Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về lý lịch tư pháp, trong thời gian vừa qua Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia đã tổng hợp một số khó khăn, vướng mắc trong thực tiễn triển khai các quy định về cấp Phiếu lý lịch tư pháp tại địa phương, trên cơ sở đó có hướng dẫn nghiệp vụ cho Sở Tư pháp để làm cơ sở giải quyết yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trong một số trường hợp đặc biệt, tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, cơ quan, tổ chức, hạn chế tình trạng trễ hạn giải quyết yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

1. Xác nhận tình trạng án tích trong Phiếu lý lịch tư pháp sau khi xác minh nhưng không rõ thông tin về án tích

Trường hợp Sở Tư pháp nhận được kết quả tra cứu, xác minh thông tin có trước ngày 01/7/2010 của cơ quan Công an để cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho thấy đương sự đã từng bị bắt, điều tra, khởi tố hoặc bị truy tố nhưng không có thông tin về việc xét xử Sở Tư pháp tiến hành xác minh tại Viện kiểm sát, Tòa án, cơ quan thi hành án hình sự, cơ quan thi hành án dân sự và tại các cơ quan khác có liên quan và đều không có thông tin về bản án xét xử đối với đương sự. Theo quy định tại khoản 1 Điều 31 Hiến pháp 2013 “Người bị buộc tội được coi là không có tội cho đến khi được chứng minh theo trình tự luật định và có bản án kết tội của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật”, do đó, trường hợp này Sở Tư pháp xác nhận tình trạng án tích trong Phiếu lý lịch tư pháp số 1 và số 2 là “không có án tích”.

Trường hợp Sở Tư pháp nhận được kết quả tra cứu, xác minh thông tin có trước ngày 01/7/2010 của cơ quan Công an để cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho thấy đương sự bị xét xử bởi một bản án, có số bản án, ngày bản án, tên tòa án ra bản án, tội danh... nhưng không đầy đủ thông tin về bản án, Sở Tư pháp tiếp tục xác minh tại Viện kiểm sát, Tòa án, cơ quan thi hành án hình sự, cơ quan thi hành án dân sự và tại các cơ quan khác có liên quan nhưng đều không có thông tin tình trạng thi hành án của đương sự. Trường hợp này nếu đương sự đủ điều kiện về mặt thời gian để đương nhiên được xóa án tích và không phạm tội mới thì Sở Tư pháp xác nhận tình trạng án tích trong Phiếu lý lịch tư pháp số 1 là “không có án tích” và Phiếu lý lịch tư pháp số 2 ghi thông tin về bản án theo nội dung xác minh nhận được.

2. Cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người đang bị khởi tố, điều tra, truy nã...

Trường hợp Sở Tư pháp nhận được thông tin người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp đang bị khởi tố, điều tra hoặc truy nã…, chưa bị kết án bởi một bản án có hiệu lực pháp luật, theo quy định tại Điều 49 Luật Lý lịch tư pháp thì đây không thuộc trường hợp từ chối yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, do đó Sở Tư pháp thực hiện cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người đó và xác nhận tình trạng án tích “không có án tích”. Đồng thời, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho cơ quan điều tra, cơ quan tiến hành tố tụng có liên quan về việc người đang bị khởi tố, điều tra hoặc truy nã đã tiến hành yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp để thực hiện các biện pháp nghiệp vụ trong trường hợp cần thiết.

3. Cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người lao động đi làm việc ở Đài Loan

Ngày 14/3/2013, Bộ Tư pháp có Báo cáo số 50/BC-BTP báo cáo Thủ tướng Chính phủ về việc cấp Giấy xác nhận không có tiền án cho người lao động đi làm việc ở Đài Loan. Ngày 15/4/2013, Văn phòng Chính phủ có Văn bản số 2925/VPCP-KGVX thông báo ý kiến của Phó Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc “Việc giải quyết thủ tục cho người đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài cần đáp ứng yêu cầu của phía nước ngoài và bảo đảm đơn giản, thuận tiện cho người lao động. Bộ Công an tiếp tục thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại văn bản số 68/CP-VX ngày 17 tháng 2 năm 2000 về việc cấp Giấy xác nhận không có tiền án cho người lao động đi làm việc có thời hạn ở Đài Loan”. Theo đó, hiện nay, tới đây Cơ quan hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát vẫn tiếp tục thực hiện cấp Giấy xác nhận không tiền án cho công dân Việt Nam đi lao động có thời hạn tại Đài Loan. Do vậy, để tránh việc gây mất thời gian, tiền bạc và công sức của công dân Việt Nam khi làm thủ tục đi lao động có thời hạn tại Đài Loan, Sở Tư pháp cần phối hợp, trao đổi với cơ quan Công an trong việc giải thích, hướng dẫn cho công dân đến Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương để đề nghị cấp Giấy xác nhận không tiền án theo quy định. Trường hợp công dân Việt Nam đi lao động tại Đài Loan có nhu cầu xin Phiếu LLTP thì Sở Tư pháp vẫn cấp Phiếu LLTP theo quy định của Luật LLTP.

4. Cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người không quốc tịch

Theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp, người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp phải nộp bản sao chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, do đó, trường hợp người không quốc tịch yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp đề nghị cung cấp giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế là loại giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của một nước cấp cho người không quốc tịch đang cư trú tại nước đó và được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chấp thuận (theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Luật Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam) thay thế cho chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.

5. Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng

Theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp thì chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, sổ đăng ký thường trú, tạm trú, giấy xác nhận thường trú hoặc tạm trú là hai loại giấy tờ cần có trong hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Theo quy định tại khoản 2 , Điều 3 Nghị định số 59/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ “Quy định về chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng” thì Giấy chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng nhằm mục đích chứng minh người được cấp là người đang phục vụ tại ngũ trong Quân đội nhân dân Việt Nam và thực hiện các giao dịch dân sự. Cũng theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Luật Cư trú thì nơi cư trú của sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng là nơi đơn vị của người đó đóng  quân, trừ trường hợp có nơi cư trú theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Cư trú. Theo đó, Giấy chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng và Sổ đăng ký nhân khẩu tập thể có giá trị chứng minh thông tin về nhân thân và nơi cư trú của sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng; người đang làm nghĩa vụ quân sự, phục vụ có thời hạn ở doanh trại Quân đội nhân dân. Do vậy, để tạo điều kiện thuận lợi cho người có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng thì Sở Tư pháp thụ lý hồ sơ có Giấy chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng thay cho chứng minh nhân dân và Giấy xác nhận nhân khẩu tập thể thay cho sổ hộ khẩu.

6. Cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho trường hợp kết quả xác minh thông tin về án tích tại các cơ quan liên quan cho thấy người yêu cầu cấp Phiếu có nhiều tên gọi khác nhau

Trường hợp qua kết quả xác minh thông tin lý lịch tư pháp về án tích tại cơ quan Công an, Tòa án, Viện kiểm sát và các cơ quan liên quan cho thấy, trong thông tin về án tích của người có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp có nhiều tên gọi khác nhau (VD: Trần Văn A, Trần Quang A) và khác với tên trong hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp (VD: Trần Ngọc A) nhưng có cùng thông tin về năm sinh, họ tên cha, mẹ; nơi thường trú, tạm trú. Sở Tư pháp cần có văn bản đề nghị cơ quan Công an để xác minh những trường hợp này có phải là một người hay không.

Trường hợp kết quả xác minh tại cơ quan Công an cho thấy những người có tên nêu trên chỉ là một người duy nhất thì Sở Tư pháp thực hiện cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người có tên trong hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu (Trần Ngọc A) theo quy định.

Trường hợp không nhận được kết quả xác minh tại cơ quan Công an (thời gian xác minh quá thời hạn quy định của Luật LLTP) hoặc kết quả xác minh vẫn chưa có kết luận những người có tên nêu trên chỉ là một người duy nhất thì Sở Tư pháp gửi hồ sơ về Trung tâm để Trung tâm hỗ trợ tra cứu, xác minh.

7. Cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam nhưng không có giấy xác nhận tạm trú

Trường hợp người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam nhưng không cung cấp được giấy xác nhận tạm trú của cơ quan Công an cấp vì những lý do hạn chế, khó khăn về thời gian, kinh phí, đi lại...thì để tạo điều kiện thuận lợi đối tượng nêu trên khi yêu cầu cấp Phiếu, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia có hướng dẫn như sau: Trên cơ sở quy định của Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam và Công văn số 10407/A72-P2 ngày 14/9/2015 của Cục quản lý xuất nhập cảnh về việc cấp giấy tờ xác nhận người nước ngoài tạm trú tại Việt Nam gửi Trung tâm LLTP quốc gia, thì trường hợp người nước ngoài không cung cấp được giấy chứng nhận tạm trú thì để chứng minh về việc cư trú tại Việt Nam khi làm thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp, các Sở Tư pháp có thể sử dụng một trong các loại giấy tờ: thẻ thường trú, thẻ tạm trú, hộ chiếu có dấu kiểm chứng nhập cảnh, xuất cảnh, chứng nhận tạm trú đã cấp tại cửa khẩu hoặc được gia hạn tại cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh để thay thế. Do đó, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia đề nghị:

- Thống nhất việc xác định tạm trú theo khoản 1 Điều 31 Luật nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam. Khi người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam nộp hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp mà có các giấy tờ xác nhận tạm trú của cơ quan Công an nơi tạm trú cấp thì Sở Tư pháp nơi đó tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và cấp Phiếu theo quy định của pháp luật.

