CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC -----	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------
Số: 316/LTNN–NVĐP V/v ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh	Hà Nội, ngày 24 tháng 6 năm 1999

 

Kính gửi: Văn phòng Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Để chỉ đạo công tác thu thập tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Cục Lưu trữ nhà nước đã ban hành Văn bản số 330/NVĐP ngày 02-8-1996 hướng dẫn xây dựng Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh. Tiếp theo văn bản nêu trên, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành kèm theo công văn này “Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh”.

Cục Lưu trữ Nhà nước đề nghị Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh tổ chức thực hiện văn bản này, góp phần khắc phục những tồn tại về thu nộp tài liệu lưu trữ từ nhiều năm nay trong công tác lưu trữ ở địa phương. Trong quá trình chỉ đạo và và tổ chức thực hiện, nếu có vấn đề còn vướng mắc, đề nghị phản ánh về Cục Lưu trữ Nhà nước bằng văn bản theo địa chỉ: Cục Lưu trữ Nhà nước, phố Linh Lang - phường Cống Vị - Ba Đình – Hà Nội.

 

Nơi nhận: Như trên Lãnh đạo Cục, Cục LTVPTW Đảng Khoa LT-QTVP (ĐHKHXH_NV) Lưu VT, NVĐP.

CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Dương Văn Khảm

 

DANH MỤC MẪU

THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƯU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH

(Ban hành kèm theo công văn số 316/ LTNN-NVĐP ngày 24 tháng 6 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước)

Phần thứ nhất

HƯỚNG DẪN VẬN DỤNG BẢN DANH MỤC

I. MỤC ĐÍCH, PHẠM VI VẬN DỤNG CỦA BẢN DANH MỤC MẪU

1. Mục đích:

a. Bản Danh mục mẫu được dùng làm căn cứ để Trung tâm lưu trữ tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan là nguồn nộp lưu chuẩn bị và lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh.

b. Đối với từng sở, ban ngành (gọi chung là cơ quan) là nguồn nộp lưu, dựa vào bản Danh mục mẫu này để lập Danh mục những hồ sơ tài liệu cụ thể của cơ quan, làm cơ sở tiến hành lựa chọn, giao nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh khi đã đến hạn nộp lưu. (Việc lựa chọn được thực hiện trong chỉnh lý hoặc sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu của cơ quan).

2. Phạm vi vận dụng:

a. Bản Danh mục mẫu này  chủ yếu được vận dụng để lựa chọn loại hình tài liệu quản lý hành chính nhà nước của các cơ quan nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh là sở, ban, ngành ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.  

b. Thành phần tài liệu của cơ quan Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh được thực hiện theo hướng dẫn riêng.

II. CẤU TẠO CỦA BẢN DANH MỤC MẪU:

1. Thành phần tài liệu được thống kê trong Danh mục không sắp xếp theo đơn vị, tổ chức của từng cơ quan, mà theo những nhóm vấn đề, những mặt hoạt động lớn (những nhóm lớn tài liệu). Những nhóm lớn tài liệu được chia thành những nhóm tài liệu phổ biến chung có ở mọi cơ quan là nguồn nộp lưu và nhóm tài liệu chuyên môn ở mỗi cơ quan. Cụ thể là:

a. Từ nhóm số 1 đến nhóm số 8 là những tài liệu phổ biến chung, gồm:

Nhóm 1- Tài liệu tổng hợp: bao gồm những hồ sơ, tài liệu mang tính chất tổng hợp chung về các mặt hoạt động của cơ quan, không thuộc các lĩnh vực hoạt động cụ thể nào trong các nhóm còn lại.

Nhóm 2- Tài liệu và hành chính, văn thư, lưu trữ.

Nhóm 3- Tài liệu về tổ chức – cán bộ.

Nhóm 4- Tài liệu về kế hoạch - thống kê.

Nhóm 5- Tài liệu về tài chính

Nhóm 6- Tài liệu về thi đua – khen thưởng

Nhóm 7- Tài liệu của Đảng và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan.

Nhóm 8- Tài liệu phổ biến khác.

b. Nhóm 9 là nhóm tài liệu về các lĩnh vực hoạt động chuyên môn của mỗi cơ quan

2. Trong mỗi nhóm lớn tài liệu, phần lớn tài liệu đã được thống kê theo nhóm hồ sơ hoặc hồ sơ; một số trường hợp là tên loại văn bản cụ thể cần lựa chọn.

III. PHƯƠNG PHÁP VẬN DỤNG:

1. Phạm vi tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh trong bản Danh mục mẫu này chỉ bao gồm những thành phần tài liệu chủ yếu nhất của cơ quan là nguồn nộp lưu. Những tài liệu khác của cơ quan không được đề cập trong Danh mục mẫu, cơ quan có trách nhiệm lưu trữ theo thời hạn và theo nhu cầu sử dụng. Những hồ sơ tài liệu này khi hết hạn bảo quản cần phải được xác định giá trị lại một lần nữa: những tài liệu có giá trị sẽ được lựa chọn nộp bổ sung cho Trung tâm lưu trữ tỉnh, tài liệu hết giá trị sẽ được lập Danh mục để Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xét huỷ theo quy định.

2. Từ phạm vi nêu trên, Trung tâm lưu trữ tỉnh căn cứ vào bản Danh mục mẫu hướng dẫn cho từng cơ quan nộp lưu xác định và xây dựng Danh mục tài liệu giao nộp cụ thể của cơ quan mình (mỗi cơ quan nộp lưu là một danh mục) .

