HƯỚNG DẪN

Thực hiện Quyết định số 25/2002/QĐ-UB ngày 21/03/2002 của ủy ban Nhân dân thành phố về việc phân cấp cho ủy ban Nhân dân các quận, huyện cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở

Thực hiện quy định tại Điều 3 Quyết định số 25/2002/QĐ-UB ngày 21/03/2002 của ủy ban Nhân dân thành phố về việc phân cấp cho ủy ban Nhân dân các quận, huyện cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở  (sau đây được viết tắt là GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ), Sở Địa chính - Nhà đất hướng dẫn một số vấn đề về nghiệp vụ trong công tác cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ và đăng ký cập nhật biến động sau khi cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ như sau:

I/ THẨM QUYỀN:

Quyết định số 25/2002/QĐ-UB chỉ phân cấp thẩm quyền đối với việc cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ và đăng ký cập nhật biến động được quy định tại Quyết định số 38/2000/QĐ-UB-ĐT ngày 19/06/2000 của ủy ban Nhân dân thành phố.

1. Thẩm quyền cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ:

a. Cấp đổi GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ cho nhà, đất đã có giấy tờ hợp lệ:

- ủy ban Nhân dân quận, huyện cấp đổi GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ đối với nhà, đất có giấy tờ hợp lệ do ủy ban Nhân dân quận, huyện (hoặc cơ quan được ủy quyền theo quy định) đã cấp hoặc đã chứng nhận sau ngày 30/04/1975 được quy định tại Điểm 1.1 Khoản 1 Điều 5 Bản quy định ban hành kèm theo Quyết định số 38/2000/QĐ-UB-ĐT ngày 19/06/2000 của ủy ban Nhân dân thành phố.

- ủy ban Nhân dân quận, huyện thụ lý hồ sơ, dự thảo GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ (cả bản cáp cho chủ sở hữu và bản lưu), chuyển Sở Địa chính - Nhà đất thụ lý hồ sơ, trình ủy ban Nhân dân thành phố ký GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ đối với các trường hợp nhà, đất có giấy tờ hợp lệ còn lại được quy định tại Điểm 1.2 Khoản 1 Điều 5 Bản quy định ban hành kèm theo Quyết định số 38/2000/QĐ-UB-ĐT ngày 19/06/2000.

b. Cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ cho nhà, đất không có hoặc không đủ giấy tờ hợp lệ:

- ủy ban Nhân dân quận, huyện thụ lý hồ sơ, dự thảo GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ (cả bản cấp cho chủ sở hữu và bản lưu), chuyển Sở Địa chính - Nhà đất thụ lý hồ sơ, trình ủy ban Nhân dân ký GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ đối với các trường hợp được quy định tại Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 5 Bản quy định ban hành kèm theo Quyết định 38/2000/QĐ-UB-ĐT.

- ủy ban Nhân dân quận, huyện cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ đối với các trường hợp còn lại được quy định tại Điểm 2.2 Khoản 2 Bản quy định ban hành kèm theo Quyết định số 38/2000/QĐ-UB-ĐT.

c. Lưu ý:

- ủy ban nhân dân các quân, huyện ký GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ đối với tất cả các trường hợp người Việt nam định cư ở nước ngoài mua nhà ở tại Việt nam theo Nghị định số 81/2000/NĐ-CP trên toàn bộ địa bàn tp.

- Các trường hợp cấp lại GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ do bị mất hoặc hư hỏng theo quy định tại Điều 22, Điều 23, Điều 24 Bản quy định ban hành kèm theo Quyết định số 38/2000/QĐ-UB-ĐT và các trường hợp phải chỉnh sửa đối với GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ đã cấp, nay sẽ thực hiện nguyên tắc ủy ban Nhân dân cấp nào đã cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ sẽ thực hiện luôn việc cấp lại GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ cho các trường hợp đó.

2. Thẩm quyền đăng ký cập nhật biến động sau khi cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ :

ủy ban nhân dân các quận, huyện thực hiện việc đăng ký cập nhật biến động đối với GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ do ủy ban nhân quận, huyện ký.