- Trong trường hợp không có căn cứ để xác định nơi tạm trú của người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam, Sở Tư pháp hướng dẫn họ nộp hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia (trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính, trực tuyến). Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia sẽ xem xét và cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo quy định.

8. Hồ sơ và lệ phí cấp Phiếu lý lịch tư pháp khi cá nhân đồng thời yêu cầu cấp cả hai loại Phiếu lý lịch tư pháp số 1 và số 2

Trường hợp cá nhân đồng thời yêu cầu cấp cả hai loại Phiếu lý lịch tư pháp số 1 và số 2 thì Sở Tư pháp chỉ tiếp nhận 01 bộ hồ sơ, trong đó sử dụng Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp dùng cho cá nhân theo mẫu số 03/2013/TT-LLTP (ban hành kèm theo Thông tư số 16/2013/TT-BTP ngày 11/11/2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 13/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn sử dụng biểu mẫu và mẫu sổ lý lịch tư pháp). Sở Tư pháp hướng dẫn cá nhân chọn cả Phiếu số 1 và số 2 tại mục “Yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp…” và ghi rõ số lượng Phiếu số 1 và số 2 tại mục “Số lượng Phiếu lý lịch tư pháp yêu cầu cấp…”.

Theo quy định tại Điều 3 Thông tư số 174/2011/TT-BTC ngày 02/12/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp Phiếu lý lịch tư pháp, mức độ thu lệ phí cấp Phiếu lý lịch tư pháp được quy định 200.000 đồng/lần/người, đối với học sinh, sinh viên, người có công với cách mạng, thân nhân liệt sĩ: 100.000 đồng/lần/người. Trường hợp người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp đề nghị cấp trên 2 Phiếu trong một lần yêu cầu thì kể từ Phiếu thứ 3 trở lên cơ quan cấp Phiếu lý lịch tư pháp được thu thêm 3.000 đồng/Phiếu. Theo đó, trường hợp cá nhân yêu cầu cấp đồng thời cả Phiếu lý lịch tư pháp số 1 và số 2 thì cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu thu lệ phí theo quy định như trên.

9. Hướng dẫn thu hồi, hủy bỏ Phiếu lý lịch tư pháp đã cấp

Hiện nay, Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật chưa có quy định về trình tự, thủ tục thực hiện việc thu hồi, hủy bỏ Phiếu lý lịch tư pháp được cấp có nội dung không chính xác. Vì vậy, để giải quyết trường hợp nêu trên, sau khi nghiên cứu quy định của các văn bản quy phạm pháp luật khác có quy định về thu hồi một số loại giấy đăng ký, giấy xác nhận do cơ quan có thẩm quyền thực hiện, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia hướng dẫn Sở Tư pháp có văn bản thu hồi, hủy bỏ Phiếu lý lịch tư pháp đã cấp, nội dung văn bản nêu rõ lý do thu hồi, hủy bỏ và được gửi cho người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp, đồng thời thông báo trên Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp (nếu có).

10. Hướng dẫn cấp Phiếu lý lịch tư pháp khi tội phạm được xóa bỏ

Tại Điều 35 của Luật LLTP đã quy định: “Trường hợp người bị kết án về một tội nhưng tội phạm này được xóa bỏ theo quy định của Bộ luật Hình sự thì thông tin về tội đó được xóa bỏ trong Lý lịch tư pháp của người đó.”.

Theo đó, trường hợp người xin cấp Phiếu LLTP đã bị kết án về một tội nhưng tội phạm này được xóa bỏ theo quy định của Bộ luật Hình sự thì ghi vào Phiếu LLTP số 1 hoặc Phiếu LLTP số 2 là không có án tích. Trường hợp đã lập LLTP thì hủy bỏ LLTP của người đó.

Trên đây là hướng dẫn nghiệp vụ để giải quyết một số vướng mắc, khó khăn trong công tác cấp Phiếu lý lịch tư pháp, Trung tâm Lý lịch tư pháp kính gửi Sở Tư pháp để thực hiện./.