn thống nhất việc lập bản vẽ trích đo địa chính, trích lục bản đồ địa chính khu đất, thửa đất (sau đây được gọi chung là khu đất) để thực hiện thủ tục hành chính về đất đai như: thu hồi đất, giao đất, cho thuê đất, công nhận quyền sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, xin phép hoặc đăng ký chuyển mục đích sử dụng đất, tách thửa, hợp thửa đất, thực hiện các quyền của người sử dụng đất (sau đây được gọi chung là thực hiện thủ tục hành chính về đất đai); thực hiện việc chỉnh lý biến động trên bản đồ địa chính. Cụ thể như sau:

I- Việc lập bản vẽ trích lục bản đồ địa chính, trích đo địa chính khu đất:

1- Các loại bản vẽ bao gồm:

1.1- Trích lục bản đồ địa chính khu đất (mẫu số 1): Sử dụng cho khu đất đã có bản đồ địa chính hoặc đã được trích đo địa chính trước đó.

1.2- Bản vẽ trích đo địa chính khu đất (mẫu số 2): sử dụng đối với các trường hợp khu đất chưa có bản đồ địa chính; thửa đất đã có bản đồ địa chính nhưng có thay đổi, biến động so với hiện trạng thực tế; tách thửa, hợp thửa; biến động thửa đất do bị thay đổi hình thể, diện tích thửa đất.

1.3- Bản đồ khu đất (mẫu số 3): Sử dụng cho các công trình như đê điều, đường điện kinh thủy lợi, các công trình theo tuyến …., ở những nơi chưa có bản đồ địa chính và chưa có điều kiện trích đo địa chính thì được dùng bản đồ địa hình được thành lập mới nhất có tỷ lệ không nhỏ hơn 1/25.000 để lập bản đồ khu đất.

2. Tỷ lệ bản vẽ :

2.1- Bản vẽ trích đo địa chính khu đất.

- Tỷ lệ bản vẽ trích đo địa chính khu đất gồm các loại tỷ lệ sau: 1/200; 1/500; 1/1.000; 1/2.000; 1/5.000; 1/10.000

- Đối với khu vực đã có bản đồ địa chính nay thực hiện trích đo địa chính khu đất để chỉnh lý biến động thửa đất thì áp dụng tỷ lệ trích đo cùng tỷ lệ bản đồ địa chính. Trường hợp thửa đất phức tạp không đủ để thể hiện chi tiết các yếu tố thửa đất có thể áp dụng tỷ lệ lớn hơn một bậc.

- Đối với khu vực chưa có bản đồ địa chính: tỷ lệ bản vẽ trích đo địa chính khu đất phụ thuộc vào mức độ khó khăn và diện tích thửa đất (Trường hợp khu đất có nhiều thửa đất, thửa đất có phân chia thành mục đích sử dụng phụ thì tính theo diện tích thửa đất có mục đích sử dụng phụ). Cụ thể như sau:

Diện tích dưới 100 m² : tỷ lệ 1/200 ;

Diện tích từ 100 đến dưới 300 m² : tỷ lệ 1/200 - 1/500;

Diện tích từ 300 đến dưới 1.000 m² : tỷ lệ 1/500 - 1/1.000;

Diện tích từ 1.000 đến dưới 3.000 m² : tỷ lệ 1/1.000 - 1/2.000;

Diện tích từ 3.000 đến dưới 20.000m² : tỷ lệ 1/2.000 - 1/5.000;

Diện tích trên 20.000 m² trở lên : tỷ lệ 1/5.000 - 1/25.000;

Đối với khu đất lập bản vẽ trích đo địa chính có nhiều thửa đất có diện tích khác nhau thì diện tích quy định nói trên được xác định căn cứ vào diện tích trung bình của các thửa đất.

2.2- Trích lục bản đồ địa chính khu đất: Sử dụng tỷ lệ của bản đồ địa chính hoặc bản vẽ trích đo địa chính trước đó. Trường hợp thửa đất phức tạp không đủ để thể hiện chi tiết các yếu tố thửa đất có thể áp dụng tỷ lệ lớn hơn một bậc.

2.3- Bản đồ địa chính khu đất: tỷ lệ bản vẽ áp dụng như đối với trích đo bản đồ địa chính .

