Kính gửi: Công ty TNHH Transcosmos Việt Nam
(Đ/c: Tòa nhà VTC Online, tầng 20, số 18 Tam Trinh, Hai Bà Trưng, Hà Nội; MST: 0106498113)

Trả lời công văn số 06-19/CV/TCV ngày 08/5/2019 của Công ty TNHH Transcosmos Việt Nam (sau đây gọi là Công ty) hỏi về hủy hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

- Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định hiệu lực thi hành:

“3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn hán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.”

- Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 20 hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập:

“Điều 20. Xử lý đối với hóa đơn đã lập

1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hoá đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

Tại Điều 21 hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn không tiếp tục sử dụng:

“Điều 21. Xử lý hóa đơn trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng

1. Tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với cơ quan thuế hoá đơn không tiếp tục sử dụng trong các trường hợp sau:

a) Tổ chức, hộ, cá nhân được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế) phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành còn chưa sử dụng.

b) Tổ chức, hộ, cá nhân phát hành loại hóa đơn thay thế phải dừng sử dụng các số hóa đơn bị thay thế còn chưa sử dụng.

c) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp - tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.

d) Hóa đơn mất, cháy, hỏng theo hướng dẫn tại Điều 24 Thông tư này.”

Tại Khoản 2, Khoản 3 Điều 29 hướng dẫn hủy hóa đơn:

“2. Các trường hợp hủy hóa đơn

a) Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

c) Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

d) Các loại hoá đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật

3. Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh

a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hoá đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.

Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.

c) Các thành viên Hội đồng hủy hoá đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

d) Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

- Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số ... đến số ... hoặc kê chi tiết từng số hoá đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

- Biên bản hủy hóa đơn;

- Thông báo kết quả hủy hoá đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số ... đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hoá đơn.”

Căn cứ các quy định nêu trên và trình bày của Công ty, Cục Thuế TP Hà Nội hướng dẫn như sau:

1. Về xóa bỏ hóa đơn, hủy hóa đơn:

Trường hợp hóa đơn lập sai nhưng chưa giao người mua thì Công ty gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai; trường hợp hóa đơn đã lập và đã giao cho người mua (chưa kê khai thuế) sau đó phát hiện sai thì Công ty và người mua lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai, Công ty lưu giữ số hóa đơn đã lập sai. Đối với các trường hợp hóa đơn lập sai nêu trên, khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26/AC (Phụ lục Thông tư số 39/2014/TT-BTC), Công ty kê khai vào cột “xóa bỏ”.

Trường hợp Công ty có hoá đơn không tiếp tục sử dụng như: Công ty đóng mã số thuế, có hóa đơn không còn giá trị sử dụng; phát hành hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã phát hành; có hóa đơn bị hỏng... thì Công ty thực hiện các thủ tục hủy theo hướng dẫn tại Khoản 2, Khoản 3 Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC; khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26/AC (Phụ lục Thông tư số 39/2014/TT-BTC), Công ty kê khai vào cột “hủy”.

2. Về hóa đơn điện tử lập sai nhưng chưa gửi cho người mua và Thông báo kết quả hủy hóa đơn điện tử (mẫu số 04 Phụ lục kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP):

Cục Thuế TP Hà Nội đang có công văn xin ý kiến Tổng cục Thuế. Khi có văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế, Cục Thuế TP Hà Nội sẽ hướng dẫn Công ty thực hiện.

Cục Thuế TP Hà Nội trả lời để Công ty TNHH Transcosmos Việt Nam được biết và thực hiện./.