3. Việc xây dựng Danh mục tài liệu giao nộp cụ thể của từng cơ quan cần được tiến hành theo yêu cầu sau đây:

a. Căn cứ chính là bản Danh mục mẫu do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành.

b. Những căn cứ khác:

- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu do Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành kèm theo công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975.

- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

- Mục lục hồ sơ (nếu tài liệu đã chỉnh lý).

- Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan (nếu đã được lập).

- Sổ đăng ký văn bản đi, đến.

c. Về cấu tạo:

Mỗi cơ quan là nguồn nộp lưu khi xây dựng Danh mục tài liệu giao nộp cụ thể của cơ quan mình cần dựa theo cấu tạo của bản Danh mục mẫu gồm có những nhóm tài liệu phổ biến chung và nhóm tài liệu chuyên môn của cơ quan (cần lưu ý cấu tạo của bản Danh mục mẫu không phải là phương án phân loại, hệ thống hoá tài liệu của cơ quan).

d. Việc cụ thể hoá hồ sơ, tài liệu từ bản Danh mục mẫu:

- Từ tên hồ sơ, tài liệu của bản Danh mục mẫu, khi xây dựng Danh mục tài liệu giao nộp cụ thể của mỗi cơ quan cần được cụ thể hoá bằng tên hồ sơ tài liệu thực tế của cơ quan đó.

Ví dụ 1: Nhóm 1.3 đối với Sở Xây dựng tỉnh…sẽ là: “Hồ sơ, tài liệu về các hội nghị” (hội nghị do Uỷ ban nhân dân tỉnh triệu tập nhưng Sở Xây dựng chuẩn bị nội dung; hội nghị tổng kết công tác năm của Sở; hội nghị kỷ niệm ngày thành lập Sở).

Ví dụ nhóm 2: Nhóm 3.1 đối với Sở Kinh tế đối ngoại tỉnh…sẽ là: “Hồ sơ tài liệu về việc thành lập (hoặc đổi tên) Sở Kinh tế đối ngoại và các đơn vị trực thuộc”.

e. Cụ thể hoá nhóm tài liệu chuyên môn của cơ quan:

Về nguyên tắc, việc cụ thể hoá các hồ sơ, tài liệu chuyên môn của cơ quan cách làm cũng như đối với các nhóm tài liệu phổ biến chung, nhưng ở phần này chỉ là những hồ sơ tài liệu về hoạt động chuyên môn của cơ quan.

Cụ thể về phương pháp tiến hành cần tham khảo Danh mục tài liệu của Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn đã được Cục Lưu trữ Nhà nước xây dựng làm ví dụ kèm theo văn bản này.

4. Việc lựa chọn tài liệu:

- Trên cơ sở Danh mục tài liệu giao nộp của cơ quan nộp lưu đã được cụ thể hoá từ bản Danh mục mẫu, tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu cần giao nộp từ Mục lục tài liệu đã chỉnh lý hoặc trong quá trình chỉnh lý tài liệu.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

Trên cơ sở bản “Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh” do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành, Trung tâm lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương lập kế hoạch chỉ đạo và hướng dẫn các cơ quan là nguồn nộp lưu (thuộc diện vận dụng văn bản này) tiến hành xây dựng Danh mục tài liệu giao nộp cụ thể của từng cơ quan. Công việc này cần được tiến hành theo kế hoạch hàng năm, trước hết cần tập trung vào những cơ quan lớn, chưa từng giao nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh.

Các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh phải tiến hành thu tài liệu của tất cả các phòng, ban và cán bộ, công chức trong cơ quan, tiến hành chỉnh lý tài liệu theo văn bản số 463/NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 1994 của Cục Lưu trữ Nhà nước về “Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu các cơ quan chuyên môn thuộc tỉnh”.

Trung tâm lưu trữ tỉnh có trách nhiệm đôn đốc, hướng dẫn và phối hợp với các cơ quan nộp lưu tài liệu  trong việc chuẩn bị, lựa chọn và giao nộp tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh theo đúng chế độ và nghiệp vụ đã quy định.

Phần thứ hai

DANH MỤC MẪU THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ TỈNH

1. TÀI LIỆU TỔNG HỢP

1.1 Hồ sơ biên soạn những văn bản quản lý chung do các cơ quan thực hiện.

- Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên (nếu có).

- Văn bản thành lập ban soạn thảo (nếu có).

- Kế hoạch, chương trình soạn thảo văn bản.

- Các bản dự thảo văn bản (kèm theo biên bản hội thảo, ý kiến đóng góp bằng văn bản cho mỗi bản thảo).

- Những văn bản khác có liên quan đến việc soạn thảo.

- Tờ trình, bản thuyết minh kèm bản thảo cuối cùng.

- Bản chính văn bản đã được ban hành.

1.2 Hồ sơ về việc lãnh đạo cấp trên đến kiểm tra tình hình, chỉ đạo công tác của cơ quan.

- Chương trình, kế hoạch kiểm tra, chỉ đạo của cấp trên.

- Báo cáo tình hình công tác của cơ quan với lãnh đạo cấp trên.

- Biên bản ghi chép về các buổi làm việc của lãnh đạo cấp trên với lãnh đạo cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

- Bài phát biểu kết luận, chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên đối với công tác của cơ quan, đơn vị.

- Phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình về đợt kiểm tra tình hình của lãnh đạo cấp trên tại cơ quan (nếu có).

