Kính gửi: Ủy ban nhân dân các quận, huyện

Vừa qua, quy định pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực có một số thay đổi, để việc áp dụng pháp luật tại Thành phố được thống nhất, Sở Tư pháp triển khai đến Ủy ban nhân dân quận, huyện một số nội dung như sau:

1. Về việc điểm chỉ trên văn bản chứng thực chữ ký:

Ngày 31 tháng 10 năm 2011, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 19/2011/TT-BTP sửa đổi, bổ sung một số quy định về thủ tục hành chính của Thông tư số 05/2008/TT-BTP ngày 23 tháng 9 năm 2008, Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 và Thông tư số 01/2010/TT-BTP ngày 09 tháng 02 năm 2010 của Bộ Tư pháp (có hiệu lực từ ngày 14 tháng 12 năm 2011). Theo đó, Điều 2 Thông tư số 19/2011/TT-BTP có quy định cụ thể về việc chứng thực điểm chỉ, tuy nhiên, đối với giấy tờ, văn bản tiếng nước ngoài thì không thực hiện việc chứng thực điểm chỉ.

2. Về việc chứng thực chữ ký trên giấy bán xe:

Theo quy định tại Thông tư số 36/2010/TT-BCA ngày 12 tháng 10 năm 2010 của Bộ Công an quy định về đăng ký xe thì “Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân phải có chứng thực của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn đối với chữ ký của người bán, cho, tặng xe hoặc có xác nhận của cơ quan, đơn vị công tác”.

Ngày 17 tháng 11 năm 2011, Bộ Công an đã ban hành Thông tư số 75/2011/TT-BCA sửa đổi, bổ sung điểm 3.1.7 Khoản 3 Điều 7 Thông tư số 36/2010/TT-BCA ngày 12 tháng 10 năm 2010 quy định về đăng ký xe, có hiệu lực từ ngày 10 tháng 01 năm 2012. Điều 1 Thông tư số 75/2011/TT-BCA quy định: “Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân phải có chứng thực hoặc công chứng theo quy định của pháp luật”.

Như vậy, Thông tư số 75/2011/TT-BCA đã bỏ quy định về chứng thực chữ ký trên giấy bán xe. Quy định này có thể gây khó khăn hơn cho người dân so với trước đây, nhất là đối với xe có giá trị thấp nhưng văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực buộc các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải chấp hành.

Do đó, đề nghị Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thuộc địa phương mình, kể từ ngày Thông tư số 75/2011/TT-BCA có hiệu lực, không thực hiện chứng thực chữ ký của người bán, cho, tặng xe trên Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân và hướng dẫn người dân liên hệ với tổ chức hành nghề công chứng để được giải quyết. Sở Tư pháp sẽ có văn bản gửi các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố để tạo thuận lợi cho những trường hợp giao dịch đối với xe có giá trị thấp.

3. Về việc hợp pháp hóa lãnh sự:

Ngày 05 tháng 12 năm 2011, Chính phủ ban hành Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2012), theo đó các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài muốn được công nhận và sử dụng tại Việt Nam thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ các trường hợp sau:

- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam.

Đối với giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo các điều ước quốc tế thì trước đây Sở Tư pháp đã cung cấp cho các Phòng Tư pháp quận, huyện danh sách các nước mà Việt Nam có ký kết các hiệp định tương trợ tư pháp có nội dung miễn hợp pháp hóa lãnh sự trong từng lĩnh vực và các nước được miễn (hay không miễn) hợp pháp hóa lãnh sự theo nguyên tắc có đi có lại.

Đối với giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự thì theo quy định nêu trên của Nghị định 111/2011/NĐ-CP , việc không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam, không phải đương nhiên được miễn.

Do đó, về nguyên tắc, Phòng Tư pháp quận, huyện, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chỉ thực hiện chứng thực đối với giấy tờ, tài liệu của nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng quy định pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam (được thể hiện trong văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự).

Sở Tư pháp sẽ có văn bản báo cáo Bộ Tư pháp và Sở Ngoại vụ để có hướng dẫn cụ thể liên quan đến các trường hợp được nêu tại Điều 9 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP .

4. Về việc chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt:

Hiện nay, có một số mẫu ban hành kèm theo các văn bản quy phạm pháp luật có nội dung xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu thường trú (ví dụ như Mẫu Sơ yếu lý lịch ban hành kèm theo Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 6 năm 2011 của Bộ Tư pháp...).

Tuy nhiên, phần lớn việc xác nhận này là chứng thực chữ ký của người khai các giấy tờ trên, trừ một số trường hợp cần xác nhận nội dung cụ thể theo quy định pháp luật có liên quan (ví dụ như xác nhận về địa điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ và về việc cư trú hợp pháp của người vay theo quy định của Thông tư liên tịch số 14/2008/TTLT-BTC-BLĐTBXH-BKHĐT ngày 29 tháng 7 năm 2008 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư; xác nhận hộ nghèo theo quy định của Nghị định số 78/2002/NĐ – CP ngày ngày 04 tháng 10 năm 2002 của Chính phủ về tín dụng đối với người nghèo và các đối tượng chính sách khác, …)

Do đó, để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và phù hợp với quy định của Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chứng thực chữ ký của người khai trên các loại giấy tờ nêu trên, thẩm quyền chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực... trừ các trường hợp pháp luật quy định phải xác nhận nội dung cụ thể thì thực hiện theo quy định có liên quan.

