- 1Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành
- 2Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
- 3Quyết định 476/QĐ-BNV năm 2019 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành
BỘ NỘI VỤ | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Số: 370/VTLTNN-NV | Hà Nội, ngày 10 tháng 5 năm 2022 |
Kính gửi: | - Văn phòng Chủ tịch nước; |
Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, trong đó đã quy định việc lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Thực hiện Quyết định số 476/QĐ-BNV ngày 06 tháng 6 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị các cơ quan, tổ chức trong quá trình lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (sau đây gọi là Hệ thống) cần lưu ý một số nội dung sau:
1. Yêu cầu của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống
a) Đối với Danh mục hồ sơ
- Danh mục hồ sơ phải đầy đủ các yếu tố cấu thành theo quy định của pháp luật về công tác văn thư;
- Danh mục hồ sơ được cập nhật cho từng cá nhân của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống.
b) Đối với việc lập hồ sơ
- Hồ sơ điện tử phải được lập đồng bộ trong quá trình quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống;
- Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
c) Đối với việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
- Hồ sơ điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn;
- Trình tự, thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư.
2. Lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống
3. Mô tả chi tiết lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
a) Bước 1: Lập Danh mục hồ sơ
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ theo Mẫu Danh mục hồ sơ quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư trên Hệ thống;
- Văn phòng, bộ phận hành chính cập nhật Danh mục hồ sơ cho từng tài khoản đơn vị, cá nhân trên Hệ thống;
- Cá nhân tự cập nhật bổ sung danh mục hồ sơ phát sinh trên Hệ thống.
b) Bước 2: Lập hồ sơ
- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện cập nhật và lưu những văn bản, tài liệu, thông tin về hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào quy định tại chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ trên Hệ thống bao gồm:
Văn bản đến;
Khởi tạo dự thảo, trình dự thảo văn bản đi trong hồ sơ (lần 1,2,3…);
Văn bản, tài liệu, thông tin khác (phim, ảnh, ghi âm) trong quá trình quản lý điều hành, giải quyết công việc;
Lưu hồ sơ khi kết thúc và thoát khỏi luồng xử lý công việc.
- Hệ thống tự cập nhật vào hồ sơ
Quá trình luân chuyển và thông tin chỉ đạo giải quyết văn bản đến;
Văn bản đi đã phát hành, quá trình luân chuyển và thông tin trong chỉ đạo soạn thảo văn bản đi.
- Kết thúc hồ sơ
Khi công việc đã giải quyết xong, người lập hồ sơ thực hiện rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ;
Xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị về Danh mục hồ sơ, thành phần hồ sơ nộp lưu hàng năm của đơn vị và hoàn thiện theo ý kiến chỉ đạo;
Kết xuất dữ liệu quản lý văn bản đi, đến, mục lục văn bản trong hồ sơ thành định dạng PDF và lưu hồ sơ;
Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
c) Bước 3: Nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
Việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo trình tự, thủ tục quy định tại Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Trên đây là một số nội dung cần lưu ý khi lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Căn cứ các quy định của pháp luật và nội dung tại văn bản này, các cơ quan, tổ chức nghiên cứu, bổ sung, hoàn thiện chức năng lập và nộp lưu hồ sơ điện tử trên Hệ thống. Mọi ý kiến trao đổi xin gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để tổng hợp./.
| CỤC TRƯỞNG |
- 1Công văn 1986/BHXH-CSYT năm 2020 về phối hợp với cơ sở khám chữa bệnh bảo hiểm y tế triển khai hồ sơ bệnh án điện tử do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành
- 2Công văn 5614/BNV-VTLTNN năm 2021 về lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử do Bộ Nội vụ ban hành
- 3Công văn 12367/BGTVT-VP năm 2021 về thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu phục vụ việc xây dựng Đề án “Số hóa, lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử của Bộ Giao thông vận tải” theo Quyết định 458/QĐ-TTg
- 4Kế hoạch 1838/KH-BHXH năm 2022 về số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam
- 5Hướng dẫn 15-HD/VPTW năm 2016 về quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội, phường, thị trấn do Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương ban hành
- 1Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành
- 2Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
- 3Công văn 1986/BHXH-CSYT năm 2020 về phối hợp với cơ sở khám chữa bệnh bảo hiểm y tế triển khai hồ sơ bệnh án điện tử do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành
- 4Công văn 5614/BNV-VTLTNN năm 2021 về lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử do Bộ Nội vụ ban hành
- 5Công văn 12367/BGTVT-VP năm 2021 về thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu phục vụ việc xây dựng Đề án “Số hóa, lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử của Bộ Giao thông vận tải” theo Quyết định 458/QĐ-TTg
- 6Quyết định 476/QĐ-BNV năm 2019 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành
- 7Kế hoạch 1838/KH-BHXH năm 2022 về số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam
- 8Hướng dẫn 15-HD/VPTW năm 2016 về quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội, phường, thị trấn do Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương ban hành
Công văn 370/VTLTNN-NV năm 2022 về lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành
- Số hiệu: 370/VTLTNN-NV
- Loại văn bản: Công văn
- Ngày ban hành: 10/05/2022
- Nơi ban hành: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
- Người ký: Đặng Thanh Tùng
- Ngày công báo: Đang cập nhật
- Số công báo: Đang cập nhật
- Ngày hiệu lực: 10/05/2022
- Tình trạng hiệu lực: Đã biết