Kính gửi: Cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Trong thời gian qua, công tác xác minh, đối chiếu hóa đơn để xác định chính xác số thuế GTGT được khấu trừ, được hoàn trả theo quy định của Luật thuế GTGT đã được các Cục Thuế quan tâm và thực hiện tốt. Nhiều vụ vi phạm về sử dụng hóa đơn nhằm chiếm đoạt tiền thuế đã được phát hiện và xử lý kịp thời. Một số hành vi vi phạm trong sử dụng hóa đơn đã được phát hiện qua công tác xác minh hóa đơn như: Sử dụng hóa đơn đã có thông báo mất; dùng hóa đơn gỉa để bán hàng hóa; ghi khống doanh số và tiền thuế; bán hóa đơn cho đơn vị khác sử dụng... Tuy nhiên, việc yêu cầu và trả lời yêu cầu xác minh hóa đơn của các Cục Thuế cũng có một số nhược điểm cần được khắc phục như:

1/ Xác minh hóa đơn là một khâu rất quan trọng, quyết định đến số tiền thuế được khấu trừ, được hoàn trả đối với từng doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến số thu ngân sách Nhà nước, nhưng việc tổ chức theo dõi thực hiện chưa được cơ quan Thuế chú ý đúng mức nên kết quả còn hạn chế:

- Việc phân công thực hiện xác minh hóa đơn ở các Cục Thuế, Chi cục Thuế không thống nhất dẫn đến tuỳ tiện, bê trễ kéo dài, có trường hợp 3-4 tháng không trả lời kết quả xác minh.

- Phiếu yêu cầu xác minh hóa đơn không ghi đầy đủ các yếu tố cần thiết để xác minh: Không ghi rõ loại hóa đơn (mẫu số 01 GTKT-3LL hay 01 GTKT-2LN; mẫu số 02 GTTT-3LL hay 02 GTTT-2LN), không ghi rõ ký hiệu vùng phát hàng hóa đơn (-B hay -N), không ghi rõ số tiền bán hàng hóa, dịch vụ hoặc thuế GTGT của hóa đơn cần xác minh. Do vậy, kết quả xác minh thiếu chính xác, thời gian xác minh kéo dài.

- Trên cùng một phiếu yêu cầu xác minh ghi quá nhiều đối tượng nộp thuế có hóa đơn cần xác minh, số tiền bán hàng hóa, dịch vụ hoặc số tiền thuế GTGT cần xác minh quá nhỏ... đã làm cho việc phân loại, tra cứu gặp nhiều khó khăn.

- Việc theo dõi tình hình yêu cầu xác minh và trả lời kết quả xác minh chưa được tập trung về một đầu mối. Do vậy, không tổng hợp được số liệu về tình hình yêu cầu xác minh, trả lời xác minh và kết quả xử lý vi phạm trong kỳ.

2/ Công tác xác minh hóa đơn và xử lý vi phạm được phát hiện qua xác minh chưa được phối hợp tốt giữa các địa phương, các đơn vị có liên quan:

- Qua xác minh đã phát hiện đơn vị sử dụng hóa đơn có hành vi vi phạm nhưng đơn vị yêu cầu xác minh không thông báo kết quả xử lý vi phạm cho đơn vị trả lời yêu cầu xác minh để phối hợp xử lý.

- Phiếu yêu cầu xác minh hóa đơn không ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ hoặc số thuế GTGT, do vậy đơn vị xác minh không phát hiện kịp thời sai phạm của các đơn vị sử dụng hóa đơn.

Để làm tốt công tác xác minh hóa đơn, đảm bảo tính chính xác trong việc kiểm tra, khấu trừ thuế, hoàn thuế GTGT, Tổng cục Thuế yêu cầu Cục Thuế các địa phương thực hiện đúng các quy định sau:

1/ Các đơn vị lập Phiếu yêu cầu xác minh và trả lời kết quả xác minh hóa đơn phải thực hiện theo đúng mẫu quy định (có mẫu phiếu kèm theo): Mỗi phiếu chỉ lập để xác minh một loại hóa đơn (hóa đơn GTGT mẫu số 01 GTKT-3LL hoặc 01 GTKT-2LN ...). Phiếu yêu cầu xác minh phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết của hóa đơn (mẫu hóa đơn, ký hiệu va số hóa đơn, tiền bán hàng hóa, dịch vụ hoặc thuế GTGT, tên và mã số thuế của đơn vị sử dụng hoặc nhận hóa đơn, ngày lập hóa đơn). Đơn vị nhận yêu cầu xác minh chỉ thực hiện đối với Phiếu yêu cầu xác minh được lập đầy đủ các chỉ tiêu đúng mẫu. Nếu Phiếu yêu cầu xác minh không lập đủ chỉ tiêu, đơn vị nhận xác minh phải thông báo hoặc trao đổi lại với đơn vị yêu cầu xác minh để bổ sung cho đầy đủ.