II. MỘT SỐ VẤN ĐỀ NGHIỆP VỤ CẤP GCN.QSHN门&QSDĐ门 :

1. Thành phần hồ sơ :

Thành phần hồ sơ áp dụng tương tự như hiện nay. Đối với các trường hợp do ủy ban Nhân dân quận, huyện ký GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ, có một số thay đổi trên các loại biểu mẫu như sau:

- Trên các loại đơn, tại mục “Kính gởi” sẽ thay thế ủy ban Nhân dân thành phố Hồ Chí Minh bằng ủy ban Nhân dân quận, huyện

- Trên các loại Tờ trình, tại mục "Thẩm quyền ký" sẽ thay thế Chủ tịch ủy ban Nhân dân quận, huyện bằng Trưởng phòng Quản lý đô thị quận, huyện.

- Trên mẫu GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ (kể cả bản cấp cho chủ sở hữu và bản lưu), tại mục “Thẩm quyền ký” sẽ gạch bỏ chữ “Tỉnh (Thành phố)” và in bằng máy vi tính dòng chữ quận, huyện.........thành phố Hồ Chí Minh.

( Đính kèm Mẫu số 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)

2. Trình tự giải quyết hồ sơ:

- Đối với GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ do ủy ban Nhân dân quận, huyện ký, có thay đổi là sau khi thụ lý hồ sơ, dự thảo GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ, trước kia vì Chủ tịch ủy ban Nhân dân quận, huyện ký trình ủy ban Nhân dân thành phố nay thì Trưởng phòng Quản lý đô thị quận, huyện ký trình Chủ tịch ủy ban Nhân dân quận, huyện ký giấy chứng nhận.

- Đối với GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ do ủy ban Nhân dân thành phố ký: Thực hiện như hiện nay, ủy ban Nhân dân các quận, huyện thụ lý hồ sơ, dự thảo GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ (cả bản cấp cấp cho chủ sở hữu và bản lưu), chuyển Sở Địa chính - Nhà đất thụ lý hồ sơ, trình ủy ban Nhân dân thành phố ký GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ.

3. Lưu ý:

Trình tự, thủ tục, thời hạn thực hiện việc giải quyết hồ sơ theo quy định tại Điều 11, 12, 13, 14, 15 Bản quy định ban hành kèm theo Quyết định số 38/2000/QĐ-UB-ĐT ngày 19/06/2000 của ủy ban Nhân dân thành phố đã quy định thời gian thực hiện công tác cấp giấy chứng nhận chung cho tòan thành phố là cuối năm 2003, chỉ cá biệt các quận có số lượng nhà, đất quá lớn thì cũng phải hòan tất vào cuối năm 2004, do đó, trong quá trình thực hiện Quyết định số 25/2002/QĐ-UB ngày 21/03/2002 của ủy ban Nhân dân thành phố, Chủ tịch ủy ban Nhân dân các quận, huyện nghiên cứu rút ngắn thời gian thực hiện việc giải quyết hồ sơ cấp giấy chứng nhận, đảm bảo hoàn tất công tác cấp giấy chứng nhận đúng thời gian theo quy định của ủy ban nhân thành phố.

III. MỘT SỐ VẤN ĐỀ NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ CẬP NHẬT BIẾN ĐỘNG SAU KHI CẤP GCN.QSHN门&QSDĐ门 :

Theo quy định tại khoản 2.1 Điều 2 Quyết định số 25/2002/QĐ-UB ngày 21/03/2002 của ủy ban nhân dân thành phố, ủy ban nhân dân quận, huyện đăng ký cập nhật biến động đối với GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ (theo mẫu quy định tại Nghị định số 60/CP) do ủy ban Nhân dân quận, huyện ký, do đó trong hướng dẫn này không hướng dẫn nghiệp vụ đăng ký cập nhật biến động đối với các loại giấy tờ hợp lệ khác, không phải là mẫu giấy chứng nhận theo Nghị định số 60/CP.

Lưu ý : Chỉ thực hiện việc đăng ký cập nhật biến động GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ đối với các trường hợp biến động là hợp pháp, nghĩa là được sự cho phép bằng văn bản của các cơ quan thẩm quyền theo quy định như mua bán, tặng cho có Hợp đồng của công chứng ; xây dựng lại nhà có Giấy phép xây dựng, Biên bản hòan công... và đóng góp trước bạ.

Sau đây là một số trường hợp phổ biến về đăng ký cập nhật biến động, khi tiếp nhận hồ sơ cấp Biên nhận (đính kèm Mẫu số 10), thành phần hồ sơ và cách giải quyết đăng ký cập nhật biến động như sau :

1. Chuyển dịch toàn bộ căn nhà (trọn thửa) :

- Thực hiện việc đăng ký tên chủ mới trên trang 3 GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ.