1.3 Hồ sơ, tài liệu về các hội nghị (hội nghị do cấp trên triệu tập nhưng cơ quan được giao chuẩn bị nội dung, hội nghị tổng kết công tác năm hoặc nhiều năm của cơ quan tổ chức, lễ kỷ niệm ngày thành lập cơ quan).

- Văn bản của cơ quan cấp trên về tổ chức hội nghị.

- Kế hoạch tổ chức hội nghị được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Chương trình hội nghị.

- Các báo cáo trình bày tại hội nghị.

- Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên tại hội nghị.

- Các báo cáo tham luận.

- Báo cáo tổng kết hội nghị.

- Biên bản hội nghị.

- Những tài liệu khác có giá trị liên quan trực tiếp đến hội nghị.

- Phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình hội nghị (nếu có).

- Thông báo kết quả hội nghị.

1.4. Phương hướng nhiệm vụ và báo cáo công tác năm, nhiều năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

1.5 Tài liệu về lịch sử của cơ quan (nếu có).

2. TÀI LIỆU VỀ HÀNH CHÍNH, VĂN THƯ, LƯU TRỮ.

2.1. Hồ sơ, tài liệu về công tác hành chính văn phòng của cơ quan.

- Kế hoạch, chương trình, báo cáo về công tác hành chính văn phòng hàng năm của cơ quan.

2.2. Hồ sơ về cải cách hành chính trong cơ quan.

- Văn bản chỉ đạo của cấp trên.

- Kế hoạch, chương trình, đê án về cải cách hành chính hàng năm, nhiều năm.

- Báo cáo kết quả thực hiện cải cách hành chính hàng năm, nhiều năm.

- Những văn bản khác có liên quan của cơ quan về cải cách hành chính.

2.3 Hồ sơ về việc thực hiện công tác rà soát văn bản quy phạm pháp luật.

- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền về công tác rà soát văn bản quy phạm pháp luật.

- Văn bản thành lập Ban rà soát văn bản quy phạm pháp luật (nếu có).

-Kế hoạch thực hiện rà soát văn bản.

- Biên bản ghi chép các cuộc họp về công tác rà soát văn bản quy phạm pháp luật (cuộc họp ở nội bộ cơ quan hoặc cuộc họp với cơ quan có thẩm quyền).

- Các báo cáo chi tiết về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật (văn bản hết hiệu lực, còn hiệu lực, văn bản chồng chéo, văn bản sai thẩm quyền, văn bản cần huỷ bỏ hoặc bổ sung sửa đổi, những văn bản cần ban hành mới).

- Báo cáo tổng hợp kết quả về công tác rà soát văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan.

2.4. Tập văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư và công tác lưu trữ do cơ quan ban hành.

2.5. Hồ sơ, tài liệu về việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

- Kế hoạch, chương trình công tác văn thư, lưu trữ.

- Báo cáo của cơ quan về công tác văn thư.

2.6. Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng do cơ quan triệu tập.

2.7. Các loại sổ sách trong công tác hành chính văn phòng.

- Sổ ghi biên bản tổng hợp các cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, các cuộc họp giao ban của lãnh đạo cơ quan với phụ trách các đơn vị.

- Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan.

- Sổ đăng ký công văn đến của cơ quan.

- Mục lục hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài của cơ quan.

2.8. Tập lưu văn bản đi của cơ quan.

- Tập kế hoạch 6 tháng đầu năm, cuối năm và kế hoạch năm.

- Tập báo cáo công tác, báo cáo chuyên đề 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm và cả năm.

- Tập quyết định do cơ quan ban hành.

- Tập công văn hướng dẫn thực hiện chế độ quy định của ngành, công văn hướng dẫn nghiệp vụ và các văn bản quan trọng khác do cơ quan ban hành.

3. TÀI LIỆU VỀ TỔ CHỨC – CÁN BỘ.

3.1. Hồ sơ, tài liệu về việc thành lập, đổi tên cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

3.2. Hồ sơ, tài liệu về việc bổ sung hoặc thu hẹp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

3.3. Hồ sơ, tài liệu về việc hợp nhất, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

Trong các hồ sơ kể trên thường gồm có các văn bản sau:

- Văn bản của cơ quan cấp trên về vấn đề liên quan.

- Tờ trình của cơ quan, đơn vị.

- Văn bản quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

3.4 Hồ sơ, tài liệu về các đề án xây dựng tổ chức bộ máy của ngành, của cơ quan và đơn vị trực thuộc (có thể có nhiều hồ sơ cụ thể).

3.5 Hồ sơ hội nghị về công tác tổ chức của ngành do cơ quan chủ trì (Những văn bản cần lựa chọn tương tự như hồ sơ hội nghị đã nêu trên).

3.6 Hồ sơ, tài liệu về thực hiện biên chế, lao động tiền lương hàng năm cho cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

- Phân bổ chỉ tiêu biên chế, lao động tiền lương của cơ quan cho các đơn vị trực thuộc.

- Báo cáo thực hiện chỉ tiêu biên chế, lao động tiền lương hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

3.7. Hồ sơ, tài liệu về thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của cơ quan và các đơn vị.

- Văn bản về chỉ tiêu kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của cơ quan hàng năm do cấp trên giao.

- Quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc hàng năm, nhiều năm.

- Báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc hàng năm, nhiều năm.

