Kính gửi: Công ty TNHH Silver Mountain Logistic (VN)
(Địa chỉ: Tầng 6, tòa nhà Việt Á, phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội. MST: 0107273271)

Ngày 02/7/2018, Cục Thuế TP Hà Nội nhận được công văn số 01CV/2017 đề ngày 25/06/2018 của Công ty TNHH Silver Mountain Logistic (VN) (sau đây gọi tắt là Công ty) đề nghị hướng dẫn về xác định chi phí hợp lý, hợp lệ, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

- Căn cứ Thông tư số 102/2012/TT-BTC ngày 21/6/2012 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do Ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí, quy định:

"Điều 3. Quy định về định mức chi công tác phí

...2. Quy định thanh toán các khoản công tác phí:

...b) Các khoản thanh toán theo thực tế:

Đối với các khoản thanh toán theo thực tế thì khi quyết toán nhất thiết phải có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ.

...vii) Lệ phí visa, lệ phí cấp hộ chiếu: Thanh toán theo phiếu thu hợp pháp của cơ quan lãnh sự trong và ngoài nước;

Điều 4. Tổ chức thực hiện

...2. Các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế được vận dụng chế độ công tác phí quy định tại Thông tư này để thực hiện đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị..."

- Căn cứ Điều 11, Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 hướng dẫn thi hành nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

"Điều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế

1. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đối tượng sau:

a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án).

Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác.

…

c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu..."

Điều 18. Bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn

1. Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn"

2. Khi bán hàng hóa, dịch vụ không phải lập hóa đơn hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày (mẫu số 5.6 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

3. Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức "Tên, địa chỉ người mua ” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

- Căn cứ Khoản 1 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC như sau:

"2. Các loại hóa đơn:

…

c) Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm...

d) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng..., hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.”

- Căn cứ Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 sửa đổi, bổ sung Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014:

"7. Sửa đổi, bổ sung Điều 16 như sau:

a) Sửa đổi, bổ sung điểm b Khoản 1 Điều 16 (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 3 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC) như sau:

“b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)..."

- Tại Điều 9 Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 quy định:

"Điều 9. Đăng ký sửa đổi Chế độ kế toán

3. Đối với chứng từ và sổ kế toán

a) Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo phụ lục số 3 Thông tư này hoặc được tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế..."

- Căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng...”

Căn cứ các quy định nêu trên và nội dung công văn, hồ sơ của Công ty, Cục Thuế TP Hà Nội hướng dẫn nguyên tắc như sau:

- Về việc mua mẫu chứng nhận xuất xứ của Bộ Công thương: Trường hợp Công ty TNHH Silver Mountain Logistic (VN) có hoạt động mua mẫu chứng nhận xuất xứ (hoạt động mua bán hàng hóa) để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty thì phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 để xác định chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

- Về chi phí xin cấp visa: Trường hợp Công ty có khoản chi phí xin cấp visa và có phiếu thu hợp pháp của cơ quan lãnh sự trong và ngoài nước theo thông lệ quốc tế và các quy định pháp luật có liên quan, khoản chi phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

- Về các khoản chi phí có giá trị dưới 200.000 đồng:

Trường hợp Công ty mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh với chi phí dưới 200.000đ, Công ty có đầy đủ chứng từ mua hàng phù hợp với quy chế chi tiêu, quy chế tài chính của Công ty thì khoản chi nêu trên được xác định là chi phí hợp lý, hợp lệ theo quy định khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đề nghị Công ty căn cứ vào tình hình thực tế của đơn vị để thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về thuế.

Trong quá trình thực hiện, nếu còn vướng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Phòng Kiểm tra thuế số 1 - Cục Thuế TP Hà Nội để được hướng dẫn cụ thể.

Cục Thuế TP Hà Nội trả lời để Công ty TNHH Silver Mountain Logistic (VN) được biết và thực hiện./.