3. Nội dung thể hiện.

Bản vẽ trích đo địa chính, trích lục bản đồ địa chính khu đất thể hiện trên khổ giấy từ khổ A3 đến khổ A0 theo diện tích khu đất và tỷ lệ trích đo, trích lục địa chính.

Trên bản vẽ phải thể hiện các nội dung theo mẫu kèm theo. Cụ thể như sau:

- Mục (1), ghi số thứ tự bản vẽ trích lục bản đồ địa chính; trích đo địa chính khu đất, do đơn vị đo đạc lập. Số thứ tự được đánh số liên tiếp theo từng xã. ( mỗi đơn vị đo đạc tự quản lý số thứ tự trích đo riêng). Ví dụ: "TRÍCH ĐO ĐỊA CHÍNH KHU ĐẤT SỐ 01/TĐBĐ" đối với khu đất trích đo địa chính hoặc "TRÍCH LỤC BẢN ĐỒ ĐỊA CHÍNH KHU ĐẤT SỐ 01/TLBĐ" đối với khu đất trích lục.

- Mục (2), thể hiện tên công trình, người sử dụng đất. Cụ thể như sau (phần chữ in nghiêng trong các ví dụ, trong bản vẽ là chữ in hoa):

+ Đối với thu hồi đất: ghi theo quy hoạch được duyệt. Ví dụ: "Tên Công trình: thu hồi đất để thực hiện quy hoạch Trung tâm Thương mại Thị trấn Dương Đông- HuyệnPhú Quốc".

+ Đối với giao đất, cho thuê đất để thực hiện công trình, dự án : ghi tên công trình (hoặc tên dự án) và chủ đầu tư . Ví dụ:

 " Tên Công trình: Cho thuê (hoặc giao) đất thực hiện dự án xây dựng cầu Ngã năm- huyện Vĩnh Thuận của sở Giao thông Vận tải".

" Tên công trình: Cho thuê (hoặc giao) đất thực hiện dự án khu du lịch sinh thái của Công ty TNHH A".

+ Đối với giao đất, cho thuê đất để sử dụng vào các mục đích. Ghi tên chủ sử dụng và mục đích sử dụng. Ví dụ:

" Tên công trình: giao (hoặc cho thuê)đất cho Chi cục thuế huyện Giồng Riềng để xây dựng trụ sở ".

" Tên công trình: giao(hoặc cho thuê) đất cho Ông ( bà) Nguyễn Văn A để sử dụng vào mục đích đất ở ".

+ Đối với xin công nhận quyền sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: Ghi tên chủ sử dụng, hình thức sử dụng đất. Ví dụ:

"Tên công trình: Công ty TNHH A xin công nhận quyền sử dụng đất" .

"Tên công trình: Trường PTTH An Minh xin công nhận quyền sử dụng đất".

"Tên công trình: Chùa Tam Bảo xin công nhận quyền sử dụng đất".

"Ông (bà) Nguyễn Văn A xin công nhận quyền sử dụng đất".

"Hộ ông (bà) Nguyễn Văn A xin công nhận quyền sử dụng đất".

+ Đối với trường hợp xin tách thửa, chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất , chuyển mục đích sử dụng đất. Ghi tên chủ sử dụng, mục đích tách thửa; chuyển nhượng cho ; mục đích sử dụng xin chuyển, hoặc . Ví dụ:

" Ông (bà) Nguyễn Văn A xin tách thửa để chuyển nhượng quyền sử dụng đất cho Ông Nguyễn Văn B "

" Ông (bà) Nguyễn Văn A xin tách thửa để chuyển mục đích sử dụng đất sang đất ở "

"Ông (bà) Nguyễn Văn A chuyển nhượng quyền sử dụng đất cho Ông Nguyễn Văn B "

"Ông (bà) Nguyễn Văn A xin phép (hoặc đăng ký) chuyển mục đích sử dụng đất từ đất < lọai đất đang sử dụng> sang đất ở "

"Tên công trình: Công ty TNHH A xin phép (hoặc đăng ký) chuyển mục đích sử dụng đất từ đất < lọai đất đang sử dụng> sang đất sản xuất, kinh doanh phi nông nghiệp "

