Kính gửi: Các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc

Thực hiện các Quy định tại: Quyết định số 453/QĐ-UBDT ngày 04 tháng 11 năm 2014 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc về ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Ủy ban Dân tộc, Văn phòng đề nghị các Vụ, đơn vị khẩn trương nộp lưu những hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ năm 2015 vào kho lưu trữ của Ủy ban và cần lưu ý một số nội dung sau:

1. Quy định thời hạn hồ sơ, tài liệu phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan:

- Hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân nộp lưu vào lưu trữ Ủy ban được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.

- Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Ủy ban gồm: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng căn cứ theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành;

- Hồ sơ về công việc chưa giải quyết xong;

- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì);

- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

Lưu ý: Trường hợp các Vụ, đơn vị và cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải được Lãnh đạo Ủy ban đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan, nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

3. Quy định về giao nộp:

Các Vụ, đơn vị trong cơ quan phải lập và giao nộp hồ sơ công việc đã giải quyết xong theo chức năng, nhiệm vụ đã được phân công (Kèm theo Phụ lục 1: Hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ đối với từng năm của các Vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc).

Văn phòng Ủy ban không nhận hồ sơ công việc đã giải quyết xong nhưng trong tình trạng bó gói (hoặc đóng bao) vào kho lưu trữ cơ quan Ủy ban Dân tộc.

4. Thủ tục khi giao nộp tài liệu các Vụ, đơn vị cần thực hiện:

- Lập 02 bảng kê hồ sơ tài liệu (theo mẫu đính kèm - Phụ lục 2): Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp mỗi bên giữ một bản.

- Lập 02 biên bản giao nhận tài liệu (mẫu đính kèm - Phụ lục 3): Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp mỗi bên giữ một bản;

- Nộp các hồ sơ, tài liệu theo bảng kê.

5. Thời gian giao nộp tài liệu đã giải quyết xong: Từ ngày 30/12/2015 đến ngày 30/01/2016.

6. Địa điểm giao nộp tài liệu: Tại kho lưu trữ Ủy ban Dân tộc, tầng 4, Phòng C404, Nhà C, 80 Phan Đình Phùng, Ba Đình, Hà Nội (Liên hệ với đồng chí Vi Thị Thủy, SĐT: 08043073).

Văn phòng đề nghị các Vụ, đơn vị trực thuộc quan tâm và thực hiện./.

Phụ lục 1

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ TRONG TỪNG NĂM CỦA CÁC VỤ, ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC ỦY BAN DÂN TỘC

VÍ DỤ VỀ SẮP XẾP CƠ BẢN MỘT HỒ SƠ CÔNG VIỆC NỘP LƯU

Trình tự lập hồ sơ:

1. Mở hồ sơ:

- Là lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.

- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó.

2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ:

- Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.

- Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo... bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

3. Kết thúc hồ sơ:

- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:

+ Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ.

+ Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến của Lãnh đạo Ủy ban hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không phải cần lưu giữ.

+ Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản... Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập, (Ví dụ: Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình...).

+ Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ).

- Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào danh mục hồ sơ năm sau.

VÍ DỤ: LẬP HỒ SƠ THI ĐUA KHEN THƯỞNG HÀNG NĂM

Đơn vị lập hồ sơ: Phòng Thi đua Khen thưởng - Văn phòng UBDT

Tên hồ sơ: Hồ sơ khen thưởng hàng năm của Ủy ban Dân tộc (đối với cá nhân, tập thể của các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban và cơ quan công tác dân tộc cấp tỉnh) gồm có:

1. Công văn của Ủy ban Dân tộc hướng dẫn tổng kết công tác thi đua, khen thưởng năm.

2. Các văn bản đề nghị xét thi đua, khen thưởng của các Vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban và cơ quan công tác dân tộc cấp tỉnh gồm:

- Đăng ký thi đua của cá nhân, tập thể;

- Tờ trình đề nghị xét thi đua, khen thưởng (kèm theo danh sách);

- Biên bản họp bình xét thi đua của Hội đồng thi đua cơ sở hoặc liên tịch;

- Báo cáo tổng kết công tác thi đua khen thưởng; các báo cáo thành tích của tập thể, cá nhân đề nghị khen thưởng;

3. Biên bản họp Hội đồng thi đua - Khen thưởng của Ủy ban Dân tộc;

4. Tờ trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban và các Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban về khen thưởng đối với cá nhân, tập thể (kèm theo danh sách);

5. Các văn bản khác liên quan (nếu có)./.

Phụ lục 2 

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA…….. (tên Vụ, đơn vị)

Năm ………

Bản Danh mực hồ sơ này có …………⁽¹⁾ hồ sơ, bao gồm:

……………………⁽²⁾ hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

……………………⁽²⁾ hồ sơ bảo quản có thời hạn.

Hướng dẫn sử dụng:

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ (theo hướng dẫn tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Thông tư này)

Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ (theo hướng dẫn tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Thông tư này).

Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể;

Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;

Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v....

(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.

(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục./.

Phụ lục 3

MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU

BIÊN BẢN

Về việc giao nhận tài liệu

Thực hiện Quyết định số 453/QĐ-UBDT ngày 4/11/2014 Quyết định ban hành Quy chế Lưu trữ của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc; và Căn cứ …………(Danh mục hồ sơ năm ……, Kế hoạch thu thập tài liệu…...),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:

- Ông (bà):...........................................................................................

- Chức vụ công tác/chức danh: ..........................................................................................

BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đại diện là:

- Ông (bà):...........................................................................................

- Chức vụ công tác/chức danh: ..........................................................................................

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

1. Tên khối tài liệu giao nộp:...............................................................................................

2. Thời gian của tài liệu:......................................................................................................

3. Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp (cặp):...........................................................................................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ……………… Quy ra mét giá: ……………..mét

4. Tình trạng tài liệu giao nộp:.......................................................................................

5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.