Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Hiện nay, qua báo cáo tổng kết công tác tư pháp năm 2021 cũng như các văn bản của nhiều Sở Tư pháp phản ánh còn tồn tại một số cơ quan có liên quan (Tòa án, Thi hành án dân sự) không trả lời hoặc trả lời chậm công văn của Sở Tư pháp đề nghị phối hợp tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp có trước ngày 01/7/2010 để cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Việc trả lời chậm hoặc không trả lời của các cơ quan này dẫn đến người dân phải đi lại nhiều lần, bức xúc vì quá thời hạn mà không nhận được Phiếu lý lịch tư pháp.

Để giải quyết các khó khăn, vướng mắc trong công tác phối hợp tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp tại các cơ quan có liên quan nêu trên, căn cứ quy định tại Điều 21 và Điều 25 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012 hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch pháp và các quy định có liên quan về pháp luật lý lịch tư pháp, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia hướng dẫn nghiệp vụ xử lý như sau:

1. Về công văn mẫu đề nghị tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp

- Đối với cơ quan Tòa án: Xin gửi kèm theo Phụ lục số 01.

Mẫu này áp dụng đối với trường hợp như sau: Sau khi Sở Tư pháp thực hiện tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo Quy chế số 02, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia có công văn trả lời kết quả có nội dung: Người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp có hành vi phạm tội nhưng không có kết quả xử lý cuối cùng (có hay không bị kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật).

- Đối với cơ quan Thi hành án dân sự: Xin gửi kèm theo Phụ lục số 02.

Mẫu này áp dụng đối với trường hợp như sau: Sở Tư pháp nhận được kết quả tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu lý lịch tư pháp của Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia theo Quy chế số 02 và kết quả đã xác minh tại các cơ quan có liên quan có nội dung: Người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp bị xét xử bởi bản án hình sự có hiệu lực pháp luật; xét về mặt thời gian đã đủ điều kiện đương nhiên được xóa án tích nhưng không có thông tin về việc thi hành án phí, các nghĩa vụ dân sự trong bản án hình sự.

Trên cơ sở mẫu văn bản tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp này, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, Sở Tư pháp xây dựng công văn đề nghị phối hợp tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp gửi các cơ quan có liên quan.

2. Về phương thức phát hành văn bản đề nghị xác minh

Để bảo đảm thời hạn, việc phát hành văn bản tra cứu, xác minh phải được thực hiện đồng thời nhiều phương thức, cùng với việc gửi văn bản qua dịch vụ bưu chính, sẽ thực hiện đồng thời việc gửi văn bản điện tử, qua hệ thống phần mềm, thư điện tử hoặc điện thoại, tin nhắn hoặc qua các ứng dụng khác như zalo, viber... để thông báo cho cơ quan phối hợp tra cứu biết để xử lý trước khi nhận được bản giấy. Việc nhận văn bản trả lời cũng thực hiện như trên và sử dụng văn bản điện tử để kịp thời giải quyết hồ sơ và cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho cá nhân có yêu cầu; bản giấy nhận qua dịch vụ bưu chính được bổ sung để hoàn thiện hồ sơ lưu trữ.

3. Đối với việc tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp về án tích tại cơ quan Tòa án theo công văn mẫu tại Phụ lục số 01: Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được công văn của Sở Tư pháp theo các phương thức tại mục 2 Công văn này, cơ quan Tòa án trả lời không có thông tin về việc xét xử hoặc quá thời hạn 5 ngày nhưng không trả lời.

Theo quy định tại Điều 31 Hiến pháp năm 2013: “Người bị buộc tội được coi là không có tội cho đến khi được chứng minh theo trình tự luật định và có bản án kết tội của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật” và Khoản 1 Điều 2 Luật Lý lịch tư pháp: “Lý lịch tư pháp là lý lịch về án tích của người bị kết án bằng bản án, quyết định hình sự của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật, tình trạng thi hành án và về việc cấm cá nhân đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị Tòa án tuyên bố phá sản”. Theo đó, người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp thuộc trường hợp mục 3 Công văn này được xác định là không có án tích. Sở Tư pháp thực hiện cấp Phiếu lý lịch tư pháp có nội dung về tình trạng án tích là: Không có án tích.

4. Đối với việc tra cứu, xác minh thông tin về Thi hành án dân sự tại cơ quan Thi hành án dân sự theo công văn mẫu tại Phụ lục số 02: Trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày nhận được công văn của Sở Tư pháp theo các phương thức tại mục 2 Công văn này, cơ quan thi hành án trả lời không có thông tin về việc thi hành án phí, các nghĩa vụ dân sự trong bản án hình sự hoặc quá thời hạn 7 ngày nhưng không trả lời, Sở Tư pháp thực hiện như sau:

- Về án phí: Trường hợp người có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp khẳng định đã nộp án phí nhưng đã làm thất lạc các giấy tờ chứng minh việc nộp án phí, Sở Tư pháp thực hiện xóa án tích nếu có đủ các điều kiện khác theo quy định.

- Đặc biệt, trường hợp chưa có thông tin về thực hiện nghĩa vụ dân sự trong bản án hình sự: Để bảo đảm quyền lợi của người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp cũng như người được bồi thường, đề nghị Sở Tư pháp gửi hồ sơ về Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia để nghiên cứu, hướng dẫn.

