Kính gửi : Các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh.

Căn cứ Quyết định 3339/QĐ-BHXH ngày 16/5/2008 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc Ban hành mẫu và số sổ bảo hiểm xã hội.
Căn cứ Quyết định 555/QĐ ngày 13/5/2009 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc Ban hành quy định cấp, quản lý và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội.
Căn cứ công văn số 1643/HD-BHXH ngày 15/6/2009 của Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh về việc Hướng dẫn thực hiện thu BHXH, BHYT, BHTN.

Qua tình hình thực tiễn cấp sổ BHXH, thẻ BHYT tại thành phố Hồ Chí Minh trong thời gian gần đây.

Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn các đơn vị sử dụng lao động một số lưu ý như sau:

I/. THẺ BHYT:

1. Lập danh sách:

- Đề nghị đơn vị lập “Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT” đúng mẫu 01a/TBH quy định tại công văn số 1643/HD-BHXH ngày 15/6/2009 của Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh.

- Danh sách phải ghi đầy đủ 15 tiêu thức - địa chỉ thường trú hoặc tạm trú: không được ghi địa chỉ công ty.

- Nơi cấp CMND: phải ghi mã tỉnh theo danh mục của Bảo hiểm xã hội Việt nam quy định.

- Sắp xếp tờ khai: Tờ khai quá trình tham gia BHXH – BHYT mẫu 01a/TBH khi nộp đề nghị tách làm 2 bộ, 1 bộ 1 tờ khai và 1 bộ 2 tờ khai sắp xếp theo thứ tự của biểu 01a/TBH.

Nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu:

- Trường hợp đơn vị đã nộp hồ sơ gia hạn bảng kê 402/THE (Gia hạn thẻ BHYT bắt buộc) nhưng do người lao động thiếu mã bệnh viện hoặc đăng ký nơi khám chữa bệnh ban đầu không đúng quy định. Phòng Cấp sổ thẻ sẽ gởi danh sách không đủ thông tin cấp thẻ để đơn vị bổ sung trả kèm theo bảng kê 402/THE cho đơn vị.

- Việc cập nhật nơi khám chữa bệnh ban đầu: các đơn vị thực hiện đúng việc đăng ký khám chữa bệnh ban đầu tại tỉnh khác từ tuyến huyện hoặc tương đương trở xuống theo công văn số 4024/BHXH-CSYT ngày 25/11/2008 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

- Điều chỉnh nơi khám chữa bệnh ban đầu: trong kỳ gia hạn nếu có thay đổi nơi khám chữa bệnh thì phải ghi đầy đủ mã tỉnh, mã bệnh viện (đối với đăng ký nơi KCB tại tỉnh).

- Do một số bệnh viện có số lượng đăng ký khám chữa bệnh ban đầu vượt quá khả năng đã đăng ký khám chữa bệnh, làm ảnh hưởng đến chất lượng khám chữa bệnh, do đó mỗi quý Bảo hiểm xã hội thành phố sẽ cập nhật danh mục mới, không có danh mục các bệnh viện đã nhận đủ số lượng thẻ đã đăng ký.

3. Điều chỉnh nhân thân:

- Việc điều chỉnh nhân thân thực hiện theo nghiệp vụ 303 (Điều chỉnh nhân thân người tham gia BHXH do dơn vị nộp bao gồm điều chỉnh sổ và thẻ) hoặc 406 (Điều chỉnh nhân thân người tham gia BHYT chỉ điều chỉnh thẻ BHYT, không điều chỉnh sổ BHXH), nghiệp vụ 402 (Gia hạn thẻ BHYT bắt buộc dùng cho đối tượng tham gia BHXH, BHYT bắt buộc) thực hiện gia hạn và điều chỉnh nơi khám chữa bệnh (nếu có), không được điều chỉnh nhân thân vào nghiệp vụ 402.

- Việc cấp mất thẻ BHYT thực hiện theo nghiệp vụ 404 (Cấp lại thẻ BHYT bắt buộc bị mất, bị hư hỏng), không được điều chỉnh nhân thân (nếu có), trường hợp vừa cấp mất vừa điều chỉnh nhân thân đơn vị phải có văn bản cam kết đúng đối tượng được điều chỉnh và chịu trách nhiệm về đối tượng này trong việc khám chữa bệnh nếu có phát sinh chi phí cho thẻ bị mất.