3.8. Hồ sơ, tài liệu về quản lý công tác đào tạo tại các trường, cơ sở dạy nghề trực thuộc cơ quan.

- Văn bản của cấp trên, của cơ quan về công tác tuyển sinh, đào tạo tại trường;

- Kế hoạch, báo cáo công tác tuyển sinh của trường;

- Kế hoạch đào tạo ngành hoặc chuyên ngành của trường;

- Báo cáo tổng kết năm học, khoá học của trường;

- Quy hoạch, kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác đào tạo chuyên ngành của cơ quan và của trường. 

3.9. Hồ sơ về bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động cán bộ lãnh đạo trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

3.10. Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức - cán bộ - lao động - tiền lương hàng năm của cơ quan và các đơn vị.

3.11. Các báo cáo chuyên đề về cán bộ - lao động - tiền lương của cơ quan như: thực hiện tiêu chuẩn chức danh, thi tuyển, nâng ngạch, định mức lao động, chế độ phụ cấp, bảo hộ lao động, bảo hiểm xã hội, thống kê tai nạn, điều tra các yếu tố độc hại, nguy hiểm tại cơ sở, thống kê số lượng, chất lượng, thành phần cán bộ, thống kê tiền lương và mức sống cán bộ v..v..

3.12. Hồ sơ, tài liệu về thực hiện công tác quốc phòng, an ninh, bảo vệ nội bộ cơ quan.

4. TÀI LIỆU VỀ KẾ HOẠCH - THỐNG KÊ.

4.1. Hồ sơ về xây dựng quy hoạch hoạt động của ngành (do cơ quan lập).

- Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên (nếu có).

- Quy hoạch do cơ quan xây dựng và tờ trình của cơ quan.

- Văn bản phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền.

4.2. Hồ sơ về xây dựng kế hoạch hàng năm của ngành (do cơ quan lập).

- Văn bản của cơ quan cấp trên (nếu có)

- Kế hoạch do các đơn vị gửi cho cơ quan.

- Bản tổng hợp kế hoạch của cơ quan.

- Văn bản phê duyệt giao chỉ tiêu của cơ quan có thẩm quyền về kế hoạch hàng năm của cơ quan.

- Tài liệu về điều chỉnh kế hoạch (nếu có).

4.3. Hồ sơ về xây dựng kế hoạch năm của các đơn vị trực thuộc trong cơ quan.

- Bản kế hoạch của đơn vị.

- Tờ trình của đơn vị.

- Biên bản các cuộc họp của cơ quan chủ trì về kế hoạch của đơn vị.

- Văn bản phê duyệt của cơ quan.

- Tài liệu về điều chỉnh kế hoạch (nếu có).

4.4. Hồ sơ, tài liệu về kiểm tra thực hiện kế hoạch công tác năm ở các đơn vị trực thuộc.

- Văn bản của cơ quan về việc kiểm tra thực hiện kế hoạch.

- Biên bản ghi chép về đợt kiểm tra của cơ quan ở các đơn vị.

- Báo cáo của đơn vị được kiểm tra về thực hiện kế hoạch công tác.

- Báo cáo kết quả của đoàn kiểm tra của cơ quan.

4.5. Tập báo cáo thực hiện kế hoạch hàng năm hoặc nhiều năm của ngành (do cơ quan và các đơn vị trực thuộc lập).

4.6. Hồ sơ về các dự án chương trình mục tiêu của cơ quan (mỗi dự án là một hồ sơ).

- Đề án.

- Tờ trình.

- Phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền.

- Chương trình, kế hoạch thực hiện dự án.

- Những văn bản khác hình thành trong quá trình thực hiện dự án.

- Báo cáo kết quả thực hiện dự án hàng năm của cơ quan và chủ dự án.

4.7. Báo cáo kiểm kê 0 giờ ngày 01 tháng 01 và 0 giò ngày 01 tháng 7 hàng năm của cơ quan và các đơn vị.

4.8 Các loại biểu, báo cáo thống kê định kỳ hàng năm, nhiều  năm hoặc đột xuất của cơ quan và các đơn vị.

5. TÀI LIỆU VỀ TÀI CHÍNH

5.1 Hồ sơ, tài liệu về ngân sách hàng năm của cơ quan.

- Dự toán ngân sách hàng năm do cơ quan lập.

- Chỉ tiêu ngân sách hàng năm của cơ quan do cơ quan cấp trên giao (số kiểm tra, chính thức, điều chỉnh).

- Báo cáo quyết toán năm của cơ quan đã được cấp trên phê duyệt.

5.2. Hồ sơ, tài liệu về ngân sách hàng năm của các đơn vị trực thuộc.

-  Dự toán ngân sách hàng năm của các đơn vị lập.

- Chỉ tiêu ngân sách hàng năm do cơ quan giao cho các đơn vị.

- Báo cáo quyết toán năm của các đơn vị trực thuộc đã được cơ quan phê duyệt.

5.3. Hồ sơ về thanh tra tài chính tại cơ quan theo chế độ thường xuyên hoặc đột xuất.

- Biên bản kiểm tra, thanh tra.

- Báo cáo kết luận của đoàn kiểm tra, thanh tra.

5.4. Sổ kế toán tổng hợp (sổ cái, sổ nhật ký) của cơ quan.

5.5. Hồ sơ thanh lý, biên bản bàn giao tài sản cố định của cơ quan.

6. TÀI LIỆU VỀ THI ĐUA, KHEN THƯỞNG

6.1. Quy định, quy chế của cơ quan về công tác thi đua, khen thưởng.

6.2 Hồ sơ khen thưởng cho các tập thể và cá nhân trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc (từ cấp tỉnh khen trở lên).

