HƯỚNG DẪN

VỀ VIỆC QUẢN LÝ PHÔI GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT, QUYỀN SỞ HỮU NHÀ Ở VÀ TÀI SẢN KHÁC GẮN LIỀN VỚI ĐẤT

- Căn cứ Nghị định số 88/2009/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;

- Căn cứ Thông tư số 17/2009/TT-BTNMT ngày 21 tháng 10 năm 2009 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;

Sở Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn việc nhận, cấp phát và sử dụng phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất trên địa bàn tỉnh An Giang như sau:

I. Yêu cầu đối với việc quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận:

- Phôi giấy chứng nhận phải để ở nơi khô ráo, được bảo quản kín đáo, cẩn thận. Trường hợp phôi giấy chứng nhận bị thất thoát thì người quản lý phôi giấy và thủ trưởng đơn vị đó phải chịu trách nhiệm.

- Đối với đơn vị sử dụng phôi giấy chứng nhận là Văn phòng đăng ký đất và Thông tin tài nguyên và môi trường thì phải quản lý được số lượng, số seri theo địa bàn từng huyện.

- Đối với đơn vị sử dụng phôi giấy chứng nhận là Phòng Tài nguyên và Môi trường thì phải quản lý được số lượng, số seri theo địa bàn từng xã.

II. Các đơn vị quản lý và sử dụng phôi giấy chứng nhận

- Văn phòng Đăng ký đất và Thông tin tài nguyên môi trường;

- Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện, thị xã, thành phố.

Trường hợp trên địa bàn tỉnh có hợp đồng với các đơn vị khác (kể cả Văn phòng Đăng ký đất và Thông tin tài nguyên môi trường) thi công công trình đo đạc cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nông nghiệp, thì Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện, thị xã, thành phố kết hợp với đơn vị thi công lập kế hoạch đăng ký mua giấy chứng nhận trên địa bàn đó và chịu trách nhiệm quản lý số lượng giấy giao cho đơn vị thi công theo từng công trình.

III. Trình tự nhận phôi giấy chứng nhận

Bước 1: Báo cáo tình hình nhận và sử dụng phôi giấy chứng nhận trong kỳ mua trước; nhu cầu sử dụng phôi giấy chứng nhận trong kỳ mua cho lần này. Đối với trường hợp cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nông nghiệp thì phải nêu cụ thể số lượng của từng xã, huyện của đơn vị gửi về Sở Tài nguyên và Môi trường, qua phòng Đất đai (theo mẫu 01 và mẫu 02);

Bước 2: Liên hệ Phòng Đất đai để xác nhận số lượng và trình lãnh đạo Sở ký giấy giới thiệu mua phôi giấy chứng nhận;

Bước 3: Nhận giấy giới thiệu và liên hệ Công ty phát hành phôi giấy chứng nhận để chuyển tiền mua và nhận phôi giấy chứng nhận;

Bước 4: Sau khi nhận phôi giấy chứng nhận, các đơn vị phải gửi lại Phòng Đất đai các thông tin để vào sổ quản lý và theo dõi bao gồm: bản photo chứng từ nhận giấy và hóa đơn xuất kho của Công ty phát hành phôi giấy (có kèm số seri).

IV. Quản lý phôi giấy chứng nhận

1. Hình thức quản lý

- Mở sổ theo dõi tình hình nhận, sử dụng, hư hỏng và chưa sử dụng. Phải ghi đầy đủ số sêri cho từng loại hình sử dụng, hư hỏng;

- Phải thực hiện đầy đủ thủ tục nhập, xuất phôi giấy chứng nhận theo quy định;

- Khi hủy phôi giấy chứng nhận bị hư hỏng phải lập biên bản có đầy đủ các nội dung thời gian, số lượng hủy, số seri và lý do hủy từng giấy, thành phần tham gia và phương pháp hủy.

2. Trách nhiệm quản lý

a. Trách nhiệm của Phòng Đất đai, Sở Tài nguyên và Môi trường

- Trình lãnh đạo Sở kế hoạch sử dụng phôi giấy chứng nhận của tỉnh hàng năm gửi về Tổng cục Quản lý đất đai trước ngày 31 tháng 10 hàng năm;

- Lập sổ theo dõi việc nhận, cấp phát và sử dụng phôi giấy chứng nhận của các đơn vị;

- Kiểm tra thường xuyên việc quản lý và tình hình sử dụng phôi giấy chứng nhận của các đơn vị;

- Kiểm tra đối với giấy chứng nhận bị hư hỏng và hủy phôi giấy chứng nhận bị hư theo quy định;

- Báo cáo định kỳ 6 tháng và cả năm về tình hình sử dụng phôi giấy chứng nhận của tỉnh, trong đó báo cáo 6 tháng đầu năm trước ngày 15 tháng 6, báo cáo cả năm trước ngày 15 tháng 12.

b. Trách nhiệm của các đơn vị sử dụng phôi Giấy chứng nhận

- Lập kế hoạch sử dụng phôi giấy chứng nhận gửi về Sở Tài nguyên và Môi trường trước ngày 15 tháng 10 hàng năm;

- Báo cáo tình hình nhận và sử dụng phôi giấy chứng nhận một năm 02 lần vào ngày 05/6 và 05/12 trước khi đăng ký mua phôi giấy chứng nhận.

- Lập sổ theo dõi việc sử dụng phôi giấy chứng nhận (theo mẫu đính kèm);

- Các đơn vị không lập kế hoạch sử dụng phôi giấy chứng nhận và báo cáo định kỳ tình hình nhận và sử dụng phôi giấy theo quy định thì Sở Tài nguyên và Môi trường không xác nhận việc đăng ký mua giấy chứng nhận cho kỳ tiếp theo;

- Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật về số lượng giấy đã nhận.

V. Tổ chức thực hiện

- Hướng dẫn này áp dụng kể từ ngày ký.

- Chánh Văn phòng Sở; Trưởng Phòng Đất đai; Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất và Thông tin Tài nguyên Môi trường; Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường các huyện, thị, thành phố chịu trách nhiệm triển khai, tổ chức thực hiện hướng dẫn này.

- Trong quá trình thực hiện, những khó khăn, vướng mắc xin phản ánh kịp thời về Phòng Đất đai để tổng hợp báo cáo Giám đốc Sở xem xét giải quyết./.

Mẫu 01

BÁO CÁO

Tình hình sử dụng và nhu cầu sử dụng phôi Giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất

 ( Từ ngày …………… đến ngày ………….. )

Kính gửi …………………………………

I. Kết quả nhận phát hành phôi giấy chứng nhận (GCN)

II. Tình hình sử dụng phôi giấy chứng nhận

III. Đăng ký nhu cầu phôi giấy chứng nhận

Mẫu 02

TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHÔI GIẤY CHỨNG NHẬN

06 tháng đầu năm (hoặc 06 tháng cuối năm)

1. Sử dụng phôi giấy chứng nhận chia theo địa bàn cấp xã: (Áp dụng cho Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện.

2. Sử dụng phôi giấy chứng nhận chia theo địa bàn cấp huyện: (Áp dụng cho Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh).

3. Phôi giấy chứng nhận bi hư hỏng:

SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHÔI GCN