Kính gửi: Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh

Trả lời Công văn số 481/STP-TC ngày 15/7/2025 của Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh về việc trả lời vướng mắc liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính, Cục Bổ trợ tư pháp đã rà soát và trả lời vướng mắc của địa phương, trong đó: có 03 vướng mắc chung (liên quan đến hồ sơ, tiêu chuẩn, điều kiện giải quyết thủ tục hành chính; lý lịch tư pháp trong một số thủ tục hành chính; phí, lệ phí) và 06 vướng mắc chuyên ngành (về luật sư, công chứng, đấu giá tài sản, quản tài viên, trọng tài thương mại, hòa giải thương mại) (có gửi Phụ lục kèm theo).

Cục Bổ trợ tư pháp thông tin Sở Tư pháp để biết, tham khảo./.

PHỤ LỤC

(Kèm theo Công văn số 1290/BTTP-VP ngày 08/8/2025 của Cục Bổ trợ tư pháp)

I. Hướng dẫn chung về thông tin lý lịch tư pháp trong một số thủ tục hành chính

- Theo quy định của Nghị định số 121/2025/NĐ-CP thì “cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp có trách nhiệm cung cấp thông tin cho cơ quan yêu cầu trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu. Thời gian phối hợp cung cấp thông tin lý lịch tư pháp không tính vào thời gian giải quyết thủ tục hành chính”. Do vậy, Sở Tư pháp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp để đảm bảo về thời hạn cung cấp thông tin lý lịch tư pháp.

- Việc yêu cầu cung cấp thông tin về lý lịch tư pháp nhằm đảm bảo cấp chứng chỉ hành nghề trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp (Chứng chỉ hành nghề luật sư cho người đủ tiêu chuẩn, điều kiện luật sư; cấp chứng chỉ hành nghề đấu giá, bổ nhiệm công chứng viên...). Do vậy, trường hợp người đề nghị đã cung cấp Phiếu Lý lịch tư pháp theo đúng quy định thì đề nghị Sở Tư pháp không cần yêu cầu cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp cung cấp thông tin.

II. Hướng dẫn các lĩnh vực cụ thể

1. Lĩnh vực Luật sư

a) Về thành phần hồ sơ, tiêu chuẩn, điều kiện giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực luật sư

Đối với TTHC đăng ký hoạt động tổ chức hành nghề luật sư (tương tự đối với các TTHC thay đổi người đại diện theo pháp luật của Văn phòng luật sư, công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên, thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty luật hợp danh...): Theo quy định của Luật Luật sư thì luật sư thành lập hoặc tham gia thành lập tổ chức hành nghề luật sư phải có ít nhất hai năm hành nghề liên tục làm việc theo hợp đồng lao động cho tổ chức hành nghề luật sư hoặc hành nghề với tư cách cá nhân theo hợp đồng lao động cho cơ quan, tổ chức. Như vậy, đây là điều kiện bắt buộc khi luật sư thành lập hoặc tham gia thành lập tổ chức hành nghề luật sư. Tại hồ sơ đăng ký hoạt động tổ chức hành nghề luật sư có yêu cầu cung cấp bản sao Chứng chỉ hành nghề luật sư, bản sao Thẻ luật sư của luật sư thành lập văn phòng luật sư, thành lập hoặc tham gia thành lập công ty luật. Do vậy, đề nghị Sở Tư pháp căn cứ bản sao Chứng chỉ hành nghề luật sư, bản sao Thẻ luật sư của luật sư để đánh giá về điều kiện có ít nhất hai năm hành nghề liên tục. Trong trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp có thể yêu cầu tổ chức hành nghề luật sư cung cấp giấy tờ chứng minh đáp ứng đủ điều kiện.

Kể từ khi Luật Luật sư sửa đổi năm 2012 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025), Cục Bổ trợ tư pháp chưa nhận được phản ánh liên quan đến vấn đề này. Do vậy, trong thời gian tới, khi sửa đổi Luật Luật sư, Bộ Tư pháp sẽ nghiên cứu, thiết kế thành phần hồ sơ cho phù hợp với điều kiện.

b) Về thẩm quyền của Sở Tư pháp trong việc hướng dẫn hoặc từ chối cấp chứng chỉ hành nghề luật sư

Theo quy định tại khoản 3 mục I Phụ lục III kèm theo Nghị định số 121/2025/NĐ-CP thì Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, trong trường hợp cần thiết thì tiến hành xác minh tính hợp pháp của hồ sơ và có văn bản đề nghị kèm theo hồ sơ cấp Chứng chỉ hành nghề luật sư trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ của Sở Tư pháp, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cấp Chứng chỉ hành nghề luật sư; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Điểm đ khoản 2 Điều 6 Thông tư số 09/2025/TT-BTP quy định Sở Tư pháp có trách nhiệm “thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề luật sư; cần nhận đào tạo nghề luật sư ở nước ngoài”.