- Có 2 trường hợp chuyển dịch là mua bán (đính kèm Mẫu số 11) và tặng cho (đính kèm Mẫu số 12).

- Hồ sơ tiếp nhận:

+ GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ.

+ Hợp đồng mua bán (hoặc tặng cho): Bản chính và bản sao.

+ Tờ khai trước bạ: Bản sao.

+ Bản vẽ sơ đồ nhà, đất (hoặc bản vẽ khác đã được ghi nhận trong hợp đồng của công chứng): Bản sao.

2. Chuyển dịch một phần căn nhà (một phần thửa):

- Trường hợp phần chuyển dịch là đất trống: Thực hiện đăng ký giảm diện tích trên trang 4 GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ của bên chuyển quyền sử dụng đất (đính kèm Mẫu 13), người nhận chuyển quyền sử dụng đất được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Giấy đỏ) theo quy trình như hiện nay. Hồ sơ tiếp nhận:

+  GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ.

+ Hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất: Bản chính và bản sao.

+ Tờ khai trước bạ: Bản sao.

+ Bản vẽ sơ đồ nhà, đất: Bản sao

- Trường hợp phần còn lại và phần chuyển dịch đều có nhà: Thực hiện đăng ký giảm diện tích trên trang 4 GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ cũ cho người bán (Đính kèm Mẫu số 13), người nhận chuyển quyền sử dụng đất được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Giấy đỏ) theo quy trình như hiện nay. Hồ sơ tiếp nhận:

+ GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ

+ Hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất: Bản chính và bản sao.

+ Tờ khai trước bạ: Bản sao.

+ Bản vẽ sơ đồ nhà, đất: Bản sao.

- Trường hợp phần còn lại và phần chuyển dịch đều có nhà: Thực hiện đăng ký giảm diện tích trên trang 4 GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ cũ cho người bán ( Đính kèm Mẫu số 13), ban hành quyết định cấp số nhà mới va cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ mới cho người mua. Hồ sơ tiếp nhận tương tự như trên nhưng thay hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất bằng hợp đồng mua bán (hoặc tặng cho) người nhận chuyển quyền nộp thêm:

+ Đơn xin cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ của người mua, không cần xác nhận của ủy ban Nhân dân phường.

+ Quyết định cấp số nhà: Bản sao. Trường hợp trên bản vẽ sơ đồ nhà, đất đã có thể hiện số nhà mới thì không cần nộp bản sao quyết định cấp số nhà.

3. Nhập thửa:

- ủy ban Nhân dân quận, huyện thực hiện việc sáp nhập thửa đối với trường hợp 2 (hoặc nhiều) căn nhà đó đều có GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ do ủy ban Nhân dân  quận, huyện ký.

- Trường hợp chuyển dịch trọn thửa: Thực hiện đăng ký tên chủ mới trên trang 3 GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ của thửa được chuyển dịch. Trường hợp chủ nhà có yêu cầu thì làm đơn xin cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ (không cần xác nhận của ủy ban Nhân dân phường, xã, thị trấn), lập Bản vẽ sơ đồ nhà, đất và cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ mới cho c 2 thửa (thu hồi 2 GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ cũ).

- Trường hợp chuyển dịch một phần thửa: Thực hiện đăng ký giảm diện tích trên trang 4 GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ của bên bán, đăng ký tăng diện tích trên trang 4 GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ của bên mua. Trường hợp chủ nhà có yêu cầu  hoặc có sự chênh lệch diện tích thì cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ mới).

- Hồ sơ tiếp nhận:

+ GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ của bên bán và bên mua.

+ Hợp đồng mua bán: Bản chính và bản sao.

+ Tờ khai trước bạ: Bản sao.

+ Bản vẽ sơ đồ nhà, đất: Bản sao.

Trường hợp chủ nhà có nguyện vọng hoặc có chênh lệch diện tích thì cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ mới cho bên mua, người xin cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ phải nộp thêm Đơn xin cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ và Bản vẽ sơ đồ nhà, đất bản chính thể hiện chung phần nhà cũ và phần nhà mới mua thêm.

