Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thời gian qua, Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh) đã cơ bản triển khai tốt các nội dung liên quan đến công tác rà soát, trả sổ cho người lao động. Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ vẫn còn một số vướng mắc phát sinh liên quan đến in và chuyển phát tờ rời sổ BHXH hằng năm cho người tham gia; công tác rà soát, bàn giao sổ BHXH. Để đảm bảo thống nhất trong thực hiện nhiệm vụ, BHXH Việt Nam hướng dẫn BHXH tỉnh một số nội dung sau:

1. Tổ chức in Tờ rời hàng năm

Hướng dẫn bổ sung Điểm 3.4, Khoản 3, Điều 33 Quy trình thu BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc như sau:

- Trước ngày 30/3 hằng năm, chốt số liệu tờ rời hằng năm; in và chuyển phát tới tay người lao động xong trước ngày 01/7 hằng năm.

- BHXH tỉnh tự in hoặc thuê đơn vị in; trường hợp thuê đơn vị in thực hiện ký Hợp đồng với đơn vị được thuê in đảm bảo đúng quy định; cung cấp địa chỉ, số điện thoại (nếu có) của người lao động cho đơn vị được thuê chuyển phát và kiểm soát một số nội dung sau:

+ Đối với đơn vị được thuê in: Kiểm soát thời gian in, thời gian bàn giao cho đơn vị chuyển phát, chất lượng in, số lượng (Mẫu số 02 kèm theo).

+ Đối với đơn vị chuyển phát: Kiểm soát việc chuyển phát Tờ rời hàng năm tới tay người lao động (Mẫu số 01 kèm theo).

2. Rà soát, bàn giao sổ BHXH cho người lao động

2.1. Thực hiện rà soát sổ BHXH của người lao động khi có yêu cầu của các đối tượng sau:

- Người lao động đang tham gia BHXH tự nguyện đã có quá trình tham gia BHXH bắt buộc trước khi tham gia BHXH tự nguyện;

- Người lao động đang tham gia BHXH tự nguyện được cấp sổ BHXH (theo mẫu sổ BHXH cũ) quy định tại Quyết định số 1443/QĐ-LĐTBXH ngày 09/10/1995 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc bàn hành mẫu sổ BHXH;

- Người lao động đang bảo lưu quá trình tham gia BHXH, BHTN chưa được rà soát trả sổ BHXH.

2.2. Quy trình rà soát, trả sổ BHXH đối với những đối tượng trên thực hiện theo quy định tại Công văn số 4027/BHXH-ST ngày 14/10/2016 của BHXH Việt Nam về việc hướng dẫn bàn giao sổ BHXH cho người lao động và thực hiện bàn giao sổ BHXH cho người lao động qua Bưu điện theo Công văn số 1976/BHXH-ST ngày 24/5/2017 của BHXH Việt Nam về việc chuyển phát nhận hồ sơ, trả sổ BHXH qua dịch vụ bưu điện.

2.3. Mẫu số 01 - Danh sách giao nhận sổ BHXH và Mẫu số 03 - Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH thực hiện theo mẫu ban hành kèm theo Công văn này.

3. Xác nhận sổ BHXH cho các trường hợp đã nghỉ việc

Để hoàn thiện kho dữ liệu bảo lưu thời gian đóng BHXH, yêu cầu BHXH các tỉnh rà soát và căn cứ dữ liệu đang quản lý thực hiện xác nhận tổng thời gian tham gia BHXH, BHTN (theo quy định tại Khoản 3, Điều 46 Quyết định số 595/QĐ-BHXH) đối với những trường hợp người lao động đã nghỉ việc nhưng chưa được xác nhận sổ BHXH do đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN; đơn vị không còn tồn tại; đơn vị đã giải thể, phá sản… (thực hiện xác nhận trên phần mềm để đẩy quá trình lên "Chốt sổ tại BHXH Việt Nam"), hoàn thành xong trước ngày 01/11/2019.

