Nhằm triển khai thực hiện nghiêm túc các văn bản của Bộ GD&ĐT về việc quản lý và cấp phát văn bằng, chứng chỉ (bản chính, bản sao, bản chứng thực, bản công chứng…,) đồng thời, phù hợp với điều kiện thực tiễn tại địa phương và giảm thiểu những tình huống có thể phát sinh các vấn đề tiêu cực trong quá trình sử dụng văn bằng, chứng chỉ; Sở đã có công văn số: 1.601/THPT ngày 15/10/2004 về hướng dẫn thực hiện việc cấp phát văn bằng tốt nghiệp bậc Trung học (Phổ thông, Bổ túc) và giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 THPT; nay sở GD-ĐT hướng dẫn việc cấp phát bản sao văn bằng tốt nghiệp bậc Trung học (Phổ thông, Bổ túc) như sau:

I. CÁC VĂN BẢN PHÁP QUY:

1. Thông tư số: 20/2002/TT-BGD&ĐT ngày 12/4/2002 của Bộ GD&ĐT về hướng dẫn thực hiện việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và xác nhận các giấy tờ khác trong lĩnh vực giáo dục.

2. Văn bản số: 6025/THPT ngày 17/7/2003 của Bộ GD&ĐT về việc hướng dẫn quản lý, cấp phát bằng THPT, THCS năm 2003.

3. Văn bản số: 6477/GDTX ngày 30/7/2003 của Bộ GD&ĐT về việc hướng dẫn quản lý, cấp phát bằng Bổ túc THPT, Bổ túc THCS năm 2003.

4. Văn bản số: 10453/GDTrH ngày 24/10/2003 của Bộ GD&ĐT về việc cấp bằng và bản sao bằng tốt nghiệp

II. QUY ĐỊNH:

1. Bản sao văn bằng tốt nghiệp có giá trị pháp lý tương đương với từng loại văn bằng tốt nghiệp.

2. Theo nội dung của điểm 1, mục IV, TỔ CHỨC THỰC HIỆN ở thông tư số: 20/2002/TT-BGD&ĐT ngày 12/4/2002 của Bộ GD&ĐT;

Những cá nhân đã có văn bằng tốt nghiệp kể từ năm 2002 trở lại đây đều có thể đề nghị được cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp. Những cá nhân đã có văn bằng tốt nghiệp từ năm 2001 trở về trước đều không được cấp bản sao khi còn đang giữ bản chính văn bằng tốt nghiệp.

3. Chỉ cấp bản sao cho cá nhân có nhu cầu sử dụng và còn lưu giữ bản chính văn bằng tốt nghiệp (kể cả những trường hợp chỉnh sửa các chi tiết hộ tịch, do sơ suất trong quá trình hoàn thiện văn bằng).

4. Theo nội dung văn bản số: 10453/GDTrH ngày 24/10/2003 của Bộ GD&ĐT.

Các trường hợp thất lạc và hư hỏng văn bằng tốt nghiệp; Chỉ cấp tại 01 bản sao văn bằng tốt nghiệp (có thể trước đó chưa yêu cầu cấp bản sao nào);

5. Số lượng bản sao văn bằng tốt nghiệp được cấp: Từ 01 - 03 bản văn bằng tốt nghiệp.

III. HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN:

Nhằm mục đích tạo sự chủ động cho các cơ sở giáo dục, các cấp quản lý giáo dục tại địa phương và tạo điều kiện thuận tiện cho gia đình học sinh có yêu cầu sử dụng bản sao văn bằng tốt nghiệp; Sở thống nhất các loại hồ sơ cần thiết để được cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp bậc Trung học (Phổ thông và Bổ túc) như sau:

1. Hồ sơ yêu cầu cấp bản sao khi còn lưu giữ bản chính văn bằng tốt nghiệp;

1.1. Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp (mẫu đính kèm công văn này).

1.2. Bản chính văn bằng tốt nghiệp

1.3. Ảnh dán bản sao (quy cách như ảnh dán văn bằng tốt nghiệp).

2. Hồ sơ xin cấp lại bản sao do bị thất lạc hoặc bị hư hỏng văn bằng do cá nhân bảo quản:

2.1. Đơn xin cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp (mẫu đính kèm công văn này).