- Bản khai thành tích của tập thể, cá nhân.

- Danh sách đề nghị của của cơ quan, đơn vị.

- Biên bản xét thi đua khen thưởng của Hội đồng thi đua, khen thưởng cảu các đơn vị và cơ quan.

- Quyết định khen thưởng của cấp có thẩm quyền.

6.3 Hồ sơ hội nghị về công tác thi đua, khen thưởng do cơ quan tổ chức.

6.4. Báo cáo công tác thi đua, khen thưởng của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

7. TÀI LIỆU CỦA ĐẢNG VÀ CÁC TỔ CHỨC ĐOÀN THỂ TRONG CƠ QUAN.

7.1. Hồ sơ đại hội đảng bộ, cho bộ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

7.2. Tập báo cáo về công tác Đảng hàng tháng, quý, năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

7.3. Báo cáo của các chi bộ, đảng bộ của cơ quan và các đơn vị về việc triển khai các Nghị quyết, các đợt sinh hoạt chính trị, các cuộc vận động lớn.

7.4. Sổ ghi biên bản họp Đảng uỷ, chi bộ.

7.5. Hồ sơ phân loại và xét tổ chức Đảng, Đảng viên trong sạch, vững mạnh.

7.6. Hồ sơ, tài liệu về khen thưởng, kỷ luật Đảng viên.

7.7 Hồ sơ đại hội công nhân viên chức của cơ quan.

7.8. Hồ sơ đại hội Công đoàn, Đoàn thanh niên, Phụ nữ trong cơ quan hàng năm.

7.9. Báo cáo hoạt dộng Công đoàn, Đoàn thanh niên, Phụ nữ trong cơ quan hàng năm

8. NHỮNG TÀI LIỆU PHỔ BIẾN KHÁC

8.1. Tài liệu xây dựng cơ bản.

8.1.1. Hồ sơ xây dựng các công trình thuộc phạm vi quản lý của cơ quan do Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định đầu tư.

8.1.2. Kế hoạch, báo cáo về công tác xây dựng cơ bản hàng năm, nhiều năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

8.1.3. Hồ sơ thanh tra, kiểm tra công tác xây dựng cơ bản của cơ quan ở đơn vị trực thuộc.

8.1.4. Hồ sơ thanh tra, kiểm tra công tác xây dựng cơ bản của cơ quan cấp trên tại cơ quan.

8.2. Tài liệu về hoạt động đối ngoại.

8.2.1. Kế hoạch, chương trình, báo cáo hoạt động đối ngoại hàng năm, nhiều năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

8.2.2. Hồ sơ, tài liệu về các đoàn cán bộ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc đi công tác, học tập, tham quan khảo sát ở nước ngoài.

- Những văn bản của cơ quan, tổ chức nước ngoài có liên quan (nếu có).

- Tờ trình của cơ quan về đoàn đi.

- Quyết định cử đoàn đi của cơ quan có thẩm quyền.

- Báo cáo kết quả chuyến đi của đoàn công tác.

- Những văn bản khác có liên quan.

8.2.3. Hồ sơ về các đoàn của cơ quan, tổ chức nước ngoài đến làm việc tại cơ quan, đơn vị trực thuộc.

- Văn bản của cơ quan, tổ chức nước ngoài có liên quan đến đoàn vào (nếu có).

- Chương trình, kế hoạch làm việc của cơ quan, đơn vị với đoàn vào.

- Biên bản ghi chép các buổi làm việc cảu cơ quan, đơn vị với đoàn.

- Biên bản ghi nhớ hoặc văn bản ký kết hợp tác (nếu có).

- Báo cáo về kết quả làm việc với đoàn nước ngoài của cơ quan, đơn vị.

- Những văn bản khác có liên quan.

8.2.4. Hồ sơ hội thảo do cơ quan, đơn vị tổ chức có tham gia của cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài.

8.2.5. Hồ sơ thực hiện các dự án, chương trình hợp tác với cơ quan, tổ chức nước ngoài.

8.3. Tài liệu về hoạt động khoa học công nghệ.

8.3.1. Chương trình, kế hoạch, báo cáo hoạt động khoa học - công nghệ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc hàng năm hoặc nhiều năm.

8.3.2. Hồ sơ, tài liệu về các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

8.3.3. Hồ sơ về các sáng kiến, cải tiến, ứng dụng khoa học - công nghệ của các tập thể, cá nhân trong cơ quan, đơn vị.

8.3.4. Hồ sơ về việc chuyển giao công nghệ của các cơ quan, tổ chức trong nước hoặc nước ngoài cho cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

8.3.5. Hồ sơ hội nghị khoa học của cơ quan tổ chức hoặc được cơ quan cấp trên giao cho cơ quan tổ chức (nếu có).

8.4. Tài liệu về công tác thanh tra.

8.4.1. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra hàng năm của cơ quan.

8.4.2. Hồ sơ các đợt thanh tra điểm do cơ quan thực hiện tại các đơn vị trực thuộc.

8.4.3. Hồ sơ thanh tra các vụ việc lớn do cơ quan thực hiện.

8.4.4. Hồ sơ thanh tra các vụ việc vi phạm chế độ do cơ quan tổ chức thanh tra ở các đơn vị trực thuộc.

9. TÀI LIỆU VỀ CÁC LĨNH VỰC CHUYÊN MÔN CỦA CƠ QUAN.

9.1. Hồ sơ, tài liệu về các hội nghị về các lĩnh vực quản lý chuyên môn do cơ quan tổ chức hoặc do cơ quan cấp trên giao cho cơ quan chuẩn bị nội dung. (Những văn bản cần lựa chọn tham khảo phần hồ sơ hội nghị như đã nêu trên).