Yêu cầu BHXH tỉnh tổ chức thực hiện các nội dung hướng dẫn trên, trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc kịp thời báo cáo về BHXH Việt Nam để xem xét, giải quyết./.

DANH SÁCH GIAO NHẬN SỔ BHXH /TỜ RỜI HẰNG NĂM CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG

Tên đơn vị:...........................................................................................................

Mã đơn vị:.............................. .............................................................................

Địa chỉ:................................... .............................................................................

- Tổng số sổ BHXH/Tờ rời hằng năm bàn giao cho Bưu điện/đơn vị được thuê chuyển phát: ..........................................................................................

- Tổng số sổ BHXH/Tờ rời hằng năm nhận lại từ Bưu điện/đơn vị được thuê chuyển phát: .....................................................................................................

(Nguyên nhân:........................................................................................................

............................................................................................................................)/.

HƯỚNG DẪN LẬP

Danh sách giao nhận sổ BHXH/Tờ rời hằng năm cho người lao động

(Mẫu số 01)

a) Mục đích: Để tổng hợp, theo dõi số lượng sổ BHXH (sổ BHXH của người tham gia BHXH bắt buộc, tham gia BHXH tự nguyện, người tham gia đang bảo lưu quá trình đóng BHXH, BHTN) và tờ rời hằng năm do cơ quan BHXH bàn giao cho Bưu điện/đơn vị được thuê chuyển phát và số lượng sổ BHXH cơ quan Bưu điện/đơn vị được thuê chuyển phát đã bàn giao tới tay người lao động; số lượng sổ BHXH/Tờ rời hằng năm Bưu điện/đơn vị được thuê chuyển phát chuyển lại cơ quan BHXH

b) Trách nhiệm lập: Cơ quan BHXH tỉnh/quận huyên lập.

c) Thời gian lập: Theo từng đợt giao nhận với cơ quan Bưu điện.

d) Phương pháp lập:

Ghi đầy đủ tên đơn vị, mã đơn vị, địa chỉ.

- Cột 1: ghi số thứ tự từ nhỏ đến lớn theo từng mục.

- Cột 2: ghi họ và tên người tham gia.

- Cột 3: ghi mã số BHXH của người lao động do cơ quan BHXH cung cấp

- Cột 4: người lao động ký và ghi rõ họ tên khi nhận sổ BHXH/tờ rời hằng năm.

- Cột 5: ghi nội dung cần ghi chú.

* Cán bộ BHXH ghi tổng số sổ BHXH đã rà soát/Tờ rời hằng năm bàn giao cho cơ quan Bưu điện để trả cho người lao động, Ký ghi rõ họ tên khi bàn giao sổ BHXH/Tờ rời hằng năm cho Bưu điện và nhận lại sổ BHXH/Tờ rời hằng năm từ cơ quan Bưu điện.

* Cơ quan Bưu điện ghi tổng số sổ BHXH/Tờ rời hằng năm bàn giao lại cho cơ quan BHXH, nguyên nhân cụ thể, Ký ghi rõ họ tên khi nhận sổ BHXH/Tờ rời hằng năm từ cơ quan BHXH và bàn giao lại sổ BHXH/Tờ rời hằng năm cho cơ quan BHXH

Danh sách giao nhận sổ BHXH/Tờ rời hằng năm cho người lao động (Mẫu số 01) được lập thành 03 bản, cơ quan BHXH lưu 02 bản (01 bản lưu tại Phòng Kế hoạch - Tài chính, 01 bản lưu tại Phòng Cấp sổ, thẻ) và cơ quan Bưu điện lưu 01 bản.

DANH SÁCH GIAO NHẬN TỜ RỜI HẰNG NĂM

(áp dụng đối với đơn vị được thuê in bàn giao cho đơn vị được thuê chuyển phát)

1. Thông tin của người lao động

2. Quá trình đóng BHXH, BHTN