5. Về lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính:

Theo quy định Quyết định số 82/2009/QĐ-UBND ngày ngày 26 tháng 10 năm 2009 của Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao từ sổ gốc, lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh thì “Lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thì mỗi trang thu 1.000 đồng, tối đa thu không quá 100.000 đồng/bản” (Nội dung này phù hợp với Thông tư liên tịch số 92/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 17 tháng 10 năm 2008 của liên Bộ Tư pháp, Bộ Tài chính hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực).

Tuy nhiên, thời gian qua các Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có các cách hiểu khác nhau về cách thu, có nơi thu theo trang của bản chính, có nơi thu theo trang của bản sao (đã được sao ghép nhiều trang bản chính vào chung một trang bản sao) gây nhiều thắc mắc cho người dân.

Về vấn đề này, Sở Tư pháp đã có văn bản đề nghị Bộ Tư pháp hướng dẫn. Trong khi chờ hướng dẫn cụ thể của cơ quan có thẩm quyền, các Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn cần cân nhắc cách tính trang để thu lệ phí chứng thực bản sao theo hướng có lợi nhất cho người dân.

6. Việc niêm yết các văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn:

Theo quy định tại Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT/BTP-BTNMT ngày 26 tháng 3 năm 2006 của liên Bộ Tư pháp và Bộ Tài nguyên - Môi trường hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất thì khi chứng nhận văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, tổ chức hành nghề công chứng phải niêm yết việc khai nhận/phân chia này tại trụ sở Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi thường trú trước đây của người để lại di sản hoặc nơi có bất động sản của người để lại di sản.

Tuy nhiên, thời gian qua có phản ánh một số Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn không hợp tác tốt với các tổ chức hành nghề công chứng trong việc niêm yết, như từ chối niêm yết, yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện văn bản niêm yết theo một hình thức nhất định mới đồng ý niêm yết (trong khi pháp luật không quy định một hình thức bắt buộc nào)… Điều này phần nào làm ảnh hưởng đến người có quyền và nghĩa vụ liên quan đến các tài sản này. Do đó, đề nghị Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thuộc địa phương mình phối hợp với các tổ chức hành nghề công chứng để thực hiện việc niêm yết đúng quy định.

7. Một số yêu cầu, thủ tục hành chính không đúng quy định:

Thời gian qua, Sở Tư pháp nhận được thông tin một số Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất quận, huyện có những yêu cầu không đúng quy định pháp luật, như yêu cầu người chuyển nhượng tài sản (khi đã có văn bản chuyển nhượng tài sản, có chứng nhận của tổ chức hành nghề công chứng) phải ủy quyền cho người nhận chuyển nhượng làm thủ tục đăng ký, yêu cầu người dân lập văn bản nhận di sản khi đã có văn bản khai nhận/phân chia di sản thừa kế được công chứng hợp pháp…

Đây là những thủ tục không có trong quy định và gây phiền hà cho người dân trong khi họ đã thực hiện đầy đủ thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch. Do đó, đề nghị Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất rà soát lại các thủ tục này, không yêu cầu người dân thực hiện các thủ tục mà pháp luật không quy định.

8. Về yêu cầu hủy văn bản chứng thực chữ ký:

Thời gian qua, có trường hợp người dân sau khi yêu cầu chứng thực chữ ký, lại yêu cầu hủy văn bản chứng thực đó.

Về vấn đề này, Điều 3 Nghị định 79/2007/NĐ-CP quy định: chữ ký được chứng thực theo quy định có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. Như vậy, về nguyên tắc, nội dung mà người yêu cầu chứng thực chữ ký phải đúng với sự thật khách quan và người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm. Nghị định 79/2007/NĐ-CP cũng không quy định việc hủy bỏ văn bản chứng thực chữ ký.

Tuy nhiên, trong trường hợp người dân có lý do chính đáng khi yêu cầu hủy văn bản chứng thực chữ ký trước đây, người có thẩm quyền chứng thực có thể hướng dẫn người dân lập một văn bản khác với nội dung hủy bỏ nội dung đã thể hiện trước đây, hướng dẫn họ cam kết sẽ thông báo cho các cá nhân, tổ chức có liên quan về việc hủy bỏ này (bao gồm cả nơi đã thực hiện chứng thực chữ ký trên văn bản trước đó) và chịu trách nhiệm về các hậu quả xảy ra từ văn bản chứng thực trước đây và việc hủy bỏ này, sau đó người có thẩm quyền chứng thực sẽ chứng thực chữ ký trên văn bản này.

Để công tác chứng thực trên địa bàn Thành phố hiệu quả, đúng pháp luật và đáp ứng được nhu cầu chính đáng của người dân, Sở Tư pháp đề nghị Ủy ban nhân dân các quận, huyện triển khai các nội dung nêu trên và chỉ đạo Phòng Tư pháp, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và các Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tại địa phương mình thực hiện đúng quy định pháp luật, bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người dân./.