Do vậy, căn cứ các quy định nêu trên, đối với các hồ sơ chưa đầy đủ giấy tờ, chưa thống nhất thông tin ... thì đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn người đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề luật sư hoàn thiện, bổ sung hồ sơ. Trường hợp có căn cứ cho rằng người đề nghị không đủ tiêu chuẩn luật sư theo quy định, đề nghị Sở Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định việc từ chối cấp Chứng chỉ hành nghề luật sư.

c) Về phí, lệ phí

Trường hợp người đề nghị đã nộp lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề luật sư, phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề luật sư (900.000 đồng) theo Thông tư số 220/2016/TT-BTC mà chưa được Bộ Tư pháp xem xét cấp Chứng chỉ hành nghề luật sư thì đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn người đề nghị có văn bản yêu cầu Cục Bổ trợ tư pháp hoàn trả lệ phí, phí (trong đó ghi rõ số tài khoản hoàn trả phí) kèm theo bản phô tô giấy nộp tiền vào tài khoản để Cục Bổ trợ tư pháp xem xét, hoàn trả lệ phí, phí theo quy định. Người đề nghị nộp lệ phí, phí chỉ cơ quan tiếp nhận hồ sơ giải quyết TTHC theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 121/2025/NĐ-CP và Thông tư số 64/2025/TT-BTC.

2. Lĩnh vực Đấu giá tài sản

Về thành phần hồ sơ, tiêu chuẩn, điều kiện giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực đấu giá tài sản

Thực hiện chủ trương cắt giảm, đơn giản hóa TTHC được nêu tại Nghị quyết số 66/NQ-CP ngày 26/3/2025 của Chính phủ về chương trình cắt giảm, đơn giản hóa TTHC liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh năm 2025 và 2026, Bộ Tư pháp đã thực hiện rà soát, cắt giảm thành phần hồ sơ các TTHC trong lĩnh vực đấu giá tài sản nói chung và thủ tục cấp chứng chỉ hành nghề đấu giá nói riêng trên nguyên tắc Cơ quan thực hiện TTHC khai thác thông tin, dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành và hệ thống thông tin theo quy định pháp luật và bổ sung giấy tờ, tài liệu vào thành phần hồ sơ của cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, không yêu cầu cá nhân, tổ chức cung cấp, xuất trình những giấy tờ, tài liệu này, nhằm cắt giảm chi phí tuân thủ, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện TTHC.

Do đó, trong quá trình thẩm tra hồ sơ, đối với việc thẩm tra các yêu cầu như: đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề đấu giá, thì cơ quan thực hiện TTHC có thể tra cứu trên Cơ sở dữ liệu chuyên ngành và hệ thống thông tin trên Cổng Thông tin điện tử của Cục Bổ trợ tư pháp. Đối với thông tin liên quan đến lý lịch tư pháp như không thuộc trường hợp bị kết án và bản án đã có hiệu lực pháp luật... thì thực hiện theo khoản 2a Điều 14 Luật đấu giá tài sản sửa đổi năm 2024 theo đó trong quá trình thẩm tra hồ sơ cấp Chứng chỉ hành nghề đấu giá, cơ quan có thẩm quyền cấp Chứng chỉ hành nghề đấu giá có quyền yêu cầu cơ quan cấp Phiếu lý lịch tư pháp cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 của người đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề đấu giá theo trình tự, thủ tục của pháp luật về lý lịch tư pháp.

3. Lĩnh vực Công chứng

a) Về thành phần hồ sơ, tiêu chuẩn, điều kiện giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng

Thực hiện chủ trương về cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, trong quá trình xây dựng Luật Công chứng năm 2024 và Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, các giấy tờ trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên đã được cắt giảm để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân. Hiện nay, trình tự, thủ tục bổ nhiệm công chứng viên đang được quy định tại Nghị định số 121/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ quy định về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025). Tiếp tục thực hiện chủ trương về đơn giản hóa thủ tục hành chính, hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên quy định tại Nghị định số 121/2025/NĐ-CP cũng không có bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ luật hoặc tiến sĩ luật do khi tham dự khóa đào tạo nghề công chứng, Học viện Tư pháp - cơ sở đào tạo nghề công chứng đã thẩm tra hồ sơ đăng ký tham gia khóa đào tạo, bảo đảm những người tham dự khóa đào tạo nghề công chứng là người có bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ luật hoặc tiến sĩ luật theo quy định của khoản 1 Điều 11 Luật Công chứng năm 2024.

