Thực hiện Quyết định số 4381/2001/QĐ-BGTVT ngày 19/12/2001 của Bộ trưởng Bộ GTVT về việc cấp đăng ký, biển số, kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng có tham gia giao thông đường bộ. Cục Đường bộ Việt Nam hướng dẫn cá thể về việc cấp đăng ký, biển số xe máy chuyên dùng như sau:

1. QUY ĐỊNH CÁC LOẠI BIỂU, MẪU SỬ DỤNG ĐỂ CẤP ĐĂNG KÝ, BIỂN SỐ

1.1. Tờ khai cấp đăng ký, biển số xe máy chuyên dùng theo mẫu quy định tại Phụ lục 1

Tờ khai cấp đăng ký, biển số xe máy chuyên dùng dùng cho các chủ sở hữu làm thủ tục cấp đăng ký, biển số chính thức và tạm thời. Chủ sở hữu tự khai đầy đủ nội dung theo mẫu quy định tại phụ lục 1.

1.2. Giấy nhượng bán, cho, tặng xe máy chuyên dùng theo mẫu quy định tại Phụ lục 2

Giấy nhượng bán, cho tặng xe máy chuyên dùng, chỉ áp dụng đối với các trường hợp cá nhân có xe máy chuyên dùng nhượng bán, cho, tặng. Chủ sở hữu có xe máy chuyên dùng nhượng bán phải lập đầy đủ nội dung theo mẫu quy định tại Phụ lục 2. Trường hợp đã có Hợp đồng mua bán theo quy định của pháp luật thì không phải có Giấy nhượng bán, cho, tặng.

1.3. Bản cam kết của chủ sở hữu xe máy chuyên dùng theo mẫu quy định tại Phụ lục 3

Bản cam kết dùng cho chủ sở hữu xe máy chuyên dùng cam kết về việc không có hồ sơ gốc hoặc hồ sơ gốc không đầy đủ, hoặc mất Giấy chứng nhận đăng ký, biển số xe máy chuyên dùng. Cơ quan cấp đăng ký, biển số yêu cầu chủ sở hữu tự khai báo đầy đủ các nội dung trong Bản cam kết theo mẫu quy định tại phụ lục 3.

1.4. Giấy sang tên, di chuyển xe máy chuyên dùng theo mẫu quy định tại Phụ lục 4.

Giấy sang tên di chuyển xe máy chuyên dùng do cơ quan cấp đăng ký, biển số nơi xe máy chuyên dùng di chuyển đi tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương khác lập, trên cơ sở chủ sở hữu xe máy chuyên dùng yêu cầu. Cơ quan cấp đăng ký, biển số trả toàn bộ hồ sơ cùng Giấy sang tên, di chuyển xe máy chuyên dùng cho chủ sở hữu để di chuyển đến cơ quan cấp mới đăng ký, biển số.

1.5. Phiếu kiểm tra xe máy chuyên dùng theo mẫu quy định tại Phụ lục 5

Cơ quan cấp đăng ký, biển số kiểm tra tính chính xác của xe máy chuyên dùng theo nội dung Tờ khai cấp đăng ký, biển số do chủ sở hữu nộp. Sau khi kiểm tra thực tế xe máy chuyên dùng, cán bộ kiểm tra phải ghi đầy đủ các nội dung vào phiếu kiểm tra theo mẫu quy định tại phụ lục 5.

1.6. Giấy yêu cầu kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường đối với xe máy chuyên dùng theo mẫu quy định tại Phụ lục 6.

Giấy yêu cầu kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường của xe máy chuyên dùng dùng cho cơ quan cấp đăng ký, biển số để yêu cầu chủ sở hữu phải kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng trước khi cấp đăng ký, biển số đối với các trường hợp xe máy chuyên dùng không có hồ sơ gốc.