4. Đăng ký di sản thừa kế:

-Thực hiện đăng ký người thừa kế hưởng di sản trên trang 3 GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ (đính kèm Mẫu số 14)

- Trường hợp có hợp đồng thừa kế khước từ phần di sản được thừa kế, lưu ý là phải căn cứ vào Tờ khai lệ phí trước bạ của cơ quan Thuế và các quy định có liên quan tại Bộ luật Dân sự để xác định tên những người được đăng ký trên trang 3 GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ.

- Hồ sơ tiếp nhận:

+ GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ

+ Tờ khai trước bạ di sản: Bản sao.

+ CMND của người được thừa hưởng di sản: Bản sao.

5. Đăng ký cập nhật diện tích do xây dựng lại căn nhà:

- Thực hiện đăng ký cập nhật diện tích trên trang 4 GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ (đính kèm Mẫu số 15)

- Hồ sơ tiếp nhận

+ GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ

+ Hợp đồng mua bán: Bản chính và bản sao.

+ Biên bản hoàn công: Bản chính và bản sao.

+ Bản vẽ hòan công: Bản chính và bản sao.

+ Tờ khai trước bạ: Bản sao.

6. Đăng ký cập nhật địa chỉ mới:

Thực hiện đăng ký cập nhật địa chỉ mới trên trang GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ (đính kèm Mẫu số 16).

- Hồ sơ tiếp nhận:

+ GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ

+ Quyết định sửa đổi số nhà: Bản sao.

7. Lưu ý:

- Việc đăng ký, xác nhận được thực hiện trên cả 2 bản GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ (bản cấp cho chủ sở hữu và bản lưu) với nội dung giống nhau.

- Lệ phí đăng ký : 30.000đ/hồ sơ.

- Trong mỗi hồ sơ đăng ký có 1 Tờ trình (đính kèm Mẫu số 17) được lưu trong hồ sơ lưu trữ.

Đề nghị nghiên cứu thêm Hướng dẫn số 9645/HD-ĐB ngày 10/07/2000 của Sở Địa chính - Nhà đất.

IV/ LƯU TRỮ HỒ SƠ:

- Việc lưu trữ hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc cấp nào ký GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ sẽ thực hiện việc đăng ký cập nhật biến động và lưu trữ hồ sơ.

- Nghiệp vụ về công tác lưu trữ hồ sơ do Trung tâm Thông tin lưu trữ tư liệu Địa chính - Nhà đất hướng dẫn.

- ủy ban Nhân dân quận, huyện giao Phòng Quản lý đô thị hoặc chỉ định đơn vị thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ.

- Mỗi qúy một lần, đơn vị lưu trữ của quận, huyện lập danh sách kèm bản sao GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ các trường hợp đã cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ hoặc đã đăng ký cập nhật biến động trong qúy đó gởi về Trung tâm Thông tin lưu trữ tư liệu Địa chính - Nhà đất.

- Các quận, huyện cần chú ý đảm bảo chế độ báo cáo tháng, qúy, năm theo quy định của Sở Địa chính - Nhà đất để kịp thời tổng hợp báo cáo trình ủy ban Nhân dân thành phố.

- Để thực hiện đúng quy định về lưu trữ hồ sơ và đảm bảo thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký cập nhật biến động, đề nghị các quận, huyện khẩn trương chuyển ngay hồ sơ lưu trữ của toàn bộ GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ do ủy ban Nhân dân thành phố đã ký về Trung tâm Thông tin lưu trữ tư liệu Địa chính - Nhà đất.

V/ BẢN VẼ SƠ ĐỒ NHÀ ĐẤT:

- Qua kiểm tra, thành phố phát hiện hiện nay vẫn còn tồn tại tình trạng quy định mẫu Bản vẽ sơ đồ nhà đất khác nhau tại mỗi quận, huyện, yêu cầu phải chấn chỉnh ngay, phải áp dụng thống nhất theo quy định tại Quyết định số 91/2001/QĐ-UB ngày 05/10/2001 của ủy ban Nhân dân thành phố và Hướng dẫn số 13158/HD-GDĐT ngày 22/11/2001 của Sở Địa chính - Nhà đất.