Đối với việc xác định người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, trong văn bản đề nghị bổ nhiệm công chứng viên quy định tại Thông tư số 11/2025/TT-BTP ngày 25/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ một số điều của các Thông tư thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ Tư pháp đã có các mục để người đề nghị bổ nhiệm kê khai liên quan đến việc chấp hành Hiến pháp và pháp luật (có bị xử lý kỷ luật, bị xử lý vi phạm hành chính, bị truy cứu trách nhiệm hình sư... hay không). Trong trường hợp cần thiết thì Sở Tư pháp có thể tiến hành xác minh tính hợp pháp của hồ sơ theo quy định tại mục I Phụ lục IV Nghị định số 121/2025/NĐ-CP. Hình thức xác minh do Sở Tư pháp xem xét, quyết định theo thẩm quyền.

b) Đối với thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, không quy định Văn phòng công chứng phải nộp lại giấy đăng ký hoạt động, nhưng quy định kết quả giải quyết là ghi nhận nội dung thay đổi vào giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng

Thực hiện chủ trương về cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, trong quá trình xây dựng Luật Công chứng năm 2024 và Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, các giấy tờ trong hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng đã được cắt giảm để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân.

Hiện nay, hồ sơ, trình tự, thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được quy định tại Điều 21 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, đề nghị Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh nghiên cứu, thực hiện.

4. Lĩnh vực quản lý và thanh lý tài sản

a) Về thủ tục đăng ký hành nghề quản tài viên

Khi thực hiện đăng ký hành nghề Quản tài viên Sở Tư pháp nơi nhận hồ sơ sẽ tra cơ sở dữ liệu về Quản tài viên để thực hiện đăng ký, không yêu cầu người dân nộp bản sao chứng chỉ hành nghề Quản tài viên (Việc tra cứu dữ liệu về QTV hiện nay được thực hiện tại STP nơi QTV đăng ký hộ khẩu thường trú (thường là STP nơi Quản tài viên đề nghị cấp CCHNQTV) hoặc Danh sách Quản tài viên do Bộ Tư pháp lập, công bố theo quy định.

b) Về thẩm quyền xem xét, giải quyết thủ tục cấp chứng chỉ hành nghề quản tài viên

- Về thẩm quyền từ chối cấp chứng chỉ hành nghề QTV: Theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Nghị định số 112/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định lĩnh vực bổ trợ tư pháp thì thẩm quyền cấp chứng chỉ hành nghề QTV là Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố, do đó, thẩm quyền từ chối cấp chứng chỉ hành nghề QTV là Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện được cấp;

- Về hướng dẫn của STP trong trường hợp hồ sơ đề nghị cấp CCHNQTV chưa hợp lệ: Về nguyên tắc, cơ quan tiếp nhận thủ tục hành chính (ban đầu) của cá nhân, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm đối chiếu quy định về thành phần hồ sơ, các điều kiện khác, nếu thấy hồ sơ chưa hợp lệ thì cơ quan tiếp nhận thủ tục hành hành chính có trách nhiệm hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ theo quy định. Khi hồ sơ đã hợp lệ thì chuyển đơn vị có thẩm quyền thẩm tra hồ sơ. Như vậy, Sở Tư pháp khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp CCHNQTV của cá nhân có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, hướng dẫn cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định. Khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ thì thực hiện thẩm định, trình UBND tỉnh, thành phố theo quy định, và thanh lý tài sản.

5. Lĩnh vực trọng tài thương mại

a) Một số TTHC quy định cá nhân, tổ chức nộp trực tiếp đến Chủ tịch UBND cấp tỉnh (không quy định việc nộp hồ sơ cho Sở Tư pháp, không quy định việc Sở Tư pháp trình hồ sơ cho Chủ tịch UBND thành phố) như thủ tục chấm dứt hoạt động trung tâm trọng tài, chấm dứt hoạt động Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam trong trường hợp Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài bị chấm dứt hoạt động theo quyết định của Tổ chức trọng tài nước ngoài hoặc Tổ chức trọng tài nước ngoài thành lập Chi nhánh, Văn phòng đại diện tại Việt Nam đã chấm dứt hoạt động ở nước ngoài

Tại mục V, X Phụ lục II Nghị định số 121/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 quy định về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ tư pháp có quy định trình tự, thủ tục chấm dứt hoạt động trung tâm trọng tài theo điều lệ của trung tâm trọng, chấm dứt hoạt động của Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam đều quy định trình tự chấm dứt hoạt động theo đó trong trường hợp chấm dứt hoạt động thì Trung tâm trọng tài, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam phải thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Tư pháp nơi Trung tâm trọng tài, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam đặt trụ sở, đây là cơ sở để Sở Tư pháp tiếp tục tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp tỉnh thực hiện trình tự thủ tục đối với việc chấm dứt hoạt động của Trung tâm trọng tài, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài là tiếp tục tham mưu Chủ tịch UBND cấp tỉnh ban hành Quyết định về việc chấm dứt hoạt động của Trung tâm trọng tài, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài khi các tổ chức này trọng tài nộp báo cáo hoàn tất việc thanh toán xong các khoản nợ và hoàn tất các vụ việc đã nhận.

