Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ được giao tại Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

Căn cứ Điều 6 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp như sau:

1. Hướng dẫn chung

1.1. Đối tượng thực hiện bao gồm lưu trữ lịch sử các cấp (các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, trung tâm lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện) và các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức) theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia (sau đây viết tắt là Nghị định 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ) và quy định cụ thể của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

1.2. Văn bản này áp dụng đối với việc giao nộp tài liệu quản lý hành chính, tài liệu chuyên môn, tài liệu khoa học công nghệ, văn học nghệ thuật trên nền giấy thông thường. Các hướng dẫn tại văn bản này có thể vận dụng khi tổ chức thực hiện việc giao nộp tài liệu phim, ảnh; phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tin khác.

1.3. Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử nào thì tiến hành giao nộp tài liệu cho lưu trữ lịch sử đó theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ và quy định cụ thể của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Trách nhiệm cụ thể của các cơ quan, tổ chức

Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

2.1. Tiến hành sưu tầm, thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

2.2. Tổ chức chỉnh lý tài liệu.

2.3. Lựa chọn, thống kê tài liệu nộp lưu:

a) Tiến hành lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thuộc thành phần tài liệu nộp lưu theo hướng dẫn của lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập và thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (theo mẫu đính kèm - Phụ lục 1);

b) Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

c) Trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định;

d) Sau khi được người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành hai bản; gửi cho lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập một bản, lưu trữ của cơ quan, tổ chức giữ một bản.

2.4. Tổ chức giao nộp sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt:

a) Hoàn thiện mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

b) Tổ chức đóng gói hồ sơ, tài liệu và vận chuyển đến nơi giao nộp;

c) Tiến hành giao nộp:

- Giao nộp tài liệu theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được duyệt;

- Giao nộp các tài liệu kèm theo khối tài liệu nộp lưu như các bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (trong trường hợp tài liệu của phông lưu trữ được nộp lưu lần đầu và trong cả những lần nộp lưu sau khi có những sửa đổi, bổ sung trong những tài liệu trên);

- Giao nộp công cụ tra cứu khác kèm theo khối tài liệu nộp lưu (nếu có);

- Giao nộp các phương tiện (hộp/cặp) bảo quản khối tài liệu nộp lưu.

3. Trách nhiệm cụ thể của lưu trữ lịch sử các cấp

3.1. Lập kế hoạch thu thập tài liệu và thống nhất với các cơ quan, tổ chức về thời gian giao nộp.

3.2. Phối hợp với lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức lựa chọn tài liệu để giao nộp.

3.3. Hướng dẫn lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu để giao nộp.

3.4. Kiểm tra mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người phụ trách lưu trữ lịch sử quyết định. Việc kiểm tra do Hội đồng xác định giá trị tài liệu của lưu trữ lịch sử thực hiện và được lập thành biên bản.

3.5. Hoàn chỉnh hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu và trình cơ quan chủ quản trực tiếp của lưu trữ lịch sử duyệt. Hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu gồm:

- Văn bản đề nghị của lưu trữ lịch sử;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị của lưu trữ lịch sử về việc kiểm tra mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu của cơ quan, tổ chức.

3.6. Thông báo cho cơ quan, tổ chức nộp lưu về mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi được cấp có thẩm quyền duyệt; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.

3.7. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu:

- Kiểm tra, đối chiếu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu;

- Lập biên bản giao nhận tài liệu (theo mẫu đính kèm - Phụ lục 2). Biên bản được lập thành hai bản; cơ quan, tổ chức và lưu trữ lịch sử mỗi bên giữ một bản.

4. Tổ chức thực hiện

Để phổ biến rộng rãi bản văn bản này, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sao gửi tiếp cho các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để cùng phối hợp giải quyết./.

Phụ lục 1: Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

Cấu tạo của mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu gồm: tờ nhan đề; phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu và tờ kết thúc.

1.1. Mẫu trình bày tờ nhan đề mục lục

1.2. Mẫu trình bày phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu

Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1 - Hộp/cặp số: ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu nộp lưu;

Cột 2 - Hồ sơ số: ghi số của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản theo mục lục hồ sơ của phông;

Cột 3 - Tiêu đề hồ sơ: ghi theo tiêu đề hồ sơ trong mục lục hồ sơ của phông;

Cột 4 - Thời gian bắt đầu, kết thúc: ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ, ví dụ: 02.7.1972-15.01.1973;

Cột 5 - Số tờ: ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ;

Cột 6 - Ghi chú: ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của tài liệu có trong hồ sơ.

1.3. Mẫu trình bày tờ kết thúc

Phụ lục 2: Mẫu Biên bản giao nhận tài liệu

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU

- Căn cứ Điều 6, 7 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;

- Căn cứ .... (kế hoạch công tác, kế hoạch thu thập tài liệu v.v...),

Chúng tôi gồm:

BÊN NHẬN: (Tên lưu trữ lịch sử)

Đại diện là:

1. Ông (bà): ..............................................................................................

Chức vụ công tác: .....................................................................................

2. Ông (bà): ..............................................................................................

Chức vụ công tác: .....................................................................................

BÊN GIAO: (Tên cơ quan, tổ chức nộp lưu tài liệu)

Đại diện là:

1. Ông (bà): .............................................................................................

Chức vụ công tác: ....................................................................................

2. Ông (bà): ..............................................................................................

Chức vụ công tác: .....................................................................................

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể như sau:

1. Tên phông (khối) tài liệu: ......................................................................

2. Thời gian của tài liệu: .............................................................................

3. Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp (cặp): ...................................................................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ...................... hồ sơ (đơn vị bảo quản)

- Quy ra mét giá: .............. mét

4. Tình trạng tài liệu nộp lưu: .....(mô tả tóm tắt về tình trạng của phông hoặc khối tài liệu nộp lưu) ..................................................................................

5. Công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu và tài liệu liên quan khác gồm:

- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

- Công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu khác (nếu có) như bộ thẻ, cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá...;

- Các tài liệu liên quan khác như bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu v.v....

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (cơ quan, tổ chức) giữ một bản; bên nhận (lưu trữ lịch sử) giữ một bản./.

__________________________

* Trong trường hợp lưu trữ lịch sử không có con dấu riêng