- Đối với trường hợp cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ theo kế hoạch, đơn giá lập bản vẽ sơ đồ nhà, đất áp dụng theo công văn số 4432/UB-ĐT ngày 16/11/2000 của ủy ban Nhân dân thành phố, cụ thể là:

+ Tại khu vực đã có Bản đồ địa chính mới: Đơn giá đo vẽ nhà nhân với diện tích xây dựng (trệt), không tính diện tích xây dựng của các tầng trên.

Ví dụ: Nhà phố cấp 2 có 1 trệt + 1 lầu, DTXD: 50m2, DTSD: 100m2, đơn giá là:

2.000đ/m² x 50m² = 100.000đ

+ Tại khu vực chưa có Bản đồ địa chính mới: Đơn giá đo vẽ nhà nhân với diện tích xây dựng (trệt), không tính diện tích xây dựng của các tầng trên, sau đó cộng với đơn giá đo vẽ đất nhân với diện tích khuôn viên.

Ví dụ: Nhà biệt thự 1 hộ sử dụng có 1 trệt + 1 lầu, DTKV: 120m2, DTXD: 80m2, DTSD: 160m2, nhà thuộc khu vực 12 quận nội thành, đơn giá là:

(2.000đ/m² x 80m²) + (500đ/m² x 120m²) = 220.000đ

vi/ thời gian thực hiện:

- Bắt đầu áp dụng các quy định tại Quyết định số 25/2002/QĐ-UB từ ngày 05/04/2002.

- Theo quy định tại khoản 6.1 Điều 6 Quyết định số 25/2002/QĐ-UB, đối với hồ sơ do ủy ban Nhân dân quận, huyện thụ lý trình ủy ban Nhân dân thành phố ký GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ theo quy trình trước ngày 05/04/2002 (căn cứ vào ngày ghi trên Biên nhận hồ sơ của ủy ban nhân dân quận, huyện) thì vẫn trình uỷ ban nhân dân thành phố.

VII/ CÁC ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO:

1. Kinh phí:

- Theo quy định tại Điều 4, Quyết định số 25/2002/QĐ-UB ngày 21/03/2002 của ủy ban nhân dân thành phố.

- ủy ban Nhân dân các quận, huyện lập dự trù kinh phí đảm bảo thực hiện xong công tác cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ theo quy định của ủy ban Nhân dân thành phố (đã nêu trên), có công văn kèm dự toán kinh phí gởi Sở Tài chính - Vật giá đồng gởi cho Sở Địa chính- Nhà đất để biết và phối hợp.

2. Nhân sự:

- Theo quy định tại Điều 5, Quyết định số 25/2002/QĐ-UB ngày 21/03/2002 của ủy ban Nhân dân thành phố, đã giao Ban Tổ chức Chính quyền thành phố và ủy ban Nhân dân các quận, huyện bố trí nhân sự phù hợp theo yêu cầu khối lượng công việc được phân cấp, đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu, kế hoạch cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ được giao.

- Sau gần 2 năm thực hiện Quyết định số 38/2000/QĐ-UB-ĐT, tại Hội nghị sơ kết công tác cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ ngày 08/03/2002, theo báo cáo của các quận, huyện  thì tất cả các quận, huyện đều gặp phải khó khăn về nhân sự, vừa thiếu về số lượng, vừa chưa đồng đều về nghiệp vụ. Theo quy định tại Điều 5 Quyết định số 25/2002/QĐ-UB, đề nghị Phòng Quản lý đô thị các quận, huyện nghiên cứu, chuẩn bị kế hoạch về nhân sự báo cáo với Chủ tịch ủy ban Nhân dân các quận, huyện để Chủ tịch ủy ban Nhân dân quận, huyện trao đổi thống nhất với Ban Tổ chức Chính quyền thành phố về nhân sự chuyên trách công tác cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ và công tác đăng ký cập nhật biến động thuộc Phòng Quản lý đô thị, đảm bảo thực hiện hòan tất công tác cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ theo đúng thời gian quy định của ủy ban Nhân dân thành phố (đã nêu trên).

Trên đây là hướng dẫn một số vấn đề về nghiệp vụ trong công tác cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ và đăng ký sự thay đổi sau khi cấp GCN.QSHNƠ&QSDĐƠ theo phân cấp thẩm quyền tại Quyết định số 25/2002/QĐ-UB ngày 21/03/2002 của ủy ban Nhân dân thành phố. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các quận, huyện liên hệ với Sở Địa chính - Nhà đất để cùng phối hợp giải quyết.