"Tên công trình: Công ty TNHH A xin phép (hoặc đăng ký) chuyển mục đích sử dụng đất để thực hiện dự án <> "

- Mục (3):

* Đối với trích lục bản đồ địa chính thửa đất ghi trích lục từ bản đồ địa chính số ...., tỷ lệ ..........., và các thông tin của thửa đất trích lục (gồm họ tên chủ sử dụng đất, địa điểm, số vào sổ địa chính, số GCN QSDĐ, ngày cấp) (phần chữ in nghiêng trong các ví dụ, trong bản vẽ là chữ in hoa, hoặc in thường):

Ví dụ:

"Trích lục từ bản đồ địa chính số 08, tỷ lệ 1/5.000, của Ông Nguyễn Văn A, địa điểm ấp Tân Hoà A - xã Tân Hiệp B - huyện Tân Hiệp, số vào sổ địa chính 001234, GCN QSDĐ số A 123456, ngày cấp 12/10/1995"

* Đối với bản vẽ trích đo địa chính khu đất mục (3) ghi địa điểm khu đất. Ghi rõ địa chỉ khu đất gồm: số nhà, tên đường (nếu có), ấp (Khu phố, khóm), xã (phường, thị trấn), huyện (thị xã, thành phố). Ví dụ:

"Địa điểm: số 1524 đường Nguyễn Trung Trực, Khu phố 5, phường An hoà, thành phố Rạch Giá".

"Địa điểm: số 1100 Quốc lộ 80, ấp Đông Lộc, xã Thạnh Đông A, huyện Tân Hiệp".

- Mục (4). Minh hoạ vị trí. thể hiện vị trí khu đất ở tỷ lệ nhỏ hơn có định vị đến các địa vật cố định, đến các ngã ba, ngã tư đường. Mục đích của minh hoạ vị trí nhằm xác định vị trí của thửa đất với các điểm địa vật, địa hình rõ ràng trên bản vẽ.

- Mục (5). Phần vẽ trích đo địa chính, trích lục bản đồ địa chính khu đất thể hiện theo tỷ lệ đo vẽ ranh giới thửa đất, ranh giới các công trình xây dựng trên đất (nếu có), một phần các thửa đất liền kề và thể hiện:

+ Đường hành lang lộ giới, thuỷ giới, hành lang an toàn của công trình; chỉ giới xây dựng,

+ Quy hoạch phải thu hồi đất;

+ Những hạn chế khác (nếu có)

+ Nội dung thửa đất: thể hiện: Các góc thửa đất được ký hiệu bằng mẫu tự in hoa liên tục; thể hiện kích thước thửa đất các công trình xây dựng trên đất (nếu có) tính bằng mét và lấy đến 02 (hai) chữ số thập phân; diện tích thửa đất tính bằng mét vuông và lấy đến 01 (một) chữ số thập phân; thể hiện số hiệu thửa đất, loại đất theo mục đích sử dụng chính theo quy định của ký hiệu bản đồ; thể hiện số hiệu thửa đất của các thửa đất giáp ranh hoặc họ, tên chủ đang sử dụng thửa đất giáp ranh đó (trường hợp chưa có bản đồ địa chính).

- Mục (6). Thể hiện khu đất theo các góc thửa và tổng diện tích khu đất. Ví dụ: "Khu đất có hình ABCDE, tổng diện tích 1.002,3m²"

- Mục (7). Thể hiện các tiếp giáp của thửa đất theo các cạnh thửa, hướng cạnh thửa. Ví dụ: " Phía Bắc giáp thửa số 17, cạnh AB = 15m, CD = 20m ; Phía Đông giáp đường Lâm Quang Ky, cách tim đường 25m, cạnh CD = 8m ".

- Mục (8). Thể hiện toạ độ các góc thửa đất theo hệ toạ độ VN-2000 tính bằng mét trong đó toạ độ X là 7 chữ số, tọa độ Y là 6 chữ số và 3 chữ số thập phân.

Bảng toạ độ các điểm góc thửa đất này có thể được bố trí ở vị trí thích hợp trong phần vẽ trích đo.

- Mục (9). Thống kê số tờ bản đồ, số thửa, diện tích và loại đất theo mục đích sử dụng chính của thửa đất trường hợp trích đo, trích lục hiện trạng phải thống kê từng mục đích sử dụng khác ngoài mục đích sử dụng chính. Trường hợp công nhận quyền sử dụng đất phải thống kê theo mục đích chính và cả mục đích phụ của thửa đất.