9.2. Hồ sơ soạn thảo văn bản quản lý chuyên môn do cơ quan thực hiện để trình cấp có thẩm quyền ban hành. (Những văn bản cần lựa chọn tham khảo hồ sơ tướng ứng như đã hướng dẫn ở trên).

9.3. Hồ sơ chỉ đạo điểm các lĩnh vực chuyên môn của cơ quan (mỗi cơ quan được chỉ đạo điểm là một hồ sơ)/

- Văn bản chỉ đạo của cơ quan  cấp trên (nếu có).

- Chương trình, kế hoạch, hướng dẫn chỉ đạo điểm của cơ quan.

- Biên bản các buổi làm việc giữa cơ quan với đơn vị được chọn chỉ đạo điểm.

- Những văn bản khác hình thành trong quá trình chỉ đạo điểm.

- Báo cáo kết quả và tổng kết đánh giá việc chỉ đạo điểm.

9.4. Hồ sơ về các đợt kiểm tra chuyên môn của cơ quan ở các đơn vị trong ngành hàng năm.

9.5. Hồ sơ về điều tra số liệu tình hình cá mặt hoạt động ở các cơ quan trong ngành.

- Văn bản chỉ đạo của cơ quan.

- Kế hoạch, chương trình điều tra.

- Các biểu số liệu điều tra.

- Báo cáo tổng hợp về kết quả và số liệu điều tra.

9.6. Hồ sơ các cuộc hội thảo về các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan hoặc các đơn vị thuộc cơ quan tổ chức (mỗi cuộc hội thảo là một hồ sơ).

9.7. Hồ sơ các dự án, chương trình chuyên môn do các đơn vị thuộc cơ quan thực hiện (mỗi dự án, chương trình chuyên môn là một hồ sơ hoặc có thể bao gồm nhiều hồ sơ tuỳ thuộc vào quy mô dự án).

9.8. Các loại biểu đồ, bản đồ chuyên ngành của cơ quan và các đơn vị trực thuộc. (Bản đồ thực trạng, bản đồ quy hoạch, bản đồ phác hoạ, bản đồ mạng lưới, bản đồ mô hình, bản đồ tổng thể, bản đồ thuộc một số dự án và những loại bản đồ khác hình thành trong hoạt động chuyên môn của cơ quan và các đơn vị trong ngành).

9.9. Tập kế hoạch, báo cáo về các lĩnh vực hoạt động chuyên môn hàng năm, nhiều năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

9.10. Phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình phản ánh các sự kiện quan trọng của cơ quan, của ngành.

9.11. Hồ sơ về các vụ việc cụ thể quan trong khác trong hoạt động chuyên môn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc cơ quan. (Loại này rất đa dạng, cần được xác định cụ thể trong thực tế mỗi cơ quan).

Phần thứ ba

DANH MỤC TÀI LIỆU GIAO NỘP VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH CỦA SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN.

(Dùng để tham khảo cho nhũng cơ quan khác khi vận dụng nhóm tài liệu số 9 trong bản Danh mục mẫu)

Tài liệu về các lĩnh vực chuyên môn của Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn được được cụ thể hoá thành 4 nhóm lớn:

- Nông nghiệp:

- Lâm nghiệp:

- Thuỷ lợi:

- Chính sách phát triển nông thôn.

Ngoài 8 nhóm tài liệu phổ biến mà Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn cũng có như trong bản Danh mục mẫu, tài liệu chuyên môn thuộc nhóm 9 của Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn được cụ thể hoá như sau:

9.1. Tài liệu về nông nghiệp:

9.1.1. Hội nghị về nông nghiệp nói chung, hoặc về một trong các vấn đề nông nghiệp như cơ giới hoá nông nghiệp, vật tư nông nghiệp, giống, trồng trọt, bảo vệ thực vật, chăn nuôi, thú y…

9.1.2. Hồ sơ soạn thảo những văn bản quản lý chỉ đạo về nông nghiệp hoặc các vấn đề thuộc nông nghiệp như đã nêu ở mục 9.1.

9.1.3. Hồ sơ chỉ đạo điểm, điển hình của Sở về những vấn đề trong nông nghiệp. (Ví dụ: cơ giới hoá tại xã…huyện…; trồng dâu nuôi tằm tại…; trồng lúa giống mới tại…v.v..)

9.1.4. Hồ sơ, tài liệu giải quyết những vấn đề lớn về thuật nông nghiệp (có giá trị lịch sử lâu dài).

Ví dụ:

- Hồ sơ theo dõi giải quyết nạn ốc bươu vàng trong tỉnh.

- Hồ sơ theo dõi giải quyết nạn sâu bệnh (hoặc chuột) phá lúa vụ mùa (hoặc đông xuân) năm …tại…

- Hồ sơ theo dõi thực hiện kế hoạch nhân rộng giống lúa mới trong tỉnh năm …v..v..

9.1.5. Các báo cáo chuyên đề thuộc lĩnh vực nông nghiệp của Sở như về cơ giới hoá, vật tư, giống..v..v..

9.1.6. Văn bản chỉ đạo, báo cáo chuyên đề về những vấn đề trong nông nghiệp do các phòng nông nghiệp huyện (hoặc UBND huyện) và các đơn vị trực thuộc gửi đến Sở.

