Hiện nay, quy trình quản lý và cấp phôi văn bằng, chứng chỉ tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ổn định và được thực hiện nghiêm túc các quy định hiện hành của nhà nước về cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ trong hệ thống giáo dục quốc dân. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện đôi khi còn gặp một vài vướng mắc, như: Công văn đề nghị cấp phôi văn bằng, chứng chỉ ghi chung chung, chưa cụ thể; loại phôi bằng tốt nghiệp đại học đề nghị cấp chưa đúng với ngành đào tạo; trình tự nộp hồ sơ cấp phôi văn bằng, chứng chỉ không đúng quy định. Những tồn tại này tuy nhỏ, nhưng ít nhiều cũng làm ảnh hưởng đến hiệu quả của quy trình quản lý, cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ.

Nhằm khắc phục các tồn tại nêu trên, Bộ Giáo dục và Đào tạo đề nghị các trường đại học, cao đẳng; các học viện, viện; các trường trung cấp chuyên nghiệp và cơ sở giáo dục và đào tạo lưu ý một số điểm sau đây:

1. Công văn đề nghị cấp phôi văn bằng, chứng chỉ cần ghi ngắn gọn, rõ ràng, mô tả đầy đủ các nội dung, yêu cầu quy định tại Điều 7, thuộc Quy trình cấp phát phất phôi văn bằng, chứng chỉ tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định số 5599/QĐ-BGDĐT ngày 01 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Theo Thông tư số 19/2011/TT-BGDĐT ngày 24 tháng 5 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành mẫu phôi bằng tốt nghiệp đại học; mẫu phôi bằng tốt nghiệp đại học trong hệ thống giáo dục quốc dân được chia thành 6 loại. Vì vậy, đối với công văn đề nghị cấp phôi bằng tốt nghiệp đại học ngoài việc ghi đầy đủ các nội dung theo yêu cầu nói trên, cần phải ghi cụ thể (tên) mỗi loại phôi, số lượng tương ứng đề nghị được cấp.

3. Hình thức giao nộp hồ sơ; trình tự tiếp nhận, xử lý và thời hạn giải quyết hồ sơ đề nghị cấp phôi văn bằng, chứng chỉ đã được quy định chi tiết tại Quy trình cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo. Văn phòng Bộ là đầu mối để triển khai thực hiện việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ và cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ tại cơ quan Bộ.

Khi có nhu cầu cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ, các đơn vị cần thực hiện đúng quy trình đã quy định; những trường hợp hồ sơ không thực hiện đúng quy trình, Bộ Giáo dục và Đào tạo không có trách nhiệm giải quyết.

4. Trong quá trình thực hiện Quy trình nói trên, nếu gặp khó khăn, vướng mắc hoặc những vấn đề phát sinh cần trao đổi, đề nghị các đơn vị thông tin về Bộ Giáo dục và Đào tạo dưới các hình thức sau đây:

- Gửi theo đường công văn: Bộ Giáo dục và Đào tạo, số 49 Đại Cồ Việt, Hai Bà Trưng, Hà Nội.

- Thư điện tử (email): vanphong.bo@moet.edu.vn

- Điện thoại: 04 3869 4888 – 04 3869 3806

- Số fax: 04 3869 4085./.