1.7. Giấy hẹn cấp đăng ký, biển số xe máy chuyên dùng theo mẫu quy định tại Phụ lục 7.

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp đăng ký, biển số viết Giấy hẹn cấp đăng ký, biển số cho chủ xe máy chuyên dùng. Giấy hẹn chỉ có giá trị để nhận Giấy chứng nhận đăng ký, biển số chính thức. Thời hạn trên Giấy hẹn là 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

1.8. Giấy chứng nhận đăng ký xe máy chuyên dùng theo mẫu quy định tại Phụ lục 8

Giấy chứng nhận đăng ký xe máy chuyên dùng do cơ quan cấp đăng ký, biển số cấp cho chủ sở hữu. Mẫu Giấy chứng nhận đăng ký xe máy chuyên dùng do Cục Đường bộ Việt Nam thống nhất quản lý và phát hành trong phạm vi toàn quốc.

1.9. Giấy chứng nhận đăng ký tạm thời xe máy chuyên dùng theo mẫu quy định tại Phụ lục 9

Giấy chứng nhận đăng ký tạm thời cấp cho xe máy chuyên dùng tự di chuyển trên đường bộ nhưng chưa đăng ký, biển số chính thức. Thời hạn của Giấy chứng nhận đăng ký tạm thời là 30 ngày. Khi di chuyển trên đường bộ, chủ sở hữu đến cơ quan đăng ký, cấp biển số nơi xe máy chuyên dùng chuyển đi để làm thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký tạm thời.

1.10. Biển số đăng ký của xe máy chuyên dùng theo mẫu quy định tại Phụ lục 10.

Cơ quan cấp đăng ký, biển số, sau khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký cho chủ sở hữu, phải cấp đủ biển số (01 biển phía trước, 01 biển phía sau) và hướng dẫn lắp đặt đúng vị trí quy định. Riêng biển số tạm thời được làm bằng giấy, có kích thước, các ký tự theo Phụ lục 10, do cơ quan cấp đăng ký, biển số in và cấp. Biển số tạm thời không có đường viền nổi xung quanh và không có ký hiệu chống làm giả.

1.11. Sổ quản lý cấp đăng ký, biển số theo mẫu quy định tại Phụ lục 13.

Sổ quản lý cấp đăng ký, biển số xe máy chuyên dùng do cơ quan cấp đăng ký, biển số lập sau khi đã giải quyết xong việc cấp, đổi, di chuyển đăng ký, biển số xe máy chuyên dùng. Cán bộ quản lý cấp đăng ký, biển số có trách nhiệm ghi đầy đủ nội dung vào sổ để quản lý theo mẫu quy định tại phụ lục 13.

2. MỘT SỐ ĐIỂM LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC CẤP ĐĂNG KÝ, BIỂN SỐ

2.1. Trường hợp xe máy chuyên dùng không có hồ sơ gốc

a. Hồ sơ gốc đầy đủ được quy định tại mục 2.1.1 của Quyết định số 4381/2001/QĐ-BGTVT ngày 19/12/2001 của Bộ trưởng Bộ GTVT. Trường hợp mất toàn bộ giấy tờ theo quy định trên, thì xe máy chuyên dùng được coi là không có hồ sơ gốc.

b. Thông báo công khai về việc xe máy chuyên dùng không có hồ sơ gốc để tổ chức, cá nhân biết nhằm tránh xảy ra tranh chấp sau khi xe máy chuyên dùng được cấp Giấy chứng nhận đăng ký, biển số. Chủ sở hữu xe máy chuyên dùng có trách nhiệm phối hợp với cơ quan cấp đăng ký, biển số thực hiện thông báo công khai. Chứng từ thông báo phải được lưu giữ cùng với hồ sơ cấp đăng ký, biển số.

2.2. Tờ khai hải quan hoặc phiếu xuất xưởng yêu cầu nộp bản Photocopy có công chứng theo quy định của pháp luật.

2.3. Giải quyết thủ tục sang tên đổi chủ sở hữu xe máy chuyên dùng

a. Trường hợp sang tên đổi chủ trong vùng một cơ quan cấp đăng ký, biển số: Trường hợp này giữ nguyên biển số cũ, chỉ cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký cho chủ sở hữu mới. Giấy chứng nhận cũ cắt góc phía trên bên phải để lưu hồ sơ cấp đăng ký, biển số.