b) Đối với thủ tục thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động của Chi nhánh Trung tâm trọng tài khi thay đổi Trưởng Chi nhánh, địa điểm đặt trụ sở của Chi nhánh trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, quy định thành phần hồ sơ không có giấy đăng ký hoạt động của tổ chức trọng tài thương mại, nhưng kết quả giải quyết là ghi nhận nội dung thay đổi vào giấy đăng ký hoạt động của tổ chức trọng tài thương mại

Nhằm thực hiện chủ trương cắt giảm, đơn giản hóa TTHC được nêu tại Nghị quyết số 66/NQ-CP ngày 26/3/2025 của Chính phủ về chương trình cắt giảm, đơn giản hóa TTHC liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh năm 2025 và 2026, đối với việc thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động do Sở Tư pháp đã cấp và lưu hồ sơ nên không yêu cầu tổ chức nộp lại. Sở Tư pháp có thể ban hành văn bản riêng để ghi nhận nội dung thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Chi nhánh Trung tâm trọng tài.

c) Nghị định số 121/2025/NĐ-CP phân quyền cấp phép thành lập cho tổ chức trọng tài cho Chủ tịch UBND cấp tỉnh, theo quy định tên của tổ chức trọng tài thương mại không được trùng tên hoặc gây nhầm lẫn với các tổ chức trọng tài thương mại trong cả nước, tuy nhiên hiện nay chưa có cơ sở dữ liệu để tra cứu tên gọi của các tổ chức trọng tài thương mại

Hiện nay Bộ Tư pháp đang xây dựng cơ sở dữ liệu bổ trợ tư pháp thống nhất trong phạm vi toàn quốc, trong đó có lĩnh vực trọng tài thương mại, hiện nay số lượng tổ chức trọng tài không nhiều, cả nước có 54 Trung tâm trọng tài và 01 Văn phòng đại diện của Ủy ban trọng tài Hàn Quốc đã được Bộ Tư pháp công bố trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp. Do đó, đề nghị Sở Tư pháp rà soát, tra cứu để thực hiện.

d) Trường hợp tổ chức trọng tài thương mại được Bộ Tư pháp cấp giấy phép trước ngày 01/7/2025 nhưng chưa thực hiện thủ tục cấp Đăng ký hoạt động lần đầu tại Sở Tư pháp: theo Nghị định số 121/2025/NĐ-CP và Quyết định số 1856/QĐ-BTP ngày 23/6/2025 của Bộ Tư pháp không có thủ tục đăng ký hoạt động (chỉ có thủ tục thành lập, đăng ký hoạt động Trung tâm trọng tài).

Tại khoản 3 Điều 42 (Điều khoản chuyển tiếp) Nghị định số 121/2025/NĐ-CP có quy định:

“Đối với các hồ sơ đề nghị thực hiện thủ tục hành chính quy định tại các Điều 7, 8, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37 và 38 của Nghị định này đã được nộp đến Bộ Tư pháp trước ngày Nghị định này có hiệu lực thì thực hiện theo quy định tại Nghị định số 63/2011/NĐ-CP.” Như vậy trường hợp Trung tâm trọng tài được Bộ Tư pháp cấp giấy phép trước ngày 01/7/2025 nhưng chưa thực hiện thủ tục cấp Đăng ký hoạt động lần đầu tại Sở Tư pháp thì Sở Tư pháp tiếp tục thực hiện đăng ký cho Trung tâm trọng tài theo Nghị định số 63/2011/NĐ-CP.

6. Lĩnh vực hòa giải thương mại

Nghị định số 121/2025/NĐ-CP phân quyền cấp phép thành lập cho tổ chức hòa giải cho Chủ tịch UBND cấp tỉnh, theo quy định tên của tổ chức hòa giải thương mại không được trùng tên hoặc gây nhầm lẫn với các tổ chức hòa giải thương mại trong cả nước, tuy nhiên hiện nay chưa có cơ sở dữ liệu để tra cứu tên gọi của các tổ chức hòa giải thương mại

Hiện nay Bộ Tư pháp đang xây dựng cơ sở dữ liệu bổ trợ tư pháp thống nhất trong phạm vi toàn quốc, hiện nay số lượng tổ chức hòa giải thương mại không nhiều, cả nước có 17 Trung tâm hòa giải thương mại đã được Bộ Tư pháp công bố trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp. Do đó, đề nghị Sở Tư pháp rà soát, tra cứu để thực hiện.