Triển khai thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; thời gian qua Ủy ban nhân dân Thành phố đã chỉ đạo triển khai nhiều giải pháp, biện pháp nhằm đồng bộ Phần mềm quản lý văn bản tại 97 đơn vị (39 sở ngành; 24 quận - huyện; 34 đơn vị trực thuộc) triển khai Hệ thống liên thông kết nối các phần mềm Quản lý văn bản - Hồ sơ công việc toàn Thành phố; áp dụng chữ ký số trong trao đổi văn bản qua mạng; tăng cường trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong công tác văn phòng tại các cơ quan, đơn vị; hoàn thiện hạ tầng đường truyền Metronet trên địa bàn Thành phố.

Nhằm đẩy mạnh hơn nữa việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại công văn số 1950/TTg-KGVX ngày 15 tháng 11 năm 2013; Ủy ban nhân dân Thành phố chỉ đạo như sau:

1. Giao Sở Thông tin và Truyền thông:

- Hoàn thiện, đưa vào hoạt động chính thức hệ thống liên thông kết nối phần mềm Quản lý văn bản - Hồ sơ công việc trên toàn Thành phố (từ Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố đến các sở ngành, Ủy ban nhân dân các quận - huyện, phường - xã, thị trấn và các doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố); khẩn trương trình Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống Quản lý văn bản - Hồ sơ công việc qua mạng (quý II/2014);

- Triển khai chữ ký số chuyên dùng cho tất cả các sở ngành, Ủy ban nhân dân các quận - huyện, phường - xã, thị trấn; chữ ký số công cộng cho các các tổ chức doanh nghiệp cá nhân tham gia dịch vụ công trực tuyến;

- Triển khai nhân rộng việc gửi thư mời họp điện tử qua hệ thống tin nhắn điện thoại di động (SMS), thư điện tử cho các sở ngành, Ủy ban nhân dân các quận - huyện; nâng cấp, đảm bảo an toàn, bảo mật cho hệ thống thư điện tử Thành phố. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện của các cơ quan, đơn vị và tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố định kỳ 6 tháng một lần;

- Triển khai tích hợp Phần mềm số hóa văn bản, tài liệu vào phần mềm Quản lý văn bản - Hồ sơ công việc cho các sở ngành, Ủy ban nhân dân các quận - huyện. Đến hết năm 2015, 100% các văn bản nội bộ sẽ được trao đổi dưới dạng điện tử tại các sở ngành, Ủy ban nhân dân các quận - huyện;

- Nâng cấp cổng thông tin dịch vụ công trực tuyến của thành phố trên công nghệ điện toán đám mây nguồn mở và tiến hành triển khai các dịch vụ công trực tuyến cấp 3, 4 cho các sở ngành, Ủy ban nhân dân các quận - huyện, phường - xã, thị trấn theo Quyết định số 6555/QĐ-UBND ngày 12 tháng 12 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố về phê duyệt Kế hoạch cung cấp dịch vụ công trực tuyến tại Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2013 - 2015, định hướng đến 2020 phục vụ cho người dân, tổ chức và doanh nghiệp;

- Xây dựng và triển khai hệ thống liên thông kết nối hệ thống phần mềm Quản lý văn bản - Hồ sơ công việc giữa Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố với Văn phòng Chính phủ, Văn phòng các Bộ ngành và 23 tỉnh, thành phố khu vực phía Nam;

- Chủ trì phối hợp với các cơ quan báo, đài thực hiện tuyên truyền về công tác tăng cường sử dụng văn bản điện tử, thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

2. Giao Thủ trưởng các sở ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận - huyện thực hiện tốt các nội dung sau:

a) Về trao đổi văn bản điện tử

- Tiếp tục tham gia vận hành hệ thống liên thông kết nối phần mềm Quản lý văn bản - Hồ sơ công việc trên toàn thành phố. Thực hiện trao đổi văn bản điện tử tại nội bộ cơ quan và các đơn vị trực thuộc;

- Đăng tải thông tin về văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo tổng hợp, thống kê về ngành, lĩnh vực quản lý, dự thảo văn bản cần xin ý kiến thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước và các thông tin khác được quy định tại Điều 28 của Luật Công nghệ thông tin và tại các Điều 10, 11 và 12 Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử và cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.

b) Về thư điện tử

Thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử thành phố trong công tác quản lý nhà nước theo đúng các quy định của Quyết định số 41/2011/QĐ- UBND ngày 17 tháng 6 năm 2011 của Ủy ban nhân dân Thành phố.

- Nghiêm cấm sử dụng thư điện tử của hệ thống khác ngoài hệ thống thư điện tử thành phố trong công việc;

- Ban hành quy chế quản lý và sử dụng thư điện tử tại cơ quan, đơn vị; bổ sung tiêu chí về sử dụng thư điện tử thành phố trong công tác vào tiêu chí chấm điểm thi đua hàng năm của cơ quan, đơn vị đối với cán bộ, công chức, viên chức;

- Tổ chức các đợt tập huấn sử dụng thư điện tử cho cán bộ, công chức, viên chức tại cơ quan, đơn vị;

- Lãnh đạo của cơ quan, đơn vị phải gương mẫu trong việc sử dụng thư điện tử Thành phố thường xuyên trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành; phải đôn đốc các cán bộ, công chức, viên chức thuộc đơn cơ quan, đơn vị sử dụng thư điện tử Thành phố trong công tác quản lý nhà nước.

3. Về kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện:

- Yêu cầu các Thủ trưởng các sở ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận - huyện thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử, thư điện tử của các bộ công chức, viên chức trong công việc góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính, định kỳ hàng quý gửi báo cáo cho Sở Thông tin và Truyền thông.

- Giao Sở Thông tin và Truyền thông theo dõi, kiểm tra, kịp thời nhắc nhở, giải quyết khó khăn vướng mắc và định kỳ hàng quý báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố kết quả sử dụng văn bản điện tử, thư điện tử của các đơn vị.

- Giao Sở Nội vụ phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng tiêu chí đánh giá để chấm điểm thi đua hàng năm cho các đơn vị căn cứ vào kết quả sử dụng văn bản điện tử, thư điện tử; đề xuất Ủy ban nhân dân Thành phố hình thức khen thưởng đối với các đơn vị có thành tích tốt và đề xuất hình thức chế tài đối với các đơn vị không nghiêm chỉnh chấp hành theo quy định./.