4. Xử lý hồ sơ cấp thẻ, gia hạn thẻ khi sai thông tin:

- Khi đơn vị nhận thẻ BHYT đề nghị kiểm tra thông tin trên thẻ, nếu phát hiện có sai sót do cơ quan BHXH thì liên hệ với cơ quan BHXH giải quyết ngay trong quý. Nếu sau 1 quý, phát hiện sai sót thì phải lập thủ tục hồ sơ điều chỉnh theo quy định 1 cửa.

- Sau khi nhận được danh sách, đơn vị bổ sung theo đúng yêu cầu và nộp lại gồm: Danh sách đề nghị điều chỉnh hồ sơ cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu 03b-TBH) kèm danh sách không đủ thông tin cung cấp thẻ và file dữ liệu theo bảng kê 403/THE (Thay đổi nơi khám chữa bệnh ban đầu đối với đối tượng tham gia BHYT bắt buộc) ghi rõ nộp bổ sung gia hạn thẻ BHYT theo bảng kê số 402/…/THE để được cấp thẻ BHYT.

- Kể từ ngày 01/10/2009, theo quy định của Luật BHYT tất cả các lao động tham gia BHYT lần đầu (chưa được cấp số sổ BHXH) chỉ được đăng ký khám chữa bệnh ban đầu tại tuyến quận, huyện và Bệnh viện Đa Khoa Củ Chi, Bệnh viện Đa Khoa Thủ Đức, Phòng khám Đa Khoa tư nhân theo danh mục tại công văn số 2484/BHXH-GĐBHYT ngày 24/8/2009 của Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh. Các cơ sở khám chữa bệnh tuyến tỉnh và tương đương chỉ nhận gia hạn thẻ, không nhận đăng ký khám chữa bệnh ban đầu đối tượng tham gia BHYT mới và đối tượng học sinh sinh viên

5. Gia hạn thu BHYT tự động:

Vào kỳ gia hạn thẻ BHYT, sau ngày 20 của tháng cuối kỳ gia hạn trước, nếu đơn vị không có điều chỉnh gì về danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tự động gia hạn thẻ cho người lao động. Khi đơn vị có nhu cầu nhận thẻ sớm (trước ngày 25 của tháng cuối kỳ gia hạn trước) thì thông báo cho Bảo hiểm xã hội thành phố (Phòng Thu) trước 10 ngày để được ưu tiên sắp xếp nhận thẻ khám chữa bệnh sớm hơn.

II/. SỔ BHXH:

1. Kể từ ngày 01/01/2009, theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, sổ BHXH được phát hành theo mẫu mới.

+ Sổ BHXH mới gồm có:

- Tờ bìa sổ BHXH: được cơ quan BHXH cấp ngay sau khi người lao động tham gia đóng bảo hiểm xã hội tháng đầu tiên (theo bảng kê 310)

- Tờ rời: được cơ quan bảo hiểm xã hội cấp khi người lao động thôi việc, chuyển công tác, bảo lưu quá trình đóng BHXH, BHTN.

+ Hồ sơ cấp sổ BHXH gồm có:

- Tờ khai 01/TBH;

- Mẫu 07/SBH ghi quá trình tham gia BHXH-BHTN đã được chốt sổ của cơ quan BHXH trước đó.

2. Sổ BHXH cũ không viết bằng mực tím hay bút lông kim và chỉ dùng một màu mực.

3. Khi sổ BHXH viết sai trang 4 trang 5 để ghi quá trình thì dùng bút đỏ gạch ngay hết dòng từ trái sang phải và ghi lại bằng bút xanh đen. Trường hợp 1 trang sai quá 3 dòng thì gạch chéo bỏ trang đó để ghi lại trang kế tiếp.

4. Khi đóng BHXH bổ sung thì ghi dòng tiếp theo phần chênh lệch mức đóng.