Trường hợp trích lục từ bản đồ hiện trạng sử dụng đất khu đất có nhiều thửa đất phục vụ cho việc thu hồi đất thì lập bảng liệt kê số thửa, diện tích, loại đất, tên chủ sử dụng đất. Tại mục (9) chỉ liệt kê tổng diện tích từng loại đất phải thu hồi;

- Mục (10). Thể hiện cơ quan trích lục bản đồ địa chính, trích đo địa chính khu đất; giấy phép hoạt động đo đạc bản đồ của cơ quan trích đo.

- Mục (11). Thể hiện ngày tháng năm đo vẽ trích đo địa chính khu đất hoặc trích lục bản đồ địa chính khu đất, chữ ký và họ tên người thực hiện. Đơn vị trích đo địa chính khu đất hoặc trích lục bản đồ địa chính khu đất tự thực hiện việc kiểm tra kỹ thuật theo quy phạm đo vẽ bản đồ của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định.

- Mục (12). Thể hiện ngày tháng năm, ký tên, đóng dấu của thủ trưởng cơ quan trích đo địa chính khu đất hoặc trích lục bản đồ địa chính khu đất.

Trường hợp đơn vị trích đo địa chính khu đất hoặc trích lục bản đồ địa chính là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp thì không cần thể hiện phần này.

- Mục (13). Thể hiện phần của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện hoặc tỉnh thực hiện kiểm tra chất lượng bản vẽ trích đo, trích lục trước khi đưa vào sử dụng. Đối với tổ chức là văn phòng ĐKQSD đất cấp tỉnh, đối với hộ gia đình cá nhân là VP. ĐKQSD đất cấp huyện.

Trường hợp các huyện không có VPĐKQSD đất thì Phòng Tài nguyên và Môi trường thực hiện kiểm tra chất lượng bản vẽ trích đo, trích lục trước khi đưa vào sử dụng và thể hiện ở mục này.

- Mục (14). Ghi số, ngày, tháng, năm quyết định của UBND cấp có thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính về đất đai. Trường hợp công nhận quyền sử dụng đất thì ghi số, ngày, tháng, năm Tờ trình về việc công nhận quyền sử dụng đất của sở Tài nguyên và Môi trường

Đây là bản vẽ mang tính kỹ thuật nên các đơn vị có chức năng thực hiện ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng trích đo, trích lục và lập bản vẽ khu đất.

Bản vẽ trích đo địa chính khu đất, trích lục bản đồ địa chính khu đất dùng làm cơ sở thực hiện thủ tục hành chính về đất đai, không làm căn cứ để cấp phép xây dựng công trình.

4. Việc xác định ranh giới thửa đất:

Ranh giới thửa đất được xác định khi lập bản vẽ trích đo địa chính khu đất để xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, xin giao đất, cho thuê đất. Cơ quan có trách nhiệm lập hồ sơ địa chính về cấp giấy CN.QSD đất không được buộc người làm thủ tục cấp giấy CN.QSD đất lấy xác nhận của chủ sử dụng đất liền kề. Việc xác định ranh giới thửa đất thực hiện như sau:

4.1. Trường hợp thửa đất xin cấp Giấy chứng nhận có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai mà trong giấy tờ đó thể hiện rõ đường ranh giới chung của thửa đất (mô tả các mốc ranh giới hoặc ghi kích thước từng cạnh thửa) với các thửa đất liền kề và hiện trạng đường ranh giới của thửa đất không thay đổi so với giấy tờ về quyền sử dụng đất hiện có thì đường ranh giới thửa đất được xác định theo giấy tờ đó;

4.2. Trường hợp thửa đất xin cấp Giấy chứng nhận không có giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai hoặc có một trong các loại giấy tờ đó nhưng không thể hiện rõ đường ranh giới chung của thửa đất với các thửa đất liền kề hoặc hiện trạng đường ranh giới của thửa đất đã thay đổi so với đường ranh giới thể hiện trên giấy tờ đó thì việc xác định ranh giới thửa đất thực hiện như sau:

