Nhằm thực hiện tốt công tác lưu trữ, quản lý chặt chẽ, có hiệu quả và bảo quản an toàn hồ sơ vụ án trong toàn hệ thống Tòa án nhân dân; thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011 và các quy định của pháp luật liên quan, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao đã ký Quyết định số 193/QĐ-TANDTC ngày 28/7/2022 ban hành Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân.

Tòa án nhân dân tối cao đề nghị Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao, Chánh án các Tòa án nhân dân cấp cao, Chánh án Tòa án nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quán triệt một số nội dung sau:

1. Phổ biến và triển khai thực hiện nghiêm Quy chế nêu trên trong cơ quan, đơn vị mình và các đơn vị trực thuộc.

2. Chấp hành đầy đủ quy định tại Quyết định số 23/QĐ-TA ngày 19/02/2014 của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao về áp dụng hệ thống phần mềm nội bộ số hóa một số tài liệu trong hồ sơ vụ án hiện đang lưu trữ tại kho lưu trữ dùng chung cho Tòa án nhân dân các cấp.

3. Xác định hồ sơ vụ án “là tài liệu cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức” quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ và tiếp tục lưu trữ hồ sơ vụ án tại Lưu trữ cơ quan đến hết thời hạn lưu trữ 70 năm (kể từ ngày bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật) theo “Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân” được ban hành kèm theo Quyết định số 312/2017/QĐ-TANDTC ngày 30/12/2017 của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao. Sau khi hết thời hạn bảo quản 70 năm tại Lưu trữ cơ quan thì tổ chức nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ.

4. Tổ chức chỉnh lý toàn bộ khối tài liệu lưu trữ hiện chưa được chỉnh lý để đưa vào bảo quản theo đúng quy định của Luật Lưu trữ.

5. Kiểm tra, rà soát hệ thống kho lưu trữ; khắc phục, sửa chữa các hạng mục hư hỏng để bảo quản hồ sơ, tài liệu đúng theo quy định của Bộ Nội vụ.

6. Đối với khối tài liệu của các Tòa Phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao trước đây:

- Khối tài liệu của Tòa Phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại Hà Nội đã được nộp vào Lưu trữ cơ quan của Tòa án nhân dân tối cao thì do Tòa án nhân dân tối cao tiếp tục quản lý.

- Khối tài liệu của Tòa Phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại Đà Nẵng do Tòa án nhân dân cấp cao tại Đà Nẵng tiếp tục quản lý.

- Khối tài liệu của Tòa Phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại Thành phố Hồ Chí Minh do Tòa án nhân dân cấp cao tại Thành phố Hồ Chí Minh tiếp tục quản lý.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các đơn vị phản ánh về Tòa án nhân dân tối cao (thông qua Vụ Tổng hợp) để báo cáo Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao xem xét giải quyết kịp thời.

(Đề nghị các đơn vị nhận Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân trong hộp thư điện tử của các Tòa án hoặc trên cổng thông tin điện tử Tòa án nhân dân tối cao).