2/ Các Chi cục Thuế, các Cục Thuế thực hiện việc xác minh hoặc yêu cầu xác minh phải mỏ sổ theo dõi tình hình trả lời yêu cầu xác minh và sổ theo dõi tình hình gửi yêu cầu xác minh theo đúng mẫu quy định (có mẫu sổ kèm theo). Việc báo cáo kết quả xác minh được thực hiện theo quý và năm. Chi cục Thuế tổng hợp, báo cáo Cục Thuế tình hình xác minh hóa đơn của quý trước trong khoảng 10 ngày đầu của tháng đầu quý sau. Cục Thuế báo cáo Tổng cục Thuế trong khoảng 20 ngày đầu của tháng đầu quý sau. Báo cáo tình hình xác minh hóa đơn của năm trước được thực hiện cùng thời điểm với báo cáo của quý IV năm trước. Việc tổng hợp, báo cáo tình hình xác minh hóa đơn do Tổ Quản lý ấn chỉ Chi cục Thuế, Phòng Quản lý ấn chỉ Cục Thuế thực hiện (có mẫu báo cáo kèm theo).

3/ Thời hạn để thực hiện xác minh hóa đơn là 15 ngày, kể từ ngày nhận được Phiếu yêu cầu xác minh hóa đơn (Thời hạn 15 ngày thay cho thời hạn 05 ngày quy định tại điểm X, Quy trình nghiệp vụ phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn ban hành kèm theo Quyết định số 1126 TCT/QĐ/AC ngày 12/7/2001 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế). Nếu không thể thực hiện đúng thời hạn trên, đơn vị nhận yêu cầu xác minh phải thông báo bằng văn bản cho đơn vị yêu cầu xác minh biết và phải thực hiện trong thời gian nhanh nhất. Nếu phát hiện tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm trong sử dụng hóa đơn, đơn vị yêu cầu xác minh và đơn vị trả lời kết quả xác minh phải xử lý vi phạm và thông báo kết quả xử lý cho các bên liên quan để phối hợp quản lý.

4/ Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các Cục Thuế gửi ý kiến về Tổng cục Thuế bằng công văn hoặc qua thư điện tử theo địa chỉ: Hop, Le Nguyen Hop (AC-TCT) hoặc Inhop @ tct.gdt.gov.vn./.

HƯỚNG DẪN

Lập phiếu yêu cầu xác minh, sổ theo dõi tình hình xác minh
và báo cáo tình hình xác minh hóa đơn

I- Phiếu yêu cầu xác minh hóa đơn:

- Phiếu xác minh được lập riêng cho từng mẫu hóa đơn: 01GTKT-3LL hoặc 01GTKT-2LN hoặc 02 GTTT-3LL hoặc 02GTTT-2LN hoặc mẫu hóa đơn tự in của doanh nghiệp được cơ quan Thuế chấp nhận.

Ký hiệu: Lập theo đúng ký hiệu trên số hóa đơn xác minh.

- Phiếu yêu cầu xác minh ghi nội dung liên 2, đơn vị xác minh ghi kết quả xác minh là nội dung ghi trên liên 1 hoặc ngược lại.

- Mẫu hóa đơn cần xác minh là 01 GTKT-3LL (hoặc 01 GTKT-2LN) thì cột 6 và cột 9 ghi tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn yêu cầu xác minh.

- Mẫu hóa đơn cần xác minh là 02 GTTT-3LL (hoặc 02 GTTT-2LN) thì cột 6 và cột 9 ghi doanh thu (tiền bán hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn yêu cầu xác minh).

- Mẫu hóa đơn cần xác minh là Hóa đơn tự in của các doanh nghiệp: Cần ghi rõ là hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT để xác minh được chính xác.

- Nội dung khác cần ghi thêm: Những ý kiến khác không nêu được trong biểu thì ghi thêm vào phần này.

* Chú ý: Kích thước các cột cần thiết kế phù hợp trước khi in.

II- Sổ theo dõi tình hình xác minh hóa đơn:

- Căn cứ để ghi Sổ GXM và NXM là Phiếu yêu cầu xác minh gửi đi và Phiếu yêu cầu xác minh gửi đến.