5. Trong thời hạn luật định, căn cứ kết quả tra cứu tại các cơ quan có liên quan nêu trên, Sở Tư pháp thực hiện ngay việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người có yêu cầu. Trường hợp, sau khi đã cấp Phiếu Lý lịch tư pháp nếu có phát sinh hoặc nhận được các thông tin làm thay đổi nội dung của Phiếu lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp có thể bổ sung, đính chính, thu hồi, hủy bỏ Phiếu lý lịch tư pháp theo quy định tại Điều 50 của Luật Lý lịch tư pháp, đồng thời báo cáo Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia để hướng dẫn nghiệp vụ xử lý.

Trên đây là hướng dẫn nghiệp vụ tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia xin gửi Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để nghiên cứu, thực hiện./.

Phụ lục số 01 (Ban hành kèm theo Công văn số 150/TTLLTPQG-HCTH ngày 10/3/2022 của Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia)

Kính gửi: Tòa án nhân dân …

Sở Tư pháp tỉnh/thành phố tiếp nhận hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của ông, bà: họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, quốc tịch, nơi thường trú, nơi tạm trú, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, họ tên cha, mẹ, vợ, chồng.

Theo Công văn số .../TTLLTPQG-HCTH ngày ../.../.... của Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia về tra cứu thông tin lý lịch tư pháp về án tích đối với (người yêu cầu cấp phiếu) như sau: (Nội dung hành vi phạm tội, không có kết quả xử lý cuối cùng)

Theo quy định tại Điều 21 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012 hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch pháp, Sở Tư pháp tỉnh/thành phố ... kính đề nghị Toà án nhân dân ... phối hợp tra cứu, xác minh “hành vi...” nêu trên có hay không bị kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật. Trường hợp (người yêu cầu cấp phiếu) trên đây có bị kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật, đề nghị Quý Cơ quan cung cấp Bản án và các quyết định có liên quan đến Bản án.

Để bảo đảm thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp và theo quy định tại Điều 21 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP nêu trên, đề nghị Quý cơ quan có văn bản thông báo kết quả tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị tra cứu thông tin. Việc gửi văn bản trả lời của Quý cơ quan bên cạnh việc thực hiện qua dịch vụ bưu chính, sẽ thực hiện đồng thời việc gửi văn bản điện tử, qua hệ thống phần mềm, thư điện tử hoặc điện thoại, tin nhắn hoặc qua các ứng dụng khác như zalo, viber... cho Sở Tư pháp để kịp thời cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người yêu cầu. Sau thời hạn nêu trên, Quý cơ quan không có văn bản trả lời thì được hiểu là Quý cơ quan không có thông tin về việc xét xử và kết án đối với (người yêu cầu cấp phiếu) về hành vi ... trên đây.

Văn bản trả lời xin gửi về ... hoặc cần trao đổi thêm thông tin xin liên hệ....(nêu rõ số điện thoại, email, fax, zalo, viber…)

(Xin gửi kèm theo Công văn ... và hồ sơ kèm theo).

Phụ lục số 02 (Ban hành kèm theo Công văn số 150/TTLLTPQG-HCTH ngày 10/3/2022 của Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia)

Kính gửi: ……………………………………..

Sở Tư pháp tỉnh/thành phố tiếp nhận hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của ông, bà: họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, quốc tịch, nơi thường trú, nơi tạm trú, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, họ tên cha, mẹ, vợ, chồng. Theo kết quả xác minh thông tin lý lịch tư pháp, ông, bà … bị kết án tại Bản án ... Sở Tư pháp chưa có thông tin về việc thi hành án phí và các nghĩa vụ dân sự trong bản án hình sự này.

Theo quy định tại Điều 25 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012 hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch pháp, Sở Tư pháp tỉnh/thành phố ... kính đề nghị cơ quan thi hành án dân sự cung cấp thông tin về việc thi hành án phí và các nghĩa vụ dân sự của ông, bà… tại Bản án … nêu trên.

Để bảo đảm thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp và theo quy định tại Khoản 4, Điều 21 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP, đề nghị Quý cơ quan có văn bản thông báo về việc thi hành án dân sự nêu trên trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị tra cứu thông tin. Việc gửi văn bản trả lời của Quý cơ quan bên cạnh việc thực hiện qua dịch vụ bưu chính, sẽ thực hiện đồng thời việc gửi văn bản điện tử, qua hệ thống phần mềm, thư điện tử hoặc điện thoại, tin nhắn hoặc qua các ứng dụng khác như zalo, viber... cho Sở Tư pháp để kịp thời cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người yêu cầu. Sau thời hạn nêu trên, Quý cơ quan không có văn bản trả lời thì được hiểu là Quý cơ quan không thực hiện về việc thi hành án dân sự đối với (người yêu cầu cấp phiếu) tại Bản án ... trên đây.

Văn bản trả lời xin gửi về ... hoặc cần trao đổi thêm thông tin xin liên hệ....(nêu rõ số điện thoại, email, fax, zalo, viber…)

(Xin gửi kèm theo Công văn ... và hồ sơ kèm theo).