- Đơn vị đo đạc lập bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính (gọi chung là đơn vị đo đạc) có trách nhiệm xem xét cụ thể về hiện trạng sử dụng đất, ý kiến của những người sử dụng đất liền kề để xác định và lập bản mô tả về ranh giới thửa đất; chuyển bản mô tả ranh giới thửa đất cho những người sử dụng đất có chung ranh giới thửa đất và người nhận bản mô tả có trách nhiệm ký xác nhận về việc đã nhận bản mô tả này;

- Sau mười (10) ngày kể từ ngày nhận được bản mô tả, nếu người nhận bản mô tả không có đơn tranh chấp về ranh giới thửa đất thì ranh giới thửa đất được xác định theo bản mô tả đó;

Trường hợp người sử dụng thửa đất liền kề vắng mặt dài ngày thì đơn vị đo đạc có trách nhiệm chuyển bản mô tả ranh giới thửa đất đó cho Ủy ban nhân dân cấp xã để gửi cho người sử dụng đất liền kề; trường hợp đến khi làm thủ tục cấp Giấy chứng nhận đối với thửa đất liên quan đến đường ranh giới đó mà chưa gửi được bản mô tả cho người sử dụng đất liền kề thì Ủy ban nhân dân cấp xã ghi xác nhận vào đơn xin cấp Giấy chứng nhận “Chưa gửi được bản mô tả thửa đất cho…(ghi tên và địa chỉ của người sử dụng đất liền kề vắng mặt)”. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm gửi thông báo ba lần trong thời gian không quá mười (10) ngày trên một trong các phương tiện thông tin đại chúng của Trung ương (nếu là người ngoài tỉnh) hoặc địa phương (nếu là người trong tỉnh) về việc xác định ranh giới chung của các thửa đất; chi phí cho việc thông báo được tính chung trong chi phí cấp Giấy chứng nhận và được lấy từ nguồn ngân sách. Sau ba mươi (30) ngày kể từ ngày thông báo cuối cùng, nếu không có đơn tranh chấp của người sử dụng đất liền kề thì ranh giới thửa đất được xác định theo bản mô tả đó;

4.3. Trường hợp đang có tranh chấp về ranh giới thửa đất thì Đơn vị đo đạc có trách nhiệm thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp xã để giải quyết theo quy định của pháp luật đất đai và ranh giới thửa đất được đo đạc theo kết quả giải quyết tranh chấp đó.

Trường hợp tranh chấp chưa giải quyết xong trong thời gian đo đạc ở địa phương thì đo đạc theo ranh giới thực tế đang sử dụng và đơn vị đo đạc có trách nhiệm lập bản mô tả thực trạng phần đất đang tranh chấp sử dụng đất thành hai (02) bản, một bản lưu hồ sơ đo đạc, một bản gửi Ủy ban nhân dân cấp xã để giải quyết.

4.4. Các trường hợp đã được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nay lập bản vẽ trích đo địa chính, trích lục bản đồ địa chính khu đất để thực hiện các thủ tục hành chính thực hiện các quyền của người sử dụng đất (như: tách thửa, hợp thửa, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng đất,.. ) phần đường ranh giới chung của thửa đất (mô tả các mốc ranh giới hoặc ghi kích thước từng cạnh thửa) với các thửa đất liền kề đã được thể hiện rõ trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và hiện trạng đường ranh giới của thửa đất không thay đổi so với giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì không phải gửi bản mô tả ranh giới thửa đất cho chủ sử dụng đất liền kề.

4.5. Trường hợp mục đích sử dụng, ranh giới trên thực địa của thửa đất có thay đổi so với thời điểm cấp Giấy chứng nhận thì mục đích sử dụng, ranh giới của thửa đất được ghi nhận và thể hiện trên bản đồ địa chính theo Giấy chứng nhận đã cấp, ngoài ra còn phải thể hiện thêm thông tin về sự thay đổi của mục đích sử dụng và đường ranh giới trên bản Trích lục địa chính thửa đất. Đơn vị đo đạc có trách nhiệm tổng hợp báo cáo cơ quan Tài nguyên và Môi trường cấp có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đối với thửa đất đó về sự thay đổi mục đích sử dụng, đường ranh giới của thửa đất để xử lý theo quy định của pháp luật về đất đai. Mục đích sử dụng, ranh giới và diện tích của thửa đất trên bản đồ địa chính được xác định lại sau khi có kết quả xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận;

II. Về cập nhật, chỉnh lý biến động đất đai trên bản đồ địa chính

1. Đối với khu vực có bản đồ địa chính.