- Mẫu hóa đơn bao gồm:

+ 01 GTKT-3LL có thể viết tắt là 01-3LL

+ 01 GTKT-2LN có thể viết tắt là 01-2LN

+ 02 GTTT-3LL có thể viết tắt là 02-3LL

+ 01 GTTT-2LN có thể viết tắt là 02-2LN

+ Các mẫu hóa đơn tự in của các doanh nghiệp

- Ký hiệu: Lập theo đúng ký hiệu trên số hóa đơn cần xác minh (ký hiệu ghi trên Phiếu yêu cầu xác minh).

- Ngày nhận kết quả (cột 12 của Sổ GXM): Ghi ngày tháng, theo dấu công văn đến của cơ quan Thuế gửi phiếu yêu cầu xác minh.

- Ngày trả lời xác minh (cột 12 của Sổ NXM): Ghi ngày, tháng theo công văn gửi đi của cơ quan Thuế trả lời xác minh.

- Cột 17, 18: Căn cứ vào quyết định xử lý của cơ quan có thẩm quyền khi có chênh lệch giữa liên 1 và liên 2 để ghi.

- Cột 19: Tổng cộng (cột 19 = cột 17 + cột 18)

- Cột 20: Ghi số đã thực nộp theo từng lần nộp, nếu đơn vị vi phạm nộp nhiều lần thì ghi thêm các lần nộp sau ở cột ghi chú.

* Chú ý: Kích thước các cột cần thiết kế phù hợp trước khi in.

III- Báo cáo tình hình xác minh hóa đơn:

Căn cứ lập báo cáo: Lấy dòng cộng quý, năm trong Sổ theo dõi tình hình xác minh hóa đơn (mẫu số GXM và NXM).

1/ Phần gửi đi xác minh:

- Số lượng phiếu xác minh gửi đi: số cuối cùng của cột 1 (STT) sổ GXM.

- Cột 5: Chênh lệch Tiền bán hàng (= cột 10 - cột 15, trong sổ GXM), kết quả dương ghi dấu (+), kết quả âm ghi dấu (-).

- Cột 6: Chênh lệch thuế (= cột 11 - cột 16, trong sổ GXM), kết quả dương ghi dấu (+), kết quả âm ghi dấu (-).

- Cột 7, 8, 9, 10, 11 lấy dòng cộng quý, năm trong sổ GXM.

2/ Phần nhận xác minh:

- Số lượng phiếu xác minh gửi đến: số cuối cùng của cột 1 (STT) sổ NXM.

- Cột 5 chênh lệch Tiền bán hàng (= cột 10 - cột 15, trong sổ NXM), kết quả dương ghi dấu (+), kết quả âm ghi dấu (-).

- Cột 6 chênh lệch thuế (= cột 11 - cột 16, trong sổ NXM), kết quả dương ghi dấu (+), kết quả âm ghi dấu (-).

- Cột 7, 8, 9, 10, 11 lấy dòng cộng quý, năm trong sổ NXM.

* Chú ý: Kích thước các cột cần thiết kế phù hợp trước khi in.

MẪU BC: XMHĐ

CỤC THUẾ.............. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

 CHI CỤC THUẾ............ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 Số: /XMHĐ

BÁO CÁO TÌNH HÌNH XÁC MINH HÓA ĐƠN

(Quý , năm 200...)

1- Phần gửi đi xác minh:

I- Phần nhận xác minh:

........... ngày tháng năm 200...

 NGƯỜI LẬP BIỂU THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN THUẾ

 (Ký, ghi rõ họ tên)  (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

MẪU: XMHĐ

CỤC THUẾ.............. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

 CHI CỤC THUẾ............ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 Số: /XMHĐ

PHIẾU YÊU CẦU XÁC MINH HÓA ĐƠN

Kính gửi: Cục Thuế......................

Hóa đơn cần xác minh mẫu số: 01GTKT-3LL

Nội dung khác cần ghi thêm:

 ......, ngày tháng năm 200...  ......, ngày tháng năm 200...

THỦ TRƯỜNG ĐƠN VỊ YÊU CẦU XM THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ TRẢ LỜI XM

 (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

MẪU SỐ: GXM

Cục Thuế........

Chi cục Thuế................

SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH GỬI YÊU CẦU XÁC MINH HÓA ĐƠN

MẪU SỐ: NXM

Cục Thuế........

Chi cục Thuế................

SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH NHẬN YÊU CẦU XÁC MINH HÓA ĐƠN