9.1.7. Kế hoạch, báo cáo thanh tra về các vấn đề trong nông nghiệp của Sở.

9.1.8. Hồ sơ nghiên cứu đề tài khoa học về các vấn đề trong nông nghiệp như cơ giới hoá (thiết kế các loại máy nông nghiệp), vật tư (nghiên cứu chế biến sản xuất các loại phân bón, thuốc trừ sâu), giống (nghiên cứu lai giống các loại cây, con), trồng trọt (phương pháp chăm sóc các  loại cây), chăn nuôi (phương pháp chăm sóc các loại gia súc, gia cầm), thú y (nghiên cứu phương pháp kiểm dịch động, thực vật).

9.1.9. Bản đồ quy hoạch, bản đồ thực trạng về phát triển các vùng trồng trọt, chăn nuôi, các loại giống cây, giống con và sử dụng các loại phương tiện cơ giới, vật tư nông nghiệp trong tỉnh.

9.1.10. Sổ sách thống kê, theo dõi số liệu điều tra tổng hợp về tình hình biến động, phát triển các vấn đề trong nông nghiệp của tỉnh.

Ví dụ:

- Số liệu điều tra các loại gia súc, gia cầm được nuôi trên địa bàn tỉnh.

- Sổ thống kê, số liệu điều tra về tình hình sử dụng các loại phương tiện cơ giới nông nghiệp tại các huyện, xã trong tỉnh.

- Sổ thống kê đất canh tác các loại cây trồng tại các huyện, xã trong tỉnh..v.v..

9.1.11. Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình những sự kiện quan trọng trong nông nghiệp của tỉnh như: các vị lãnh đạo đi thăm các cơ sở nông nghiệp trong tỉnh: các hội thi, hội thao, hội nghị tổng kết chăn nuôi, trồng trọt; chân dung người sản xuất, chăn nuôi, trồng trọt giỏi..v.v…

9.2. Tài liệu về lâm nghiệp:

9.2.1. Hội nghị chuyên đề về lâm nghiệp nói chung của tỉnh hoặc một vấn đề thuộc lâm nghiệp như trồng rừng, quản lý bảo vệ rừng, kiểm lâm…

9.2.2. Hồ sơ soạn thảo những văn bản quản lý chỉ đạo về lâm nghiệp hoặc một vấn đề thuộc lâm nghiệp như trồng rừng, cấm đốt phá rừng, cấm săn bắt động vật quý hiếm.v..v..

9.2.3. Hồ sơ chỉ đạo điểm, điển hình về những vấn đề  trong lâm nghiệp như thực hiện chương trình phủ xanh đất trồng đồi trọc…; thự hiện giao đất giao rừng..v..v...

9.2.4. Hồ sơ giải quyết những vấn đề về lâm nghiệp (có giá trị lịch sử lâu dài).

Ví dụ:

- Hồ sơ theo dõi thực hiện trồng loại cây rừng mới tại tỉnh.

- Hồ sơ theo dõi giải quyết hậu quả nạn cháy rừng tại tỉnh.

- Hồ sơ theo dõi thực hiện phủ xanh đất trống, đồi trọc của tỉnh.

9.2.5. Các báo cáo chuyên đề của Sở về các vấn đề lâm nghiệp như trồng rừng, quản lý bảo vệ rừng, kiểm lâm…

9.2.6. Văn bản chỉ đạo, báo cáo chuyên đề về những vấn đề trong lâm nghiệp do các phòng nông nghiệp huyện (hoặc UBND huyện) và Chi cục kiểm lâm, Ban quản lý rừng đặc dụng, các lâm trường, nông trường gửi đến Sở.

9.2.7. Kế hoạch, báo cáo thanh tra lâm nghiệp hoặc một vấn trong lâm nghiệp tại Sở.

9.2.8. Hồ sơ nghiên cứu đề tài khoa học về các vấn đề trong lâm nghiệp như nghiên cứu ươm trồng các loại cây trên các loại đất rừng trong tỉnh: nghiên cứu quy hoạch phát triển rừng của tỉnh trong tương lai..v..v..

9.2.9. Bản đồ quy hoạch và bản đồ thực trạng về phát triển rừng trong phạm vi tỉnh.

9.2.10. Sổ sách thống kê, theo dõi, số liệu điều tra tổng hợp về tình hình biến động, phát triển các vấn đề trong lâm nghiệp của tỉnh.

Ví dụ:

- Sổ thống kê, số liệu điều tra về tình hình biến động, phát triển diện tích trong tỉnh.

- Sổ thống kê các vụ cháy, đốt, phá rừng trong tỉnh qua các năm.

- Sổ thống kê các vụ vi phạm về khai thác gỗ và động vật quý hiếm..v..v..

9.2.11. Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình những sự kiện quan trọng về lâm nghiệp tại tỉnh như: các vị lãnh đạo thăm các lâm trường, các khu rừng mới khôi phục của tỉnh; phim ảnh về các vụ cháy rừng, phá rừng trong tỉnh.v..v…

9.3. Tài liệu về thuỷ lợi:

9.3.1. Hội nghị chuyên đề về thuỷ lợi nói chung hoặc các vấn đề thuộc thuỷ lợi như các công trình thuỷ lợi, đê điều, khai thác nước.

