Kính gửi: Thủ tướng Chính phủ

Hội chợ Thương mại ASEAN là một sự kiện hợp tác quan trọng giữa 10 nước thành viên ASEAN nhằm xúc tiến xuất khẩu, thúc đẩy hợp tác kinh tế, tạo nền tảng cho sự hợp tác trong nhiều lĩnh vực tạo dựng nên hình ảnh một ASEAN giàu tiềm năng về thương mại du lịch, đầu tư. Mục tiêu của các ATF là nhằm giới thiệu các tiến bộ về kinh tế, tiềm năng, thế mạnh, giới thiệu những sản phẩm tiêu biểu, tốt nhất và mới nhất của các nước thành viên và quan trọng nhất là một minh chứng cho quyết tâm tăng cường sự hợp tác trên cơ sở tôn trọng sự đa dạng của các thành viên.

Trách nhiệm của nước đăng cai:

1. Chuẩn bị mặt bằng hội chợ (khu gian hàng XTTM quốc gia, khu thương mại, khu tổ chức hội nghị, hội thảo...).

2. Cung cấp nhân sự để tổ chức hội chợ.

3. Chỉ định các nhà thầu, các công ty tổ chức dịch vụ liên quan đến tổ chức hội chợ.

4. Tổ chức các chiến dịch quảng cáo, tuyên truyền và khuyến khích tham dự hội chợ.

5. Dành một diện tích đất nhất định cho các quốc gia thành viên để xây dựng gian hàng quốc gia.

6. Có thể dành một diện tích mặt bằng nhất định cho các câu lạc bộ công nghiệp của ASEAN (ASEAN Industry Club).

7. Tổ chức đón tiếp các phái đoàn thương mại, hội nghị, hội thảo liên quan.

8. Chủ trì lễ khai mạc, bế mạc và các hoạt động khác...

9. Tự tìm nguồn kinh phí (từ ngân sách, tài trợ, đóng góp của các doanh nghiệp tham gia hội chợ, ...)

10. Phối hợp với các tổ chức nhà nước và tư nhân trong việc thu hút khách tham quan hội chợ.

Ngày 6/12/2001, tại công văn số 5960/VPCP-TCQT, Phó Thủ tướng Nguyễn Mạnh Cầm thay mặt Chính phủ đồng ý Việt Nam sẽ đăng cai tổ chức Hội chợ Thương mại ASEAN lần thứ 2, giao Bộ Thương mại chủ trì, phối hợp với các Bộ, Ngành liên quan chuẩn bị các công việc cần thiết và tổ chức tốt hội chợ trên. Sau một thời gian chuẩn bị và tham khảo kinh nghiệm tổ chức của Thái Lan (nước chủ nhà của Hội chợ thương mại ASEAN 2002), Bộ Thương mại xin báo cáo Thủ tướng Chính phủ một số nội dung sau:

Tại các Hội chợ Thương mại ASEAN khác đã diễn ra, nước chủ nhà đều mời phái đoàn lãnh đạo cao cấp do Bộ trưởng Thương mại/Kinh tế các nước trong khuôn khổ dẫn đầu đến thăm và cổ vũ Hội chợ vào ngày khai mạc, hơn nữa, đây là lần đầu tiên Việt Nam tổ chức một Hội chợ có tầm quan trọng như AFT. Để thực hiện thành công Hội chợ rất cần sự chỉ đạo của Chính phủ và sự tham gia của các Bộ, ngành liên quan. Vì vậy, Bộ Thương mại đề xuất thành lập Ban chỉ đạo quốc gia tổ chức hội chợ gồm:

+ Phó Thủ tướng làm trưởng ban (hoặc uỷ quyền cho Bộ trưởng Bộ Thương mại điều hành Ban chỉ đạo tổ chức Hội chợ).

+ Phó trưởng ban thường trực: Bộ trưởng Bộ Thương mại

+ Thành viên là lãnh đạo của các Bộ, ngành:

 - Bộ Tài chính

 - Bộ Kế hoạch và Đầu tư

 - Bộ Ngoại giao

 - Bộ Văn hoá-Thông tin

 - Tổng cục Du lịch

 - Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

 - Bộ Công nghiệp

 - Đài truyền hình Việt Nam, Đài tiếng nói Việt Nam

 - UBND thành phố Hà Nội

 - Bộ Công an

Bộ Thương mại đề nghị Thủ tướng chỉ đạo các Bộ, ngành cử đại diện tham gia vào ban tổ chức trên, phối hợp chặt chẽ với Bộ Thương mại trong các công việc liên quan nhằm đưa hội chợ thương mại ASEAN 2004 tại Việt Nam thực sự trở thành một sự kiện xúc tiến thương mại quan trọng, nâng cao uy tín của Việt Nam và thắt chặt mối quan hệ kinh tế, chính trị, văn hoá giữa các nước trong khối ASEAN./.