1.1 Căn cứ để cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính:

a) Việc cập nhật, chỉnh lý cơ sở dữ liệu địa chính tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất được thực hiện dựa trên các căn cứ sau:

- Bản lưu Giấy chứng nhận hoặc bản sao Giấy chứng nhận (đối với trường hợp không có bản lưu Giấy chứng nhận), hồ sơ đăng ký biến động về sử dụng đất đã được giải quyết;

- Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính cho trường hợp tách thửa hoặc có biến động về ranh giới của thửa đất hoặc của khu vực các thửa đất có biến động về ranh giới thửa (trong đó có thể hiện nội dung thay đổi của thửa đất) đã được sử dụng để cấp mới hoặc chỉnh lý Giấy chứng nhận;

- Trường hợp Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh và cấp huyện chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu địa chính hoặc đã xây dựng nhưng chưa kết nối đồng bộ qua mạng thì Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất từng cấp sau khi chỉnh lý hồ sơ địa chính phải gửi Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp kia để cập nhật, chỉnh lý (mẫu số 17/ĐK, 18/ĐK của Thông tư 09/2007/TT-BTNMT). Trường hợp có biến động về ranh giới của một hoặc nhiều thửa thì gửi Thông báo kèm theo bản Trích lục bản đồ địa chính hoặc Trích đo địa chính (ở nơi chưa có bản đồ địa chính) để chỉnh lý bản đồ địa chính.

b) Việc cập nhật chỉnh lý Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai lưu tại Uỷ ban nhân dân cấp xã được thực hiện căn cứ vào Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính (mẫu số 17/ĐK, 18/ĐK của Thông tư 09/2007/TT-BTNMT) và bản Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính của thửa đất hoặc khu vực các thửa đất có biến động về ranh giới thửa (trong đó có thể hiện nội dung thay đổi của thửa đất) do Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp gửi đến.

1.2. Nội dung, cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính bao gồm:

Bản đồ địa chính được chỉnh lý khi tạo thửa đất mới hoặc khi có thay đổi mã thửa đất, thay đổi ranh giới thửa đất, thay đổi mục đích sử dụng đất; đường giao thông, công trình thuỷ lợi theo tuyến, công trình khác theo tuyến, khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín, sông, ngòi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thuỷ văn khác theo tuyến được tạo lập mới hoặc có thay đổi về ranh giới; có thay đổi về mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, về mốc giới và ranh giới hành lang an toàn công trình, về chỉ giới quy hoạch sử dụng đất, về địa danh và các ghi chú thuyết minh trên bản đồ.

1.3. Trình tự chỉnh lý bản đồ địa chính:

Trình tự việc chỉnh lý bản đồ địa chính được quy định chi tiết tại Mục IV của Thông tư 09/2007/TT-BTNMT. Trong quá trình chỉnh lý cần lưu ý một số điểm như sau:

- Những yếu tố mới được chỉnh lý trên bản đồ được thể hiện bằng mực đỏ và gạch bỏ yếu tố cũ bằng màu đỏ; số thứ tự thửa đất mới (nếu có) được đánh liên tiếp theo số cuối cùng của tờ bản đồ và lập bảng “Các thửa biến động” ở vị trí thích hợp ngoài khung bản đồ. Nội dung bảng “ Các thửa đất biến động” phải thể hiện số hiệu thửa thêm, nguồn gốc thửa thêm, số hiệu thửa lân cận và số hiệu thửa bỏ.

- Sai số thể hiện các điểm trên bản đồ không quá ± 0,2 mm.

- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh có trách nhiệm chỉnh lý bản đồ địa chính gốc.

- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất sau khi chỉnh lý, cập nhật biến động hồ sơ địa chính theo thẩm quyền của cấp mình phải gửi thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính (mẫu số 17/ĐK, 18/ĐK của Thông tư 09/2007/TT-BTNMT) cho cấp kia và UBND xã để cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính; và cơ sở dữ liệu địa chính (nếu đã được xây dựng);

- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp có trách nhiệm tổ chức kiểm tra hàng ngày những thông tin đã được cập nhật, chỉnh lý vào cơ sở dữ liệu địa chính trong ngày.