9.3.2. Hồ sơ soạn thảo những văn bản quản lý chỉ đạo về các vấn đề thuỷ lợi như thuỷ điện, trạm bơm, cống, đập, đê, kè, khai thác nước..v..v..

9.3.3. Hồ sơ chỉ đạo điểm, điển hình về những vấn đề thuỷ lợi trong tỉnh như xây dựng các trạm thuỷ lợi nhỏ tại…; giải phóng các công trình lấn chiếm hành lang bảo vệ đê tại..v..v..

9.3.4. Hồ sơ giải quyết những vấn đề về thuỷ lợi (có giá trị lịch sử lâu dài).

Ví dụ:

- Hồ sơ các công trình thuỷ lợi, thuỷ điện do UBND tỉnh quyết định đầu tư (bao gồm các hồ sơ về dự án đầu tư, khảo sát và thiết, nghiệm thu và hoàn công, sửa chữa công trình).

- Hồ sơ xây dựng, tu bổ, củng cố hệ thống đê điều trong tỉnh.

- Hồ sơ thẩm định cấp giấy phép khai thác tài nguyên nước.

9.3.5. Các báo cáo chuyên đề của Sở về các vấn đề thuỷ lợi như công tác phòng chống lụt bão: công tác tu bổ củng cố hệ thống đê điều: vấn đề quản lý khai thác tài nguyên nước trong tỉnh..v..v..

9.3.6. Văn bản chỉ đạo, báo cáo, chuyên đề của các phòng nông nghiệp huyện (hoặc UBND huyện) và các đơn vị trực thuộc Sở về các vấn đề thuỷ lợi.

9.3.7. Kế hoạch, báo cáo thanh tra các vấn đề về thuỷ lợi trong tỉnh.

9.3.8. Hồ sơ nghiên cứu đề tài khoa học về các vấn đề thuỷ lợi của tỉnh như: nghiên cứu phát hiện, phòng chống chuột, mối phá hoại đê; nghiên cứu khai thác sử dụng tài nguyên nước có hiệu quả.v..v..

9.3.9. Bản đồ quy hoạch và bản đồ thực trạng về hệ thống đê điều và sự phân bố các công trình thuỷ lợi trong tỉnh.

9.3.10. Sổ sách thống kê theo dõi tình hình biến động về mực nước trong các năm tại…

- Sổ quản lý đăng ký cấp giấy phép khai thác tài nguyên nước.

9.3.11. Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình những sự kiện quan trọng về thuỷ lợi trong tỉnh như: các vị lãnh đạo thăm, kiểm tra các công trình thuỷ lợi, thuỷ điện, hệ thống đê kè trong tỉnh; hình ảnh về quá trình thi công các công trình thuỷ lợi của tỉnh..v..v..

9.4. Tài liệu về chính sách phát triển nông thôn:

9.4.1. Hội nghị chuyên đề về chính sách phát triển nông thôn nói chung hoặc về một trong các chính sách như xây dựng, chuyển đổi hợp tác nông nghiệp; khoán trong nông nghiệp; chính sách khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư (chương trình xoá đói giảm nghèo, phát triển chế biến nông sản và hành nghề nông thôn); chương trình vệ sinh môi trường nông thôn (nước sạch nông thôn, nhà ở nông thôn); di dân kinh tế mới…

9.4.2. Hồ sơ soạn thảo những văn bản quản lý chỉ đạo về các chính sách phát triển nông thôn trong tỉnh.

9.4.3. Hồ sơ chỉ đạo điểm, điển hình về thực hiện các chính sách phát triển nông thôn tại các xã, huyện trong tỉnh.

9.4.4. Hồ sơ giải quyết những vấn đề nảy sinh trong việc thực hiện các chính sách phát triển nông thôn trong tỉnh (có giá trị lịch sử lâu dài).

Ví dụ:

- Hồ sơ theo dõi thực hiện chương trình nước sạch tại xã …huyện …năm…

- Hồ sơ theo dõi thực hiện chương trình chế biến sắn tại nhà ở xã …huyện…năm…

9.4.5. Các báo cáo chuyên đề của Sở về việc thực hiện các chính sách phát triển nông thôn như: xây dựng và chuyển đổi hợp tác xã nông nghiệp: thực hiện khoán trong nông nghiệp; thực hiện khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư; tình hình hình chế biến nông sản và ngành nghề nông thôn; thực hiện chương trình nước sạch, vệ sinh môi trường; thực hiện di dân kinh tế mới.

9.4.6. Văn bản chỉ đạo, báo cáo chuyên đề của các phòng nông nghiệp (hoặc UBND huyện), các Trung tâm khuyến nông, Trung tâm nước sạch và vệ sinh môi trường nông thôn, Chi cục di dân kinh tế mới..v..v…về việc thực hiện các chính sách phát triển nông thôn.

9.4.7. Kế hoạch, báo cáo thanh tra thực hiện các chính sách phát triển nông thôn của Sở.

9.4.8. Hồ sơ nghiên cứu đề tài khoa học về phương pháp thực hiện các chính sách phát triển nông thôn.

9.4.9. Bản đồ quy hoạch và thực trạng về tình hình thực hiện các chính sách phát triển nông thôn tại các huyện, xã trong tỉnh.

9.4.10. Sổ sách thống kê, theo dõi, tổng hợp về tình hình thực hiện các chính sách phát triển nông thôn trong tỉnh.

9.4.11. Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình những thành tựu, những điển hình tiên tiến trong tỉnh về thực hiện các chính sách phát triển nông thôn.