2.2. Đơn trình bày nguyên nhân thất lạc hoặc hư hỏng văn bằng tốt nghiệp và có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

a. Trường hợp hư hỏng, thất lạc do cá nhân bảo quản tại gia đình: Chính quyền địa phương xác nhận.

b. Trường hợp do cơ quan làm hư hỏng, thất lạc: Cơ quan nào làm hư hỏng, thất lạc thì cơ quan đó xác nhận (kể cả trường hợp chưa nhận văn bằng tốt nghiệp).

c. Trường hợp thất lạc khác: Do công an địa phương xác nhận.

2.3. Chứng minh nhân dân;

2.4. Ảnh dán bản sao (quy cách như ảnh dán văn bằng tốt nghiệp).

3. Các yêu cầu khi thực hiện phiếu yêu cầu, đơn xin cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp như sau:

3.1. Người làm phiếu yêu cầu hoặc đơn xin cấp bản sao:

Cá nhân được cấp văn bằng tốt nghiệp trực tiếp đứng tên làm phiếu yêu cầu hoặc làm đơn xin cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp.

3.2. Thực hiện các nội dung của đơn xin cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp (xem các mục ở mẫu đơn):

(1): Điền đúng tên loại văn bằng tốt nghiệp mà cá nhân được công nhận tốt nghiệp (ngành học Phổ thông hay Bổ túc; cấp THCS hay THPT).

(2), (5): Đối với văn bằng tốt nghiệp PTCS, THCS: Do phòng GD-ĐT huyện thị có ý kiến và xác nhận (kể cả văn bằng Phổ thông hoặc văn bằng Bổ túc). Mặc dù học sinh đó hiện đang theo học tại các trường THPT, trung tâm GD Thường xuyên, các trung tâm KTTH-HN.

Đối với văn bằng tốt nghiệp PTTH, Tú Tài, THPT: Do trường THPT (nếu văn bằng Phổ thông), trung tâm GD Thường xuyên (nếu văn bằng Bổ túc) có ý kiến và xác nhận.

(3): Ghi tên trường mà cá nhân đã học lớp cuối cấp (như thông tin đã cung cấp tại bản chính văn bằng tốt nghiệp).

(4): Nêu mục đích sử dụng bản sao văn bằng tốt nghiệp sau khi được cấp.

3.3. Thực hiện các nội dung của phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp.

Căn cứ theo nội dung của bản chính văn bằng tốt nghiệp và hồ sơ cá nhân, người làm phiếu yêu cầu cấp bản sao điền đủ các nội dung của đơn: không có xác nhận của cơ quan, đơn vị nào.

4. Đối với các phòng GD - ĐT huyện, thị hoặc các trường THPT, trung tâm GD Thường xuyên khi có ý kiến và xác nhận cần bảo đảm những yêu cầu sau:

4.1. Kiểm tra việc thực hiện đúng đủ các loại giấy tờ của hồ sơ; đối chiếu với hồ sơ thì đang lưu giữ; bổ sung hoặc chỉnh sửa các thông tin theo đúng với hồ sơ thi; hướng dẫn cá nhân thực hiện thủ tục chỉnh sửa các chi tiết hộ tịch (nếu có).

4.2. Ý kiến và xác nhận phải nêu rõ về hồ sơ hợp lệ hay không; kết quả thi tốt nghiệp và cá nhân đã nhận bản chính văn bằng tốt nghiệp chưa; … và đề nghị Sở GD - ĐT xem xét giải quyết tuyệt đối không được ghi vắn tắt, không thể hiện rõ trách nhiệm hoặc không ghi gì cả.

4.3. Trường hợp phòng GD - ĐT huyện, thị hoặc các trường THPT, trung tâm GD Thường xuyên không lưu giữ hồ sơ thi:

Vẫn thực hiện việc kiểm tra và có ý kiến về hồ sơ xin cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp; đồng thời, nêu rõ về tình huống không lưu giữ hồ sơ thi của đơn vị và kính chuyển Sở GD - ĐT xem xét, giải quyết.

5. Trường hợp cá nhân đề nghị cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp với cùng lúc 02 lý do: Vừa chỉnh sửa các chi tiết hộ tịch vừa bị thất lạc, hư hỏng văn bằng tốt nghiệp:

Cá nhân phải thực hiện đồng thời 02 loại hồ sơ: Chỉnh sửa các chi tiết hộ tịch trong văn bằng tốt nghiệp và đề nghị cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp.