Trường hợp chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính mà tiếp tục cập nhật, chỉnh lý Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê, Sổ theo dõi biến động đất đai thì định kỳ hàng tháng Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp có trách nhiệm tổ chức kiểm tra việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính đang quản lý.

- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm kiểm tra việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính do cán bộ địa chính cấp xã thực hiện.

Việc kiểm tra được thực hiện định kỳ hàng năm, trong trường hợp cần thiết thì thực hiện kiểm tra đột xuất.

2. Đối với những khu vực chưa có bản đồ địa chính.

2.1. Việc cập nhật và chỉnh lý biến động được thực hiện trên bản đồ hiện trạng sử dụng đất cấp xã, huyện, bản đồ địa chính cơ cở, bản đồ ảnh vệ tinh.

Việc sử dụng tư liệu bản đồ nào tùy theo tình hình cụ thể và đề nghị của từng huyện nhưng phải có sự thống nhất, kiểm tra và cho phép sử dụng của sở Tài nguyên và Môi trường.

2.2. Nội dung, cơ sở, phương pháp thực hiện như khoản 1 nêu trên.

3. Đối với những khu vực lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất để phục vụ cho việc lập phương án bồi thường giải phóng mặt bằng.

a) Các bản vẽ phục vụ cho việc thu hồi đất, giao đất, cho thuê đất được lập trên cơ sở trích lục từ bản đồ hiện trạng sử dụng đất đã lập để phục vụ cho việc lập phương án bồi thường và giải phóng mặt bằng.

b) Các đơn vị đo vẽ lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất phục vụ cho việc lập phương án bồi thường và giải phóng mặt bằng đối với những khu vực chưa có bản đồ địa chính, có trách nhiệm trích lục địa chính theo bản đồ hiện trạng sử dụng đất đã lập các bản vẽ sau:

- Bản vẽ trích lục chung khu đất phục phục vụ cho việc ra quyết định thu hồi chung của khu đất nếu khu đất có cả hộ gia đình cá nhân và tổ chức sử dụng đất;

- Bản vẽ trích lục thửa đất từng tổ chức có đất bị thu hồi trong khu đất để phục vụ cho việc ra quyết định thu hồi đất của từng tổ chức;

- Bản vẽ hiện trạng sử dụng đất phục vụ cho việc thu hồi đất của từng thửa đất của từng hộ gia đình cá nhân;

- Lập bảng liệt kê số thửa, diện tích, loại đất, tên chủ sử dụng đất và địa chỉ theo mẫu số 4.

4. Trách nhiệm thực hiện việc cập nhật, chỉnh lý biến động trên bản đồ.

4.1. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm chỉnh lý dữ liệu bản đồ địa chính và cập nhật, chỉnh lý dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các trường hộp thuộc thẩm quyền cấp, chỉnh lý giấy chứng nhận của cấp tỉnh;

4.2. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền cấp mới hoặc chỉnh lý Giấy chứng nhận của cấp huyện;

4.3. Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ địa chính trên giấy đang quản lý đối với tất cả các trường hợp biến động về sử dụng đất.

4.4. Căn cứ vào mức độ thay đổi trên bản đồ gốc khi các yếu tố thửa đất trên bản đồ biến động trên 40%. Sở Tài nguyên và Môi trường sẽ quyết định việc biên tập lại bản đồ và tổ chức thực hiện công việc này.

Trên đây là hướng dẫn về việc lập bản vẽ trích đo địa chính, trích lục bản đồ địa chính khu đất; chỉnh lý biến động đất đai trên bản đồ để thực hiện thủ tục hành chính về đất đai. Yêu cầu Trưởng phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc sở; Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường và Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất các huyện, thị xã, thành phố; các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thực hiện quy định này. Trong quá trình thực hiện có khó khăn vướng mắc kịp thời báo cáo về sở Tài nguyên và Môi trường để giải quyết.

Hướng dẫn này thống nhất thực hiện từ ngày 01/01/2008 trên địa bàn tỉnh Kiên Giang.