b. Trường hợp sang tên đổi chủ khác cơ quan cấp đăng ký biển số: cơ quan cấp đăng ký, biển số nơi xe máy chuyên dùng chuyển đi thu lại biển số cũ; lập phiếu sang tên, di chuyển và giao lại cho chủ sở hữu cùng toàn bộ hồ sơ và Giấy chứng nhận đăng ký để di chuyển đến nơi cấp đăng ký, biển số mới.

c. Cơ quan cấp đăng ký, biển số nơi xe máy chuyên dùng chuyển đến kiểm tra hồ sơ và cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký, biển số. Thu lại hồ sơ, cắt góc Giấy chứng nhận cũ để lưu giữ.

2.4. Đóng mới, đóng lại số động cơ, số khung xe máy chuyên dùng

a. Trường hợp xe máy chuyên dùng không có số động cơ, số khung thì việc đóng mới số động cơ, số khung theo quy định tại Phụ lục 11.

b. Trường hợp số động cơ, số khung không rõ cơ quan cấp đăng ký, biển số đóng lại số động cơ, số khung theo hồ sơ gốc hoặc theo số động cơ, số khung ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký. Việc đóng số động cơ, số khung theo quy định tại Phụ lục 11.

c. Sau khi đóng số động cơ, số khung xe máy chuyên dùng, cán bộ kiểm tra phải ghi vào mục “Một số đặc điểm khác” của phiếu kiểm tra.

2.5. Kiểm tra Chứng chỉ kiểm định đối với xe máy chuyên dùng khi thực hiện cấp đăng ký, biển số không có hồ sơ gốc.

Chi kiểm tra Chứng chỉ kiểm định đối với xe máy chuyên dùng khi thực hiện cấp đăng ký, biển số xe máy chuyên dùng không có hồ sơ gốc. Sau khi kiểm tra đối chiếu với bản gốc, cơ quan cấp đăng ký, biển số chỉ lưu giữ bản photocopy Chứng chỉ kiểm định.

2.5. Đặc điểm kiểm tra và cấp đăng ký, biển số xe máy chuyên dùng

a. Cơ quan cấp đăng ký, biển số thực hiện cấp đăng ký, biển số tại trụ sở làm việc cho chủ sở hữu.

b. Đặc điểm kiểm tra xe máy chuyên dùng được thực hiện tại nơi xe máy chuyên dùng dừng đỗ theo yêu cầu của chủ sở hữu và phù hợp với điều kiện của cơ quan cấp đăng ký biển số.

2.5. Lưu giữ hồ sơ tài liệu cấp đăng ký, biển số

Toàn bộ tài liệu có liên quan đến việc đăng ký, biển số phải được lưu trữ đầy đủ tại cơ quan cấp đăng ký, biển số.

3. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

3.1. Quy trình cấp đăng ký, biển số:

a. Cấp Tờ khai đăng ký xe máy chuyên dùng và hướng dẫn cho chủ sở hữu điền vào Tờ khai theo nội dung quy định.

b. Tiếp nhận hồ sơ do chủ sở hữu nộp, kiểm tra hồ sơ và viết các yêu cầu xử lý để hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. Tổ chức kiểm tra xe máy chuyên dùng để đối chiếu với Tờ khai cấp đăng ký, biển số xe máy chuyên dùng.

c. Tổng hợp kết quả, kiểm tra và xử lý hồ sơ lần cuối. Trình duyệt hồ sơ. Sau khi hồ sơ đã được duyệt cán bộ quản lý viết Giấy hẹn cấp đăng ký, biển số và thu lệ phí theo quy định.

d. Hoàn chỉnh hồ sơ, in, cấp Giấy chứng nhận đăng ký, cấp biển số, thu lại giấy hẹn và vào sổ theo dõi.

3.2. Trách nhiệm Cơ quan cấp đăng ký, biển số:

a. Tạo điều kiện thuận lợi cho các chủ sở hữu xe máy chuyên dùng thực hiện việc cấp đăng ký, biển số.

b. Quản lý chặt chẽ hồ sơ, Giấy chứng nhận đăng ký, biển số xe máy chuyên dùng.