Kính gửi: Các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh.

Thực hiện Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam. Theo đó, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành Công văn số 555/BHXH-THU ngày 17/2/2012, hướng dẫn các đơn vị sử dụng lao động thực hiện quy định về quản lý thu và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT. Công tác tiếp nhận hồ sơ cũng có những thay đổi tương ứng. Để thực hiện thống nhất, Bảo hiểm xã hội thành phố đề nghị các đơn vị khi đến nộp hồ sơ tại BHXH Thành phố và BHXH các quận huyện lưu ý một số nội dung sau:

1. Phiếu giao nhận hồ sơ (Bảng kê) và các biểu mẫu liên quan đến công tác thu, công tác cấp sổ BHXH và thẻ BHYT sẽ được thay đổi và áp dụng từ ngày 01/5/2012, các đơn vị sử dụng lao động vào website của BHXH Tp Hồ Chí Minh, địa chỉ: www.bhxhtphcm.gov.vn mục VĂN BẢN MỚI nhận Công văn 555/BHXH-THU và vào mục BIỂU MẪU nhận các biểu mẫu có liên quan và vào mục GIAO DỊCH MỘT CỬA để nhận Phiếu giao nhận hồ sơ và download thực hiện theo đúng hướng dẫn.

2. Theo quy định người lao động đăng ký thất nghiệp trong vòng 7 ngày kể từ ngày ký quyết định nghỉ việc. Trường hợp lập hồ sơ chốt sổ BHXH không kịp thời, hướng dẫn người lao động sau khi nhận Quyết định nghỉ việc từ 5 ngày đến 6 ngày sau hãy đi đăng ký thất nghiệp, để đơn vị có đủ thời gian làm hồ sơ chốt sổ BHXH để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

3. Đơn vị có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ thông tin trong sổ BHXH, thẻ BHYT phải đúng với Chứng minh nhân dân của người lao động để tránh sai sót làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động khi hưởng các chế độ BHXH, BHYT và bảo hiểm thất nghiệp.

4. Trước khi xác nhận thời gian tham gia BHXH đơn vị cần lưu ý:

4.1. Đóng đủ tiền BHXH-BHTN đến tháng nộp hồ sơ (không nợ);

4.2. Kiểm tra quá trình tham gia trong sổ BHXH như: thời gian tham gia, mức đóng, thời gian thai sản, chức danh… nếu có sai sót kịp thời chỉnh sửa ngay.

4.3. Đặc biệt phải kiểm tra các thông tin cá nhân trong sổ BHXH phải đúng với Chứng minh nhân dân như: ngày tháng năm sinh, họ tên, số chứng minh nhân dân, nơi cấp, ngày cấp… để điều chỉnh ngay cùng lúc với thời gian chốt sổ.

4.4. Người lao động có quá trình tham gia ở nhiều nơi, những đơn vị trước đó phải xác nhận thời gian tham gia BHXH (chốt sổ) đúng và đầy đủ.

Đề nghị đơn vị làm tốt những nội dung này để tránh sai sót hoặc bổ sung điều chỉnh lại mất thời gian và ảnh hưởng đến việc nhận trợ cấp thất nghiệp của người lao động.

Từ ngày 01/6/2012 trở đi, cơ quan BHXH không tiếp nhận hồ sơ điều chỉnh, cấp lại sổ BHXH và thẻ BHYT do thông tin cá nhân của người tham gia BHXH - BHYT và Bảo hiểm thất nghiệp có sai sót, gộp sổ BHXH, điều chỉnh quá trình tham gia và mức đóng… do cá nhân người lao động trực tiếp đến nộp. Tất cả những nội dung điều chỉnh này phải do cơ quan đang sử dụng lao động thực hiện. Trường hợp người lao động đã nghỉ việc thì đơn vị cuối cùng chốt sổ BHXH điều chỉnh khi có sai sót.

5. Để đảm bảo sự công bằng và thực hiện văn minh công sở, yêu cầu đến nhận kết quả đúng ngày hẹn đã ghi trong Phiếu giao nhận hồ sơ. Khi nộp hồ sơ và nhận trả kết quả, đề nghị lấy số thứ tự của máy bấm số và ngồi chờ gọi số theo bảng điện tử chỉ dẫn. Bộ phận tiếp nhận sẽ từ chối không tiếp nhận hồ sơ và không trả kết quả đối với những trường hợp: không theo thứ tự gọi số; tự ý vào các quầy nộp hồ sơ hoặc lấy kết quả không theo đúng thứ tự.

6. Hàng quý cơ quan BHXH sẽ trả Thông báo kết quả đóng BHXH - BHYT và BHTN từ ngày 20 của tháng đầu quý cho các đơn vị sử dụng lao động. Thời gian trả sẽ thông báo trên website và tại trụ sở của cơ quan BHXH. Đề nghị các đơn vị lưu ý tới nhận đúng thời gian, khi nhận mang theo giấy giới thiệu, thẻ nhân viên của đơn vị.

7. Những ngày 8, 9, 10, 18, 19 và 20 hàng tháng là những ngày cao điểm, số người đến nộp hồ sơ rất đông, thời gian chờ đợi lâu. Các đơn vị nộp hồ sơ lưu ý, nếu không quá gấp hoặc nộp hồ sơ thanh toán BHYT không nên đi vào những ngày này.

Đề nghị các đơn vị sử dụng lao động lưu ý phối hợp với cơ quan BHXH để việc thực hiện quy trình một cửa ngày một tốt hơn./.