IV. HIỆU LỰC ÁP DỤNG:

1. Đây là công văn hướng dẫn riêng về việc cấp phát bản sao văn bằng tốt nghiệp bậc Trung học (Phổ thông và Bổ túc) của Sở GD - ĐT, được thống nhất áp dụng trong phạm vi toàn tỉnh: kể từ năm 2004 trở đi. Những công văn hướng dẫn trước đây, nếu trái với nội dung công văn này đều không còn hiệu lực áp dụng.

2. Các phòng GD - ĐT huyện, thị cần tổ chức việc sao lục công văn này và gởi đến các đơn vị trực thuộc có liên quan để thực hiện được nhất quán, tránh sai lệch và không tuân thủ đúng quy định chung của toàn ngành.

3. Thủ trưởng các trường học có kế hoạch nhân bản và cung cấp đầy đủ cho các bộ phận liên quan để thực hiện, đồng thời lưu trữ và bảo quản cẩn thận để sử dụng lâu dài. Nếu có nội dung mới chỉ đạo từ Bộ GD & ĐT, Sở sẽ chỉ hướng dẫn bổ sung và không lập lại những vấn đề đã nêu trên.

4. Nhằm mục đích góp phần tích cực vào công tác cải cách hành chính: Sở yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị cần thông báo công khai và rộng rãi những quy định về cấp phát bản sao văn bằng tốt nghiệp của ngành GD-ĐT cho gia đình học sinh, nhân dân được biết và thực hiện.

5. Trong quá trình thực hiện, nếu có gì vướng mắc, cần phản ánh ngay về Sở GD - ĐT (phòng Trung học Phổ thông) để xử lý và thống nhất chung trong toàn tỉnh.

(mẫu đính kèm công văn số 1602/THPT ngày 15/10/2004 của Sở GD - ĐT)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

ĐƠN XIN CẤP BẢN SAO

BẰNG TỐT NGHIỆP: ..................................................................................... (1)

(Sử dụng cho trường hợp thất lạc hoặc hư hỏng bản chính văn bằng tốt nghiệp)

Họ và tên: .............................................................................................................

Ngày tháng năm sinh: ..........................................................................................

Nơi sinh: ...............................................................................................................

Học sinh trường: ..................................................................................................  (3)

Hộ khẩu thường trú: .............................................................................................

Số chứng minh nhân dân (nếu có): ......................................................................

Đã dự thi tốt nghiệp, khóa thi ngày: …………………../…………………./..............

Tại hội đồng coi thi: ..............................................................................................

Xếp loại tốt nghiệp: ..............................................................................................

Tôi đã làm thất lạc, hư hỏng văn bằng tốt nghiệp (có đính kèm theo đơn trình bày và xác nhận của cơ quan có thẩm quyền). Kính đề nghị Giám đốc Sở GD-ĐT xem xét cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp để .................................

................................................................................................................................

................................................................................................................................

................................................................................................................................

................................................................................................................................ (4).

(mẫu đính kèm công văn số 1602/THPT ngày 15/10/2004 của Sở GD - ĐT)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

PHIẾU YÊU CẦU CẤP BẢN SAO

BẰNG TỐT NGHIỆP: ............................................................................................

(Sử dụng cho trường hợp còn lưu giữ bản chính văn bằng tốt nghiệp)

Kính gửi: Sở Giáo dục và đào tạo tỉnh Ninh Thuận

Họ và tên: ................................................................................................................

Ngày tháng năm sinh: .............................................................................................

Nơi sinh: ..................................................................................................................

Học sinh trường: .....................................................................................................

Hộ khẩu thường trú: ...............................................................................................

Số chứng minh nhân dân (nếu có): ........................................................................

Đã dự thi tốt nghiệp, khóa thi ngày: …………………../…………………./................

Tại hội đồng coi thi: ................................................................................................

Xếp loại tốt nghiệp: .................................................................................................

Đã được cấp bằng tốt nghiệp có số hiệu: ..............................................................

Số vào sổ cấp bằng: …………………………………. Ngày: ...................................

Số lượng bản sao xin cấp: .....................................................................................

(số lượng xin cấp không quá 03 bản; được ghi bằng số và bằng chữ)